CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.3 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.1 Các chứng từ sử dụng:
* Bảng chấm công (mẫu số 01 a - LĐTL): Do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban nộp, để theo dừi số ngày cụng của từng người lao động theo thỏng hoặc theo tuần (tựy theo cách chấm công và trả lương của doanh nghiệp); bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu số 01 b – LĐTL).
* Bảng thanh toán lương (mẫu số 02 - LĐTL).
* Phiếu chi bảo hiểm xã hội (mẫu số 03 - LĐTL).
* Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội (mẫu số 04 - LĐTL).
* Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 05 - LĐTL):
Dùng để xác nhận số sản phẩm, công việc hoàn thành của một đơn vị hoặc một cá nhân làm cơ sở thanh toán lương theo sản phẩm. Phiếu này do người giao việc lập, phòng lao động tiền lương thu nhận và kí duyệt trước khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lương.
* Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (mẫu số 06 - LĐTL).
* Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08 - LĐTL): Là hợp đồng sử dụng để kí kết giữa người lao động (người nhận khoán) với người giao khoán, có thể ghi chi tiết quyền lợi, nghĩa vụ của từng bên khi tham gia vào hợp đồng.
* Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (mẫu số 07 - LĐTL).
* Bảng thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (mẫu số 09 - LĐTL).
* Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (mẫu số 10 - LĐTL).
* Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11 - LĐTL).
1.3.2 Tính lương:
Dựa vào bảng chấm công để lập bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận, phòng ban.
Dựa vào phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, kế toán tính ra số tiền bảo hiểm xã hội trợ cấp cho người lao động.
Đối với các khoản tiền thưởng, căn cứ vào mức thưởng quy định để tính tiền thưởng cho từng người, từng bộ phận và sẽ lập bảng thanh toán tiền lương.
Từ bảng thanh toán lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, kế toán sẽ ghi vào các sổ sách có liên quan.
1.3.3 Trả lương:
Trả lương theo 2 kì:
+ Kì 1: Tạm ứng tiền lương cho công nhân viên.
+ Kì 2: Thanh toán tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động sau khi đã trừ các khoản ứng trước, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bồi thường vật chất.
1.3.4 Trích trước lương nghỉ phép:
Trích trước lương nghỉ phép của công nhân được thực hiện trong các doanh nghiệp có số công nhân nghỉ phép không đều giữa các tháng trong năm, nhằm đảm bảo tính ổn định chi phí sản xuất giữa các tháng.
* Mức trích trước = Tổng số lương x Tỷ lệ trích trước.
tiền lương nghỉ phép phải trả người lao động
Tổng số lương nghỉ phép kế hoạch của người lao động
* Tỷ lệ trích trước = x 100 Tổng số lương cơ bản kế hoạch của người lao động
Cuối năm tài chính, các doanh nghiệp tiến hành quyết toán chi phí trích trước với tiền lương nghỉ phép thực tế.
1.3.5 Tài khoản sử dụng:
* TK 334 “Phải trả công nhân viên”: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, các khoản thanh toán khác… liên quan đến thu nhập của người lao động.
+ Bên Nợ:
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.
- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả cho người lao động.
- Tiền lương công nhân viên chưa lĩnh.
+ Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên.
+ Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên.
+ Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên.
+ TK 334 có 2 tài khoản cấp 2:
3341: Dùng cho đối tượng thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
3348: Dùng cho đối tượng không thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
* TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”: Phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết toán của toà án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời…
+ Bên Nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý.
- Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên.
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn.
- Xử lý giá trị tài sản thừa.
- Các khoản đã trả đã nộp khác.
+ Bên Có:
- Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào lương công nhân viên.
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù.
- Các khoản phải trả khác.
+ Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán.
+ Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị xuất thừa chờ xử lý.
3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết.
3382 - Kinh phí công đoàn.
3383 - Bảo hiểm xã hội.
3384 - Bảo hiểm y tế.
3388 - Phải nộp khác.
3389 - Bảo hiểm thất nghiệp.
* TK 335 “Chi phí phải trả”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh (mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc trong nhiều kỳ sau).
+ Bên Nợ:
- Các chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả.
- Chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được hạch toán giảm chi phí kinh doanh.
+ Bên Có: Chi phí phải trả dự tính trước đã ghi nhận và hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Dư Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.
* Ngoài các tài khoản: 334, 338, 335 kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 622, TK 627, TK 111, TK 112…
1.3.6 Tổng hợp phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương:
Tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng. Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp và tính trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp theo chế độ hiện hành đang áp dụng. Tổng hợp phân bổ tiền lương, tính trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp được thực hiện trên bảng
“Phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội”.
Trên bảng phân bổ này, ngoài tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp còn phản ánh việc trích trước các khoản chi phí phải trả, cụ thể kỳ trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất…
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội được lập hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lương trong tháng. Kế toán tiến hành phân loại và tổng
hợp tiền lương, tiền công phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, theo lương trả trực tiếp cho sản xuất từng loại sản phẩm ở từng phân xưởng, quản lý và phục vụ sản xuất ở từng phân xưởng và theo quản lý chung của toàn doanh nghiệp. Trong đó phân biệt tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản khác để ghi vào các cột thuộc phần ghi Có TK 334 “Phải trả công nhân viên” ở các dòng phù hợp.
Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả và căn cứ vào tỷ lệ trích quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp để tính trích và ghi vào các cột phần ghi Có TK 338 “Phải trả phải nộp khác” thuộc 3382, 3383, 3384, 3389 ở các dòng phù hợp.
Căn cứ vào các tài liệu liên quan và căn cứ vào việc tính trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất để ghi vào cột Có TK 335 “Chi phí phải trả”.
Tổng hợp số liệu phân bổ tiền lương, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản trích trước, được sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất để ghi sổ, kế toán tập hợp chi phí sản xuất cho các đối tượng sử dụng.
1.3.7 Một số phương pháp, nghiệp vụ chủ yếu:
* Hàng tháng, tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 622: Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Nợ TK 627 (6271): Tiền lương phải trả nhân viên quản lý phân xưởng và phục vụ sản xuất ở phân xưởng sản xuất.
Nợ TK 641 (6411): Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng.
Nợ TK 642 (6421): Tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 241: Tiền lương phải trả cho bộ phận xây dựng cơ bản.
Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng.
* Số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên:
Nợ TK 353: Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng.
Nợ TK 622, 6271, 6421, 6411: Thưởng trong sản xuất kinh doanh.
* Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp hàng tháng:
Nợ TK 622, 627, 641, 642, 241: Phần tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên.
Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389): Tổng kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phải trích.
* Tính bảo hiểm xã hội phải trả công nhân viên:
Trường hợp công nhân viên ốm đau, thai sản… kế toán phản ánh định khoản tùy theo quy định cụ thể về việc phân cấp quản lý sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội.
+ Trường hợp phân cấp quản lý sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp được giữ lại một phần bảo hiểm xã hội trích được, để trực tiếp sử dụng chi tiêu cho công nhân viên theo quy định, khi tính số bảo hiểm xã hội phải trả trực tiếp cho công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 338 (3383) - Phải trả, phải nộp khác.
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên.
+ Trường hợp chế độ tài chính quy định toàn bộ số trích bảo hiểm xã hội phải nộp lên cấp trên, việc chi tiêu trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên tại doanh nghiệp được quyết toán sau khi chi phí thực tế, khi trích bảo hiểm xã hội phải trả trực tiếp cho công nhân viên tại doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1388) - Phải thu khác.
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên.
* Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi:
Nợ TK 334 - Tổng số các khoản khấu trừ.
Có TK 141 - Số tạm ứng trừ vào lương.
Có TK 138 - Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại.
* Thanh toán tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng cho công nhân viên:
+ Nếu thanh toán bằng tiền:
Nợ TK 334 - Các khoản đã thanh toán.
Có TK 111 - Thanh toán bằng tiền mặt.
+ Nếu thanh toán bằng vật tư hàng hoá:
1. Ghi giá vốn vật tư hàng hoá:
Nợ TK 632 – Giá vốn hang bán.
Có TK 152, 153, 154, 155….
2. Ghi nhận giá thanh toán:
Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên.
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ.
Có TK 3331 (33311) - Thuế giá trị gia tăng phải nộp.
* Khi chuyển tiền nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn:
Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384).
Có TK 111, 112.
* Chi tiêu kinh phí công đoàn để lại doanh nghiệp:
Nợ TK 3382 - Kinh phí công đoàn.
Có TK 111,112…
* Cuối kỳ, kết chuyển tiền lương công nhân viên đi vắng chưa lĩnh:
Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên.
