Do tại công ty không có chính sách chiết khấu bán hàng và công ty chỉ giảm giá
trực tiếp ngay trên hóa đơn cho khách hàng trong trờng hợp khi đại lý hoàn thành thủ tục làm thế chấp thì giảm giá liên tục trong 3 tháng (cụ thể là 2000đồng/
thùng) nên tại công ty không sử dụng TK532- Giảm giá hàng bán.
Do vậy, trong phần này chỉ trình bầy về hạch toán hàng bán bị trả lại tại công ty 5.1. Các trờng hợp trả lại hàng:
Tại công ty hàng bán bị trả lại trong các trờng hợp sau:
- Khi thanh lý hợp đồng đại lý mà tại đại lý còn tồn kho hàng hoá thì khi đại lý có đề nghị trả lại hàng thì công ty sẽ nhận lại hàng
- Hàng bị hỏng không bán đợc do các nguyên nhân khách quan nh bão lụt hàng bị ớt
- Hàng để tồn lâu không bán đợc 5.2. Phơng pháp hạch toán:
Khi trả lại hàng thỡ đại lý và cụng ty sẽ lập biờn bản trả lại hàng trong đú ghi rừ nguyên nhân của việc trả lại hàng, số lợng, giá trị của số hàng bị trả lại. Sau đó,
đại lý sẽ viết hoá đơn xuất hàng trả về công ty. Hồ sơ trả lại hàng gồm cả hoá đơn GTGT mà trớc đây công ty đã lập để xuất bán số hàng đó cho đại lý. Tại công ty, khi nhận đợc hàng thì sẽ lập phiếu nhập kho và ghi giảm trừ công nợ. Số hàng bị trả lại tại mỗi đơn vị sẽ đợc bộ phận bán hàng tập hợp vào báo cáo bán hàng (Phần hàng bán bị trả lại) vào ngày cuối tháng. Kế toán sẽ căn cứ vào báocáo bán hàngđể lập chứngtừ trung gian của hàng bán bị trả lại của từng đơnvị
Gía trị của hàng bán bị trả lại =Số lợng sản phẩm x Giá bán đơn vị của SP Trong
đó giá bán đơn vị của mỗi loại sản phẩm đợc tính theo giá bán đơn vị của sản phẩm đó trong hóa đơn gần nhất mà công ty xuất bán cho đại lý. Chứng từ trung gian của số hàng bán bị trả lại đợc lập 1 tháng 1 lần vào cuối tháng.
Ví dụ: Ngày 3/12/2001 đại lý Nguyễn Văn Thanh – 158 Trờng Chinh – Nam
Định trả lại hàng do hàng để lâu không bán đợc.
Đại lý và công ty sẽ lập biên bản trả lại hàng Biểu số28
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 03 tháng12 năm 2001 Biên bản trả lại hàng
Bên giao hàng: Đại lý: Nguyễn Văn Thanh Ngời đại diện: Ông Thanh
Địa chỉ : 158 Trờng Chinh- Thành phố Nam Định Bên nhận hàng: Công ty Miwon Việt Nam
Ngời đại diện: Ông Yun Seok Hun
Chức vụ: Giám đốc chi nhánh Miwon Hà Nội
Địa chỉ: Đờng 19/8, phờng Mai Dịch- Cầu Giấy- Hà Nội Chúng tôi cùng nhau đi đến một thoả thuận nh sau:
Vào ngày: 25/9/2001, Công ty Miwon có bán cho đại lý :Nguyễn Văn Đệ Lô hàng hóa đơn số:083996 Tổng giá trị thanh toán: 82.259.914
Nhng do những lý do sau đây: Hàng khó tiêu thụ
Nay trả lại cho công ty một phần lô hàng trên cụ thể nh sau:
STT Loại hàng
Đơn vị Số lợng Đơn giá
(Cha thuế)
Thành tiền (Cha thuế)
Thành tiền (Có thuế)
1 50L Thùng 6 257455 1544730 1699203
2 350 L Thùng 15 304727 4570905 5027996
Tổng cộng 6115635 6727199
Biên bản này lập ra đợc sự đồng ý của 2 bên và sẽ là căn cứ để trừ vào công nợ của
Đại lý với công ty. Biên bản này đợc lập thành 2 bản có gía trị pháp lý nh nhau, mỗi bên giữ một bản.
Bên giao hàng BÊn nhận hàng
(Đại diện đại lý) (giám đốc công ty miwon) Căn cứ vào biên bản trả lại hàng của tất cả các đại lý bộ phận bán hàng sẽ lập báo cáo bán hàng (Phần hàng bị trả lại)
(Xem biểu số29)
Kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng hạch toán hàng bán bị trả lại theo định khoản:
Nợ TK 531: 235,241,794 VND (15,609.94USD) Nợ TK33311:23,524,179 VND (1,506.94USD) Cã TK 131: 258,765.973 VND (17,170.93USD)
Chứng từ trung gian phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại ( Biểu số 30 ) Căn cứ vào chứng từ trung gian, kế toán sẽ vào Sổ Nhật ký chung
Biểu số31:
NhËt ký chung( TrÝch)
Tháng 12 năm 2001 Số trang: 25 Đơn vị: VND/ USD
Ngày Số CT SH TK Diễn giải Nợ Có
...
31/12 04- 115 531 Hàng bị trả lại 235,241,794.00 15,609.94
33311 Thuế GTGT đầu ra 23,524,179.00 1,560.99
131 Phải thu khách hàng 258,765,973.00
17,170.93
...
...
...
Total 571,631,554.00 571,631,554.00
Tổng
céng 37,933.74 37,933.74
Cuối tháng, số liệu trên Nhật ký chung sẽ là căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 531 Sổ Cái TK 531 cuối kỳ vẫn còn số d vì kế toán đã không kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào TK511. Vấn đề này em sẽ trình bày kỹ ở phần sau:
Biểu số32:
Sổ Cái(TRích)
Hàng bán trả lại Tháng 12/2001
Code No: 531 Mã tài khoản: 531 Miwon Việt Nam VNĐ/USD
Date Journ Trang NK,
chứng từ TK
đốiứng
Debit Credit Balance
Ngày Tên sổ NK Nợ Có Số d cả năm
... ....
... ....
... ...
1,842,281,239.00 125,853.43 31/Dec/01 NhËt kýchung 25/04-115 131 235,241,794 2,077,532,033.00
15,609.94 141,463.37
2,077,532,033.00 141,463.37