3.7.1. Q trình hình thành của phịng Kiểm tốn BCTC 4
Phịng kiểm tốn BCTC 4 đƣợc thành lập từ những ngày đầu củng với VIETVALUES với quy mô từ 8 – 10 nhân viên với số lƣợng khách hàng tƣơng đối lớn, hầu hết khách hàng là doanh nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc ngồi.
37
Đội ngũ nhân viên đƣợc đào tạo có chun mơn vững vàng, ln đồn kết, hịa đồng, tìm tịi học hỏi và sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình làm việc để cùng nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng.
3.7.2. Chức năng, nhiệm vụ của phịng Kiểm tốn BCTC 4
Các KTV của phòng sẽ trực tiếp xuống đơn vị và thực hiện cơng tác kiểm tốn theo hợp đồng đã ký, thu thập những bằng chứng liên quan đến các khoản mục trình bày trên BCTC để đảm bảo rằng BCTC của đơn vị đƣợc trình bày trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu.
Sau quá trình kiểm toán thực tế tại đơn vị, phòng sẽ lập báo cáo kiểm toán chuyển cho phịng sốt xét chấm điểm. Cuối cùng báo cáo sẽ đƣợc trình lên Tổng giám đốc và Phó giám đốc ký để phát hành.
3.7.3. Cơ cấu tổ chức của Phịng Kiểm tốn BCTC 4
Phịng kiểm tốn xây dựng bộ máy gọn nhẹ, đơn giản nhƣng vẫn đảm bảo khối lƣợng và hiệu quả công việc.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức phịng Kiểm tốn BCTC 4
Trƣởng phòng sẽ trực tiếp điều hành và quản lý phịng kiểm tốn, đảm nhiệm việc tìm hiểu khách hàng, lên kế hoạch kiểm toán tất cả nhân viên cũng nhƣ bố trí nhân sự đi khách hàng và lịch kiểm toán cụ thể…
38
KTV là ngƣời trợ giúp cho trƣởng phịng hồn thành các cơng việc, làm trƣởng nhóm điều hành các nhóm kiểm tốn nhỏ khoảng từ 4 – 5 ngƣời tùy vào quy mô hoạt động của khách hàng, tổng hợp tất cả phần hành, trực tiếp tham gia kiểm toán các khách hàng và hồn thành Báo cáo kiểm tốn,…
Trợ lý kiểm toán viên là ngƣời tham gia hỗ trợ từng khoản mục phần hàng cho KTV trong q trình kiểm tốn tại cơng ty khách hàng.
3.7.4. Mối quan hệ giữa Phòng Kiểm tốn BCTC 4 với các phịng ban khác
Sau khi hồn thành cơng việc kiểm tốn, Phịng kiểm tốn BCTC 4 sẽ chuyển toàn bộ file hồ sơ, giấy tờ làm việc cho các phòng khác để thực hiện kiểm tra chéo.
Theo quy định trong vòng 3 năm, Phòng kiểm toán BCTC 4 sẽ luân chuyển khách hàng với các phịng khác để đảm bảo tính trung thực của báo cáo kiểm tốn.
Sau khi hồn thành báo cáo kiểm tốn, Phịng kiểm tốn BCTC 4 sẽ gửi báo cáo cho Phịng sốt xét báo cáo kiểm tốn chấm điểm, sau đó điều chỉnh lại những sai sót theo ý kiến của Phịng sốt xét, sau đó mới chính thức phát hành.
39
TĨM TẮT CHƢƠNG 3
Cơng ty TNHH Kiểm toán và Tƣ vấn Chuẩn Việt – VIETVALUES là doanh nghiệp để sinh viên thực tập và thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Chức năng chủ yếu của VIETVALUES là cung cấp các dịch vụ kiểm tốn, tƣ vấn thuế, tƣ vấn tài chính. Hiện nay, VIETVALUES có hai văn phịng liên lạc ở TP. Hồ Chí Minh (quận 5 và quận Phú Nhuận ) và có văn phịng chi nhánh đặt tại các tỉnh, thành phố: Hà Nội, Phan Thiết, Đà Lạt, Bình Phƣớc, Tây Ninh, Đồng Nai, Bình Dƣơng, Bến Tre với đội ngũ gần 200 nhân viên gồm những ngƣời có trình độ nghiên cứu sinh, thạc sỹ chuyên ngành kế tốn, kiểm tốn, tài chính doanh nghiệp, cử nhân, kỹ sƣ tốt nghiệp từ các trƣờng Đại học chuyên ngành: Kinh tế, Ngân hàng, Đại học Luật, Bách khoa, Kiến trúc, Tin học.
