Khác với hoạt động sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất, hoạt động kinh tế cơ bản trong doanh nghiệp thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua và bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.
Là một công ty TNHH với nghành nghề kinh doanh: buôn bán trang thiết bị tin học, máy văn phòng ;dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng các sản phẩm điện tử, tin học ,
máy văn phòng;lắp ráp các sản phẩm điện tử, tin học, máy văn phòng;thiết kế các mạng tin học, máy tính… với các sản phẩm chủ yếu :
Bảng 2.2 : Danh mục các mặt hàng kinh doanh chủ yếu (lấy từ phòng kinh doanh)
STT Mặt hàng Mã hàng
1 CPU (bộ vi xử lý) CPU
2 Ram (bộ nhớ trong) DDR
3 HDD (ổ đĩa cứng) HDD
4 Mainboard (bo mạch chủ) MBM
5 VGA (cạc đồ họa) VGA
6 Case (vỏ máy tính) CASE
Power (nguồn) PS
7 Monitor CRT (màn hình CRT) Monitor LCD (màn hình LCD)
MOCRT MOLCD
8 Keyboard + Mouse (bàn phím + chuột) KM
9
ổ đọc đĩa CD ROM CDR
ổ đọc đĩa DVD DVD
ổ ghi đĩa CD CDRW
ổ đọc DVD – ghi CD COMBO
10 Soundcard (card âm thanh) SC
Speaker (loa) SPK
11 USB FLASH DISK (ổ cứng di động) USB
12 USB FLASH MP3 (máy nghe nhạc cá nhân) MP3
13 Webcam – Headphone WC
14 Fax modem (thiết bị kết nối Internet) MODEM
15 NIC – SWITCH – CABLE (thiết bị mạng) BR
16 Notebook (máy tính xách tay) NB
* Đặc điểm kinh doanh hàng hóa:
Là một doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh của công ty cũng gắn liền với các quá trình chính trong một chu kỳ kinh doanh chung của một công ty, gắn liền với 2 khâu chính, đó là: Quá trình mua hàng và quá trình bán hàng nối liền giữa hai khâu trên là giai đoạn bảo quả lưu trữ hàng hoá tại công ty thể hiện sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức kinh doanh
Phòng kinh doanh tìm hiểu thị trường và lập ra kế họach mua hàng với số lượng, chất lượng chủng loại hàng hóa theo nhu cầu của khách hàng. Tìm nhà cung ứng hàng hoỏá cú uy tin đảm bảo chất lượng hàng hoỏá đặt mua để đỏp ứng nhu cầu của khách hàng. Sau khi tìm được nhà cung ứng Công ty lên đơn hàng và tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế mua bán hàng hoá với nhà cung ứng. Nhà cung ứng hàng hoá xuất hoá đơn giao hàng và xuất kho vận chuyển hàng hoá tới kho của Công ty.
Khi hàng hoá về tới kho Công ty, tiến hành kiểm tra thủ tục giấy tờ, số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá theo đúng hợp đồng ký kết. Lập phiếu nhập kho, nhập hàng hoỏá vào kho Cụng ty và căn cứ vào phiếu nhập để vào thẻ kho.
Sau khi hàng hoá nhập kho, Công ty tiến hành bán hàng. Công ty vận chuyển hàng hoá từ kho của doanh nghiệp đến địa điểm khách hàng yêu cầu để phục vụ khách hàng.
* Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng:
Mua hàng Nhập Kho
Xử lý đơn dặt hàng của khách hàng Tiếp nhận đơn đặt hàng
Bán hàng
Khách hàng Nhân viên bán hàng Kế toán Thủ kho Thủ quỹ
Thanh toán ngay
Chưa thanh oán
Sơ đồ 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng của công ty (lấy từ phòng kinh doanh)
Giải thích sơ đồ:
Khi khách hàng muốn mua hàng, khách hàng có yêu cầu báo giá, nhân viên bán hàng lập và gửi báo báo cho khách hàng.
Khi Khách hàng nhận được báo giá nếu đồng ý với giá cả trên, chấp nhận lấy hàng thì khách hàng phải có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế.
Nhân viên phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt Yêu cầu
báo giá
Nhận báo giá
Yêu cầu báo giá
Nhận đơn đặt hàng đề nghị
xuất Lập phiếu
xuất kho
Nhận phiếu và xuất hàng Lập đơn đặt
hàng Nhận hàng và hóa đơn
Chuyển hàng Lập
HĐBH
Làm thủ tục thanh toán Thu tiền, lập phiếu và ghi sổ
Ghi sổ
hàng của khách hàng để làm đề nghị xuất chuyển cho kế toán. Kế toán viên sẽ căn cứ vào các thông tin trên, cùng với biên bản kiểm kê hàng tồn kho của công ty do thủ kho lập để lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng và viết hóa đơn GTGT cho khách hàng, kế toán sẽ ký vào hóa đơn và chuyển cho Giám đốc ký duyệt và đóng dấu. Sau đó chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho để xuất hàng.
Trong trường hợp khách hàng tới công ty mua hàng và trả tiền ngay bằng tiền mặt thì khách hàng sẽ cầm hóa đơn, phiếu xuất kho ( liên giao cho khách hàng) và tiền tới phòng thủ quỹ và trả tiền. Thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ khách hàng đưa cho tiến hàng lập phiếu thu, đóng dấu đã thu tiền vào phiếu thu. Phiếu thu in từ phần mềm 3 liên ( liên 1: lưu tại thủ quỹ, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: luân chuyển nội bộ).
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, phiếu thu tiền ( trong trường hợp thu ngay bằng tiền mặt) để xuất hàng cho khách hàng và ghi vào sổ kho cho từng loại hàng hóa.
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, phiếu thu để tiến hành ghi sổ và xác định doanh thu tiêu thụ.
Trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán, thì căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán ghi sổ công nợ 131- Chi tiết khách hàng.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Thương mại và Dịch