2. Những hạn chế còn tồn tại và phơng pháp hoàn thiện quá trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Miwon
2.7. Tổ chức sổ kế toán
2.7.1.Bổ sung thêm một số sổ chi tiết
Trong điều kiện hiện tại của công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung đã phát huy
đợc u điểm của nó là dễ sử dụng, thích hợp với việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng thông qua Nhật ký phải thu khách hàng, Nhật ký thu tiền.
Tuy nhiên tại công ty lại không mở các Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, Sổ chi tiết chi phí bán hàng và Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là các loại sổ chi tiết cần thiết phải mở trong quá trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xỏc định kết quả tiờu thụ. Để theo dừi chi tiết doanh thu của các loại thành phẩm tiêu thụ trong kỳ, công ty chỉ theo dõi trên báo cáo bán hàng hàng ngày và hàng tháng. Để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán công nợ của khách hàng, công ty chỉ theo dõi trên báo cáo công nợ hàng ngày và hàng tháng.
Vậy để đảm bảo cho công tác kiểm tra đối chiếu, cung cấp thông tin chính xác và trung thực hơn theo đúng chế độ kế toán, công ty nên mở sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với khách hàng có thể theo mẫu sau:
Biểu số 45: Sổ chi tiết bán hàng
Tháng ... năm...
Loại sản phẩm ( hàng hoá, dịch vụ):...
Chủng loại, quy cách:... Đơn vị tính
NT
Ghi Chứng từ Diễn giải Doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ
SH NT Sè l-
ợng Đơn
giá Thành tiền Thuế Giảm
giá Hàng trả lại ...
111 112
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Phát sinh ...
Céng FS xxx x xx xxx x xxx xxx xxx
Doanh thu thuÇn Giá vốn:
Lãi gộp:
Biểu số 46: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Tháng...năm...
- Đối tợng thanh toán:
- Tài khoản: “ Phải thu khách hàng” Số hiệu:131
NT ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi Có Tk131, Ghi Nợ
TK Ghi Nợ TK131,
Ghi Cã TK Sè D
SH NT 511 3331 Cộng Nợ 111 112 .. Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Sè d ®Çu kú Số phát sinh ....
Cộngphátsinh Sè d cuèi kú
2.7.2. Bổ sung thêm Sổ Cái cho TK cấp 1 của TK 641 và TK 642
Hiện nay, tại công ty chỉ mở Sổ Cái cho các tài khoản cấp 3 của TK 641 và TK642. Để có thể hạch toán tổng hợp đợc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, công ty nên mở thêm sổ cái cho TK cấp 1 của TK641 và TK642.
2.7.3. Mở riêng Sổ Cái doanh thu tiêu thụ mì chính và doanh thu tiêu thụ Bcanh Tại công ty Sổ Cái “Doanh thu bán các thành phẩm” đợc mở chung cho cả 2 loại thành phẩm là mì chính và bột canh nhng lại mở riêng Sổ Cái “ Giá vốn hàng bán
“ riêng cho thành phẩm mì chính và bột canh. Nh vậy, tại công ty nếu đã mở riêng Sổ Cái “Giá vốn hàng bán” cho Mì chính và Bột canh thì công ty cũng nên mở riêng Sổ Cái “Doanh thu bán thành phẩm” cho Mì chính và Bột canh để có thể xác
định đợc lãi gộp của từng mặt hàng từ đó có thể phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.
Nh vậy, công ty nên chi tiết TK 5112 thành TK51121- Doanh thu bán Mì chính và TK51122- Doanh thu bán Bột canh.
Sổ Cái TK 5112 – Doanh thu bán Mì chính có thể mở nh sau Biểu số 47: Sổ Cái (Trích)
Doanh thu bán Mì chính Tháng 12/2001
Code No: 51121 Mã tài khoản: 51121 Miwon Việt Nam Đơn vị: VNĐ/USD
Date Journ Trang
NK, CT TK đối
ứng Debit Credit
Ngày Tên sổ NK Nợ Có
...
