5. Bố cục của luận văn 2-
1.3.4. Các rào cản khi thực hiện chiến lược tái cơ cấu 2 0-
1.3.4.1. Các rào cản của tổ chức ngăn cản sự thay đổi
Trong khi những yếu tố khác nhau tấn cơng vào hiện trạng và có tác động như những động lực thay đổi, một số thành phần của hiện trạng sẽ kiên quyết bảo vệ cơ cấu hiện hành. Điều này được thực hiện bằng cách dựng lên những rào cản ngăn trở bất kỳ sự thay đổi nào được đề xuất.
Các rào cản của tổ chức thường nhằm biện bạch cho những thất bại trong một hoặc nhiều lĩnh vực sau (xem Hình 1.2):
- 21 -
Hình 1.2. Các rào cản của tổ chức ngăn cản sự thay đổi
Nguồn: [3] - Các mục tiêu không rõ ràng.
Người ta không thể ủng hộ sự thay đổi nếu không hiểu được mọi người chờ đợi gì ở mình, nhất là khi sự mong đợi bao hàm cả những phương thức mới. Ở cấp độ toàn diện, điều này có nghĩa là hiểu được tổ chức (tồn bộ nguồn lực của nó) mong muốn điều gì để đạt được những mục tiêu của nó trong một khoảng thời gian nhất định.
Các mục tiêu thay đổi của tổ chức thường bao gồm một hoặc nhiều điều sau đây:
+ Tầm nhìn: Một cái nhìn dài hạn về bộ mặt của tổ chức trong tương
lai.
+ Sứ mệnh: Về lâu dài, tổ chức mong muốn đạt được điều gì?
+ Các mục tiêu tổng thể: Các yếu tố đặc thù phải đạt được trong ngắn
hạn.
+ Các mục tiêu thành phần: Các hành động có ý nghĩa và có thể đo
lường được.
+ Các giá trị: Các chuẩn mực mọi người phải theo khi theo đuổi các mục tiêu.
- 22 - - Các cơ cấu khơng thích hợp.
Điều phải đảm bảo là cơ cấu tổ chức:
+ Tương thích và làm nền tảng cho những sáng kiến đổi mới. Chẳng hạn sáng kiến đổi mới doanh nghiệp sẽ rất khó khăn trong một cơ cấu có tính quan liêu và dựa trên nhiều quy tắc.
+ Xóa bỏ rào cản giữa các bộ phận và chức năng bằng cách lơi cuốn mọi người vào tiến trình đổi mới.
+ Có cái nhìn qn bình về tầm quan trọng của tất cả những yếu tố thuộc về tổ chức có thể làm cho sự thay đổi diễn ra có kết quả chẳng hạn như nhân sự, - cơng việc, nguồn lực và tài chính.
Bất cứ cơ cấu nào khơng phải là một phần của tiến trình thay đổi và bắt buộc phải thay đổi theo nó chắc chắn sẽ củng cố sức mạnh hiện trạng của tổ chức để ngăn trở sự thay đổi.
- Sự truyền đạt thông tin hạn chế.
Nhiều nhân viên cảm thấy mình khơng được thơng tin đầy đủ về những gì đang diễn ra và khơng được tin tưởng để góp phần vào việc giải quyết vấn đề. Các nhân viên này cảm thấy các thông tin chiến lược quan trọng, chẳng hạn những sáng k iến đổi mới dự kiến, không được phổ biến cho những nhân viên ở cấp thấp của tổ chức. Điều đáng nói là mọi người trong tổ chức đều biết “có một cái gì đó đang xảy ra” hoặc “một điều gì đó cần phải xảy đến” và bàn bạc khơng ngừng về chuyện đó, dù những điều họ phỏng đốn có đúng hay sai lạc.
