IPCAS là dự án của NHNo&PTNT Việt Nam đã được triển khai trong hai giai đoạn. Giai đoạn 1 có tên gọi là: “Tiểu dự án Hiện đại hóa ngân hàng và hệ thống thanh toán” có nguồn vốn là 10,5 triệu USD do WB tài trợ.Dự án 1 đã được hoàn thành vào tháng 11/2003 đã đi vào hoạt động tại 49 chi nhánh và trên 120 điểm giao dịch, trên 600 máy ATM với 12 modules được triển khai. Hệ thống có trung tâm xử lý chính tại C3 Phương Liệt và Trung tâm xử lý dự phòng tại số 2 Láng Hạ đã ban hành các quy định mới phù hợp với hệ thống.
Giai đoạn hai được triển khai mở rộng dựa trên giai đoạn 1. Tổng vốn đầu tư trên 70 triệu USD (ngoại trừ các cấu phần đầu tư nội bộ) từ WB là 50 triệu USD, AFD là 5 triệu và 15 triệu USD từ nguồn vốn nội bộ. Hệ thống xử lý đáp ứng yêu cầu xử lý 17 triệu giao dịch/ngày và mở rộng đến trên 50 triệu giao dịch/ngày với 1000 chi nhánh và gần 1000 điểm giao dịch. Nhằm mục tiêu thiết lập mô hình công nghệ thông tin tiêu chuẩn của Ngân hàng với khả năng an
toàn là 99,99% và khả năng sẵn sàng là 24x7 và khả năng tích hợp và đồng bộ các hệ thống uyển chuyển, khả năng mở rộng trong tương lai.
1.3.2 Những tiện ích cơ bản trên IPCAS
Tổng quan về nghiệp vụ tín dụng, việc quản lý tác nghiệp trên hệ thống IPCAS
có những thay đổi đáng kể so với hệ thống cũ:
Thứ nhất, việc thay đổi chủ yếu là do việc gắn liền quy trình nghiệp vụ gắn liền với quy trình tác nghiệp vụ trên toàn hệ thống.
Thứ hai là việc quản lý hạn mức tín dụng cũng như quản lý tập trung.
- Quản lý cho vay và quản lý tài sản. Việc quản lý cho vay gồm hai kênh bán buôn và bán lẻ - đó là hai kênh chính cho chi nhánh và toàn hệ thống. Gắn liền với quy trình nghiệp vụ với yêu cầu xử lý trên hệ thống từ việc nhận đơn, giải ngân,cho vay, thu nợ.
- Cung cấp các chức năng Quản lý khác theo nhu cầu khách hàng với quy trình khác từ tư vấn cho vay, thu nợ quản lý tài sản đảm bảo đối với khách hàng cá nhân công ty và cho vay ủy thác.
- Quản lý hạn mức tín dụng cung cấp các công cụ để quản lý HMTD bao gồm hạn mức giao dịch cho từng chi nhánh, hạn mức tối đa cho một ngành nghề, hạn mức ngành, hạn mức tối đa cho một khách hàng bao gồm cả cho vay và tài trợ thương mại. hạn mức theo tổng tiền vay bao gồm ngắn trung dài, LC với từng khách hàng hoặc cho toàn hệ thống. hạn mức cho từng mục đích sử dụng món vay cho chi nhánh hoặc khách hàng.
- Đối với khách hàng vay cụ thể nhu cầu vay tín dụng với một ngân hàng từng chi nhánh chúng ta có thể quản lý hạn mức chung trong đó bao gồm hạn mức giải ngân cho vay thông thường, hạn mức thấu chi trên các tài khoản tiền gửi thanh toán. Hạn mức tài trợ bao gồm tài trợ Forward và tài trợ xuất nhập khẩu .
- Việc quản lý liên kết giữa cách giải ngân, quản lý đến hạn, gia hạn và quá hạn và toàn bộ quy tình tín dụng truyền thống.
- Việc quản lý tín dụng trên hệ thống IPCAS cũng phân tách quản lý tín dụng theo hai hướng từ khách hàng lớn đó là khách hàng doanh nghiệp bao gồm các loại công ty, tổng công ty, các loại hình tập đoàn, kinh doanh. Và loại hình thứ hai là khách hàng cá nhân và hộ gia đình.
