chứng kiểm toán của VIETVALUES
5.1.1. Ƣu điểm
Ban lãnh đạo cơng ty có khả năng quản lý hiệu quả về nguồn nhân lực và cơng việc, ln có định hƣớng và những hiểu biết chuyên sâu về công việc. Đồng thời, cơng ty có đội ngũ KTV và trợ lý KTV năng động, đồn kết, có năng lực, chun mơn, luôn không ngừng học hỏi và trách nhiệm cao trong công việc.
Công ty thƣờng xuyên cập nhật những Thông tƣ, Nghị định, Chế độ mới về thuế, kế tốn, kiểm tốn. Định kỳ, cơng ty có tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn để KTV và trợ lý kiểm tốn có thể cập nhật kiến thức mới và các KTV có thể trao đổi kinh nghiệm với nhau.
Bên cạnh việc khơng ngừng thiết kế chƣơng trình kiểm tốn hiệu quả để thu thập đƣợc bằng chứng có giá trị, cơng ty luôn chú trọng về việc lƣu trữ hồ sơ kiểm toán hợp pháp và khoa học nên đã tạo đƣợc hiệu quả làm việc cao. Hồ sơ kiểm toán đƣợc sắp xếp rõ ràng, mỗi khoản mục và giấy tờ làm việc đƣợc ký hiệu bởi các chữ cái và chữ số nhƣ A, B, C, D100, D200, E100, G100…, đƣợc sắp xếp theo thứ tự thuận lợi và đánh tham chiếu rõ ràng để tiết kiệm thời gian cho việc tra cứu hồ sơ và lƣu trữ BCKiT. Các bằng chứng đƣợc KTV lƣu trữ trong các hồ sơ theo từng loại và theo thứ tự cơng việc thực hiện. Nhờ đó đã giúp các KTV thuận lợi sắp xếp bằng chứng để làm cơ sở pháp lý cho việc trình bày, đánh giá và đƣa ra ý kiến sau cùng.
71
Trên cơ sở Chuẩn mực kế toán kết hợp với những quy định hiện hành đang đƣợc áp dụng tại Việt Nam, dựa trên chƣơng trình kiểm tốn mẫu của Hiệp hội kiểm toán Việt Nam – VACPA, VIETVALUES đã xây dựng đƣợc một quy trình kiểm tốn phù hợp với thực tế của mình và cụ thể cho từng khoản mục và từng loại doanh nghiệp.
Cơng ty VIETVALUES thiết lập bộ máy kiểm sốt theo ba cấp xét duyệt. Đầu tiên và trực tiếp nhất là trƣởng đoàn kiểm toán, ngƣời tham gia và thực hiện kiểm toán cùng với các thành viên trợ lý kiểm toán, chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tốn theo chƣơng trình và mục tiêu đã đề ra. Kế đến là Ban kiểm soát chất lƣợng, ngƣời chịu trách nhiệm soát xét chất lƣợng, nội dung cơng việc của đồn kiểm tốn. Sau cùng là sự kiểm tra của Ban giám đốc, đảm bảo công việc kiểm tốn đã đƣợc hồn thành, Báo cáo kiểm tốn có chất lƣợng đƣợc phát hành. Việc kiểm soát chặt chẽ này đã mang lại niềm tin cũng nhƣ sự hài lịng cho khách hàng của cơng ty.
Các KTV cơng ty ln khơng ngừng sáng tạo trong quy trình thu thập BCKiT. Khi kiểm tốn một phần hành nào đó, KTV thƣờng kết hợp đa dạng các phƣơng pháp với nhau để có thể thu thập đƣợc đầy đủ các BCKiT thích hợp để hồn thành đƣợc mục tiêu kiểm toán.
