SỔ CÁI (trích) Năm: 2013
3.3 Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phát Lộc
Trong thời gian kiến tập, tìm hiểu tình hình thực tế về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phát Lộc em xin đưa ra một số ý kiến với mong muốn hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán tại Công ty, cụ thế như sau:
Chính sách về chiết khấu thanh toán
Trong nền thị trường gay gắt như hiện nay, việc xây dựng các chiến lược kinh doanh là rất cần thiết. Để tiêu thụ được hàng hóa các doanh nghiệp cần phải sử dụng đến các chiến lược khuyến mại, giảm giá, chiết khấu… Công ty nên xem đây là một phương án cân nhắc và áp dụng.
* Trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn để khuyến khích khách hàng Công ty có thể hạ giá bán một chút so với giá bán thông thường và phản ánh chênh lệch đó vào các tài khoản 521 “ Chiết khấu thương mại”.
Tài khoản sử dụng: TK 521 “ Chiết khấu thương mại”.
Bên nợ: Phản ánh số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.
Bên có: Kết chuyển toàn bộ chiết khấu sang tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần
Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ.
Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh kế toán ghi:
Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331: Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 131: Số tiền thanh toán
Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho người mua sang tài khoản doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 511: Chiết khấu thương mại Có TK 521: Chiết khấu thương mại
Trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do nguyên nhân khách quan là thất thu các khoản nợ phải thu công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.
Điều kiện là các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện sau:
+ Khoản nợ phải thu phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác
+ Có đủ căn cứ xác định như là khoản nợ phải thu khó đòi
Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác.
Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết
Phương pháp trích lập:
Vào cuối năm tài chính, căn cứ vào bảng kê công nợ, tình hình thanh toán công nợ, kế toán xác định mức cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho năm hiện tại.
Kế toán có thể trích lập theo một trong hai cách sau:
Cách 1:
Mức trích lập dự
phòng phải thu khó đòi = Công nợ phải thu
của khách hàng x Tỷ lệ nợ phải
thu khó đòi
Tỷ lệ ước tính ở đây được xác định theo kinh nghiệm của kế toán viên hoặc dựa vào tỷ lệ của những năm trước đó
Cách 2:
Số dự phòng cần trích lập = Số nợ thực tế x Số % có khả năng mất nợ Số % mất nợ được quy định như sau:
Theo thông tư 228/2009/TT- BTC ngày 07 tháng 12 năm 2009 có sửa đổi theo thông tư 34/2011/TT- BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 về hướng dẫn chế độ trích lập các khoản dự phòng thì tỷ lệ trích lập được quy định như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết…
thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp..
TK sử dụng:
Tài khoản sử dụng TK 139 được trích lập cho TK 131 “Phải thu của khách hàng” và TK 138 “Phải thu khác”. Kết cấu tài khoản như sau:
Bên Nợ: Ghi giảm dự phòng phải thu khó đòi trong 2 trường hợp:
• Hoàn nhập dự phòng
• Thu hồi khoản công nợ
Bên Có: Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi phát sinh trong kì( cuối năm) Dư Có : Khoản dự phòng phải thu khó đòi hiện có vào cuối kì
Phương pháp hạch toán:
Vào cuối năm tài chính, căn cứ vào bảng kê công nợ, tình hình thanh toán công nợ, kế toán xác định mức cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho năm hiện tại.
Nợ TK 642(6): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Năm sau, doanh nghiệp thu hồi được công nợ phải thu đã trích lập dự phòng trong năm trước.
- Nếu số nợ phải thu, thu hồi được, lớn hơn số còn lại sau khi lập dự phòng kỳ vọng thu hồi được, khi thu hồi công nợ ghi:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu hồi được
Nợ TK 139: Ghi giảm phần chênh lệch dự phòng Có TK 131, 138: Công nợ gốc
Số dự phòng còn lại, ghi hoàn nhập tăng cho thu nhập khác Nợ TK 139: Số dự phòng còn lại
Có TK 711: Thu nhập khác
Số nợ thực tế khụng thu hồi được theo dừi trờn TK 004 (ghi khi xúa nợ) Nợ TK 004: Nợ phải thu khú đũi đó xử lý (theo dừi 5 năm)
Trường hợp sau khi đã xử lý công nợ, khách hàng thanh toán nốt toàn bộ phần nợ còn lại đã xử lý:
Nợ TK 111, 112: Số nợ khó đòi đã xử lý nhưng thu hồi được Có TK 711: Thu nhập khác
-Nếu số nợ thu hồi được nhỏ hơn số nợ sau khi lập dự phòng kỳ vọng thu hồi được.
Khi thu hồi được công nợ kế toán ghi
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu hồi được Nợ TK 139: Số trích lập dự phòng đã lập
Có TK 642: Phần công nợ mất thêm Có TK 131, 138: Tổng công nợ gốc Đồng thời ghi đơn cho TK 004
Nợ TK 004: Nợ phải thu khú đũi đó xử lý (theo dừi 5 năm)
Việc lập chứng từ
Công ty phải đưa ra quy định cho nhân viên khi đi thực hiện nhiệm vụ nào đó mà có hoá đơn chứng từ phải đưa ngay cho bộ phận kế toán để phản ánh, muộn nhất là ngày hôm sau ngày phát sinh chứng từ phải nộp lại cho kế toán phản ánh. Ngay lúc nhân viên phụ trách bàn giao chứng từ, kế toán phần hành có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán vào sổ sách kế toán tương ứng, tránh hiện tượng bỏ sót chứng từ. Việc chậm hóa đơn để hạch toán cũng có thể xảy xem xét những trường hợp như nhân viên đi công tác ở xa, hóa đơn không về kịp tại thời điểm phát sinh thì cũng có thể linh động, trong những trường hợp đó, muộn nhất cũng là cuối tháng nhân viên phải cố gắng nộp hóa đơn về để kế toán hạch toán.
Về sổ kế toán chi tiết
Ngoài việc xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng, Công ty nên xác định kết quả riêng cho từng mặt hàng tiêu thụ. Điều này sẽ giúp cho việc đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng được dễ dàng hơn giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định thúc đẩy phát triển các mặt hàng tiềm năng.
Nên thêm sổ chi tiêt TK 911- Xác định kết quả kinh doanh cho mỗi loại hàng hóa của công ty.
Về phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp cho từng mặt hàng
Công ty kinh doanh nhiều loại sản phẩm, nhưng không phải sản phẩm nào cũng bán chạy như nhau. Mỗi loại sản phẩm sẽ được người tiêu dùng ưa chuộng khác nhau. Có những sản phẩm tiêu thụ trong kỳ có doanh thu lớn, tốc độ bán hàng cao, đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn nhưng có những loại sản phẩm thì ngược lại. Một trong những biện pháp tăng lợi nhuận là phải chú trọng nâng cao doanh thu của nhóm mặt hàng cho mức lãi cao. Vì vậy, công ty cần phải có tiêu thức phân bổ hợp lý chi phí bán hàng, chi phí quản lý cho từng mặt hàng để phản ánh chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ của từng mặt hàng từ đó xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mang lại hiệu quả cao nhất. theo em nên phân bổ các mặt hàng theo doanh số bán ra.
Ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau:
CPBH(CPQL) phân bổ cho nhóm HH(i)
= CPBH(CPQL) cần phân bổ
x DTT của nhóm HH Tổng DTT của nhóm HH (i)
Sau khi phân bổ CPBH, CPQL cho từng nhóm sản phẩm, ta có thể xác định kết quả kinh doanh cho từng nhóm theo công thức sau:
Kết quả kinh doanh của nhóm HH(i)
= DTT của
nhóm HH(i) - GVHB nhóm
HH(i) - CPBH và CPQL
được phân bổ
Cụ thể : Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho nhóm mặt hàng là CPU:
Biết: + Doanh số bán là: 40.423.240 đ + Tổng doanh thuần : 399.960.635 đ + Doanh thu thuần: 40.423.240 đ + Giá vốn : 22.320.000 đ
+ Chi phí bán hàng và chi phí quản lý: 142.487.267 đ Ta tiến hành phân bổ CPBH và CPQL theo doanh số bán:
Chi phí BH, QL phân bổ
cho CPU Pentium = 142.487.267
399.960.635
x 40.423.240 = 14.400.909,71
Biểu 2.18: Bảng xác định kết quả nhóm mặt hàng CPU
Tháng 03 năm 2013 Tên mặt hàng: CPU
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Tháng 3
Doanh thu thuần 40.423.240
Giá vốn hàng bán 22.320.000
Lợi nhuận gộp 18.103.240
Chi phí BH+ QLDN 14.400.909,71
Lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng
3.702.330,29