Thứ ba đó là việc hạch toán tự động kế toán tiền vay trên hệ thống:
- Trên hệ thống đã tự động hóa hoàn toàn việc giải ngân, thu nợ các khoản trong hạn, quá hạn.
- Tự động hoàn toàn việc xuất nhập ngoại bảng đối với tài sản đảm bảo tiền vay
- Tự động hạch toán việc trích lập dự phòng rủi ro, tự động hạnh toán xử lý rủi ro và thu sau quản lý rủi ro.
- Tự động tính mức doanh thu, dự thu, thời gian phân bổ hàng tháng và tự động hạch toán với thời điểm quyết toán cuối năm.
- Thu nợ quản lý trên giấy gia hạn nợ, quá hạn nợ của các khoản vay. Việc quản lý nợ quá hạn, đến hạn dựa theo các giấy hạn bổ sung bao gồm thay việc bổ sung giấy trả nợ gốc, trả nợ lãi, tài sản bảo đảm, giấy hạn nợ của các khoản vay ngoài ra còn có các giấy nợ khác.
- Đồng thời hệ thống cũng chuyển nợ tự động chuyển nợ quá hạn, tính lãi quá hạn tự động bao gồm các chi tiết và lịch trình.
- Ngoài ra hệ thống cũng chuẩn bị các công cụ hỗ trợ tín dụng bao gồm cho vay, thu nợ theo tổ. cho phép thu nợ, phân loại nợ tự động. giải ngân thu nợ qua nhiều kênh chuyển khoản, chuyển tiền đến từng chi nhánh.
- Có các công cụ hỗ trợ trợ giúp cho CBTD như tiền dự kiến, thông báo nợ đến hạn.
Đồng thời Nghiệp vụ tín dụng trên IPCAS có liên kết với các Modul nghiệp vụ khác như nghiệp vụ thông tin khách hàng, nghiệp vụ tài trợ thương mại và sổ cái, cụ thể:
- Đối với nghiệp vụ thụng tin khỏch hàng theo dừi lịch sử, trạng thỏi, giao dịch của khách hàng.
- Đối với ngiệp vụ chung đó là quan hệ tỉ giá, lãi suất cơ bản, tính phí.
- Đối với nghiệp vụ sổ cái, hạch toán các bút toán cho vay, thu nợ và các thông tin giao dịch về sổ cái .
- Nghiệp vụ tài trợ thương mại đó là các khoản vay tài trợ thương mại, và khoản vay bảo lãnh.
- Đối với nghiệp vụ tiền gửi đó là các khoản thu, chi giải ngân qua tài khoản tiền gửi và quản lý các tài khoản thấu chi.
Hệ thống cũng đồng thời cho phép,c hỉnh sửa các thông tin phát sinh trong quá trình phát sinh các khoản vay đó là việc cam kết đối với khách hàng cho các dịch vụ tín dụng phù hợp với giấy ghi nợ bao gồm cho vay gia hạn, vay tăng, thay đổi lãi suất trên từng hợp đồng, trên từng giấy nhận nợ và có quản lý theo định kì chi tiết.
Hệ thống cũng cho phép thay đổi thông tin từ tài sản bảo đảm bao gồm chính sách đảm bảo tiền vay, định giá lại, thay đổi tài sản trong quá trình cho vay.
Hệ thống cũng cho phép thay đổi lập lịch trả nợ gốc lãi, tự động trả nợ, thu nợ liên tiếp và phân loại nợ theo đúng quy định.
Đồng thời hệ thống cũng tự động tạo ra các mẫu biểu chứng từ cung cấp cho khách hàng. Bao gồm thông tin về phê duyệt,giấy báo, sổ phụ tiền vay, đối chiếu số dư, thông báo đến hạn, quá hạn, gia hạn, các biên bản bàn giao, giao nhận tài sản. các hợp đồng tín dụng và giấy ghi nợ.
Để đảm bảo các hồ sơ liên quan đến khoản vay. Hệ thống cung cấp các chức năng giúp chúng ta quản lý hồ sơ bao gồm hồ sơ khách hàng lập, hồ sơ do ngân hàng lập, hồ sơ do khách hàng và ngân hàng cùng lập và các loại hồ sơ khác.
