8. Cấu trúc của luận văn
3.2. Các biện pháp quản lý dạy học
3.2.3. Xây dựng hệ thống quản lý dạy học trong nhà trường
a. Mục đích
Xây dựng hệ thống chất lượng là một phần của quản lý chất lượng, tập trung vào việc lập mục tiêu chất lượng và quy định các quá trình tác nghiệp cần thiết và các nguồn lực có liên quan để thực hiện mục tiêu chất lượng (theo ISO 9000:2000) bao gồm các bước sau:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 61
Xác định phương thức quản lý chất lượng sẽ vận dụng. Chẳng hạn áp dụng phương thức đảm bảo chất lượng theo (theo ISO 9000:2000).
Xác định phạm vi triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
Trên cơ sở khảo sát các nguồn lực chuẩn bị triển khai hệ thống quản lý chất lượng ở trên. Hiệu trưởng cần cân nhắc quyết định phạm vi triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Chẳng hạn bộ môn nào và khối lớp nào phù hợp và đủ điều kiện để triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong từng giai đoạn. Có thể chỉ triển khai ở một số mơn hoặc một số lớp trong năm học này. Sau đó, sẽ có sự mở rộng phạm vi cho các năm học tiếp theo.
Xác định cơ cấu nhân sự cho lực lượng triển khai
- Ai sẽ tham gia vào lực lượng triển khai hệ thống chất lượng chất lượng? để xác định được điều này cần căn cứ vào các tiêu chí, phạm vi áp dụng triển khai hệ thống quản lý chất lượng, năng lực cán bộ giáo viên về chuyên môn và quản lý phù hợp với tiêu chuẩn công việc họ phụ trách trong hệ thống quản lý chất lượng, số lượng người cần thiết theo yêu cầu của việc xây dựng lực lượng triển khai.
- Ai sẽ là người phụ trách lực lượng này? thơng thường thì Hiệu trưởng nên là người phụ trách lực lượng này, nếu khơng thì cũng là một người đại diện trong Ban giám hiệu của nhà trường.
- Vai trò và trách nhiệm của từng người trong lực lượng này là gì? Cần nắm vững công việc của từng thành viên và bộ phận để phân định rõ trách nhiệm của từng người hoặc bộ phận khi phân công công việc.
- Sự cam kết của Hiệu trưởng hay Ban giám hiệu.
Nội dung của sự cam kết là gì? Thơng thường trong cam kết Hiệu trưởng phải khẳng định chắc chắn việc theo đuổi đến cùng việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong toàn đơn vị. Ngoài ra, Hiệu trưởng phải cam kết đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị tối thiểu cho việc tiến hành các cơng việc được thuận lợi.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 62
Sự cam kết này được thể hiện như thế nào? Những cam kết này phải được thể hiện trong chính sách chất lượng và ghi rõ trong sổ nhật ký theo dõi quản lý đảm bảo chất lượng.
- Các nguồn lực cần thiết và đầy đủ để hệ thống có thể hoạt động được Để triển khai hệ thống chất lượng, các nguồn lực cụ thể cần thiết là gì? Số lượng là bao nhiêu? Chẳng hạn: có bao nhiêu người tham gia trong lực lượng triển khai hệ thống quản lý chất lượng, có những tài liệu, thủ tục, biểu mẫu gì cần thiết theo yêu cầu của tiêu chuẩn đặt ra, có những điều kiện về cơ sở vật chất và trang thiết bị nào để phục vụ cho việc tiến hành các quá trình theo yêu cầu quản lý chất lượng đề ra, nguồn tài chính phục vụ cho yêu cầu đào tạo về chất lượng, in ấn, phát hành các tài liệu, thủ tục… và trang bị về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ yêu cầu triển khai hệ thống chất lượng.