Tất cả những điều này dường như gắn chặt với hiện trạng của tổ chức. Chính vì chúng ta thường muốn giữ nguyên hiện trạng của sự việc, các rào cản này sẽ rạo ra một sức mạnh ghê gớm để duy trì hiện trạng của tổ chức. Do đó, điều cốt yếu là chúng ta phải biết làm cách nào để nhận diện, cải thiện và vận dụng các yếu tố này của tổ chức một cách tích cực thay vì để cho chúng hủy hoại sự thay đổi mà tổ chức phải tiến hành nếu muốn tiếp tục tồn tại.
- 23 -
1.3.4.2. Các rào cản do con người
Các rào cản ngăn trở sự đổi mới không chỉ tồn tại trong các tổ chức, mà còn phát sinh từ những người đang làm việc trong các tổ chức đó. Các rào cản do con người dựng lên có thể thuộc hai lĩnh vực riêng biệt có liên quan mật thiết với nhau:
- Nhận thức cá nhân.
- Văn hóa đã hình thành trong tổ chức từ bao lâu nay.
Hình 1.3. Các rào cản do con người
Nguồn: [3] - Nhận thức của con người
Các ý tưởng và giá trị của chúng ta phát triển qua một thời gian để hình thành mạng lưới nhân cách của chúng ta. Mạng lưới nhân cách của chúng ta tinh lọc tất cả những gì chúng ta trải nghiệm để hình thành cái nhìn của chúng ta về môi trường, tức là nhận thức của chúng ta.
Đa phần chúng ta sẽ tạo ra những “trở lực” mỗi khi có một đề xuất thay đổi ảnh hưởng tới những “khu vực an tồn” của mình. Các trở lực này có xu hướng tập hợp lại.
- Nỗi sợ hãi những điều chưa biết
Việc thực hiện một sáng kiến đổi mới chẳng mấy khi được thông báo một cách chi tiết như người ta mong đợi, mà thường được áp đặt như “một sự đã rồi” bắt
- 24 -
đầu vào một thời điểm nào đó. Kết quả là người ta bắt đầu nghĩ ra những khả năng tưởng tượng để lấp đầy những khoảng trống – những điều mà người ta sẽ sợ hãi – và tạo ra những ngun do có vẻ hợp lý để ni dưỡng nỗi sợ hãi đó!
- Nhận thức về lợi ích
Khi đưa ra sáng kiến đổi mới, người ta cần phải nghĩ tới những lợi ích mà các cá nhân và đội ngũ, cũng như toàn thể tổ chức sẽ có được. Chỉ có như vậy mới có được sự qn bình đảm bảo cho sự thành cơng lâu dài.
- Tinh thần bảo thủ
Một khi đã gắn chặt với công việc, người ta sẽ tạo ra những khuôn mẫu và tiến trình giúp cho mình có được sự hài lịng trọng vẹn trong cơng việc. Sự thay đổi nào cũng đe dọa môi trường cục bộ hay khu vực yên ổn này và có thể bị coi là điều người ta phải chống lại.
- Niềm tin
Niềm tin liên quan đến việc ta là ai và ta làm gì hơn là làm như thế nào. Sự phát triển của niềm tin không thể là một dự án ngắn hạn, mang lại kết quả nhanh chóng mà là một cơng việc kiên trì, địi hỏi người ta phải có thiện trí rèn luyện và hướng dẫn người khác để năng lực của họ được nâng lên ngang tầm với niềm tin đó.
Theo Stephen Covey, “Niềm tin là hình thái cao nhất của động lực, khiến người ta cống hiến những điều tốt đẹp nhất của mình”
- Đối đầu với nhận thức của người khác
Cách thức khắc phục hay né tránh việc dựng lên những rào cản thể hiện những nhận thức thâm căn cố đế của các cá nhân là tạo ra một mơi trường thay đổi có thể đón đầu nhận thức của người khác.
Điều cần thiết ở đây là ý thức được tầm quan trọng của việc lôi cuốn đội ngũ của tổ chức vào việc lên kế hoạch thay đổi ngay từ giai đoạn sơ khởi. Nếu làm như vậy, ta sẽ bắt đầu xây dựng một tổ chức hồn tồn khác bằng cách thay đổi văn hóa đã ăn sâu vào tổ chức từ trước đến nay.
- 25 -