Có TK 338 (3388).
* Trường hợp số đã trả, đã nộp về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, kể cả số vượt chi lớn hơn số phải trả, phải nộp, khi được cấp bù:
Nợ TK 111, 112 (số tiền được cấp bù đã nhận).
Có TK 338 (3382, 3383) (số được cấp bù).
* Hàng tháng khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân kế toán ghi:
Nợ TK 622, TK 627, TK 641….
Có TK 335 - Chi phí phải trả.
- Số tiền lương công nhân nghỉ phép thực tế phải trả:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả.
Có TK 334 - Phải trả công nhân.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tài khoản 334
Ứng trước và thanh toán Phải trả tiền lương công nhân nghỉ các khoản cho CNV phép (nếu trích trước)
TK 138, 141, 333, 338 TK 338(3383)
Các khoản khấu trừ vào lương, BHXH phải trả người lao động
thu nhập của người LĐ
TK 512 TK 353
Trả lương, thưởng cho người Tiền thưởng phải trả
LĐ bằng sản phẩm, hàng hóa người lao động
TK 333 (33311) TK 622,627,641,642
Thuế GTGT Lương và các khoản có tính chất (nếu có) lương phải trả người lao động
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
TK 334 TK 338 TK 622, 627,641,642
BHXH trả thay lương Trích BHXH, KPCĐ, BHYT, BHTN
cho công nhân viên
TK 111, 112 TK 334 Nộp BHXH, BHYT, BHTN BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương
KPCĐ, hoặc chi BHXH, của công nhân viên.
KPCĐ tại đơn vị.
Kết luận chương 1
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian hoặc khối lượng công việc mà họ đã cống hiến cho doanh nghiệp. Từ đó có thể thấy tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa. Tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Và tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, kích thích người lao động nâng cao hiệu quả công tác.
Để đảm bảo 3 chức năng của tiền lương (chức năng tái sản xuất sức lao động, chức năng công cụ quản lý của doanh nghiệp, chức năng kích thích lao động), cần phải đảm bảo 3 nguyên tắc trả lương. Thứ nhất là nguyên tắc trả lương theo số lượng và chất lượng lao động. Nguyên tắc thứ hai là đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao mức sống. Cuối cùng là nguyên tắc đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao động khác nhau trong nền kinh tế quốc dân.
Tổng số tiền lương phải trả cán bộ, công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và sử dụng được gọi là quỹ lương. Quỹ lương bao gồm: tiền lương thực tế phải trả; các khoản phụ cấp phải trả; lương phải trả trong thời gian ngừng sản xuất, đi học, nghỉ phép; lương phải trả cho người lao động làm ra sản phẩm hỏng trong tỷ lệ quy định. Quỹ lương được chia thành lương chính và lương phụ. Lương chính là lương phải trả cho người lao động khi họ làm công việc chính của mình. Còn lương phụ là lương phải trả cho người lao động khi họ làm công việc khác ngoài công việc chính của mình.
Quỹ lương là căn cứ để trích lập các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích lập quỹ bảo hiểm xã hội là 24% (người lao động đóng 7%, doanh nghiệp đóng 17%). Tỷ lệ trích lập quỹ bảo hiểm y tế là 4,5% (người lao động đóng 1,5%, doanh nghiệp đóng 3%). Tỷ lệ trích lập kinh phí công đoàn là 2% do doanh nghiệp đóng. Tỷ lệ trích lập quỹ bảo hiểm thất nghiệp là 3% (người lao động đóng 1%, doanh nghiệp đóng 1%, còn lại do Nhà nước hỗ trợ).
Việc hạch toán đúng, đủ lương và các khoản trích theo lương kể trên có ý nghĩa lớn lao với cả doanh nghiệp và người lao động. Với doanh nghiệp, nó sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Với người lao động, việc tính đúng, đủ, thanh toán kịp thời sẽ tạo động lực kích thích họ làm việc, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của họ. Chính vì vậy đòi hỏi kế toán tiền
lương và các khoản trích theo lương phải tổ chức ghi chép, phản ánh có hiệu quả lao động, tiền lương, thời gian. Đồng thời tính đúng, tính đủ, thanh toán kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ phận.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH
DOANH NHÀ VÀ XÂY DỰNG HẢI DƯƠNG