HèNH 1.2: GIẢI THÍCH VềNG ĐIỀU CHỈNH PDCA
3.2. Đẩy mạnh xây dựng bộ tiêu chí dựa trên tiêu chuẩn đánh giá chất lượng
3.2.2. Vòng điều chỉnh PDCA để cải thiện quy trình chất lợng TTHQ Từ những phân tích ở chơng 1, vũng điều chỉnh PDCA cho việc đảm bảo chất
lợng thủ tục hải quan cần đợc tạo lập theo Hình 3.1.
Giai đoạn kế hoạch
+ Dựa vào nhu cầu và hoàn cảnh thực tế của Chi cục Hải quan, tạo lập những mục tiêu hoặc tiêu chuẩn cho thời kỳ cụ thể (mục c). Những mục tiêu là những đích để điều chỉnh của chỉ số và phải đ ợc điền ở cột (O) của bảng 3.5.
+ Lập kế hoạch cho những sáng kiến cải thiện
để đạt tới những mục tiêu đ ợc điền ở cột (O) của bảng 3.5.
Giai đoạn thực hiện
+ Chọn khoảng thời gian phù hợp, có thể là tháng hoặc quý cho cột thời gian thực tế.
+ Trong khoảng thời gian đã chọn, ứng dụng 1- 2 sáng kiến cải thiện đã đề ra ở cột sáng kiến
đối với quy trình thủ tục.
+ Đo l ờng kết quả của những chỉ số và điền vào cột (R) theo thứ tự đã định sẵn
Giai đoạn kiểm tra
+ Phúc tập, phân tích và đánh giá kết quả (R) thông qua việc đo l ờng, tính toán các chỉ số.
+ Chỉ ra đ ợc những thiếu sót, sai lệch giữa kết quả đo đ ợc (R) và mục tiêu hay tiêu chuẩn đặt ra (O) đối với các chỉ số, sau đó chỉ ra xu h ớng (tăng hoặc giảm) hoặc những ảnh h ởng khác (nếu có) đối với nhu cầu khách hàng
Giai đoạn tiến hành
+ Dựa vào những phân tích của Giai đoạn kiểm tra, để đánh giá
ứng dụng sáng kiến đ ợc thực hiện ra sao nhằm tới mục tiêu ở cột (O) của bảng 3.5. Nghĩa là sáng kiến có thể thỏa mãn nhu cầu khách hàng ở mức độ nào.
+ Nếu sáng kiến đ ợc thực hiện tốt thì sẽ dùng chúng vào thời kỳ tiếp theo
+ Nếu không, quay trở lại b ớc 1: giai đoạn kế hoạch để lập lại kế hoạch ứng dụng sáng kiến khác cho thời kỳ sau
Hình 3.1 Vòng điều chỉnh PDCA
3.2.3. Liờn tục cải thiện chất lợng thủ tục hải quan
Bảng 3.5 mô tả việc ứng dụng những sáng kiến để tiếp tục cải thiện chất lợng thủ tục hải quan. Mỗi sáng kiến đợc ứng dụng để cải thiện thủ tục thông qua vòng PDCA ở hình 3.1.
Chọn khoảng thời gian (T): Thời kỳ kiểm tra (cột thời gian thực tế) đợc chọn sao cho phù hợp với việc ứng dụng sáng kiến vào quy trình. Có thể là một tháng hay một quý, tùy thuộc vào hoàn cảnh thực tế, nguồn lực sẵn có và những yêu cầu của khách hàng và Chính phủ.
Chọn mục tiêu (O): Các mục tiêu đợc chọn phải phù hợp và cú thể thay đổi đợc từ thời kỳ này đến thời kỳ khác để đảm bảo phần nào tính khả thi. Những mục tiêu là đích
đến mà chỉ số cần tiếp cận đợc trong quy trình ứng dụng những sáng kiến cải thiện.
Sáng kiến: Sáng kiến đợc chia thành 5 loại sỏng ki n v : th t c, khách hàng, cơế ề: thủ tục, khách hàng, cơ ủ tục, khách hàng, cơ ục, khách hàng, cơ
sở hạ tầng, nguồn nhân lực và sự hợp tác. Trong thời kỳ đợc chọn, một hoặc kết hợp của một vài sáng kiến đợc áp dụng xuyên suốt qỳa trỡnh PDCA ở hình 3.1.