31/Dec/01 NK phải thu KH 05-12 131 2,806,325,740.00
186,362.69
31/Dec/01 NhËt ký chung 25/05-45 64176 21,486,375.00
1,425.77
31/Dec/01 NK phải thu KH 04-12 131 10,387,069,499.0
689,494.12
31/Dec/01 NhËt ký chung 25/04-113 64176 43,708,914.00
2,900.39
31/Dec/01 NhËt ký chung 25/04-114 64183 228,195.00
15.14
31/Dec/01 NK phải thu KH 03-16 131 13,036,828,888.0
865,456.72
31/Dec/01 NhËt ký chung 25/03-108 64176 142,596,630.00
9,462.28
31/Dec/01 Kết chuyển hàng 531 235,241,794
bị trả lại 15,609.94
31/Dec/01 Kết chuyển 911 26,203,002,447
doanh thu thuÇn 1,739,567.17
CộngFS tháng12 26,438,244,241 26,438,244,241
1,755,177.11 1,755,177.11
Bên cạnh đó, khi đã mở Sổ Cái “Doanh thu bán thành phẩm “ và Sổ Cái “Giá vốn hàng bán “ riêng cho Mì chính và Bột canh thì để phục vụ tốt hơn nữa cho công tác quản trị doanh nghiệp, xác định lãi (lỗ) của hoạt động tiêu thụ cho từng mặt hàng, có cơ sở để đề ra các chiến lợc phát triển sản phẩm thì công ty nên phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ. Để
đảm bảo tính chính xác, hợp lý không ảnh hởng đến kết quả của các kỳ kế toán thì
công ty có thể phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh thu tiêu thụ trong kỳ nh sau:
CFBH(CFQLDN) Doanh thu tiêu thụ từng mặt hàng CFBH(CFQLDN) phân bổ cho từng = X phát sinh
mặt hàng Tổng doanh thu tiêu thụ trong kỳ trong kỳ 2.8. Phơng pháp tính giá vốn hàng bán:
Thực tế tại công ty, thành phẩm xuất kho đợc định giá theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Vì vậy, kế toán phải chờ đến cuối tháng mới có số liệu giá thành chuyển sang để tính gía trị thành phẩm xuất kho trong tháng. Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, chủng loại thành phẩm đa dạng, công ty nên sử dụng một loại giá
thống nhất ổn định trong phạm vi công ty để ghi chép tình hình nhập xuất hàng
ngày để ghi giá hạch toán. Giá hạch toán có thể chọn là giá thành công xởng kế hoạch hoặc là gía thành thực tế của một kỳ nào đấy.
Với phơng pháp này, hàng ngày các nghiệp vụ nhập xuất tồn kho thành phẩm đợc kế toán ghi chép theo giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán, kế toán có thể theo dõi gía trị hàng hoá tồn kho trong từng thời điểm và cho từng loại sản phẩm giúp cho kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo công ty đề ra phơng án kinh doanh tèi u.
Cuối tháng, Công ty sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế của thành phẩm xuất kho dựa vào hệ số gía theo công thức sau:
Hệ số giá Gía thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng loại =
thành phẩm Giá hạch toán thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế Giá hạch toán
thành phẩm = thành phẩm x Hệ số giá
xuÊt trong kú xuÊt trong kú 2.9. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Công ty Miwon Việt Nam có rất nhiều đại lý bao tiêu sản phẩm trên khắp ba miền Bắc, Trung, Nam. Để khuyến khích và hỗ trợ cho các đại lý thì tất cả các đại lý của công ty đều đợc phép thanh toán theo phơng thức trả chậm. Mặc dù theo quy
định là khi ký hợp đồng đại lý thì tất cả các đại lý đều phải hoàn thành thủ tục thế chấp nhng do yêu cầu tiêu thụ sản phẩm nên vẫn còn một số đại lý khi ký hợp
đồng đã không làm thủ tục thế chấp mà vẫn đợc phép bao tiêu sản phẩm của công ty và hiện nay tại công ty vẫn còn một số đại lý cha thanh toán tiền hàng theo
