CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU , CHI PHÍ ,
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI HỒNG HÀ
2.1.5 Tổ chức quản lý doanh thu , chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công Ty
Trong việc tổ chức quản lý, điều hành của bất cứ doanh nghiệp nào mối quan tâm hàng đầu là thiết lập một bộ máy, cơ cấu hợp lý để bộ máy đó hoạt động một cách nhịp nhàng, hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đã đặt ra trong thời gian ngắn nhất. Doanh thu, chi phí là các yếu tố quan trọng đo lường mức độ hiệu quả đó, vì vậy công tác tổ chức quản lý doanh thu, chi phí và xác định kết quả là hết sức cần thiết để doanh nghiệp đi đúng hướng và có những điều chỉnh kịp thời. Nhận thức được điều đó, Công ty Hồng Hà luôn chú trọng công tác này, có phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rừ ràng cho từng cỏ nhõn, bộ phận trong Cụng ty trong cỏc nghiệp vụ, hoạt động của mình, đảm bảo hoàn thành công việc tốt nhất có thể.
Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý :
Sơ đồ 1 : Cơ cấu bộ máy quản lý
Cụ thể như sau:
- Ban giám đốc: quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của Công ty trước hội đồng cổ đông và cơ quan nhà nước có liên quan.
Là người duyệt, ký kết các hợp đồng mua, bán hàng, hợp đồng vay vốn…
kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh bán hàng của bộ phận kinh doanh, hoạt động của phòng kỹ thuật trong việc hỗ trợ khác hàng và công tác kế toán trong phòng tài chính kế toán đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn của các cá nhân, bộ phận. Đặt ra các định mức, chỉ tiêu cần đạt được trong kỳ kinh doanh và phân phối đến từng bộ phận, chỉ đạo việc thực hiện trên phương diện phương hướng, chến lược. Bên cạnh đó, thiết lập các mức thưởng, phạt để khuyến khích nhân viên làm việc tích cực, hiệu quả hơn.
Tổng Giám Đốc
Phó Tổng Giám Đốc
P.Tổ chức
Hành Chính P. Kinh Doanh P.Kế Toán P.Kỹ Thuật
BP.Lắp Ráp BP.Phần Mềm BP.Sửa chữa Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị
- Bộ phận hành chính nhân sự: quản lý các công việc về tuyển dụng nhân sự cho Công ty khi cần thiết đáp ứng yêu cầu về số lượng hợp lý, đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực phù hợp với công việc. Thiết lập các bước tuyển dụng nhân viên đảm bảo chất lượng đầu vào, đồng thời cũng phải đảm bảo chi phí về thời gian và tiền bạc một cách tiết kiệm nhất. Nhân viên mới được tuyển cần có sự phê duyệt của giám đốc.
- Bộ phận kinh doanh: lập kế hoạch Marketing, tìm kiếm khách hàng, tham gia đấu thầu các dự án, thực hiện việc giao hàng, vận chuyển hàng theo yêu cầu của khách hàng, mở rộng thị trường kinh doanh. Các hợp đồng về dịch vụ sẽ được chuyển đến cho bộ phận kỹ thuật để cung cấp cho khách hàng. Trưởng bộ phận kinh doanh có trách nhiệm kiểm soát hoạt động bán hàng và các thành viên trong phòng nhằm thực hiện chỉ tiêu do ban giám đốc đặt ra về số lượng hợp đồng, khách hàng, doanh thu một cách tốt nhất.
- Bộ phận tài chính kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán :
Phòng kế toán của Công Ty gồm 10 người , mỗi người chịu trách nhiệm 1 phần hành kế toán được giao và hợp thành 1 khối thống nhất có trỏch nhiệm bổ trợ , tham mưu cho ban giỏm đốc nắm rừ hơn về tỡnh hỡnh tài chính của công ty để có những quyết định cụ thể , kịp thời
Phòng kế toán bố trí nhân sự theo chiều dọc theo mô hình sau :
Sơ đồ 2 :Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
( Nguồn : Phòng Kế Toán Công Ty cung cấp)
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN THANH TOÁN
KẾ TOÁN TSCĐ
KẾ TOÁN MUA BÁN
KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
KẾ TOÁN THUẾ , QUỸ
KT TIỀN MẶT , TGNH
KT TIỀN LƯƠNG , BHXH
KT PHẢI THU , PHẢI TRẢ
KẾ TOÁN DOANH THU
KẾ TOÁN CHI PHÍ
Phòng kế toán được bố trí như vậy giúp mỗi kế toán tập trung vào 1 số nghiệp vụ cơ bản , hầu như làm việc khá riêng lẻ để đảm bảo nguyên tắc khách quan và bảo lưu tính bí mật.
