2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC GIA
2.2.2.1. Tổ chức hoạt động xuất khẩu hàng may mặc gia công
a. Tổ chức sản xuất hàng hóa
Lập kế hoạch sản xuất:
Thông thường, kế hoạch sản xuất được chia thành 3 loại: kế hoạch theo năm, kế hoạch theo quý, kế hoạch theo tháng. Các loại kế hoạch sản xuất này do Bộ phận xuất nhập khẩu phòng kinh doanh lập dựa trên chiến lược, mục tiêu và thực tế khách hàng của cơng ty. Tùy vào tình hoạt động thực tế của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất sẽ được điều chỉnh hợp lý. Tại Thái Anh, cứ sau một năm sẽ tiến hành điều chỉnh kế hoạch một lần cho thực sự phù hợp với bản thân doanh nghiệp và các thay đổi trên thị trường.
Chuẩn bị sản xuất:
Một khâu khơng thể thiếu và quan trọng chính là chuẩn bị sản xuất. Đây chính là chìa khóa mang đến sự thành cơng cho q trình tiếp theo. Đây là tiền đề giúp cho q trình sản xuất một cách nhanh chóng, có hiệu quả, đảm bảo đúng trình, đúng tiến độ và thu được hiệu quả tốt nhất.
- Lệnh sản xuất:
“Đây là một văn bản cụ thể hóa của kế hoạch sản xuất tháng trong đó có yêu cầu bộ phận sản xuất thực hiện các nội dung sản xuất: mặt hàng sản xuất, số lượng sản phẩm, định mức nguyên vật liệu, thời gian hoàn thành, thời gian giao
hàng,…” Ở Thái Anh, lệnh sản xuất được giám đốc điều hành ký xác nhận trước sau đó chuyển đến các bộ phận khác. Trong q trình thực hiện, nếu có sự thay đổi của bất kì một yếu tố nào (trừ trường hợp thay đổi quá nhỏ, khơng đáng kể) thì sẽ phát lệnh mới, thu hồi lệnh cũ.
- Tài liệu kỹ thuật:
“Tài liệu kỹ thuật: là một hệ thống những yêu cầu của khách hàng trong đó có nêu rõ tên hàng, mã hàng, số lượng sản phẩm, các yêu cầu kĩ hình thức như kích thước từng cỡ, tỉ lệ màu sắc, bảng phối màu, hướng dẫn gắn mác, … và các tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu, sơ đồ giá cả, mẫu mã sản phẩm (bản thiết kế trên giấy, mẫu hiện vật)”. Tài liệu này được giao cho bộ phận XNK trong phòng kinh doanh đối với từng đơn đặt hàng cụ thể.
Sau khi lệnh được ban hành, mẫu gốc sẽ được chuyển sang phòng kỹ thuật để xác định định mức phụ liệu, lập bảng màu, bảng phối màu dựa trên số vải nhận được và báo lại định mức để phòng kinh doanh xem xét đưa các vật liêụ vào một cách hợp lý, tối ưu nhất. Trách nhiệm các vấn đề này liên trực tiếp đến phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh.
- Theo dõi, cập nhật tiến độ nhận nguyên phụ liệu:
Khi nhận hàng, thủ kho đối chiếu hàng hóa thực tế theo như “INV, P/L, bảng phối màu với số lượng chất lượng thực nhập”. Thủ kho làm biên bản giao nhận (POD) có đầy đủ xác nhận của bên giao, bên nhận, sau đó báo cáo với cán bộ ở phịng kinh doanh liên quan đến lơ hàng để liên hệ với khách hàng nếu như có vấn đề phát sinh và đưa ra hướng giải quyết hợp lý.
Triển khai sản xuất
- Theo dõi tiến độ sản xuất: cán bộ mặt hàng thường xuyên thống kê số liệu và theo dõi bằng văn bản.Trong q trình thực hiện, có khâu nào chậm thì phải tìm ra nguyên nhân của vấn đề cũng như tìm phương hướng giải quyết chẳng hạn trình báo với nhân viên có thẩm quyền để được hỗ trợ. Phối hợp với phòng Đảm bảo chất lượng (QA) kiểm sốt chất lượng hàng hóa trong q trình sản xuất.
- Phối hợp với khách hàng: trong quá trình thực hiện hợp đồng, khơng thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh, vì vậy cần phải lắng nghe và đưa ra các hướng giải quyết nếu khách hàng gặp những vướng mắc. Cũng như thực hiện các yêu cầu của bên đối tác trong cả trường hợp phí khách hàng cử người sang kiểm tra tiến độ, mẫu mã, chất lượng sản phẩm.
