Là quá trình KTV xem xét về sự hiện hữu đối với từng loại tài sản của doanh nghiệp thông qua việc đối chiếu, so sánh số lƣợng cũng nhƣ giá trị của tài sản giữa sổ sách và thực tế để dựa vào đó làm cơ sở cho KTV đƣa ra những ý kiến của mình.
13
2.3.1.1. Kiểm tra vật chất
Kiểm tra vật chất là quá trình KTV tham gia kiểm kê tài sản thực tế của doanh nghiệp. Kỹ thuật này thƣờng đƣợc sử dụng đối với các loại tài sản nhƣ tiền mặt tồn quỹ, hàng tồn kho và tài sản cố định hữu hình. Độ tin cậy của bằng chứng kiểm tra vật chất đƣợc đánh giá là tƣơng đối cao. Vào thời điểm kết thúc niên độ mỗi năm, KTV sẽ tiến hành tham gia kiểm kê tại đơn vị khách hàng và ghi nhận vào biên bản kiểm kê để xác minh sự hiện hữu của tài sản.
Tuy nhiên, độ tin cậy của loại bằng chứng này phụ thuộc vào sự hiểu biết của KTV, nếu KTV tiến hành tham gia kiểm kê không phù hợp với từng loại tài sản hoặc đánh giá không đúng chủng loại, quy cách tài sản thì sẽ ảnh hƣởng đến độ tin cậy của bằng chứng.
Về ưu điểm: Đây là phƣơng pháp đƣợc đánh giá là đơn giản và phù hợp với việc
xác minh kiểm toán, đồng thời cung cấp bằng chứng có tính thuyết phục và sự khách quan cao vì chính bản thân KTV sẽ tham gia vào quá trình kiểm kê và chứng kiến kiểm kê để xác minh sự tồn tại trên thực tế của tài sản.
Về nhược điểm:
Đối với TSCĐ hữu hình, việc kiểm kê có thể cung cấp các BCKiT đáng tin cậy về sự hiện hữu của tài sản đó trên thực tế, tuy nhiên lại không cung cấp bằng chứng rõ ràng về quyền sở hữu và nghĩa vụ của đơn vị đối với tài sản đó. Vì vậy, KTV muốn xác nhận quyền sở hữu tài sản phải thực hiện bằng phƣơng pháp kiểm toán khác.
Đối với HTK, việc kiểm kê giúp cho KTV nhận biết đƣợc số lƣợng tài sản trên thực tế thông qua việc cân, đo, đong, đếm… nhƣng không biết đƣợc đầy đủ chất lƣợng hay tình trạng kỹ thuật của tài sản.
14
2.3.1.2. Kiểm tra tài liệu
Kiểm tra tài liệu là quá trình KTV thu thập, kiểm tra và đối chiếu chứng từ nhƣ hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập – xuất kho, phiếu thu – chi…với các số liệu đƣợc trình bày trên báo cáo và sổ sách của đơn vị khách hàng.
Thông qua việc thu thập tài liệu, KTV sẽ kiểm tra đƣợc tính trung thực cũng nhƣ sự chính xác của các số liệu trên sổ sách. Đồng thời, qua đó giúp KTV sẽ thực hiện đƣợc các thủ tục phân tích và tiến hành các thử nghiệm chi tiết. Đối với thủ tục này, KTV có thể dựa vào một kết luận có trƣớc rồi kiểm tra để củng cố kết luận của mình hoặc kiểm tra tài liệu của nghiệp vụ rồi phân tích để đƣa ra kết luận.
Kiểm tra tài liệu có thể đƣợc thực hiện theo hai cách cơ bản tùy thuộc vào mục tiêu kiểm toán nhƣ sau:
Kiểm tra từ chứng từ vào sổ sách: Đây là phƣơng pháp mà KTV muốn xác
minh các nghiệp vụ đã xảy ra có đƣợc đơn vị hạch tốn và ghi sổ đầy đủ hay không. Mục tiêu của phƣơng pháp này để đạt đƣợc CSDL “Đầy đủ”.
Kiểm tra từ sổ sách vào chứng từ: Đây là phƣơng pháp mà KTV muốn xác
minh các nghiệp vụ đƣợc ghi sổ sách có thật sự phát sinh trên thực tế hay không. Mục tiêu của phƣơng pháp này để đạt đƣợc CSDL “Phát sinh”. Đối với thủ tục kiểm tra tài liệu, KTV có thể thực hiện linh hoạt tùy theo từng đơn vị và khoản mục. Ngoài việc kiểm tra chứng từ, KTV có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách với BCTC, giữa các BCTC với nhau hoặc giữa số liệu trên sổ sách kỳ này với kỳ trƣớc…
Về ưu điểm: Thủ tục này là quan trọng và thƣờng đƣợc thực hiện dễ dàng và phổ
biến vì các tài liệu cần thu thập thƣờng hiện có tại đơn vị. Do đó, chi phí kiểm tốn thực hiện phƣơng pháp này thƣờng thấp hơn so với các phƣơng pháp khác.
15
Về nhược điểm: Hầu hết các tài liệu KTV thu thập là đƣợc khách hàng cung cấp,
chính vì thế độ tin cậy của bằng chứng tài liệu phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn gốc của chúng. Nếu trƣờng hợp báo cáo, sổ sách tại đơn vị bị gian lận, không trung thực và không khách quan sẽ ảnh hƣởng trọng yếu đến độ tin cậy của bằng chứng và kết luận của KTV. Do đó, KTV phải kiểm tra lại tính trung thực của tài liệu bằng các phƣơng pháp khác.