2.2.1 Mô hình tổ chức
Từ tháng 7/2003 Chi nhánh Bách Khoa đã áp dụng mô hình giao dịch một cửa theo dự án World Bank tài trợ và có sự thay đổi đáng kể cụ thể:
Trước đây thì có sự phân tách chức năng giữa bộ phận tín dụng và bộ phận KTCV. Bộ phận tín dụng có nhiệm vụ thẩm định, kí kết hợp đồng cho vay với khỏch hàng , cũn việc giải ngõn, theo dừi, thu nợ, thu lói, bảo quản hồ sơ cho vay thì thuộc nhiệm vụ của bộ phận kế toán. Sau khi triển khai dự án mới, áp dụng phương pháp giao dịch một cửa thì cán bộ tín dụng sẽ kiêm luôn cả chức năng của KTCV. Tức là cán bộ tín dụng sẽ trực tiếp nhận hồ sơ khách hàng, thẩm định và sau khi dược sự đồng ý của các cấp lãnh đạo thì giải ngân cho khỏch hàng, đồng thời cũng phải theo dừi việc thu nợ, lói và quản lý hồ sơ cho vay.
Khi khách hàng đến đặt quan hệ tín dụng , CBTD thực hiện hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ, thẩm định và hoàn tất các hồ sơ thủ tục trước khi giải ngân theo quyết định số 72/QĐ-HĐQT-TD ban hành ngày 31/03/2002 về Quy đinh cho vay đối với khách hàng trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam do chủ tịch hội đồng quản trị ban hành và các văn bản liên quan khác.
Sơ đồ 2.2: Quy trình cho vay tại NHNo Chi nhánh Bách Khoa
Tiếp quỹ đầu ngày
SV: Nguyễn Trần Duẩn
Lớp: LTĐH – 4B Phòng Kế toán-
Ngân quỹ
Khách hàng CBTD
Trưởng phòng tín
dụng
Giám đốc
(4)Tái thẩm định (nếu cần)
(3)Tờ trình
(1)Hồ sơ TD thẩm định
(2)Thẩm định
(7)Lập HĐTD (5)Báo
cáo
(8)Giải ngân, thu nợ, thu lãi... (6) Quyết định Cho vay
Qua sơ đồ trên ta thấy CBTD có vai trò quan trọng. Cán bộ tín dụng đảm nhiệm hầu hết các chức năng từ lập hồ sơ xin vay vốn, thẩm định, giải ngân, thu nợ, thu lãi. Điều này dẫn đến một thuận lợi rất lớn cho khách hàng , mọi thủ tục đều được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng,khách hàng chỉ cần đến giao dịch với CBTD trong tất cả cỏc khõu. CBTD nắm rất rừ tỡnh trạng hoạt động kinh doanh của khách hàng của mình cũng như uy tín của khách hàng, tình trạng nợ của khách hàng đối với ngân hàng như thế nào. Bên cạnh mặt thuận lợi đó đòng nghĩa với việc rủi ro đối với hoạt động cho vay tại ngân hàng là rất lớn đặc biệt là rủi ro đạo đức nghề nghiệp của CBTD.
2.2.2 Chứng từ và tài khoản 2.2.2.1 Chứng từ
Chứng từ dùng trong KTCV là những loại giấy tờ có giá trị về mặt pháp lý để xác định số tiền ngân hàng cho người vay và người vay nhận nợ với ngân hàng, nên từ khâu lập đến khâu kiểm soát, tổ chức bảo quản phải đảm bảo đúng chế độ. Khi thực hiện kế toán máy thì không chỉ thuần túy sử dụng chứng từ điện tử mà vẫn phải có chứng từ giấy lưu lại. Mọi sự tranh chấp về các khoản cho vay hay thu nợ đều được giải quyết trên cơ sở các chứng từ KTCV. Hiện nay Chi nhánh Bách Khoa sử dụng các loại chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ theo quy định của NHNN về chế độ chứng từ.
2.2.2.2 Tài khoản
Hiện nay NHNo Chi nhánh Bách Khoa sử dụng hệ thống tài khoản IPCAS theo chương trình World Bank về quy định hệ thống tài khoản IPCAS như sau:
- Các tài khoản cấp I,II,III là những tài khoản tổng hợp do Thống đốc NHNN quản lý, làm cơ sở để hạch toán và lập báo cáo gửi NHNN.