Đối với phân nhóm nợ và trích lập dự phòng rủi ro, hệ thống tự động phân nhóm nợ theo quyết định 636 vào hàng ngày bao gồm cả phân và định lượng dựa vào quá hạn và gia hạn nợ và định tính đối với việc xử lý rủi ro các cấp. tự động tạo ra chức năng về phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro, đảm bảo việc phân nhóm nợ đối với từng chi nhánh, tiến hành tính và trích lập dự phòng tự động quỹ dự phòng các khoản nợ, dư nợ, phân nhóm nợ, giá trị tài sản và tỷ lệ khấu trừ.
Đối với xử lý nợ và quản lý nợ sau xử lý. thực hiện xử lý nợ theo đúng quy định phân cấp xử lý nợ. Hệ thống hạch toán tự động kế toán đối với các loại hình từ cho vay thông thường, cho vay dự án, nợ cho vay, nợ nhóm 2.
Quản lý nợ sau khi xử lý bao gồm thu gốc, lãi đã xử lý và hình thức thu hồi, quản lý chi tiết lịch sử khách hàng và nợ đã xử lý.
Hệ thống cũng tự động cung cấp thông tin báo cáo cho các nhà quản trị bao gồm sao kê gửi tiền vay, tài sản bảo đảm, chi tiết, tổng hợp thông tin tín dụng của một khách hàng từ hợp đồng, giải ngân, dư nợ, tài sản bảo đảm, chi tiết tín dụng quá hạn, gia hạn và xử lý. Báo cáo chi tiết giải ngân thu nợ cho CBTD và
đơn vị kinh doanh. Báo cáo chủ nợ theo nhiều tiêu chí khác nhau từ tài khoản tiền vay, loại hình khách hàng, mục đích sử dụng vốn vay v.v…
Đồng thời hệ thống cũng tạo nguồn cung cấp các thông tin quản lý tín dụng cho các hệ thống khác cũng như các cấp quản lý.
Hiện nay với mô hình giao dịch một cửa triển khai kế hoạch thực hiện chương trình IPCAS đã không tách riêng nghiệp vụ KTCV mà nó nằm trong Modul nghiệp vụ tín dụng (Loan) do CBTD thực hiện. Theo yêu cầu của hệ thống, việc vận hành chương trình IPCAS liên quan đến mô hình giao dịch một cửa, do vậy nghiệp vụ tín dụng sẽ được thực hiện và quản lý từ khi bắt đầu của một khoản vay cho đến khi kết thúc việc thu nợ và giải tỏa tài sản bảo đảm của chính khoản vay đó,kể cả việc hạch toán kế toán, do vậy tính nguyên tắc của hệ thống phải được người sử dụng tuõn thủ chặt chẽ và phải hiểu rừ nguyờn lý hạch toán kế toán…
1.3.3 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán cho vay trên IPCAS
Đối với các khoản vay vốn CBTD phải thực hiện trình tự các bước sau:
- Bước 1: Đăng ký thông tin cho khách hàng tại modul CIF, ghi mã số của khách hàng để thực hiện các giao dịch tiếp theo
- Bước 2: Tạo đơn xin vay
- Bước 3: Phê duyệt đơn xin vay
- Bước 4: Vào màn hình thế chấp để đánh giá và thế chấp tài sản( Nếu cho vay có đảm bảo bằng tài sản)
- Bước 5: Giải ngân: - Thu phí (nếu có) - Giải ngân
- Bước 6: Thu nợ, thu lãi chuyển đổi (nếu có), nợ gốc, nợ lãi, lãi quá hạn (nếu có)
Đồng thời phải thực hiện các công việc liên quan đến khoản vay như: quản lý hồ sơ, phân tích TD, vấn tin nợ đến hạn, quá hạn, xử lý rủi ro...
1.3.4 Các điều kiện triển khai IPCAS
- Điều kiện về vốn: Đây là điều kiện quan trọng trong việc triển khai chương trình này. Hiện nay dự án IPCAS được triển khai trong hai giai đoạn.