Các nguồn lực này có sẵn trong trường hay phải th từ bên ngồi? thực hiện điều này cần phải dựa trên các thông tin từ sự khảo sát các khác biệt về hồ sơ, tài liệu hiện sử dụng với các tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của việc phương thức quản lý chất lượng bằng tiêu chuẩn sẽ áp dụng; cái nào còn sử dụng được, cái nào cần sửa đổi, cái nào cần làm mới… trong phần nhân sự triển khai có thể có người đáp ứng được u cầu cơng việc, có người cần bồi dưỡng thêm các kiến thức và kỹ năng thực hiện cơng việc. Những cũng có thể có những người làm th từ bên ngồi như các chuyên gia đào tạo về chất lượng, chuyên gia đào tạo về đánh giá chất lượng…
Lập kế hoạch thời gian
Việc triển khai hệ thống chất lượng sẽ được thực hiện trong bao lâu? Khi nào thì bắt đầu và khi nào thì kết thúc? Lãnh đạo nhà trường phải xây dựng được chiến lược triển khai quản lý chất lượng trong nhà trường của mình. Trong đó, xác định rõ thời gian và phạm vi triển khai trong từng giai đoạn phù hợp với điều kiện về nguồn lực của đơn vị mình.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 63
b. Thực hiện hệ thống chất lượng
Thực hiện giai đoạn này quan trọng và nặng nề nhất, nó xem như cấu thành “đầu tàu” của cả hệ thống, chúng ta cần thực hiện theo trình từ như sau:
- Thành lập lực lượng triển khai
Trách nhiệm của lực lượng này không chỉ dừng lại ở việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, để toàn đơn vị đáp ứng được yêu cầu của ngành đề ra, mà cịn bao gồm cả việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng về lâu dài, bố trí lực lượng này bao gồm:
Đại diện Ban giám hiệu (tốt nhất là Hiệu trưởng) trách nhiệm của người này gồm: chỉ đạo việc triển khai áp dụng; tổ chức các hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ; chỉ đạo các hoạt động triển khai các công việc theo kế hoạch đề ra, xác định và phân công các nguồn lực cần thiết hỗ trợ hoạt động chất lượng như cung cấp tài liệu, phương tiện triển khai, liên hệ với các cơ quan có liên quan đến vấn đề chất lượng bên ngoài (như cơ quan chủ quản, cơ quan tư vấn, cơ quan đánh giá cấp chứng chỉ) là cầu nối giữa Ban giám hiệu và giáo viên, nhân viên giúp họ nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện, đồng thời giải quyết kịp thời các vướng mắc trong quá trình thực hiện
Bộ phận cán bộ quản lý: đây là lực lượng quan trọng nhất trong lực lượng triển khai. Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm bố trí đúng người và đủ số lượng. Bộ phận này có các nhiệm vụ là đóng vai trị chính trong việc điều hành quản lý chất lượng, phân tích các khác biệt, điều chỉnh hoặc khắc phục các nội dung và hoạt động cịn thiếu sót bên trong hệ thống chất lượng (so với các yêu cầu của tiêu chuẩn chất lượng) theo dõi nhật ký đảm bảo chất lượng; thúc đẩy hoặc hỗ trợ các cá nhân hoặc bộ phận trong việc biên soạn các thủ tục quá trình, các hướng dẫn công việc và các biểu mẫu.
Tổ đánh giá nội bộ: thường bao gồm các thành viên từ những bộ phận khác nhau trong nhà trường, họ được đào tạo các kỹ năng để có thể tham gia đánh giá chất lượng nội bộ theo đúng yêu cầu về đánh giá chất lượng nội bộ của Tiêu chuẩn chất lượng mà nhà trường đang áp dụng.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 64
Đào tạo về chất lượng
Sau khi đã thành lập được lực lượng triển khai hệ thống chất lượng, bước tiếp theo là tiến hành cơng tác đào tạo, chương trình đào tạo bao gồm:
Trang bị kiến thức về các tiêu chuẩn chất lượng.
Nâng cao hiểu biết về lợi ích mà học sinh, giáo viên và nhà trường nhận được khi áp dụng quản lý chất lượng
Cung cấp kiến thức và kỹ năng vận hành hệ thống đảm bảo chất lượng Phổ biến vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhà trường khi triển khai hệ thống đảm bảo chất lượng.