đúng quy định. Vì vậy, công ty nên lập dự phòng nợ khó đòi cho những khoản nợ
đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ đợc ghi trong hợp đồng hoặc những khoản nợ liên quan đến đại lý khách hàng có dấu hiệu khó khăn về tài chính,chuẩn bị giải thể hoặc liên quan đến tranh chấp. Để dự phòng những tổn thất về khoản thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí, kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Số dự tính phải thu khó đòi thờng đợc xác định theo một trong hai phơng pháp sau:
- Phơng pháp kinh nghiệm: Kế toán dựa trên kinh nghiệm nhiều năm để ớc tính tỷ lệ khoản phải thu khó đòi trên doanh số hàng bán cha thu và từ đó tính ra mức dự kiến phải thu khó đòi để lập dự phòng:
- Phơng pháp xác định dựa vào thời gian quá hạn thực tế
Cỏc khoản phải thu khú đũi đợc kế toỏn theo dừi trờn TK139- Dự phũng nợ phải thu khó đòi
Theo thông t số 107/2001/TT- BTC ngày31/12/2001 hớng dẫn chế độ trích và lập dự phòng các khoản giảm gía hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu t, dự phòng nợ phải thu khó đòi thì phơng pháp hạch toán các khoản phải thu khó đòi nh sau:
Về nguyên tắc thì hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi chỉ đợc thực hiện một lần vào cuối năm báo cáo:
Nợ TK642
Cã TK139
Cuối niên độ kế toánsau, tính số dự phòng nợ phải thu năm nay, so sánh với số dự phòng năm trớc đã lập:
+ Nếu số dự phòng không thay đổi thì không cần lập thêm dự phòng
+ Nếu số dự phòng năm nay lớn hơn năm trớc thì lập thêm dự phòng theo số chênh lệch:
Nợ TK642: Chênh lệch tăng Có TK139: Chênh lệch tăng
+ Nếu số dự phòng năm nay ít hơn số dự phòng giảm giá năm trớc đã lập thì hoàn nhập theo số chênh lệch:
Nợ TK139: Chênh lệch giảm Có TK721:Chênh lệch giảm
Đối với những khoản nợ không đòi đợc thì hạch toán:
Nợ TK642 Cã TK131
Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK004
Nếu khoản nợ khó đòi đã xử lý mà thu hồi đợc thì hạch toán vào thu nhập bất th- êng:
Nợ TK111,112 Cã TK721
Đồng thời ghi đơn bên Có TK004
Nếu khoản nợ khó đòi đợc xử lý xoá sổ mà trớc đây đã lập dự phòng thì phải hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK139 Cã TK721
2.10. Trang bị phần mềm kế toán trong công tác kế toán tại công ty
Hiện nay tại công ty không sử dụng một phần mềm kế toán nào để làm kế toán mà tại công ty chỉ sử dụng Excel để làm kế toán. Việc sử dụng Excel trong quản lý kế toán mặc dù trong điều kiện hiện tại của công ty vẫn đáp ứng đợc yêu cầu về việc thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý. Tuy nhiên việc sử dụng Excel sẽ không thể đáp ứng một cách tối u nhất về hiệu quả công việc, đôi khi có những phần việc mà với việc sử dụng Excel thì nhân viên kế toán vẫn phải làm thủ công và việc sử dụng Excel cũng không thể đáp ứng tốt nhất về thông tin kế toán.
Tại công ty các nhân viên kế toán đều là những ngời có trình độ Đại học trở lên nên các nhân viên hoàn toàn có thể đủ điều kiện để có thể sử dụng phần mềm kế toán nếu đợc trang bị.
Vậy để hoà nhập cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thu thập, xử lý thông tin nhanh nhạy từ đó có thể ra những quyết định phù hợp thì tại công ty nên tổ chức trang bị phầm mềm kế toán vào công tác kế toán để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán.