- Tài khoản cấp V được mở trên cơ sở tài khoản cấp II,III của NHNN. Việc mở tài khoản cấp V do thống đốc NHNo&PTNT Việt Nam quyết định.
- Tài khoản cấp V kí hiệu bằn 6 chữ số, ba số đầu là số hiệu tài khoản cấp II, số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp II. Trong tài khoản cáp II thì kí hiệu từ 1 đến 9, những tài khoản NHNN chỉ mở đến cấp II thì số thứ tư là số 0, số thứ 5 và 6 bắt đầu từ 01 đến 99 (chữ số cuối cùng khác 0) là só thứ tự của tài khoản cáp V, NHNo không mở tài khoản cấp IV.
- Ký hiệu tiền tệ: Để phân biệt đồng Việt Nam và ngoại tệ và giữa các ngoại tệ với nhau, theo IPCAS sử dụng bằng 3 chữ cái (VD: VND, EUR, USD..) để ghi vào bên phải tiếp theo số hiệu tài khoản tổng hợp.
- Về số hiệu tài khoản chi tiết gồm 2 phần:
+Phần 1: Số hiệu tài khoản tổng hợp và kí hiệu tiền tệ:
Đa tệ: Tài khoản tổng hợp chỉ sử dụng tài khoản nội tệ cấp V theo quy định tỏng hệ thống tài khoản NHNo &PTNT không phân biệt nội tệ và ngoại tệ
Tài khoản cho vay chỉ mở tài khoản nợ cho vay và nợ khó đòi, không phân chia tài khoản tổng hợp theo thời gian nợ quá hạn.
Các tài khoản cho vay không mở theo thành phần kinh tế, tính chất nguồn mà chỉ mở theo thời hạn vay vốn (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn).
Các tài khoản đa tệ cấp V về cho vay, huy động vốn, thanh toán... được lập từ tài khoản cấp II (trường hợp NHNN chỉ mở đến cấp II) hoặc tài khoản cấp II nội tệ của NHNN, ghi thêm vào bên phải 2 hoặc 3 chữ số bắt đầu từ 001 hoặc 01
Khi lập bảng cân đối tài khoản kế toán hàng tháng, định kỳ, năm phải thực hiện tách nội tệ, ngoại tệ, phân chia thời gian nợ quá hạn, thành phần kinh tế, nguồn vốn theo đúng hệ thống tài khoản chung của NHNo&PTNT để tổng hợp, cân đối toàn ngành và gửi NHNN.
+Phần thứ 2:Số hiệu và tài khoản chi tiết đối tượng khách hàng được phản ánh bằng mã nghiệp vụ của đối tượng hạch toán.
Giữa số hiệu tìa khoản tổng hợp, ký hiệu tiền tệ và mã nghiệp vụ của đối tượng hạch toán ghi thêm dấu chấm để phân biệt.
Một số tài khoản cơ bản của hoạt động cho vay:
TK 101101/02/03: Tiền mặt VND tại đơn vị/tại túi niêm phong/tại máy ATM.
TK 103101/02: Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị/tại túi niêm phong.
* Tài khoản cho vay của các TCKT, cá nhân trong nước:
TK 211: Cho vay ngắn hạn.
TK 2111: Nợ cho vay.
TK 211101: Nợ cho vay ngắn hạn.
TK 211108: Thấu chi TKTG của khách hàng.
TK 212: Cho vay trung hạn.
TK 212101: Nợ cho vay trung hạn.
TK 213101: Nợ cho vay dài hạn.
TK 21901: Dự phòng phải thu khó đòi cho vay.
TK 702001/2/3: Thu lãi cho vay ngắn hạn/ trung hạn/dài hạn.
* Tài khoản ngoại bảng:
TK 994001: Tài sản thế chấp của khách hàng.
TK 994002: Tài khoản đối ứng với tài sản thế chấp của khách hàng.
TK 994003/4: tài sản cầm cố của khách hàng /TK đối ứng...