5.1.2. Hạn chế
Các KTV của VIETVALUES luôn bị hạn chế về mặt thời gian do các cuộc kiểm toán thƣờng đƣợc thực hiện trong khoảng thời gian ngắn và khối lƣợng công việc trong mùa kiểm toán rất lớn và áp lực, đồng thời KTV đôi khi bị ảnh hƣởng bởi sự cân nhắc lợi ích đạt đƣợc và chi phí bỏ ra. Vì vậy, đôi khi KTV không thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán nhƣ VACPA đã quy định. Do đó, bên cạnh những ƣu điểm thì cơng ty vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế trong q trình kiểm tốn và thu thập bằng chứng nhƣ sau:
Về nguồn gốc của BCKiT: Mặc dù lý thuyết phân loại BCKiT thành nhiều dạng nhƣng trên thực tế thì các BCKiT đƣợc KTV thu thập hầu hết có nguồn gốc do khách
72
hàng cung cấp và loại bằng chứng này thƣờng có độ tin cậy khơng cao. Bên cạnh đó, KTV hạn chế sử dụng các dạng bằng chứng kiểm toán đặc biệt nhƣ ý kiến của chuyên gia, ý kiến của KTV nội bộ hay ý kiến của KTV khác… trên thực tế.
Về việc tìm hiểu, đánh giá HTKSNB qua quan sát và phỏng vấn: Tìm hiểu HTKSNB là một bƣớc cơng việc rất quan trọng để KTV có đƣợc cái nhìn tổng thể về đơn vị đƣợc kiểm tốn, từ đó xác định đƣợc mức rủi ro kiểm soát nhằm thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và các thử nghiệm cơ bản phù hợp. Tuy nhiên ở VIETVALUES, thơng thƣờng chỉ có khách hàng mới, kiểm tốn năm đầu tiên thì cơng ty mới tiến hành tìm hiểu và đánh giá về HTKSNB. Do đó, ngoại trừ nhóm trƣởng là ngƣời có kinh nghiệm thì các trợ lý kiểm tốn mới vào nghề khó có thể biết đƣợc q trình đánh giá cơng tác kiểm soát nội bộ ở khách hàng nhƣ thế nào. Bên cạnh đó, kết quả quan sát cũng là một thủ tục tùy thuộc vào khả năng suy đoán và kiến thức của từng KTV nên thủ tục này đơi khi mang tính chủ quan, thay đổi theo từng cuộc kiểm tốn và ít khi đƣợc thể hiện rõ ràng trên giấy tờ làm việc hay hồ sơ kiểm toán.
Về việc sử dụng phần mềm: Hiện tại, công ty chƣa sử dụng phần mềm dành cho kiểm toán. Mỗi KTV sử dụng một máy tính xách tay, các giấy tờ, hồ sơ đƣợc soạn trên Excel sau đó đƣợc in ra kiểm tra đối chiếu và lƣu trữ. Hoạt động có thể tốn nhiều thời gian và dễ sai sót đối với khách hàng có khối lƣợng nghiệp vụ lớn và phức tạp.
Hạn chế đối với các phƣơng pháp thu thập BCKiT:
Kiểm tra vật chất: Đôi khi KTV phải kiểm kê những khách hàng ở các tỉnh xa dẫn dến KTV bị tốn kém chi phí và khơng có thời gian để đến địa điểm đó. Vì thế, KTV sẽ nhờ các nhân viên khách hàng kiểm kê, lập Biên bản kiểm kê hộ và gửi cho KTV. Điều này có thể ảnh hƣởng đến tính trung thực của kết quả kiểm kê.
Kiểm tra tài liệu: KTV thƣờng áp dụng phƣơng pháp chọn mẫu dựa theo số tiền phát sinh lớn do số tiền lớn thì dễ xảy ra gian lận hơn. Tuy nhiên, phƣơng pháp
73
này đôi khi chọn mẫu không đại diện cho tổng thể, ảnh hƣởng đến kết quả kiểm tra.
Phỏng vấn: Trong một số trƣờng hợp, KTV không đủ thời gian để chuẩn bị trƣớc bảng câu hỏi. Điều này đôi khi dẫn đến việc KTV thu thập thông tin không đầy đủ để phục vụ cho việc ra ý kiến kiểm toán.
Xác nhận: KTV gửi cả hai dạng thƣ khẳng định và phủ định. Tuy nhiên độ tin cậy của thƣ xác nhận dạng phủ định lại khơng cao, có thể ảnh hƣởng đến việc đối chiếu số liệu. Bên cạnh đó, thơng thƣờng các cuộc kiểm toán đều chỉ đƣợc thực hiện trong khoảng thời gian từ 2 đến 3 ngày, chính vì thế nên KTV khơng có đủ thời gian để có thể gửi thƣ xác nhận cho tất cả đối tƣợng mà chỉ chọn mẫu dựa theo xét đoán nghề nghiệp của KTV. Điều này đơi khi có thể dẫn đến những ảnh hƣởng kết quả kiểm toán.
Tính tốn: KTV của VIETVALUES vẫn tính tốn các nghiệp vụ theo phƣơng pháp thủ công bằng Microsoft Excel. Đơi khi cách làm này có thể bị sai sót và tốn nhiều thời gian nếu số lƣợng nghiệp vụ và quy mô của khách hàng lớn. Phân tích: Khi kiểm tốn thì các KTV đơi khi chỉ dừng lại ở các thủ tục đơn
giản nhƣ phân tích biến động giữa hai năm hay phân tích tỷ trọng, điều này có thể gây ra những nhận xét mang tính chủ quan đối với khoản mục.
5.2. Một số giải pháp hoàn thiện quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán tại
VIETVALUES
KTV cần nghiên cứu nhiều hơn về các phƣơng thức kiểm tra cũng nhƣ đặc điểm riêng biệt của từng loại tài sản khác nhau. Dựa vào đó khi tiến hành kiểm kê, KTV sẽ có cái nhìn chính xác và khách quan hơn về sự hiện hữu của tài sản đó.
Đối với nguồn gốc của BCKiT: Các BCKiT đƣợc KTV thu thập hầu hết là do khách hàng cung cấp và thực tế thì loại bằng chứng này thƣờng có độ tin cậy khơng cao. Vì vậy, KTV nên thu thập thêm nhiều loại bằng chứng từ những đối tƣợng khác bên cạnh việc gửi thƣ xác nhận nhƣ các bằng chứng từ chuyên gia, từ các KTV khác,
74
từ KTV nội bộ hay từ các phƣơng tiện thơng tin khác… để có thể giúp KTV đƣa ra ý kiến có tính thuyết phục cao hơn.
Đối với việc tìm hiểu, đánh giá HTKSNB qua quan sát và phỏng vấn: KTV cần thiết kế các bảng câu hỏi riêng cho từng loại doanh nghiệp cụ thể vì bảng câu hỏi trong chƣơng trình kiểm tốn khá tổng qt và đơi khi không phù hợp với các doanh nghiệp. Do đó, KTV cần thiết kế lại bảng câu hỏi với những câu hỏi mở sẽ giúp đánh giá của KTV chính xác và khách quan hơn.
Đối với việc sử dụng phần mềm: VIETVALUES nên trang bị cho các KTV phần mềm thực hiện việc tính tốn số học để giúp tiết kiệm thời gian kiểm toán, nâng cao chất lƣợng cuộc kiểm toán.
Giải pháp cho các phƣơng pháp thu thập BCKiT do VIETVALUES thực hiện: Kiểm tra vật chất: Trƣớc khi tiến hành kiểm kê, KTV cần tìm hiểu và nghiên
cứu về đặc điểm cũng nhƣ phƣơng pháp kiểm kê riêng biệt cho từng tài sản. Điều này sẽ giúp KTV có những hiểu biết cơ bản về tài sản, từ đó có thể xem xét, kiểm tra và đánh giá chính xác hơn. Nếu có điều kiện về chi phí, KTV nên tới trực tiếp các địa điểm kiểm kê để quan sát trực tiếp để đảm bảo sự trung thực của tài sản.
Kiểm tra tài liệu: KTV không nên chỉ chọn mẫu kiểm tra tài liệu các nghiệp vụ phát sinh lớn mà nên kết hợp nhiều phƣơng pháp chọn mẫu khác nhau nhƣ chọn mẫu ngẫu nhiên theo bảng số ngẫu nhiên, chọn mẫu các nghiệp vụ phát sinh lớn, chọn mẫu cách nhau một khoảng cách mẫu hay chọn mẫu các nghiệp vụ thƣờng xuyên lặp lại… để kiểm tra và nâng cao chất lƣợng của mẫu.
Phỏng vấn: Muốn quá trình phỏng vấn đạt kết quả thì KTV cần chuẩn bị trƣớc câu hỏi cẩn thận về nội dung, ln lắng nghe và tơn trọng những gì ngƣời phỏng vấn nói. Cố gắng ghi chép thật đầy đủ để làm căn cứ trình bày trên giấy tờ làm việc để nâng cao tính thuyết phục của bằng chứng.
75
Xác nhận: Khi gửi thƣ xác nhận, KTV nên gửi thƣ xác nhận dạng khẳng định, hạn chế sử dụng dạng thƣ phủ định. Điều này sẽ giúp KTV dễ dàng kết luận và đánh giá đƣợc tính trung thực của số liệu cần xác nhận ngay cả khi khơng có chênh lệch hoặc có chênh lệch.
Tính tốn: KTV có thể sử dụng phần mềm để tiết kiệm thời gian và giảm sai lệch khi tính tốn. Đồng thời, kỹ thuật này cần phối hợp với các thủ tục khác nhƣ phân tích, kiểm tra tài liệu…để có đƣợc kết quả cao.
Phân tích: Để có thể đƣa ra các kết luận hợp lý và khách quan thì các KTV cần tăng cƣờng các thủ tục phân tích về mối quan hệ giữa các thơng tin tài chính và phi tài chính khi thu thập BCKiT.
76
TÓM TẮT CHƢƠNG 5
Về ƣu điểm hoạt động của VIETVALUES và việc áp dụng phƣơng pháp thu thập BCKiT: Các KTV khơng ngừng thiết kế chƣơng trình kiểm tốn hiệu quả để thu thập đƣợc bằng chứng có giá trị, cơng ty luôn chú trọng về việc lƣu trữ hồ sơ kiểm toán hợp pháp và khoa học nên đã tạo đƣợc hiệu quả làm việc cao. Hồ sơ kiểm toán đƣợc sắp xếp rõ ràng, mỗi khoản mục và giấy tờ làm việc đƣợc ký hiệu bởi các chữ cái và chữ số nhƣ A, B, C, D100, D200, E100, G100…, đƣợc sắp xếp theo thứ tự thuận lợi và đánh tham chiếu rõ ràng để tiết kiệm thời gian cho việc tra cứu hồ sơ và lƣu trữ BCKiT. Các bằng chứng đƣợc KTV lƣu trữ trong các hồ sơ theo từng loại và theo thứ tự công việc thực hiện. Nhờ đó đã giúp các KTV thuận lợi sắp xếp bằng chứng để làm cơ sở pháp lý cho việc trình bày, đánh giá và đƣa ra ý kiến sau cùng.
Đồng thời, dựa trên cơ sở Chuẩn mực kế toán Việt Nam kết hợp với những quy định hiện hành đang đƣợc áp dụng tại Việt Nam, dựa trên chƣơng trình kiểm tốn mẫu của Hiệp hội kiểm toán Việt Nam VACPA, VIETVALUES đã xây dựng đƣợc một quy trình kiểm tốn phù hợp với thực tế của mình và cụ thể cho từng khoản mục và từng loại doanh nghiệp.
Về hạn chế hoạt động của VIETVALUES và việc áp dụng phƣơng pháp thu thập BCKiT: Thứ nhất, công ty chƣa sử dụng phần mềm dành cho kiểm tốn. KTV sẽ thực hiện tính tốn bằng thủ cơng các giấy tờ, hồ sơ bằng Excel. Hoạt động này có thể tốn nhiều thời gian. Thứ hai, đối với việc đánh giá HTKSNB, ở VIETVALUES thơng thƣờng chỉ có khách hàng mới, kiểm tốn năm đầu tiên thì cơng ty mới tiến hành tìm hiểu về HTKSNB. Do đó, ngoại trừ nhóm trƣởng là ngƣời có kinh nghiệm thì các trợ lý kiểm tốn mới vào nghề khó có thể biết đƣợc q trình đánh giá cơng tác kiểm sốt nội bộ ở khách hàng nhƣ thế nào.
77
Về các giải pháp đối với hoạt động của VIETVALUES và áp dụng phƣơng pháp thu thập BCKiT: Thứ nhất, đối với kiểm tra vật chất thì KTV cần tìm hiểu và nghiên cứu về đặc điểm cũng nhƣ phƣơng pháp kiểm kê riêng biệt cho từng tài sản trƣớc khi kiểm. Thứ hai, đối với kiểm tra tài liệu thì KTV khơng nên chọn mẫu kiểm tra tài liệu các nghiệp vụ phát sinh lớn mà nên kết hợp nhiều phƣơng pháp chọn mẫu khác nhau. Thứ ba, đối với xác nhận thì khi gửi thƣ xác nhận KTV nên gửi thƣ xác nhận dạng khẳng định, hạn chế sử dụng dạng thƣ phủ định. Thứ tƣ, đối với phỏng vấn thì KTV cần chuẩn bị trƣớc câu hỏi cẩn thận về nội dung, luôn lắng nghe và tôn trọng những gì ngƣời phỏng vấn nói. Thứ năm, đối với tính tốn thì KTV có thể trang bị phần mềm để tiết kiệm thời gian và giảm sai lệch khi tính tốn. Thứ sáu, đối với phân tích thì KTV cần tăng cƣờng các thủ tục phân tích về mối quan hệ giữa các thơng tin tài chính và phi tài chính.
78
KẾT LUẬN
Ngành kiểm tốn đã và đang khẳng định vai trị quan trọng của mình trong việc góp phần làm minh bạch hóa thơng tin và đem lại niềm tin cho những ngƣời sử dụng báo cáo tài chính. Chính vì lẽ đó trong bối cảnh hiện nay, để có thể hoạt động hiệu quả, tạo dựng uy tín, niềm tin với khách hàng và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành kiểm tốn, VIETVALUES đã khơng ngừng phát huy những thế mạnh vốn có, nâng cao kỹ năng chun mơn và hồn thiện quy trình kiểm tốn phù hợp quy định và từng loại hình doanh nghiệp.
Sau khi tìm hiểu thực trạng quy trình thu thập bằng chứng tại cơng ty, tơi nhận đã hiểu đƣợc tầm quan trọng của các phƣơng pháp thu thập bằng chứng khi kiểm toán, bởi lẽ đó là một trong những yếu tố hàng đầu dẫn đến sự thành cơng của một cuộc kiểm tốn và là cơ sở vững chắc cho kết luận và ý kiến của KTV.
Qua thời gian thực tập ở VIETVALUES, tơi đã có cơ hội đƣợc tìm hiểu thực tế cơng tác kiểm tốn một số khoản mục của cơng ty tại các đơn vị khách hàng. Từ đó tơi đã học hỏi thêm đƣợc rất đƣợc rất nhiều bổ ích khơng chỉ về kiến thức chun mơn, về quy trình kiểm tốn vốn bằng tiền mà cịn là các kỹ năng khác nhƣ kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng diễn đạt và trình bày ý kiến…
79
PHỤ LỤC
Phụ lục 1 – “Mẫu giấy tờ làm việc của VIETVALUES: Chấp nhận, duy trì khách hàng cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng” ................................................................................... 81
Phụ lục 2 – “Mẫu giấy tờ làm việc của VIETVALUES: Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động” ......................................................................................................... 85