2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phát Lộc được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Nó được thể hiện qua sơ đồ sau:
Phạm Thị Xuân Luận văn tốt nghiệp Kế toán trưởng
Kế toán mua hàng
Kế toán bán hàng
Kế toán tổng hợp
Thủ quỹ
Sơ đồ 2.4 Tổ chức bộ máy kế toán(lấy từ phòng kế toán) Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận kế toán:
- Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế tóan, chỉ đạo thực hiện việc triển khai công tác kế tóan tài chính của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu, báo cáo tài chính, tham mưu cho giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính, kế hoạch tài chính tín dụng đối với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Giám đốc.
- Kế toán mua hàng:
Chịu trách nhiệm ghi chép một cách đầy đủ, chính xác toàn bộ tình hình quá trỡnh mua hàng của doanh nghiệp từ cỏc nguồn nhằm theo dừi và thỳc đẩy quỏ trỡnh mua hàng và thanh toán tiền nhanh nhất.Đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình mua hàng của doanh nghiệp, chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, tính toán chi phí phân bổ quá trình xuất bán trong kỳ.
- Kế toán tổng hợp và kế toán thuế.
Lên bảng lương và các chế độ theo phòng hành chính cho công nhân viên trong công ty.
Tập hợp tất cả các chứng từ của kế toán chi tiết để lên báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh của công ty.
Công việc của kế toán tổng hợp sẽ làm công việc kế toán sau các bộ phận kế toán khác.
Vào sổ nhật ký chung và sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng tháng.
Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh của Công ty.
Tổng hợp Bảng cân đối phát sinh của toàn Công ty.
Lập Bảng cõn đối kế toỏn, theo dừi sổ sỏch, bỏo cỏo tổng hợp doanh thu, tổng hợp chi phí...
Kết chuyển giá vốn và tính lỗ, lãi từng đơn đặt hàng.
Hàng tháng tổng hợp chứng từ, lập bảng kê thuế GTGT, xác định số thuế GTGT phải nộp và được khấu trừ.
Lập báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách nhà nước.
- Kế toán bán hàng
Phối hợp cựng với bộ phận bỏn hàng và thủ kho quản lý, theo dừi, bỏo cỏo tỡnh hình hàng hóa nhập - xuất - tồn của công ty .
Hàng ngày khi nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, hoỏ đơn mua hàng do bộ phận bỏn hàng và thủ kho chuyển lờn .Kế toỏn hàng hoỏá
có nhiệm vụ cập nhật dữ liệu lên báo cáo chi tiết số lượng nhập- xuất - tồn của từng loại hàng hoá và đối chiếu khớp số liệu với thủ kho về tình hình nhập - xuất - tồn các mặt hàng trong công ty.
Định kỳ hàng tháng , Quý, năm phải có số liệu chi tiết về tình hình tồn và số lượng hàng hoá bán ra. Căn cứ số liệu do bộ phận kế toán này cung cấp: Bộ phận kinh doanh cũng như ban lãnh đạo Công ty sẽ có kế hoạch mua hàng vào để bán.
Định kỳ hàng thỏng, hàng năm kế toỏn hàng hoỏá sẽ xuống kho cựng thủ kho kiểm kỳ thực tế số lượng hàng hoá trong kho.
- Thủ quỹ:
Sau khi kế toán viết phiếu thu, phiếu chi cã đầy đủ chữ kí Giám đốc, kế toán trưởng sẽ chuyển cho thủ quỹ để chi và thu tiền. Cuối ngày thủ quỹ sẽ báo cáo tiền mặt tồn tại quỹ. Đồng thời thủ quỹ cú nhiệm vụ theo dừi tiền trong ngõn hàng của Công ty.
2.1.4.2 Mối quan hệ giữa các vị trí kế toán
Mọi bộ phận kế toỏn cú nhiệm vụ khỏc nhau,theo dừi phỏt sinh của cỏc đối tượng khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận kế toán lại có quan hệ mật thiết và tương hỗ, phụ thuộc lẫn nhau: đều tổng hợp các chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và gửi lên phòng kế toán tổng hợp của công ty.
Cuối kỳ, thực hiện đối chiếu số liệu giữu các bộ phận kế toán và tìm ra những sai lệch, sửa chữa kịp thời, để lên BCTC.