Để thực hiện tốt công tác kế toán khi ứng dụng phần mềm kế toán thì tại công ty nên tổ chức tốt các khâu sau:
- Tổ chức lựa chọn và mua sắm, trang bị phần mềm kế toán cho phù hợp
- Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ ứng dụng phần mềm kế toán cho các
nhân viên kế toán trong công ty từ đó sắp xếp lại bộ máy kế toán cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng trình độ của từng nhân viên
- Tổ chức xây dựng hệ thống mã hoá phù hợp (Mã hoá chứng từ, tài khoản các đối tợng liên quan nh ngời mua, ngời bán)
- Tổ chức việc nhập dữ liệu nhanh chóng, chính xác (nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ gốc)
- Tổ chức xử lý các dữ liệu trên máy tính, thực hiện việc phân bổ và kết
chuyển các chi phí cần thiết. Kết quả của việc xử lý chơng trình trên máy là việc in ra các sổ kế toán, các báo cáo tài chính... theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
II. Phơng hớng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tại công ty Miwon
1.Đánh giá khái quát hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty
Tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiện nay do đó việc phân tích, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh là rất cần thiết. Thông qua phân tích khái quát hiệu quả
sản xuất kinh doanh chúng ta tìm đợc những tồn tại chủ yếu ảnh hởng đến kết quả
kinh doanh, những nhân tố tích cực, tiêu cực ảnh hởng đến tiêu thụ từ đó đa ra các biện pháp hợp lý, kịp thời nhằm tăng khối lợng sản phẩm tiêu thụ và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 1999 đến năm 2001 đợc thể hiện qua bảng sau:
Biểu số 47: Báo cáo thu nhập(Trích) từ 1/1/1999 đến 31/12/2001
Đơn vị: USD
Chỉ tiêu 1999 2000 2001
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
Doanh thu 22,051,830.84 23,779,273.12 24,546,468.39
DT mì chính 21,982,406.86 23,394,154.31 23,394,154.31
DT bét canh 69,423.98 290,026.03 198,144.22
Hàng trả lại 63,050.76 243,096.39 141,463.37
DT thuÇn 21,988,780.08 100% 23,536,176.73 100% 24,105,005.02 100%
GÝa vèn 16,733,589.76 76% 17,722,273.24 75% 18,299,593.84 76%
GVmì chính 16,723,359.96 17,634,571.03 18,210,277.87
GV bét canh 10,230.01 87,702.21 89,315.97
Lãi gộp 5,255,190.12 24% 6,056,999.88 25% 6,015,411.18 24%
CFhoạt động 3,027,456.32 15.6% 3,550,328.52 15.08% 3,761,430.02 13.7%
CFBH 2,047,009.13 9.3% 2,542,558.17 10.8% 2,253,981.16 9.3%
CFQLDN 980,447.19 4.5% 1,007,770.35 4.28% 1,089,216.61 4.45%
Thu từ HĐKD 2,227,733.80 11% 2,506,671.36 10.6% 2,672,213.41 10.13%
Thu khác 74,961.62 103,846.80 137,062.87
Thu H§TC 45,173.70 87,469.42 107,303.93
Thu H§ BT 29,787.92 16,377.38 29,758,94
Chilãisuất và lỗ
426,163.65 443,674.95 490,725.11
Chi lãi suất 390,168.66 361.288.21 490,725.11
Chi phÝ bÊt
thêng 35,994.99 82,386.74 0
TN thuÇn 1,876,531.77 2,166.843.21 1,900,318.92
Qua báo cáo thu nhập của công ty qua 3 năm 1999, 2000, 2001 ta có thể phân tích
đợc tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
• NhËn xÐt chung:
Nhìn chung hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty có những bớc phát triển, doanh thu, thu nhập từ hoạt động kinh doanh tăng liên tục từ năm 1999 đến năm 2001 thể hiện ở :
Năm 2000 doanh thu tăng so với năm 1999 là 1,727,442.28USD hay tăng 7.8%
Năm 2001 doanh thu tăng so với năm 2000 là: 767,195.27 USD hay tăng 3.2%
Năm 2000 thu nhập từ hoạt động kinh doanh tăng so với năm 1999 là: 278,937.56 USD hay t¨ng t¨ng 12.5%
Năm 2001 thu nhập từ hoạt động kinh doanh tăng so với năm 2000 là: 165,542.05 USD hay t¨ng 6.6 %
• So sánh các chỉ tiêu với doanh thu thuần
Trong năm 1999 cứ 100 đồng doanh thu thuần thì tạo ra 24 đồng lãi gộp thì đến năm 2000 cứ 100 đồng doanh thu thuần tạo ra 25 đồng lãi gộp, năm 2001 thì cứ 100
đồng doanh thu thuần tạo ra 24 đồng lãi gộp
Với 100 đồng doanh thu thuần thì ở năm 99 tạo ra 10.13 đồng thu nhập từ hoạt
động sản xuất kinh doanh, đến năm 2000 tạo ra 10.6 đồng thu nhập từ hoạt động
sản xuất kinh doanh và đến năm 2001 thì 100 đồng doanh thu thuần đã tạo ra 11
đồng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nh vậy, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển chủ yếu là do phát triển về quy mô sản xuất, do khối lợng sản phẩm tiêu thụ tăng lên, nhng để nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần chú trọng tới chi phí sản xuất ra sản phẩm, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cụ thể:
- Để tạo ra đợc 100 đồng doanh thu thuần thì năm 99 cần 76 đồng gía vốn, năm 2000 cần 75 đồng giá vốn và năm 2001 cần 76 đồng giá vốn. Để tăng khả năng cạnh tranh với các sản phẩm khác trên thị trờng doanh nghiệp nên đa ra các biện pháp để tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Để tạo ra đợc 100 đồng doanh thu thuần thì năm 99 cần 9.3 đồng CFBH năm 2000 cần 10.8 đồng CFBH và đến năm 2001 cần 9.3 đồng CFBH. Mặc dù chi phí bán hàng tỷ lệ thuận với lợng hàng bán ra, khi khối lợng hàng bán tăng lên thì
chi phí bán hàng cũng tăng lên nhng chi phí bán hàng của công ty vẫn còn cao. Để tăng lợi nhuận công ty nên đề ra các biện pháp để giảm chi phí bán hàng trong
điều kiện cho phép.
- Để tạo ra đợc 100 đồng doanh thu thuần thì năm 1999 cần 4.45 đồng CFQLDN, năm 2000 cần 4.28 đồng và năm 2001 cần 4.5 đồng.
Nh vậy, qua phân tích sơ bộ báo cáo thu nhập của công ty trong 3 năm gần đây ta có thể khẳng định rằng công ty đang ngày càng phát triển với số lợng bán tăng và doanh thu liên tục qua các năm tuy nhiên để phát triển hơn nữa công ty nên chú trọng tới các biện pháp tiết kiệm chi phí để góp phần tăng lợi nhuận.
2.Phơng hớng tăng hiệu quả kinh doanh tại công ty Miwon
Qua phân tích sơ bộ ở trên ta thấy rằng để có thể tiêu thụ đợc sản phẩm hàng hoá, thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình, bù đắp đợc các chi phí bỏ ra, tăng nhanh quá trình tiêu thụ và tăng nhanh vòng quay của vốn lu động, tiết kiệm
đợc nguồn vốn thì công ty không những cần tăng nhanh khối lợng thành phẩm tiêu thụ mà còn phải không ngừng bảo đảm chất lợng sản phẩm. Để thực hiện tốt vấn
đề này, công ty nên quan tâm đến những vấn đề sau:
2.1. Phơng thức bán hàng
Hiện nay tại công ty chỉ có phơng thức bán hàng là bán hàng thông qua các đại lý bao tiêu sản phẩm. Trong thực tế, công ty nên nghiên cứu và mở rộng các phơng thức bán hàng cho phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của công ty nh phơng thức bán hàng trực tiếp. Ngoài ra, công ty cũng nên áp dụng các chính sách hỗ trợ bán hàng cho đại lý để có thể tăng lợng hàng hoá tiêu thụ nh hỗ trợ về phơng tiện vận chuyển và nhân viên bán hàng.
Bên cạnh đó, công tác nghiên cứu thị trờng có vai trò quan trọng trong việc khai thác thị trờng tiềm năng và lập kế hoạch sản xuất đáp ứng đợc nhu cầu cũng nh thị hiếu của ngời tiêu dùng. Khi nghiên cứu thị trờng công ty cần quan tâm đến những vấn đề sau:
- Đâu là thị trờng có triển vọng nhất đối với sản phẩm của công ty.
- Khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trờng đó ra sao