CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.1 Một số khái niệm cơ bản về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Tiền lương:
1.1.1.1 Khái niệm:
Trong nền kinh tế thị trường và sự hoạt động của thị trường sức lao động (hay còn gọi là thị trường lao động), sức lao động là hàng hóa, do vậy tiền lương là giá cả của sức lao động. Khi phân tích nền kinh tế Tư Bản Chủ Nghĩa, nơi mà các quan hệ thị trường thống trị mọi quan hệ kinh tế, xã hội khác, Các Mác viết “ Tiền công không phải là giá trị hay giá cả của sức lao động mà chỉ là hình thái cải trang của giá trị hay giá cả sức lao động”.
Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau. Tiền lương trước hết là số tiền mà người sử dụng lao động (người mua sức lao động) trả cho người lao động (người bán sức lao động), đó là quan hệ kinh tế của tiền lương. Mặt khác, do tính chất đặc biệt của hàng hóa sức lao động mà tiền lương không chỉ đơn thuần là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề xã hội rất quan trọng, liên quan đến đời sống và trật tự xã hội, đó là quan hệ xã hội của tiền lương.
Trong quá trình hoạt động, nhất là trong hoạt động kinh doanh, đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, tiền lương luôn được tính toán, quản lý chặt chẽ. Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập quá trình lao động của họ, phần thu nhập chủ yếu với đại đa số lao động trong xã hội có ảnh hưởng đến mức sống của họ. Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích của người lao động. Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và khả năng lao động của mình.
Trong điều kiện nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần như ở nước ta hiện nay, phạm trù tiền lương được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế:
+ Trong thành phần kinh tế Nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp (khu vực lao động được Nhà nước trả lương), tiền lương là số tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan, tổ chức của Nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế chính sách của Nhà nước và được thể hiện trong hệ thống thang lương, bảng lương do Nhà nước quy định.
+ Trong thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chịu sự tác động chi phối rất lớn của thị trường và thị trường sức lao động. Tiền lương khu vực này dù vẫn nằm trong khuôn khổ pháp luật và theo những chính sách của Chính phủ và là những giao dịch trực tiếp giữa chủ và thợ, những “mặc cả” cụ thể giữa một bên làm thuê và một bên đi thuê. Những hợp đồng lao động này tác động trực tiếp đến phương thức trả công.
Đứng trên phạm vi toàn xã hội, tiền lương được xem xét và đặt trong quan hệ về phân phối thu nhập, quan hệ sản xuất tiêu dùng, quan hệ trao đổi. Do vậy chính sách tiền lương thu nhập luôn luôn là vấn đề quan tâm của mọi quốc gia.
Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương:
+ Tiền lương danh nghĩa: Số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng suất lao động, phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm làm việc… ngay trong quá trình lao động.
+ Tiền lương thực tế: Được hiểu là số lượng các loại hàng hóa tiêu dùng và các loại dịch vụ cần thiết mà người lao động được hưởng lương và có thể mua bằng tiền lương thực tế đó.
1.1.1.2 Đặc điểm của tiền lương:
+ Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa.
+ Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hóa và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
+ Tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích người lao động tích cực lao động nâng cao hiệu quả công tác.
+ Lao động là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, nó tác động đến kết quả sản xuất trên hai mặt: Mặt số lượng lao động và mặt chất lượng lao động.
Số lượng lao động được phản ỏnh trờn sổ theo dừi lao động do phũng lao động tiền lương lập, sổ này ghi chép tập trung cho toàn doanh nghiệp và từng bộ phận để tiện theo dừi. Chất lượng lao động được phản ỏnh qua bậc thợ, năng suất của người lao động.
1.1.1.3 Vai trò, chức năng của tiền lương:
+ Chức năng tái sản xuất sức lao động:
Tiền lương phải đảm bảo tính tái sản xuất, tức là nuôi sống người lao động, duy trì sức lao động, năng lực làm việc lâu dài, có hiệu quả cao trên cơ sở tiền lương đảm bảo bù đắp được sức lao động đã hao phí cho người lao động. Vì vậy, tiền lương được tính toán trên 3 mặt:
Mặt thứ nhất: Duy trì và phát triển sức lao động của chính bản thân người lao động.
Mặt thứ hai: Sản xuất ra sức lao động mới (nuôi dưỡng thế hệ sau).
Mặt thứ ba: Tích lũy kinh nghiệm, hoàn thành kĩ năng lao động, nâng cao trình độ tay nghề (tăng cường chất lượng lao động).
+ Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp:
Mục đích cuối cùng của các nhà quản trị là lợi nhuận cao nhất. Để đạt được mục đích đó họ phải biết kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách có nghệ thuật các yếu tố trong quá trình kinh doanh. Người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra giám sỏt, theo dừi người lao động làm việc theo kế hoạch, tổ chức của mỡnh thụng qua việc chi trả lương cho họ, phải đảm bảo chi phí mà mình bỏ ra đem lại hiệu quả và kết quả cao nhất. Qua đó, người sử dụng lao động sẽ quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động.
+ Chức năng kích thích lao động (đòn bẩy kinh tế):
Một mức lương thỏa đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng năng suất lao động. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, họ sẽ gắn bó chặt chẽ trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp. Do vậy, tiền lương là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao.