- Đối với tài khoản KH, theo quy định chung của NHNo&PTNT, chi nhánh Bách Khoa mở tài khoản KH theo 13 số: 1401xxxxxxxxx
Trong đó: 1401 là mã chi nhánh Bách Khoa xxxxxxxxx: 9 số tiếp theo chỉ số thứ tự KH
2.2.3 Quy trình hạch toán KTCV, thu nợ, thu lãi của chi nhánh áp dụng chương trình IPCAS
2.2.3.1 Khái quát chung
Theo yêu cầu của hệ thống liên quan đến mô hình giao dịch một cửa, nghiệp vụ tín dụng sẽ được thực hiện và quản lý từ khi bắt đầu một khoản vay cho đến khi kết thúc việc thu nợ và giải tỏa tài sản bảo đảm của chính khoản vay đó, kể cả việc hạch toán kế toán.
Khi khách hàng đến ngân hàng đặt vấn đề vay vốn. Dựa vào thông tin mà
đã có giao dịch với NHNo Việt Nam hay chưa. Theo quy định mới, mỗi một khách hàng trước khi giao dịch với bất kỳ một chi nhánh nào thuộc hệ thống NHNo Việt Nam sẽ chỉ được cấp một mã số khách hàng duy nhất để giao dịch.
Trường hợp khách hàng chưa có mã số giao dịch thì sẽ được bộ phận dịch vụ khách hàng (CIF) cấp cho một mã số giao dịch bằng cách sử dụng Memu CIF.
Vào phần CIF đăng ký khách hàng/Mới/khách hàng:cá nhân hoặc công ty.
CBTD sẽ lựa chọn loại hình khách hàng phù hợp trong danh sách loại khách hàng hiện trên màn hình đẻ đăng ký thông tin và dịch vụ cho khách hàng phù hợp.
Khởi đầu một khoản vay CBTD phải tạo đơn xin vay sử dụng Memu Loans-Origination (Phần Tín dụng- Đơn xin vay/Phê duyệt). Phần này cho phép người sử dụng thực hiện việc đăng ký thông tin về các hoại giấy dề nghị vay vốn như: Vay mới (phương án/dự án mới), Điều chỉnh lại hạn mức tín dụng đã phê duyệt, Điều chỉnh Tăng/Giảm số tiền vay của Hợp đồng tín dụng đã ký, Điều chỉnh Tăng/Giảm thời hạn vay(gia hạn vay hay rút ngắn hạn thời hạn của HĐTD đã cho vay), Điều chỉnh lãi suất cho vay, Điều chỉnh khác.
Theo nguyên tắc vận hành, hệ thống yêu cầu CBTD phải tuân thủ theo đúng nguyên tắc, theo trình tự các giai đoạn, nếu CBTD thực hiện theo kiểu đốt cháy giai đoạn thì hệ thống sẽ không cho phép thực hiện các công việc tiếp theo. CBTD đăng kí đơn xin vay. Khách hàng phải là người xin vay. Đơn xin vay được quản lý theo từng khách hàng và hệ thống tự động gán mã số giao dịch khi thực hiện xong việc đăng kí đơn xin vay. Chi tiết đơn xin vay gồm có:
loại vay, loại vay cụ thể, loại hạn mức tín dụng, phương thức cho vay, số tiền vay, tổng nhu cầu vay vốn của dự án, phương án, mục đích sử dụng vốn, loại kì hạn cho vay, phương thức trả nợ, nguồn trả nợ, loại lãi suất, thông tin về TSĐB... tùy thuộc vào nhu cầu vay vốn của khách hàng mà CBTD nhập các thông tin cho phù hợp.