Đồng thời, Cơng ty chính thức trở thành cơng ty kiểm tốn thành viên của Reanda International - Hãng kiểm toán quốc tế với hơn 26 văn phịng kiểm tốn và hơn 2000 nhân viên chuyên nghiệp. Với sự trụ sở điều hành chính ở Hồng Kơng và các cơng ty thành viên có mặt tại Bắc Kinh, Tokyo, Singapore và Kuala Lumpur, Reanda International kết hợp với nhau để cung cấp dịch vụ. Lợi thế này cho phép công ty VIETVALUES tập hợp đƣợc nguồn nhân lực có năng lực, có cơ hội tiếp xúc và trao đổi với các cơng ty trong lĩnh vực Kế tốn, Kiểm toán, Tƣ vấn trên toàn thế giới nhằm nâng cao chất lƣợng dịch vụ.
Lĩnh vực hoạt động của cơng ty là kiểm tốn, tƣ vấn thuế và pháp lý, cung cấp dịch vụ kế toán, tƣ vấn đầu tƣ và hỗ trợ doanh nghiệp, tƣ vấn tài chính và xác định giá trị doanh nghiệp và đào tạo.
Khách hàng của VIETVALUES ngày càng lớn với trên 300 khách hàng trong danh mục gồm: các doanh nghiệp nhà nƣớc, dự án của cơ quan nhà nƣớc, văn phòng đại diện nƣớc ngồi, doanh nghiệp và dự án có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài trên nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau tại Việt Nam.
40
CHƢƠNG 4 - THỰC TRẠNG THU THẬP BẰNG CHỨNG
KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƢ VẤN CHUẨN VIỆT 4.1. Các phƣơng pháp thu thập bằng chứng kiểm tốn trong quy trình kiểm tốn báo cáo tài chính tại VIETVALUES
4.1.1. Chuẩn bị kiểm toán
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, đối với khách hàng cũ, KTV xem xét lại hồ sơ để nắm bắt thông tin khách hàng, riêng đối với khách hàng mới thì KTV sẽ cân nhắc về khả năng nên ký kết hợp đồng kiểm tốn hay khơng. Đó chính là mục đích của giai đoạn này.
Đối với khách hàng cũ, KTV cập nhật hồ sơ để kiểm tra lại thông tin khách hàng và những vấn đề cần lƣu ý trong Báo cáo kiểm toán năm trƣớc, phỏng vấn với kế toán và Ban giám đốc về những thay đổi của doanh nghiệp trong năm (Tham chiếu đến Phụ lục 1 – “Mẫu giấy tờ làm việc của VIETVALUES: Chấp nhận, duy trì khách hàng
cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng”).
Đối với khách hàng mới, để xem xét về việc ra quyết định ký kết hợp đồng kiểm tốn thì KTV phải thu thập các BCKiT nhằm đánh giá sơ bộ khách hàng, mục đích để nắm bắt các thơng tin cơ bản của khách hàng. Vì thế, để đánh giá sơ bộ khách hàng, KTV tập trung tìm hiểu mơi trƣờng kinh doanh của khách hàng, đánh giá HTKSNB và tính tốn mức rủi ro về hợp đồng kiểm tốn thơng qua các phƣơng pháp chủ yếu đó là tìm hiểu, quan sát và phỏng vấn.
Quy trình KTV thu thập BCKiT để đánh giá khách hàng nhằm ra quyết định ký kết hợp đồng kiểm tốn thơng qua tìm hiểu hồ sơ, quan sát và phỏng vấn nhƣ sau:
41
Đầu tiên, KTV sẽ thu thập BCKiT để tìm hiểu hoạt động và môi trƣờng kinh doanh của khách hàng bằng nhiều phƣơng pháp nhƣ quan sát và phỏng vấn các cá nhân liên quan, tìm hiểu hồ sơ pháp lý khách hàng bao gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế. Quyết định họp Hội đồng quản trị. Quyết định bổ nhiệm Giám đốc.
Bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật. Bản điều lệ doanh nghiệp.
…
Qua đó, KTV sẽ có những hiểu biết về các sự kiện, giao dịch của khách hàng có ảnh hƣởng trọng yếu đến BCTC, từ đó xác định rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn (Tham chiếu đến Phụ lục 2 – “Mẫu giấy tờ làm việc của VIETVALUES:
Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động”). Các thông tin về môi trƣờng hoạt
động kinh doanh và yếu tố bên ngoài ảnh hƣởng đến doanh nghiệp cần quan sát và phỏng vấn bao gồm:
Các vấn đề về ngành nghề và xu hƣớng ngành nghề: Thị trƣờng và sự cạnh tranh.
Các hoạt động mang tính chu kỳ hoặc thời vụ. Cơng nghệ có liên quan tới sản phẩm của đơn vị. Nguồn cung cấp đầu vào cho ngành và giá cả. Các yếu tố pháp lý
Chế độ kế toán và các thơng lệ kế tốn (nếu có) áp dụng cho ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống pháp luật và các quy định áp dụng đối với ngành nghề kinh doanh và có ảnh hƣởng trọng yếu tới hoạt động của doanh nghiệp.
Các yếu tố bên ngoài khác ảnh hƣởng đến doanh nghiệp Thực trạng chung của nền kinh tế.
42
Biến động về lãi suất, tỷ giá ngoại tệ, lạm phát. Lĩnh vực hoạt động
Bản chất của các nguồn doanh thu, sản phẩm hay dịch vụ và thị trƣờng. Các khách hàng chính.
Nhà cung cấp chính.
Các thỏa thuận quan trọng với ngƣời lao động.
Sau đó, KTV áp dụng quan sát và phỏng vấn tìm hiểu các chu trình kinh doanh chủ yếu của khách hàng (Tham chiếu đến Phụ lục 3 – “Mẫu giấy tờ làm việc của
VIETVALUES: Tìm hiểu các chu trình quan trọng trong doanh nghiệp”) nhƣ:
Chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền. Chu trình lƣơng và phải trả ngƣời lao động.
Chu trình hàng tồn kho, giá thành, giá vốn hàng bán. Chu trình tài sản cố định và xây dựng cơ bản.
…
Từ đó, KTV có những hiểu biết ban đầu các giao dịch và sự kiện liên quan tới các chu trình kinh doanh quan trọng. Qua đó KTV sẽ quyết định đƣợc có cần thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt khơng và thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản nhƣ thế nào để phù hợp và hiệu quả.
Tiếp theo, KTV sẽ đánh giá HTKSNB của khách hàng. Việc đánh giá HTKSNB đƣợc xem là một bằng chứng thích hợp khi hệ thống này hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, KTV sẽ đánh giá hoạt động của HTKSNB thông qua các thành phần cấu thành HTKSNB theo quy trình kiểm tốn mẫu của VACPA bao gồm: Mơi trƣờng kiểm sốt, Quy trình đánh giá rủi ro và Giám sát các hoạt động kiểm soát bằng quan sát và phỏng vấn (Tham chiếu đến Phụ lục 4 – “Mẫu giấy tờ làm việc của VIETVALUES:
Đánh giá về kiểm sốt nội bộ ở cấp độ tồn doanh nghiệp”) bao gồm:
43
Truyền thông và thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức trong doanh nghiệp.
Cam kết đối với năng lực và trình độ của nhân viên. Phong cách điều hành và triết lý của nhà quản lý. Cấu trúc tổ chức.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm. Chính sách nhân sự.
Quy trình đánh giá rủi ro:
Rủi ro liên quan đến BCTC. Giám sát các hoạt động kiểm soát:
Giám sát thƣờng xuyên hay định kỳ. Báo cáo thiếu sót của HTKSNB.
Ngồi ra, sau khi đánh giá HTKSNB ở cấp độ toàn doanh nghiệp, KTV vẫn tiếp tục áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn để tiến hành phỏng vấn Ban giám đốc và các cá nhân liên quan về khả năng xảy ra gian lận nhằm xác định các rủi ro có sai sót trọng yếu trong đơn vị (Tham chiếu đến Phụ lục 5 – “Mẫu giấy tờ làm việc của
VIETVALUES: Phỏng vấn Ban giám đốc và các cá nhân liên quan về gian lận”).
Đồng thời, KTV sẽ đánh giá rủi ro để chấp nhận hợp đồng. Rủi ro mong muốn thƣờng là 5% - 10%. KTV sẽ quan sát và phỏng vấn các đặc điểm để nhận biết rủi ro khi chấp nhận hợp đồng kiểm toán với khách hàng. Hợp đồng đƣợc đánh giá có rủi ro cao trong các trƣờng hợp:
Cơng ty khơng có HTKSNB hiệu quả. Cơng ty có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Cơng ty có kiện tụng, tranh chấp.
Cơng ty năm nay có lỗ lớn nhƣng những năm trƣớc đều có lãi. Cơng ty thƣờng xuyên thay đổi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc.
44
Tóm lại trong giai đoạn chuẩn bị kiểm tốn, KTV sau khi thu thập đầy đủ các BCKiT để tìm hiểu về mơi trƣờng kinh doanh, đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB cũng nhƣ rủi ro hợp đồng thì sẽ ra quyết định liệu có ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng hay không.
Ở giai đoạn này, KTV thƣờng hạn chế sử dụng các phƣơng pháp khác ngoại trừ quan sát và phỏng vấn, bởi vì đây là giai đoạn mà KTV chỉ lập kế hoạch kiểm toán; xem xét, chấp nhận, đánh giá rủi ro hợp đồng; lập hợp đồng kiểm tốn; tìm hiểu mơi trƣờng hoạt động, chính sách kế tốn cũng nhƣ chu trình kinh doanh của khách hàng. Do đó, dựa vào xét đốn nghề nghiệp của KTV thông qua quan sát trực tiếp và phỏng vấn các đối tƣợng liên quan thì KTV sẽ đánh giá tổng thể đƣợc HTKSNB ở cấp độ tồn đơn vị khách hàng, sau đó KTV sẽ xác định đƣợc các thủ tục và phƣơng pháp cần thực hiện để thu thập các BCKiT để làm cơ sở cho ý kiến của KTV ở giai đoạn tiếp theo.
4.1.2. Thực hiện kiểm toán
Thực hiện kiểm toán là giai đoạn quan trọng làm cơ sở cho KTV đƣa ra ý kiến kiểm tốn BCTC. Do đó, trong giai đoạn này, KTV thực hiện tất cả bảy phƣơng pháp thu thập BCKiT để làm cơ sở quan trọng cho ý kiến kiểm toán. Đồng thời, KTV luôn không ngừng kết hợp các phƣơng pháp với nhau để có thể thu thập BCKiT đảm bảo theo yêu cầu cuộc kiểm toán. Tùy theo mục tiêu kiểm tốn từng khoản mục thì KTV sẽ lựa chọn phƣơng pháp kiểm toán phù hợp.
Phương pháp kiểm tra vật chất
Phƣơng pháp kiểm tra vật chất thƣờng đƣợc thực hiện vào cuối niên độ kết toán và đƣợc áp dụng đối với kiểm toán tài sản hiện vật nhƣ tiền mặt, hàng tồn kho và tài sản cố định. Đây là thủ tục thƣờng đƣợc KTV thực hiện đầu tiên và phổ biến trong quy trình thực hiện kiểm tốn, nó cũng là thủ tục trong việc xác định sự hiện hữu của tài sản. Thông qua thủ tục này KTV nắm đƣợc bằng chứng về những tài sản lỗi thời, chậm luân chuyển và hƣ hỏng cũng nhƣ các hàng xuất nhập kho vào cuối niên độ để phục vụ
45
cho thủ tục đánh giá việc lập dự phòng,… Phƣơng pháp này sẽ giúp KTV thu thập các bằng chứng về sự hiện hữu của tài sản có độ tin cậy cao do đƣợc thực hiện trực tiếp bởi KTV và sẽ thƣờng đƣợc thực hiện vào cuối kỳ kế toán.
Đối với các khách hàng có địa điểm kiểm kê gần thì KTV sẽ trực tiếp chứng kiến kiểm kê. Tuy nhiên, đôi khi KTV phải kiểm kê những khách hàng ở các tỉnh xa dẫn dến KTV bị tốn kém chi phí và khơng có thời gian để đến địa điểm đó. Vì thế, KTV sẽ nhờ các nhân viên khách hàng kiểm kê, lập Biên bản kiểm kê hộ và gửi lại cho KTV.
VIETVALUES áp dụng quy trình chứng kiến kiểm kê đối với tất cả khách hàng vào thời điểm kết thúc niên độ với thành phần tham gia bao gồm:
Kiểm toán viên.
Nhân viên kế toán của khách hàng.
Thủ kho hoặc thủ quỹ của khách hàng sẽ thực hiện việc kiểm kê.
Khi kiểm kê các loại tài sản bằng hiện vật nhƣ tiền mặt, hàng tồn kho hay tài sản cố định, VIETVALUES đều thực hiện các thao táo chuẩn bị chung và sẽ có những thủ tục kiểm kê khác nhau tùy theo từng loại tài sản:
Thao tác chung: Trƣởng phịng kiểm tốn sẽ thống nhất với khách hàng về thời gian, địa điểm và nhân sự sẽ thực hiện kiểm kê. Sau đó, các nhân viên đi kiểm kê sẽ liên hệ với trƣởng phịng kiểm tốn để có đƣợc số lƣợng mẫu cần kiểm đối với từng loại tài sản và từng loại khách hàng, cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, đàm bảo tính thích hợp và đầy đủ và xem xét những điều cần quan tâm đối với các loại tài sản cụ thể hoặc với khách hàng.
Thủ tục kiểm kê chi tiết cho từng loại tài sản:
46
KTV sẽ yêu cầu thủ quỹ đếm tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ với sự chứng kiến của KTV, mục đích để xem số lƣợng tiền mặt có hiện hữu đúng trên thực tế hay không. Đồng thời, KTV sẽ thu thập thêm khoảng 2 – 3 phiếu thu và phiếu chi cuối cùng tại thời điểm kiểm kê nhằm nâng cao tính chính xác của tiền mặt tồn quỹ vào cuối niên độ.