Thời hạn
Yêu cầu về thủ tục hải quan chất lượng
1. Tạo điều kiện thuận lợi: sẵn sàng, đơn giản, hài hòa, minh bạch, trách nhiêm, giá cả hợp lý, nhanh chóng, sẵn sàng hỗ trợ, sáng tạo, chọn lọc, và
2. Tuân thủ: đáng tin cậy, an toàn, liêm chính, xác thực, khả năng kiểm soát, hiệu lực, hiệu quả, thực tiễn, kiên định
I1 I2 I3 I4 I5 I6 I7 I8 I9 Sáng kiến cải thiện chỉ tiêu về chất lượng I1G I1Y I1R I1A I2G I2Y I2R I2A
o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r
T1 Thủ tục
Tiến hành hợp lý hóa từng bước, khâu Giảm các bước thủ tục
T2 Loại trừ yêu cầu trùng lặp trong giấy tờ và
trong qúa trình
Hài hòa và đơn giản bộ chứng từ thông quan
Thời hạn
Yêu cầu về thủ tục hải quan chất lượng
1. Tạo điều kiện thuận lợi: sẵn sàng, đơn giản, hài hòa, minh bạch, trách nhiêm, giá cả hợp lý, nhanh chóng, sẵn sàng hỗ trợ, sáng tạo, chọn lọc, và
2. Tuân thủ: đáng tin cậy, an toàn, liêm chính, xác thực, khả năng kiểm soát, hiệu lực, hiệu quả, thực tiễn, kiên định
I1 I2 I3 I4 I5 I6 I7 I8 I9 Sáng kiến:
I1G I1Y I1R I1A I2G I2Y I2R I2A
o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r
Xỏc định rừ vai trũ và sự cần thiết của chứng từ và xuất trình phương án thay thế. Đưa ra mẫu chứng từ tiêu chuẩn LHQ để thiết kế tờ khai thông quan HH cho cả XNK . Xuất bản hướng dẫn thông quan đã tiêu chuẩn
T4 Thực hiện KTSTQ hiệu quả và hiệu lực hơn, hoàn
thiện pháp lý, phương pháp và đào tạo, tiến hành điều tra khách hàng thường xuyên về sự hài lòng của họ khi làm thủ tục
Tăng cường hệ thống thu thập phân tích và xử lý hiệu quả các thông tin, tiến hành điều tra các trường hợp vi phạm . Tăng cường hiểu biết cộng đồng về pháp luật hải quan liên quan (quyền và nghĩa vụ), thủ tục HQ chất lượng qua website, cơ sở dữ liệu đầy đủ , thông báo bằng tờ rơi, áp phích Yêu cầu về thủ tục hải quan chất lượng
2. Tuân thủ: đáng tin cậy, an toàn, liêm chính, xác thực, khả năng kiểm soát, hiệu lực, hiệu quả, thực tiễn, kiên định
I1 I2 I3 I4 I5 I6 I7 I8 I9 Sáng kiến
I1G I1Y I1R I1A I2G I2Y I2R I2A
o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r
Khách hàng
Tăng cường tham vấn với DN và các bên liên quan trước, trong và sau khi sửa đổi bổ sung về thủ tục Phát triển hợp tác chiến lược giữa hải quan và cộng đồng DN.Cung cấp cho DN những dịch vụ thí nghiệm phân tích hàng may gia công xuất nhập khẩu miễn phí, hỗ trợ họ phân loại, tăng cường hỗ trợ nghiệp vụ HQ cho DN và các đối tượng liên quan khác
… Phát triển hiệp hội khai thuê đại lý làm dịch vụ tư
vấn về HQ, Cung cấp hoạt động hải quan ngoài giờ làm việc (24/7) và tại những nơi ngoài cửa khẩu Cơ sở hạ tầng:
Cung cấp những thủ tục HQ đơn giản hơn cho doanh nghiệp tuân thủ cao/
Ban hành và thực hiện các thủ tục ra quyết định trước liên quan đến HQ. khung luật pháp phù hợp, minh bạch, trách nhiệm cao nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho IT, QLRR và hiện đại áp dụng cho TTHQ
Yêu cầu về thủ tục hải quan chất lượng
2. Tuân thủ: đáng tin cậy, an toàn, liêm chính, xác thực, khả năng kiểm soát, hiệu lực, hiệu quả, thực tiễn, kiên định
I1 I2 I3 I4 I5 I6 I7 I8 I9 Sáng kiến
I1G I1Y I1R I1A I2G I2Y I2R I2A
o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r
Đẩy mạnh ứng dụng IT trong tất cả các bước
Xây dựng sơ sở dữ liệu đủ điều kiện hỗ trợ kiểm tra trong các bước
… Tăng cường và duy trì hệ thống QLRR để
đảm bảo tính liêm chính của hệ thống Thường xuyên cập nhật các tiêu chí, thiết lập các đơn vị chuyên nghiệp để làm việc phân tích xây dựng và duy trì tính hiệu quả, hiệu lực của hệ thống tiêu chí này.