Sau khi hoàn tất phần nhập thông tin cho đơn xin vay, CBTD sẽ phải thẩm định và phê duyết đơn cho vay. CBTD sử dụng Modul Loan/Phê duyệt đơn xin vay/phê duyệt đơn xin vay chức năng này để nhập các thông tin thẩm định cho vay và các yêu cầu phê duyệt khoản vay, cấp số Hợp đồng tín dụng cho vay mới hoặc phê duyệt các yêu cầu chỉnh sửa của Hợp đồng tín dụng cũ. Khi phê duyệt một khoản vay thì CBTD phải kiểm tra các nội dung cho phù hợp. Ngày phê
duyệt phải cùng hoặc sau ngày của đơn xin vay. Kiểm tra chi tiết số tiền phê duyệt, loại lãi suát, ngày đến hạn, phương thức trả nợ lãi, giới hạn thời gian giải ngân... Sau khi đơn xin vay được phê duyệt, hệ thống tự động liên kết tạo thành một số hợp đồng (Approval contract) gồm các thông tin như đã phê duyệt. Đây là số hợp đồng gốc được hệ thống lưu lại, giao dịch viên dùng số phê duyệt này làm số hợp đồng tớn dụng trờn hồ sơ giấy để quản lý và theo dừi. Đối với khoản vay có tài sản đảm bảo CBTD sử dụng Modul Loan-Quản lý TSBĐ-Thế chấp/bảo lãnh để đăng ký tài sản đảm bảo(người bảo lãnh đối với khoản vay bảo lãnh) theo đúng quy trình, trình tự.
2.2.3.2 Hạch toán giai đoạn giải ngân.
CBTD sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên và được sự đồng ý của ban lãnh đạo, các cấp có thẩm quyền sẽ thực hiện việc giải ngân cho khách hàng. CBTD chọn Memu Loan/Booking&Servicing (Giải ngân/thu nợ). Phần này cho phép CBTD sử dụng có thể truy vấn thông tin của các tài khoản vay đã giải ngân, số tiền đã trả nợ, số tiền khách hàng còn phải trả nợ…
Sử dụng Menu Disbursement (Giải ngân) CBTD muốn giải ngân cho khoản vay đã được phê duyệt sẽ thực hiện việc đăng ký thông tin tại màn hình giải ngân (chọn New). Mục này cho phép nhiều lần giải ngân của loại tài khoản trong phạm vi tín dụng theo tài khoản đã được phê duyệt. Gán số hiệu phê duyệt liên quan (số seri của nội dung phê duyệt) trong thông tin giải ngân, loại tài khoản liên quan và số hiệu tài khoản trong phạm vi loại hình tín dụng. Gán và kiểm soát số hiệu giải ngân (số seri theo chi nhánh, theo năm) cho mỗi lần giải ngân.
CBTD dựa theo nhu cầu của khách hàng lựa chọn phương thức thanh toán (Settelement Method) thích hợp. Nếu giải ngân bằng tiền mặt chọn Cash, hệ thống sẽ tự động hiển thị người sử dụng_truy cập. Nếu giải ngân thanh toán chuyển khoản với các ngân hàng khác theo yêu cầu thanh toán của khách hàng chọn Tran (thông qua tài khoản trung gian giữa các thanh toán viên CCA). Nếu chọn giải ngân vào tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng chọn Cust nhập số hiệu tài khoản thanh toán-trong trường hợp này, tài khoản tiền gửi phải là tài khoản tiền gửi không kỳ hạn của khách hàng đã được giải ngân.
Sau khi đối chiếu kiểm tra các tài liệu trong bộ hồ sơ có đấy đủ tính hợp lệ
pháp thì giải ngân dựa vào só tiền cho vay trên HĐTD. Căn cứ vào các chứng từ đó để hạch toán vào các tài khoản đã được mở chi tiết cho khách hàng.
CBTD cần lưu ý đối với phương thức giải ngân bằng tiền mặt (Cash), trước khi giải ngân giao dịch viên phải nhập tiền mặt (Coss in) đảm bảo đủ số tiền giải ngân. Đối với phương thức giải ngân bằng Tran (CCA), giao dịch viên phải lưu ý số dư CCA (phải tất toàn số dư này trước khi khóa sổ cuối ngày)- thông thường giải ngân theo phương thức này để thanh toán theo ủy nhiệm chi hay thanh toán L/C đến hạn.
Hệ thống hạch toán khi giải ngân:
Nợ TK cho vay thích hợp
Có Tiền mặt tại đơn vị(Cash) /CCA/….
Sau khi đã hoàn thành giải ngân trên máy. CBTD in các chứng từ giải ngân cần thiết như Giấy báo, chứng từ giao dịch và phiếu chi (nếu giải ngân bằng tiền mặt)… Chứng từ giao dịch được in làm hai liên. Một liên bản gốc do ngân hàng giữ lại làm chứng từ lưu tại ngân hàng và một liên trả cho khách hàng.