Các chương trình đào tạo khơng chỉ được thực hiện đối với lực lượng triển khai hệ thống chất lượng mà còn được tiến hành đối với tất cả mọi người trong nhà trường tà Ban giám hiệu đến giáo viên và nhân viên. Điều quan trọng cần lưu ý là phải lập kế hoạch và tiến hành các chương trình đào tạo cho hợp lý theo tiêu chí đúng người, đúng lúc và đúng yêu cầu
- Khảo sát hiện trạng và phân tích sự khác biệt
Khảo sát hiện trạng để xem xét tồn bộ q trình diễn ra từ các yếu tố đầu vào như chất lượng học sinh đầu cấp, chất lượng đội ngũ, cơ sở vật chất, trang thiết bị… đến quá trình dạy học như nội dung chương trình, phương pháp dạy học đến khâu kiểm tra đánh giá học sinh…
Khảo sát hiện trạng còn nhằm xem xét và liệt kê các tài liệu đã lỗi thời và tài liệu cịn hữu ích. Bộ phận quản lý chất lượng yêu cầu từng bộ phận trong nhà trường xem xét, nắm bắt lại nội dung và ý nghĩa của các thủ tục, quá trình theo từng yêu cầu của tiêu chuẩn, cũng như xác định các tài liệu chất lượng cần thực hiện cho từng bộ phận
Mục đích của cơng việc khảo sát là so sánh nội dung của từng nghiệp vụ trong nhà trường như quá trình dạy, quá trình học, nghiệp vụ các bộ phận chức năng như Thư viện, phịng thí nghiệm, phịng máy chiếu, phịng máy vi tính có kết nối mạng internet… trong hệ thống chất lượng hiện thời với các yêu cầu
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 65
của một hoặc nhiều tiêu chuẩn đang dự định áp dụng tại nhà trường để tìm ra những khác biệt (hay thiếu sót). Chẳng hạn quy cách soạn bài, các hồ sơ của giáo viên, các hồ sơ của các phòng chức năng phục vụ dạy và học… Phân tích các khác biệt sẽ giúp nhà trường dự đốn được những hậu quả có thể xảy ra. Dựa trên phân tích này bộ phận quản lý chất lượng sẽ đưa ra các yêu cầu quản lý chất lượng để ngăn chặn việc xảy ra các hậu quả
Xây dựng hệ thống tài liệu chất lượng
Hệ thống tài liệu chất lượng vừa là sổ nhật ký hướng dẫn các trình tự công việc, cách thực hiện công việc cho những người thừa hành mà cịn vừa là các tiêu chí để đánh giá chất lượng cho bộ phận đánh giá và cấp quản lý.
Nhật ký chất lượng mô tả tổng quát về hệ thống chất lượng. Đây là một cẩm nang thường xuyên để triển khai, duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng. Nội dung bao gồm: chính sách và mục tiêu chất lượng, cơ cấu của tổ chức nhà trường, cam kết của Ban giám hiệu, danh mục các thủ tục quá trình thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn chất lượng.
Thủ tục q trình là thành phần chính của hệ thống tài liệu chất lượng, mơ tả quy trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của nhà trường dựa trên tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn chất lượng. Nó cho người thừa hành (cán bộ, giáo viên, nhân viên) biết phải thực hiện các cơng việc của mình trong thời gian nào và các bước thực hiện ra sao. Để xây dựng thủ tục quá trình cần phải nắm bắt một cách đầy đủ tồn bộ q trình, kế tiếp chia cả quá trình lớn thành nhiều quá trình (cơng đoạn) nhỏ hơn. Sắp xếp những cơng đoạn này theo trình tự nối tiếp nhau. Chẳng hạn phân tích q trình dạy học của một giáo viên đối với một lớp có thể chia nhỏ và sắp xếp theo trình tự sau:
- Thủ tục lập kế hoạch cá nhân của giáo viên: thủ tục này cho biết việc lập kế hoạch cá nhân của giáo viên được thực hiện trong khoảng thời gian nào? Phải trình cho những ai duyệt kế hoạch đó.
- Thủ tục thiết kế bài giảng: cần xác định cho biết giáo viên phải soạn bài trước khi lên lớp trong khoảng thời gian nào để có thể liên hệ đăng ký mượn đồ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 66
dùng dạy học hay phòng máy chiếu, phịng máy vi tính có kết nối mạng internet hoặc dặn dị giao câu hỏi, bài tập cho học sinh chuẩn bị bài ở nhà trước khi đến lớp…
- Thủ tục mượn trang thiết bị, đồ dùng dạy học… cho biết phải thực hiện những yêu cầu và thời gian nào?