Giai đoạn 1 có tên gọi là: “Tiểu dự án Hiện đại hóa ngân hàng và hệ thống thanh toán” có nguồn vốn là 10,5 triệu USD do WB tài trợ. Giai đoạn hai được
triển khai mở rộng dựa trên giai đoạn 1. Tổng vốn đầu tư trên 70 triệu USD (ngoại trừ các cấu phần đầu tư nội bộ) từ WB là 50 triệu USD, AFD là 5 triệu và 15 triệu USD từ nguồn vốn nội bộ. Như vậy để triển khai được chương trình IPCAS thành công và rộng khắp trên toàn hệ thống đòi hỏi phải có một nguồn vốn lớn. Nguồn vốn để đầu tư, nghiên cứu, phát hiện các tiện ích mới, để trang bị các máy móc, công nghệ hiện đại và để đào tạo các cán bộ có trình độ chuyên môn kĩ thuật để đáp ứng được yêu cầu của chương trình để ra. Do đó phải có sự đầu tư, tài trợ của các ngân hàng thế giới, sự đầu tư từ nguồn vốn nội bộ để triển khai hệ thống được hiệu quả và tiện ích.
- Điều kiện về công nghệ: Hệ thống IPCAS, được xây dựng trên nền công nghệ tiên tiến nhất, ứng dụng trong quản lý điều hành hoạt động ngân hàng nhằm hiện đại hóa hệ thống thanh toán nội bộ và kế toán khách hàng, quản lý và sử dụng dữ liệu tập trung, đáp ứng yêu cầu mở rộng sản phẩm dịch vụ ngân hàng. Chương trình được cơ chế nghiệp vụ mới theo mô hình ứng dụng công nghệ thông tin theo chuẩn quốc tế trước khi lập kế hoạch trang bị kỹ thuật. Xây dựng phần mền có độ tự động và chính xác cao. Dự án 1 đi vào hoạt động tại 49 chi nhánh và trên 120 điểm giao dịch, trên 600 máy ATM với 12 modules được triển khai. Dự án 2 với 18 modules có hệ thống xử lý đáp ứng yêu cầu xử lý 17 triệu giao dịch/ngày và mở rộng đến trên 50 triệu giao dịch/ngày với 1000 chi nhánh và gần 1000 điểm giao dịch. Nhằm mục tiêu thiết lập mô hình công nghệ thông tin tiêu chuẩn của Ngân hàng với khả năng an toàn là 99,99% và khả năng sẵn sàng là 24x7 và khả năng tích hợp và đồng bộ các hệ thống uyển chuyển, khả năng mở rộng trong tương lai. Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp hiệu quả điều hành và hoạt động của ngân hàng tốt hơn.Để thực hiện chương trình đòi hỏi các ngân hàng trong hệ thống phải được trang bị về máy tính, nối mạng, trang bị những máy móc thiết bị hiện đại như máy ATM, Camera, máy in…
- Điều kiện về cán bộ: Đây là dự án mới, có tính kĩ thuật nghiệp vụ cao, đòi hỏi các cán bộ nhân viên trong hệ thống ngân hàng phải có trình độ nghiệp vụ cao, trình độ tin học và ngoại ngữ nhất định để đáp ứng được yêu cầu của hệ thống. Để triển khai được chương trình có hiệu quả đòi hỏi đội ngũ cán bộ trực tiếp làm việc phải thực sự nghiêm túc, có trách nhiệm cao đối với công việc.
Tập hợp được đội ngũ chuyên gia giỏi về chuyên môn và kĩ thuật để đào tạo, hướng dẫn cho các cán bộ trong toàn hệ thống ngân hàng. Người lãnh đạo phải có nghiệp vụ giỏi để đứng ra điều hành, quản lý. Người lãnh đạo phải có tầm nhìn xa và chịu trách nhiệm về các rủi ro về những quyết sách triển khai và thực hiện dự án. Đây là dự án lớn liên quan đến toàn bộ các lĩnh vực ngân hàng, cần có sự đồng lòng hướng đến mục tiêu chung,do đó các cán bộ nhân viên ngân hàng trong toàn hệ thống phải được đào tạo và huấn luyện đầy đủ.
Ngoài ra còn phải có sự nhất trí, chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo Ngân hàng, quyết tâm thực hiện thành công án. Phải tổ chức hệ thống ban quản lý dự án đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng ngay từ khi chuẩn bị, triển khai và chuyển giao công nghệ, luôn được củng cố, kiện toàn mới đủ năng lực thực hiện chương trình.