Thời hạn
Yêu cầu về thủ tục hải quan chất lượng
1.Tạo điều kiện thuận lợi: sẵn sàng, đơn giản, hài hòa, minh bạch, trách nhiêm, giá cả hợp lý, nhanh chóng, sẵn sàng hỗ trợ, sáng tạo, chọn lọc, và
2. Tuân thủ: đáng tin cậy, an toàn, liêm chính, xác thực, khả năng kiểm soát, hiệu lực, hiệu quả, thực tiễn, kiên định
I1 I2 I3 I4 I5 I6 I7 I8 I9 Sáng kiến
I1G I1Y I1R I1A I2G I2Y I2R I2A
or o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r
Tăng cường trao đổi thông tin giữa các bước trong
… Phát triển nguồn nhân lực
Nâng cao đào tạo về quản lý chất lượng trong TQM và nghiệp vụ HQ cho lãnh đạo các cấp, đặc biệt biệt là QLCL theo TQM.
tn Củng cố đào tạo cho công chức liên quan trực tiếp
đến quy trình
Tăng cường năng lực hiểu biết toàn diện về tăng cường, kỹ năng nghiệp vụ HQ cho công chức HQ ( Xác định trị giá, phân loại , xuất xứ)
Thời hạn
Yêu cầu về thủ tục hải quan chất lượng
1.Tạo điều kiện thuận lợi: sẵn sàng, đơn giản, hài hòa, minh bạch, trách nhiêm, giá cả hợp lý, nhanh chóng, sẵn sàng hỗ trợ, sáng tạo, chọn lọc, và
2. Tuân thủ: đáng tin cậy, an toàn, liêm chính, xác thực, khả năng kiểm soát, hiệu lực, hiệu quả, thực tiễn, kiên định
I1 I2 I3 I4 I5 I6 I7 I8 I9 Sáng kiến
I1G I1Y I1R I1A I2G I2Y I2R I2A
o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r
… Xây dựng cơ chế khen thưởng và xử phạt
nghiêm minh, tăng cường chất lượng đạo đức nghề nghiệp
Cải thiện lương từng bước một
… Khuyến khích sáng kiến cải tiến chất lượng về
TTHQ của từng công chức
nhiều phương diện
Xúc tiến các hiệp định hỗ trợ hành chính lẫn nhau giữa HQVN với HQ các nước khác
… Xây dựng thủ tục kiểm tra một lần tại biên giới
Thời hạn
…
Yêu cầu về thủ tục hải quan chất lượng
1.Tạo điều kiện thuận lợi: sẵn sàng, đơn giản, hài hòa, minh bạch, trách nhiêm, giá cả hợp lý, nhanh chóng, sẵn sàng hỗ trợ, sáng tạo, chọn lọc, và
2. Tuân thủ: đáng tin cậy, an toàn, liêm chính, xác thực, khả năng kiểm soát, hiệu lực, hiệu quả, thực tiễn, kiên định
I1 I2 I3 I4 I5 I6 I7 I8 I9 Sáng kiến
I1G I1Y I1R I1A I2G I2Y I2R I2A
o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r o r
Nâng cao sự trao đổi thông tin giữa các cơ quan của Chính phủ liên quan đến thủ tục HQ, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của Chính phủ.
Triển khai ứng dụng cơ chế một cửa rộng khắp thông qua cổng điện tử, chia sẻ dữ liệu khách hàng qua đó tăng cường các chỉ tiêu chất lượng TTHQ
Vòng PDCA hoạt động tuần hoàn liên tụccho từng sáng kiến cải thiện và không ngừng được đánh giá, xem xét và hiệu chỉnh.Mỗi sáng kiến áp dụng trong thời gian nhất định sẽ được đo lường tác động theo từng chỉ số (I) và được xác định mục tiêu điều chỉnh.