2.2.3.3 Hạch toán giai đoạn thu lãi, thu nợ
Trong giai đoạn giải ngân, dựa vào tình hình tài chính và ý muốn của khách hàng mà CBTD lập phương pháp trả nợ trả nợ toàn bộ một lần và trả nợ từng phần. Có phương pháp trả nợ từng phần sau: Trả gốc theo những khoản bằng nhau, trả gốc theo những khoản không bằng nhau, trả gốc và lãi theo những khoản bằng nhau và trả gốc và lãi theo những khoản nhất định bằng nhau phần còn lại trả hết vào kỳ cuối . CBTD lập lịch trả nợ, số tiền trả mỗi lần, khoảng cách giữa các lần trả nợ, số lần trả nợ.
CBTD sử dụng vào Modul loan – Giải ngân/Thu nợ - Thu nợ gốc, lãi. Phần này cho phép thực hiện tìm kiếm thông tin trả nợ, trả lãi của các khoản vay đã được giải ngân, hiển thị số tiền gốc và lãi đã được tính toán tới ngày hiện hành hoặc ngày tiếp theo trong kế hoạch trả nợ của khách hàng. Nếu khác với các thông tin trả nợ cơ bản thì sử dụng chi tiết Principal/Insert Detail TAB (chi tiết gốc/lãi). Sau khi các chi tiết đã cập nhật, sẽ hiển thị số tiền gốc và lãi mới được tính toán theo các chi tiết đã được cập nhật. Nếu khoản vay đã quá hạn thì bên cạnh Menu “chi tiết gốc và lãi” sẽ xuất hiện Menu “lãi quá hạn”. Chỉ việc kích chuột vào “lãi quá hạn” để thu như thu lãi trong hạn.
* Hạch toán giai đoạn thu nợ
Thực hiện chương trình Kore Bank-Giao dịch một cửa, trước 10 ngày trước kì hạn trả nợ trên HĐTD,CBTD phải in và gửi thông báo trả nợ đến hạn cho khách hàng.
+ Nếu khách hàng là doanh nghiệp, gửi thông báo qua Fax hoặc gọi điện thông báo.
+ Nếu khách hàng là cá nhân, hộ gia đình thông báo qua điện thoại .
Đến ngày trả nợ, đến kỳ hạn trả nợ, người bay có trách nhiệm trả nợ cho ngân hàng và việc trả nợ có thể được thực hiện một hoặc nhiều lần. việc thu nợ có thể được chi nhánh thực hiện vào ngày cuối cùng của thời hạn trả nợ hoặc vò ngày cuối cùng cảu hạn trả nợ.
Khi đến hạn khách hàng phải chủ động trả nợ cho ngân hàng. Trường hợp khách hàng mở tài khoản tiền gửi của khách hàng ở chi nhánh thì CBTD tự động thu nợ qua tài khoản tiền gửi của khách hàng để thu nợ và thông báo cho khách hàng biết. Khách hàng đến ngân hàng trả nợ thì CBTD thu nợ cho khách hàng.
Có các loại thu gốc/lãi (Principal/Interest Type): chọn loại thu nợ:
- Tiền lãi (Interest): Chỉ thu lãi
- Gốc và lãi (Principal and Interest) : Thu cả gốc và lãi - Gốc (Principal): chỉ thu gốc
- Tất toán giải ngân (Pay-off): Dùng để tất toán giải ngân ( Khế ước) + Với các khoản vay trả nợ gốc một lần khi đến hạn:
Trường hợp 1: Nếu khách hàng nộp tiền mặt vào Ngân hàng để trả nợ, CBTD dựa vào mã số khách hàng để tìm khoản vay phù hợp hoặc dựa vào hợp đồng giải ngân đẻ tìm khoản vay và tất toán trực tiếp trên máy.
Hệ thống sẽ tự động hạch toán:
Nợ: TK tiền mặt tại đơn vị
Có: Nợ cho vay thích hợp/khách hàng
Trường hợp 2: Nếu khách hàng trả nợ bằng việc trích từ TK tiền gửi, nếu TK đó được mở tại chi nhánh thì CBTD tự động hạch toán trích từ TK của khách hàng để trả nợ. Nếu TK không được mở tại chi nhánh CBTD căn cứ vào