1.3.5 Những rủi ro & tiềm ẩn rủi ro khi triển khai IPCAS
Chương trình IPCAS được đánh giá là chương trình có khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu, đáp ứng khả năng giao dịch với khối lượng lớn, tính tích cực cao và có khả năng đổi mới quy trình giao dịch, chữ ký điện tử, chứng từ điện tử, tăng hiệu suất lao động… chương trình còn tạo điều kiện ứng dụng nhiều dịch vụ tiện ích như: Thanh toán tiền lương, lệnh thường trực, ủy nhiệm thu, quản lý tiền mặt, dịch vụ thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ. Đây là chương trình tạo ra nhiều tiện ích, thiết thực cho khách hàng, đồng thời tăng cường tính cạnh tranh cho hệ thống NHNo. Tuy nhiên nó vẫn còn những rủi ro và tiềm ẩn những rủi ro sau:
- Từ chuyển đổi hệ thống giao dịch trên Foxpro sang hệ thống IPCAS có những khó khăn về thời gian chuyển đổi, kịch bản chuyển đổi và quy trình chuyển đổi, gây ảnh hưởng tới hoạt động của ngân hàng.
- Rủi ro về công nghệ thông tin ứng dụng. Việc ứng dụng chương trình IPCAS tuy được áp dụng công nghệ hiện đại nhất hiện nay tuy nhiên vẫn còn chứa đựng rất nhiều rủi ro như: máy móc đột nhiên hỏng hóc, mất mạng, nghẽn đường truyền. Rủi ro về việc những dữ liệu bảo mật bị đánh cắp, dữ liệu chưa chính xác, cơ sở vật chất kĩ thuật chưa đạt yêu cầu…
- Rủi ro do các cán bộ, nhân viên của ngân hàng. Có nhiều cán bộ có trình
cầu công việc gây cản trở tốc độ công việc. Và một rủi ro quan trọng và nguy hiểm đó là rủi ro đạo đức của các cán bộ, nhân viên trong ngân hàng. Với những cán bộ thoái hóa, biến chất có thể sẽ sử dụng quyền truy cập của mình, hoặc ăn cắp user sử dụng của người khác để phục vụ cho mục đích cá nhân như việc rút tiền khống, vay khống… gây ảnh hưởng, thất thoát lớn cho ngân hàng.
- Rủi ro về cạnh tranh: vài năm trở lại đây, các ngân hàng như ngân hàng ngoại thương (VCB), ngân hàng công thương (ICB), ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu (ACB), NH TMCP Đông Á… đã áp dụng giao dịch một cửa với các công nghệ kĩ thuật hiện đại. Do vậy cần có thời gian và nguồn vốn để đầu tư xây dựng hệ thống IPCAS hoàn chỉnh tránh các rủi ro.
1.3.6 Những nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai IPCAS 1.3.6.1 Những nhân tố chủ quan
- Mạng lưới NHNo rất rộng lớn, phức tạp, nhiều cấp và không đồng nhất nên lựa chọn phương án triển khai phù hợp và hiệu quả là vấn đề tiên quyết.
Phạm vi và quy mô dự án lớn, số lượng cán bộ tham gia quản lý và thực hiện dự án thiếu.
- Do yêu cầu và các điều kiện về vốn, công nghệ, nhân lực… chương trình IPCAS không được triển khai đồng loạt, thống nhất trong một thời gian trong toàn hệ thống ngân hàng mà được phân chia theo khu vực: triển khai hết các chi nhánh cấp 1 sau đó mới đến chi nhánh cấp 2, triển khai những khu vực và những cấu phần hệ thống có khả năng cạnh tranh cao..
- Trình độ quản lý vẫn còn nhiều hạn chế, quy trình và mô hình tổ chức chưa chuẩn mực, có cán bộ đông, trình độ của các cán bộ còn hạn chế
- Các gói thầu triển khai chưa đồng nhất, các thủ tục liên quan đến còn rườm rà, chậm chễ, đôi khi còn chưa nhất quán.
- Cơ sở vật chất nghèo nàn, còn nhiều hệ thống ứng dụng chồng chéo, dữ liệu chưa chuẩn mực, nhiều sai sót. Tồn tại nhiều hệ thống ứng dụng trên nhiều nền tảng công nghệ.
- Việc chuyển đổi từ hệ thống Core Bank cũ, hệ thống giao dịch trên Foxpro… còn gặp nhiều khó khăn về thời điểm chuyển đổi, kịch bản chuyển đổi và quy trình ứng dụng.