Kế toán viên được chia theo nhóm kinh tế trong đó , Kế toán doanh thu ghi nhận, lượng hóa và phản ánh thường xuyên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo không bỏ sót nghiệp vụ nào nhằm phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí phát sinh của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. Thực hiện việc chi tiêu trong định mức quy định của Công ty, theo yêu cầu của ban giám đốc và báo cáo đối với những khoản chi tiêu lớn, vượt quá thẩm quyền.
Phân loại, hệ thống hóa và tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dừi, ghi chộp đỳng, đầy đủ cỏc nghiệp vụ vào tài khoản kế toán thích hợp. Phản ánh chi phí phát sinh cho từng đối tượng chịu chi phí một cách chính xác, đồng thời không bỏ sót nghiệp vụ doanh thu nhằm xác định đúng kết quả kinh doanh.
Thông qua ghi chép kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch thu chi tài chính, giữ gìn và sử dụng tài sản, phát hiện kịp thời, ngăn ngừa hành vi gian lận gây tổn hại tới tài sản của doanh nghiệp.
Tổng hợp và tính toán các chỉ tiêu thông tin theo yêu cầu quản lý trong và ngoài đơn vị, cung cấp số liệu để ra quyết định quản lý, giúp ban giám đốc ra quyết định một các nhanh chóng, kịp thời.
Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty :
Công ty áp dụng chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp và sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 và các thông tư hướng dẫn , sửa đổi bổ sung khác .
Đơn vị tiền tệ sử dụng : sử dụng VNĐ , các ngoại tệ đều được quy đổi thành VNĐ theo tỉ giá do ngân hàng Vietcombank Chi nhánh Vinh công bố. Chênh lệch tỉ giá cuối kỳ sẽ kết chuyển vào kết quả hoạt động kinh doanh
theo thông tư 201/2009/TT-BTC ngày 15 tháng 10 năm 2009 về việc hướng dẫn các khoản chênh lệch tỷ giá trong doanh nghiệp.
Phương pháp kế toán TSCĐ : Nguyên tắc đánh giá theo giá gốc , giá trị còn lại và giá trị hao mòn ( theo phương pháp đường thẳng ) , thời gian hữu dụng của TS được đánh giá theo hướng dẫn của thông tư 203/2009/TT- BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009 về việc hướng dẫn chế độ quản lý , sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
Phương pháp kế toán Hàng Tồn Kho : hàng hoá mua vào được ghi nhận theo phương pháp giá gốc , xuất theo giá bình quân và được hoạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp trích lập các khoản dự phòng , và hoàn nhập các khoản dự phòng theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07 tháng 12 năm 2009 về việc hướng dẫn chế độ trích lập sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho . tổn thất các khoản đầu tư tài chính , nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm , hàng hóa công trình xây lắp tại doanh nghiệp.
Hình thức ghi số : hình thức nhật ký chung Sơ đồ hình thức ghi sổ nhật ký chung :
Sơ đồ 3: Hình thức ghi sổ nhật ký chung
( Nguồn : Bảng thuyết minh báo cáo tài chính năm 2009 –tư liệu công ty cung cấp )
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CHI TIẾT
SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP
CHI TIẾT
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
- Bộ phận kỹ thuật: phụ trách các vấn đề kỹ thuật như kiểm tra hàng mua về, hàng giao cho khách, thực hiện các công việc lắp đặt, bảo hành sản phẩm, thực hiện cung cấp dịch vụ theo hợp đồng. Thực hiện với chi phí thấp nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, thời gian nhanh nhất cho khách hàng nhằm mang lại doanh thu cao cho các dịch vụ cung cấp.
Cỏc bộ phận, cỏ nhõn được phõn cụng trỏch nhiệm, quyền hạn rừ ràng tuy nhiên cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận này để hoạt động trong toàn doanh nghiệp thống nhất và nâng cao chất lượng hoạt động không những đạt mà còn vượt các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận mà Công ty đã đặt ra trong từng kỳ, từng giai đoạn.
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU , CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI HỒNG HÀ
2.2.1 Kế toán doanh thu và thu nhập khác