Ví dụ Thời gian
Chỉ số thời gian thông quan Sáng kiến về thủ tục
I1G I1Y I1R I1A
Thực tế đo được
Mục tiêu đặt ra
Thực tế đo được
Mục tiêu đặt ra
Thực tế đo được
Mục tiêu đặt ra
Thực tế đo được
Mục tiêu đặt ra
T1 25 15
phút
30 20 phút
60 45
phút
25 phút
Bỏ quy định nộp bản kê chi tiết hàng may gia công xuất nhập khẩu
T2 23 27 55
T3 20 25 51
Khi áp dụng bỏ bớt kiểm tra bảng kê chi tiết hàng may gia công xuất nhập khẩu thì mục tiêu giảm thời gian thông quan sẽ xuống ở các luồng xanh (kiểm tra sơ bộ hồ sơ) là 15 phút, vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ) là 25 phút, đỏ (kiểm tra thực tế hàng may gia công xuất nhập khẩu) là 45 phút. Thực tế áp dụng đo được thời gian thông quan khi áp dụng sáng kiến giảm dần theo thời gian thông quan từng tháng T1 - T3 cho từng luồng tương ứng. Điều đó chứng tỏ sáng kiến này có hiệu quả cần được tiếp tục áp dụng để cải thiện chất lượng TTHQ. Tuy nhiên phải xem xét các chỉ số vi phạm HQ, sai sót về thuế… để tổng hợp xem xét và điều chỉnh mục tiêu, sáng kiến và kết hợp với các sáng kiến khác.
Như vậy theo từng thời gian các sáng kiến đều được áp dụng và đánh giá phân tích hiệu chỉnh theo mức độ khung tác động đến các chỉ số hướng tới mục tiêu. Bộ sáng kiến phải phù hợp với từng Chi cục HQ trên cơ sở chính sách chất lượng chung (đó là cam kết về chất lượng ở cấp Tổng cục, Bộ TC) phản ánh chỉ tiêu chất lượng về TTHQ công bố cho cộng đồng DN và người dõn biết, theo dừi, gúp ý, phỏt hiện tham gia sỏng kiến cải thiện.
Tóm lại, bằng cách như vậy, TTHQ chạy trên quy trình chất lượng sẽ luôn gắn chặt
TTHQ riêng lẻ sẽ có chất lượng như yêu cầu của Chính phủ. Bằng hệ thống chỉ số (Tiêu chuẩn chất lượng) mọi DN, người dân, người trả thuế đều có thể thực sự hiểu và kiểm tra, giám sát hoạt động dịch vụ công về HQ và là cách minh bạch hoạt động dịch vụ công về HQ như tinh thần chung về cải cách hành chính công của Chính phủ. Bên cạnh đó, HQ cũng có thể nhận được sự thông cảm, đồng tình của DN nếu như các sáng kiến đã áp dụng nhưng chất lượng vẫn chưa tăng. Điều đó tạo ra mối quan hệ gắn kết hơn giữa HQ và DN trong việc thực hiện chất lượng. Bộ chỉ số giúp cho TCHQ có tính trách nhiệm cao, khả năng giải trình và thực sự thoát khỏi những nhận xét chung chung không thể đánh giá chính xác chất lượng TTHQ đang ở đâu và phải làm gì để cải thiện. đây chính là cơ chế kiểm soát, cải thiện chất lượng rất hiệu quả và hiệu lực theo mọi phương diện.
Tuy nhiên, để thực hiện cơ chế chất lượng TQM như ở Chương 1 đã chỉ ra cần có sự quan tâm của Lãnh đạo cấp cao, đồng thuận, đầu tư tài chính và nhân lực. Áp dụng cơ chế này cũng có thể vấp phải phản ứng của từ chính nội bộ Ngành, từ những người quan liêu bao cấp, ngại thay đổi, sợ phát hiện năng lực yếu kém của mình (đo lường các hiệu quả hoạt động) qua chỉ số đánh giá chất lượng. Tâm lý này có thể tồn tại trong cả công chức lẫn lãnh đạo các cấp.
Nhưng cần khẳng định lại đây là khuynh hướng không thể tránh khỏi đối với tất cả các cơ quan công. Nó phù hợp với đòi hỏi của cam kết quốc tế về HQ, yêu cầu cải cách, hiện đại hoá của Chính phủ về dịch vụ hành chính công và nhu cầu của cộng đồng DN và người dân.
Vì vậy, cần có sự chuẩn bị chu đáo về nhận thức, thay đổi tư duy quản lý, xác định quyết tâm và cam kết chiến lược về chất lượng trong chiến lược của Ngành, chuẩn bị cơ sở hạ tầng, chi phí đầu tư, nhân lực (như đã đề xuất) khi tiến hành để đạt được thành công trong áp dụng./.