- Phối hợp với nội bộ: đẻ có được hiệu quả cao trong cơng việc, cần có sự giúp đỡ lẫn nhau giữa các phịng ban. Bởi doanh nghiệp là một thể thống nhất,
mỗi bộ phận đều có những vị trí và trách nhiệm khác nhau. Phòng kinh doanh kết hợp với phòng quản lý sản xuất xử lý khâu vận chuyển nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và cung ứng bao bì. Với phịng kỹ thuật: về định mức, thông số kỹ thuật, mẫu mã,… Với bộ phận sản xuất: các khâu cắt, may và hồn thiện ln phải hỗ trợ nhau bởi đầu ra của khâu này lại là đầu vào của khâu khác.
b. Hoàn thành hợp đồng và tiến hành giao hàng
* Làm thủ tục xuất khẩu:
Trước khi tiến hành giao hàng xuất khẩu, “công ty thực hiện các thủ tục hải quan như đăng ký định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, tờ khai xuất khẩu, INV, P/L, chỉ định giao hàng (nếu có), nộp lệ phí hải quan, các chứng từ hợp pháp liên quan đến lô hàng. Liên hệ với hãng vận tải (hàng không hoặc tàu biển) để định ngày giao hàng, phối hợp giao nhận container, hàng hóa. Thực hiện những thủ tục chứng từ nhận hàng, chứng từ thanh toán như: T/T, C/O, B/L, INV,… và các giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của hợp đồng, của khách hàng, của ngân hàng thanh toán,… và các yêu cầu khác (nếu cần)”.
* Giao hàng xuất khẩu.
Với mỗi khách hàng đều có những yêu cầu nhất định về mặt thời gian, vì vậy người quản lý cần thống kê và lên danh sách các đơn hàng gia công theo tuần hoặc theo tháng và yêu cầu khách hàng gửi “hướng dẫn giao hàng- shipping instruction (SI)”. Cán bộ mặt hàng lập “bảng kê chi tiết về quy cách đóng gói (Packing list)”, tiến hành đóng gói. Sau khi hoàn thành sản phẩm, cần làm Packing list thực tế và chuyển cho bộ phận có thẩm quyền kiểm hàng. Trên cơ sở SI, “bộ phận xuất nhập khẩu trao đổi với hãng tàu (hay đại lý vận tải) chi tiết các đơn hàng xuất khẩu về các nội dung: tên hàng hóa, số lượng, số cân, số kiện, số khối, thời gian xuất và địa điểm dự kiến xuất hàng và yêu cầu hãng tàu (hoặc đại lý vận tải) xác nhận bằng văn bản (Booking note- xác nhận đóng hàng)”. Trên cơ sở Booking note, cán bộ mặt hàng phải:
- Hoàn thành hồ sơ xuất hàng để mở tờ khai xuất hàng tại Hải Phòng. “Bộ hồ sơ xuất hàng bao gồm: đánh máy một bộ tờ khai hải quan, đi kèm bộ tờ khai hải quan gồm: phụ lục hợp đồng (có đơn hàng cần xuất), 3 packing list, invoice chỉ định giao hàng (shipping intruction), 1 bản định mức của đơn hàng cần xuất và các giấy phép, chứng nhận liên quan (nếu có)”. Bộ hồ sơ trên được trình hải quan, sau đó tiến hành mở tờ khai xuất, người làm thủ tục hải quan phải đăng ký ngày giờ kiểm và thông báo lại cho cán bộ mặt hàng. Cán bộ mặt hàng phải:
+ Căn cứ vào khối lượng lô hàng xuất, điều kiện phương tiện vận tải và hợp đồng của lơ hàng xuất mà cán bộ mặt hàng có thể yêu cầu lấy container về đóng tại đơn vị hoặc đóng ngay tại cảng xuất.
+ Fax booking note của hãng tàu (hoặc đại lý vận tải) cho cán bộ tại cảng để liên lạc hãng tàu mượn vỏ container.
+ Thơng báo cho phịng kinh doanh chuẩn bị phương tiện vận tải, bố trí lực lượng đóng hàng, bốc hàng và chuẩn bị giao hàng.
+ Lập sổ theo dõi hàng xuất chi tiết cho các lô hàng: tên hàng, số lượng, đơn giá, số kiện, ngày xuất, địa điểm, ngày giao …
Sau khi hàng đã lên tàu, cán bộ mặt hàng lập bộ chứng từ hàng xuất theo yêu cầu của khách hàng, thơng thường bộ hồ sơ gồm có:
+ Giấy phép xuất khẩu (E/L – export licence)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – certificate of origin) (nếu có) + Vận đơn (B/L – bill of lading)
+ Hóa đơn thương mại (INV – commercial invoice) + Bản kê chi tiết đóng gói (P/L – packing list). + Hợp đồng gia cơng (Sales contact)”
Ngồi ra, tùy vào tính chất hàng hóa sẽ có một số giấy phép, chứng từ đi kèm nếu cần.
Thực hiện quyết toán hợp đồng với khách hàng theo các điều khoản đã nêu trong hợp đồng. Thanh toán theo quy định đã nêu trên.
Thực hiện quyết toán với hải quan: giải quyết các nội dung liên quan đến nộp thuế, hoàn thuế, …
Hậu bán hàng: Sau khi đã giao hàng cho khách bộ phận xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng để nắm kết quả giao nhận. Xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến hàng hóa hay những ý kiến phản ánh của khách hàng.