HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
Biểu 3.4. Sổ nhật ký bán hàng
Sổ nhật ký bán hàng Năm...
- Sổ này có... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang...
- Ngày mở sổ:...
Lập ngày... tháng.... năm ...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Nội dung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo từng loại hàng tồn kho của đơn vị : bán hàng hoá, thành phẩm. Các nghiệp vụ này mua theo hình thức trả tiền sau, hoặc người mua trả tiền trước.
- Phương pháp ghi sổ:
Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ Đơn vị: ...
Địa chỉ: ...
Mẫu số S03a4-DN
(Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày, tháng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải Phải thu từ người mua
(ghi nợ)
Ghi Có tài khoản doanh thu Số
hiệu Ngày
tháng Hàng hoá Thành
phẩm Dịch vụ
A B C D 1 2 3 4
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Cột B, C: Ghi số hiệu ngày tháng lập chứng từ kế toán
Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán Cột 1: Ghi số tiền phải thu của người mua theo doanh số bán hàng
Cột 2,3,4: Ghi doanh thu theo từng loại nghiệp vụ: Bán hàng hoá, thành phẩm. Bất động sản. cung cấp dịch vụ…
Thứ ba: Về việc quản lý hàng hóa
- Do hàng hóa của công ty là nhiều chủng loại có mẫu mã và chất lượng khác nhau. Vì vậy doanh nghiệp cần mã hoá chi tiết từng loại hàng hoá và khi xuất kho thỡ ghi rừ là xuất lụ hàng nào,thẻ kho phải được trừ trực tiếp cho từng lần xuất kho và từng mặt hàng theo thời gian nhập.
Vớ dụ sàn gỗ nhập ngày nào thỡ theo dừi ở kho cần đỏnh số ngày nhập và quy định vị trí nơi để hàng cho mỗi lần nhập. Hàng hoá công ty nhiều và nhiều chủng loại khác nhau nên việc phân loại chi tiết là rất cần thiết tránh tình trạng xuất nhầm.
- Cụng ty nờn theo dừi riờng giỏ trị hàng mua theo húa đơn và chi phớ thu mua hàng hóa để phân bổ chính xác chi phí thu mua cho từng lô hàng, theo đó mà phản ánh đúng trị giá vốn của hàng bán và xác định đúng đắn kết quả tiêu thụ.
Việc theo dừi riờng giỏ trị hàng mua theo húa đơn và chi phớ thu mua hàng hóa có thể thực hiện bằng cách chi tiết TK 156 thành hai TK cấp 2:
+ TK 1561: phản ánh giá mua thực tế hàng hóa tại kho, quầy + TK 1562: phản ánh chi phí thu mua hàng hóa
Thứ tư:Về phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng.
Hàng hóa của Công ty gồm nhiều chủng loại, mỗi loại lại mang mức lợi nhuận khác nhau. Một trong những biện pháp tăng lợi nhuận là phải chú trọng
nâng cao doanh thu tiêu thụ của những mặt hàng có lợi nhuận cao. Vì vậy Công ty cần xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từ đó xây dựng kế hoạch tiêu thụ mang lại hiệu quả cao nhất. Để thực hiện tốt điều đó, Công ty nên sử dụng tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng cuối mỗi tháng. Đối với những chi phí này thì tiêu thức phân bổ nên sử dụng là phân bổ theo doanh số bán. Công thức phân bổ như sau:
CPBH, CPQLDN phân bổ cho mặt
hàng i
= Doanh thu bán
mặt hàng i CPBH, CPQLDN cần phân bổ
Tổng doanh thu bán hàng
Khi phân bổ được chi phí kinh doanh cho từng mặt hàng tiêu thụ ta sẽ xác định được kết quả bán hàng của từng mặt hàng đó.
Ví dụ: Trong tháng 3, theo số liệu từ ví dụ trên có doanh thu bán hàng của sàn gỗ công nghiệp perfectlife là 4.876.593.342, tổng doanh thu bán hàng là 7.834.612.127. Ta phân bổ các chi phí như sau:
- CPBH phân bổ cho sàn gỗ CN
= (4.876.593.342/7.834.612.127)*675.052.856 = 420.181.396,3(đồng) - CPQLDN phân bổ cho sàn gỗ CN
=(4.876.593.342/7.834.612.127)*684.123.156 = 425.827.134 (đồng) Thứ năm: Về các chính sách ưu đãi khách hàng
+ Chiết khấu thương mại: Công ty nên sử dụng khoản chiết khấu thương mại TK 521 – Chiết khấu thương mại (theo QĐ 15) theo giá trị hợp đồng ký kết, Ví dụ như: Với những hợp đồng có giá trị từ 50.000.000(đ) đến 80.000.000 (đ) sẽ được hưởng khoản chiết khấu thương mại là 1% giá trị hợp đồng, còn với những hợp đồng kinh tế có giá trị lớn hơn 80.000.000(đ) sẽ được hưởng chiết khấu là 3%... Đây sẽ là một trong những công cụ thúc đẩy công tác bán hàng của công ty.
Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 521 – Phần doanh thu được
Nợ TK 333(1) – Phần thuế GTGT giảm trừ Có TK 131, 111,112…
Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thương mại bằng bút toán:
Nợ TK 511 Có TK 521
+ Chính sách về chiết khấu thanh toán: Công ty nên có chính sách khuyến khích khách hàng để tăng doanh thu bán hàng nhằm tăng lợi nhuận. Cụ thể như việc thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước hạn là một trong những chính sách mà công ty cần áp dụng vì nó khuyến khích khách hàng thanh toán sớm trước thời hạn không gây cho doanh nghiệp bị ứ đọng vốn, mặt khác chính sách chiết khấu thanh toán cũng hạn chế phần nào các khoản nợ quá hạn của khách hàng. Công ty có thể ra quy định với từng thời hạn thanh toán để ra các mức chiết khấu khác nhau.VD: Nếu hợp đồng được thanh toán tiền ngay thì chiết khấu từ 3-5%; trong 30 ngày tiếp theo:
2%.