1.1.1.4 Các nguyên tắc trả lương:
Để đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý đòi hỏi hạch toán lao động và tiền lương phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
Thứ nhất: Nguyên tắc trả lương theo số lượng và chất lượng lao động.
Nguyên tắc này nhằm khắc phục chủ nghĩa bình quân trong phân phối, mặt khác tạo cho người lao động ý thức với kết quả lao động của mình. Nguyên tắc này còn đảm bảo trả lương công bằng cho người lao động giúp họ phấn đấu tích cực và yên tâm công tác.
Số lượng, chất lượng lao động được thể hiện một cách tổng hợp ở kết quả sản xuất thông qua số lượng và chất lượng sản phẩm sản xuất ra hoặc thông qua khối lượng công việc được thực hiện.
Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao mức sống.
Quá trình sản xuất chính là sự kết hợp đồng thời các yếu tố như quá trình tiêu hao các yếu tố lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Trong đó, lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người sử dụng lao động các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình sản xuất, trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Về bản chất tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm và giá cả hàng hóa. Mặt khác, tiền lương còn là đảm bảo kinh tế để khuyến khích hàng hóa lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương chính một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động.
Thứ ba: Bảo đảm mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động khác nhau trong nền kinh tế quốc dân.
Việc thực hiện nguyên tắc này giúp cho Nhà nước tạo sự cân bằng giữa các ngành, khuyến khích sự phát triển nhanh chóng ngành mũi nhọn đồng thời đảm bảo lợi ích cho người lao động.
Tiền lương có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, để thấy hết được tác dụng của nó thì ta phải nhận thức đúng, đầy đủ về tiền lương, lựa chọn phương thức trả lương sao cho thích hợp nhất. Có được sự hài lòng đó người lao động mới phát huy hết khả năng sáng tạo của mình trong công việc.
1.1.2 Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương:
1.1.2.1 Quỹ tiền lương:
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương tính theo người lao động của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả.
Quỹ lương bao gồm:
+ Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm, lương khoán.
+ Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ và phụ cấp độc hại…
+ Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định.
+ Tiền lương trả cho thời gian người lao động ngừng sản xuất do nguyên nhân
+ Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên…
Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiền lương có thể chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ.
+ Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho thời gian người lao động làm nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo.
+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động như: Hội họp, tập quân sự, nghỉ phép năm theo chế độ…
Tiền lương chính của người lao động trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm; tiền lương phụ của người lao động trực tiếp sản xuất không gắn với quá trình sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định đối với công tác hạch toán và phân tích giá thành sản phẩm.
Tiền lương chính thường được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng tính giá thành, có quan hệ chặt chẽ với năng suất lao động. Tiền lương phụ thường phải phân bổ gián tiếp vào các đối tượng tính giá thành, không có mối quan hệ trực tiếp đến năng suất lao động.
Để đảm bảo cho doanh nghiệp hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất thì việc quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương phải hợp lý, tiết kiệm quỹ tiền lương nhằm phục vụ tốt cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.2.2 Các khoản trích theo lương:
* Quỹ bảo hiểm xã hội:
Quỹ bảo hiểm xã hội được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất; quỹ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
Quỹ được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương cơ bản và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực…) của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.
Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích quỹ bảo hiểm xã hội là 24%, trong đó 17% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí doanh nghiệp, 7% còn lại do người lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ.
* Quỹ bảo hiểm y tế:
Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí,… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ,…
Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.
Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 4,5%, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1,5% trừ vào thu nhập của người lao động.
* Kinh phí công đoàn:
Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2%. Số kinh phí công đoàn mà doanh nghiệp trích được, một phần nộp lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp.
* Quỹ bảo hiểm thất nghiệp:
Quỹ được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng.
Quỹ được sử dụng để trả trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề, đóng bảo hiểm y tế cho người hưởng trợ cấp thất nghiệp…
Tỷ lệ trích bảo hiểm thất nghiệp theo chế độ hiện hành là 3%, trong đó 1% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1%
do người lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ và 1% còn lại do Nhà nước hỗ trợ.
Tiền lương phải trả cho người lao động cùng các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh.
Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng nhằm kích thích người lao động trong sản xuất kinh doanh gồm có: Thưởng thi đua, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phát minh sáng kiến cải tiến kỹ thuật…
1.1.3 Nhiệm vụ và ý nghĩa kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
1.1.3.1 Ý nghĩa:
Với doanh nghiệp, việc hạch toán đúng, đủ lao động sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp (bởi chi phí tiền lương
Với người lao động, tính đúng, tính đủ, thanh toán kịp thời cho người lao động sẽ tạo động lực kích thích người lao động làm việc nâng cao đời sống vật chất, kích thích tinh thần của người lao động.
1.1.3.2 Nhiệm vụ:
Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước.
Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh có hiệu quả lao động tiền lương, thời gian và kết quả; tính đúng, tính đủ, thanh toán kịp thời.
+ Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương (bảng chấm công), chế độ ghi chép ban đầu về sản phẩm (phiếu xuất kho, nhập kho …).
+ Tính toán, phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ phận.
+ Lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương để đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, ngăn chặn các hành vi vi phạm chính sách tiền lương.