- Thủ tục lên lớp: xác định được thời gian thực hiện và các yêu cầu phải thực hiện được thể hiện trong giáo án.
- Thủ tục kiểm tra học sinh: xác định các yêu cầu phải thực hiện và khoảng thời gian thực hiện.
- Thủ tục vào sổ điểm và học bạ theo quy định: cho biết khoảng thời gian nào thực hiện các công việc vào điểm, sơ kết và tổng kết và vào sổ học bạ.
* Bản hướng dẫn công việc: mô tả chi tiết được các công việc phải làm, các thao tác thực hiện một công việc của một nhiệm vụ hoặc một chức năng cụ thể. Chẳng hạn hướng dẫn công việc của giáo viên giảng dạy trên lớp bao gồm:
- Hoạt động lập kế hoạch cá nhân: mô tả chi tiết giáo viên phải thực hiện các cơng việc gì để xây dựng kế hoạch, ví du đánh giá thực trạng nguồn lực, xác định mục tiêu, xây dựng các biện pháp, kiểm tra đánh giá, đồng thời xác định sản phẩm của hoạt động này là gì?
- Hoạt động thiết kế bài soạn: mô tả chi tiết các công việc phải thực hiện, ví dụ xác định mục tiêu bài giảng, xác định nội dung bài dạy, xác định phương pháp giảng dạy (cách thức tổ chức giờ dạy), xác định các phương tiện cần sử dụng. Sản phẩm của hoạt động này là bài soạn (với cấu trúc thống nhất) và các phiếu học tập kèm theo.
- Hoạt động dạy trên lớp: mơ tả chi tiết tiến trình thực hiện cơng việc với từng loại bài dạy như bài dạy lý thuyết, bài thực hành, giờ bài tập, giờ ôn tập… thơng thường ở những giờ dạy bình thường tiến trình dạy trên lớp diễn ra theo trình tự: kiểm tra việc thực hiện các cơng việc được giao của học sinh, tổ chức dạy bài mới, củng cố kiến thức đã học và giao nhiệm vụ về nhà.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ 67
+ Hoạt động chuẩn bị thí nghiệm + Hoạt động tổ chức thí nghiệm + Hoạt động soạn đề kiểm tra + Hoạt động tổ chức kiểm tra
+ Hoạt động sửa và chấm bài kiểm tra
+ Hoạt động tính điểm trung bình học kỳ và cả năm
- Biểu mẫu: là một loại tài liệu đã được các bộ phận trong nhà trường soạn thảo trước hoặc các biểu mẫu do Bộ và Sở thống nhất phát hành dưới dạng mẫu in sẵn hoặc có trong bản mềm. Khi sử dụng chỉ cần điền vào những khoảng trống, ví dụ sổ báo giảng, phiếu đăng ký sử dụng phòng thực hành, phòng máy chiếu, phịng máy vi tính có kết nối internet, phiếu đăng ký mượn đồ dùng, dụng cụ, hóa chất, tranh ảnh…
- Hồ sơ là một loại văn bản mang tính chất như một loại minh chứng, là tài liệu công bố kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện. Hồ sơ thường được dùng để giải trình và chứng minh các hoạt động, ví dụ như giáo án, phiếu báo giảng, sổ kế hoạch giảng dạy, sổ điểm cá nhân, phiếu học tập, các đề và kết quả kiểm tra của học sinh, các biên bản dự giờ của giáo viên, các biên bản kiểm tra hồ sơ của tổ chuyên môn, các biên bản bình xét thi đua, kỷ luật, phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, đồ dùng dạy học… qua cơng việc này có thể đánh giá tương đối chính xác trong q trình dạy của giáo viên và quá trình học của học sinh.
3.2.4. Triển khai áp dụng hệ thống quản lý dạy học theo hướng đảm bảo chất lượng
a. Tổ chức thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng
Căn cứ trên hệ thống đảm bảo chất lượng đã được viết ra, các bộ phận tổ chức cho các thành viên của mình áp dụng vào hoạt động giảng dạy và hỗ trợ. Các thành viên sẽ xác định rõ hơn trách nhiệm, quyền hạn, chức năng cơng việc của mình, nắm rõ những mối quan hệ công tác giữa các bộ phận đã được xác