Tài khoản sử dụng: TK 635 – Chi phí tài chính
Khi chiết khấu thanh toán cho khách hàng kế toán ghi:
Nợ TK 635
Có TK 111,112,131
Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thanh toán bằng bút toán:
Nợ TK 911 Có TK 635
Đồng thời mở sổ chi tiết cho khoản chiết khấu thanh toán theo từng đối tượng khách hàng và sổ cái tài khoản 635
Thứ sáu: Về việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Quán triệt nguyên tắc thận trọng, đòi hỏi phải lập dự phòng khi có những bằng chứng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi (mất khả năng thanh toán, hoặc phá sản, thiên tai…) Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trước vào chi phí của doanh nghiệp một khoản chi để khi có các khoản nợ khó đòi, không đòi được thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo kế toán tài chình như các khoản dự phòng khác. Mức lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi và việc xử lý xóa nợ khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính quy định.
Theo điều 6 thông tư 228/2009/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành ngày 07/12/2009 quy định một khoản nợ phải thu được coi là “Nợ phải thu khó đòi” khi:
- Khách hàng phá sản, mất khả năng thanh toán công nợ.
- Khách hàng bỏ trốn hoặc mất tích.
- Nợ đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.
Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Tài khoản sử dụng TK 139 được trích lập cho TK 131 “Phải thu của khách hàng” và TK 138 “Phải thu khác”.
• Vào cuối năm tài chính, căn cứ vào bảng kê công nợ, tình hình thanh toán công nợ, kế toán xác định mức cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho năm hiện tại.
Mức lập dự phòng phải
thu khó đòi =
Công nợ phải thu của khách hàng
x Tỷ lệ nợ phải thu khó đòi
Nợ TK 642(6): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
• Năm sau, doanh nghiệp thu hồi được công nợ phải thu đã trích lập dự phòng trong năm trước.
- Nếu số nợ phải thu, thu hồi được, lớn hơn số còn lại sau khi lập dự phòng kỳ vọng thu hồi được, khi thu hồi công nợ ghi:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu hồi được
Nợ TK 139: Ghi giảm phần chênh lệch dự phòng
Có TK 131, 138: Công nợ gốc
Số dự phòng còn lại, ghi hoàn nhập tăng cho thu nhập khác Nợ TK 139: Số dự phòng còn lại
Có TK 711: Thu nhập khác
Số nợ thực tế khụng thu hồi được theo dừi trờn TK 004 (ghi khi xúa nợ)
Nợ TK 004: Nợ phải thu khú đũi đó xử lý (theo dừi 5 năm) Trường hợp sau khi đã xử lý công nợ, khách hàng thanh toán nốt toàn bộ phần nợ còn lại đã xử lý:
Nợ TK 111, 112: Số nợ khó đòi đã xử lý nhưng thu hồi được Có TK 711: Thu nhập khác
- Nếu số nợ thu hồi được nhỏ hơn số nợ sau khi lập dự phòng kỳ vọng thu hồi được.
Khi thu hồi được công nợ kế toán ghi
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu hồi được Nợ TK 139: Số trích lập dự phòng đã lập
Có TK 642: Phần công nợ mất thêm Có TK 131, 138: Tổng công nợ gốc Đồng thời ghi đơn cho TK 004
Nợ TK 004: Nợ phải thu khú đũi đó xử lý (theo dừi 5 năm)
• Vào cuối năm N+1, kế toán xác định mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi căn cứ vào tình hình công nợ và thanh toán công nợ của năm ngoái.
- Nếu số dự phòng của năm N+1 lớn hơn số dự phòng phải thu còn lại của năm N, kế toán trích lập bổ sung dự phòng phần chênh lệch giữa 2 năm
Nợ TK 642(6): Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139: Phần dự phòng phải trích lập thêm
- Nếu số dự phòng của năm N+1 nhỏ hơn số dự phòng phải thu còn lại của năm N, phần chênh lệch ghi hoàn nhập vào thu nhập khác
Nợ TK 139: Hoàn nhập dự phòng thừa Có TK 711: Thu nhập khác
Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thông qua tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” . Tài khoản 159 được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho, cách thức hạch toán như sau:
- Cuối niên độ kế toán, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán năm tới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn bằng cách ghi giảm giá vốn hàng bán.
Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng còn lại Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán.
Ngược lại, nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn.
Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ.
Có TK 159: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá, đã bán thì ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập của các loại hàng tồn kho này bằng bút toán.
Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng còn lại Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán.
- Cuối niên độ kế toán tiếp theo, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số cần lập cho niên độ kế toán mới và ghi các bút toán trích lập hoặc hoàn nhập như trên.
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải dựa trên nguyên tắc chỉ trích lập dự phòng cho số hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi sổ.
Mức lập dự phòng cần lập cho năm tới
= Số hàng tồn kho
cuối niên độ x Mức giảm giá hàng hóa Trong đó
Mức giảm giá
hàng hóa = Đơn giá ghi sổ x
Đơn giá thực tế trên thị
trường
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tiến hành lập cho từng loại hàng hóa và tổng hợp vào bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho.