Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan
đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ nh chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo.
1.2. Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng
Bên Nợ : Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có : Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
Kết chuyển chi phí bán hàng
TK 641 không có số d và đợc chi tiết theo các tiểu khoản:
- TK 6411- Chi phí nhân viên : Theo dõi toàn bộ tiền lơng chính, lơng phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lơng. Các khoản tính cho quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.. của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ.
- TK 6412 - Chi phí vật liệu: Bao gồm các khoản chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng, chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động
- TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính... phục vụ cho bán hàng
- TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ: Là chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng (nhà của, kho tàng, phơng tiện vận chuyển)
- TK 6415- Chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí cho sản phẩm trong thời gian đợc bảo hành theo hợp đồng.
- TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài : Là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, tiền thuê bốc vác vận chuyển
- TK 6418- Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng
1.3. Phơng pháp hạch toán:
+Tính ra tiền lơng và phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ sản phẩm tiêu thụ:
Nợ TK 641 (6411) Cã TK 334
+ Trích BHXH, KPCĐ và BHYT theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng phát sinh trong kỳ tính vào chi phí:
Nợ TK 641 (6411)
Cã TK 338 (3382, 3383, 3384)
+ Giá trị vật liệu xuất dùng cho bộ phận bán hàng
Nợ TK 641 (6412)
Có TK 152 (chi tiết theo tiểu khoản)
+ Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ:
Nợ TK 641(6413)
Có TK 153:Xuất dùng với giá trị nhỏ + Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng:
Nợ TK 641 (6414) Cã TK 214
+ Chi phí bảo hành thực tế phát sinh
* Trờng hợp không có bộ phận bảo hành độc lập Khi trích trớc chi phí bảo hành sản phẩm ghi:
Nợ TK641 (6415): Chi phí bảo hành Có TK335: Chi phí phải trả
Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm ghi Nợ TK 621, 622, 627
Cã TK111,112,152,214,334
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành phần thực tế phát sinh trong kỳ, ghi Nợ TK 154
Cã TK621,622,627
Khi sửa chữa, bảo hành sản phẩm bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 335: Chi phí phải trả
Có TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Cuối kỳ, đối chiếu chi phí thực tế phát sinh với số trích trớc để điều chỉnh:
Nếu số phát sinh lớn hơn chi phí trích trớc thì ghi bổ sung chi phí:
Nợ TK 6415 Cã TK3355
Nếu số thực tế phát sinh nhỏ hơn chi phí trích trớc thì hạch toán nh sau:
Nợ TK 335 Cã TK721
Nếu doanh nghiệp không trích trớc chi phí bảo hành thì toàn bộ chi phí bảo hành thực tế phát sinh sẽ đợc tập hợp vào TK 154 theo bút toán
Nợ TK154
Cã TK621, 622,627
Sau đó đợc kết chuyển vào TK6415. Khi sản phẩm bảo hành đợc bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK6415 Cã TK 154
Trờng hợp sản phẩm bảo hành không thể sửa chữa đợc, doanh nghiệp phải sản xuất sản phẩm khác giao cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK6415 Cã TK155
* Trờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm ghi:
Nợ TK621,622,627
Cã Tk 111,112,152,214,334
Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành bàn giao cho khách Nợ TK 632
Cã TK154 Đồng thời ghi Nợ TK911 Cã TK632
Số thu về sửa chữa bảo hành sản phẩm mà cấp trên và đơn vị nội bộ phải thanh toán, ghi
Nợ TK111, 112, 1368
Có TK512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331:Thuế GTGT phải nộp
+ Giá trị dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng:
Nợ TK 641(6417): Trị giá dịch vụ mua ngoài
Nợ TK133 (1331):Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có TK331: Tổng giá thanh toán
+Chi phí theo dự toán tính vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 641(Chi tiết theo tiểu khoản)
Có TK142 (1421):Phân bổ dần chi phí trả trớc
Có TK335: Trích trớc chi phí phải trả theo kế hoạch vào CFBH + Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong kỳ
Nợ TK641(6418) Cã TK111,112
+Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng(phế liệu thu hồi, vật t xuất không hết) Nợ TK liên quan(111,138, 152)
Cã TK641
+Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng:
Nợ TK 142 (1422): Nếu ở DN có chu kỳ kinh doanh dài Nợ TK911:Trừ vào kết quả trong kỳ
Có TK641(chi tiết tiểu khoản)
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng
TK 334,338 TK641 TK 111,112,138,152 Chi phí lơng và các Gía trị thu hồi
khoản trích theo lơng ghi giảm chi phí của nhân viên bán hàng
TK 152,153 hoặc611 TK 911 Chi phí vật liệu, dụng cụ Kết chuyển chi phí bán hàng TK 214
Chi phÝ khÊu hao TSC§
TK 142
TK 335,1421
Chờ kết Kết chuyển Chi phí theo dự toán
chuyển
TK331,111,112
Các chi phí liên quankhác TK133
Thuế GTGT của dịch vụ
mua ngoài
2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp