4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Mỹ Á
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.2.2. Chức năng của các phòng ban
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan đứng đầu bộ máy tổ chức của công ty, quyết
định các công việc quan trọng về vốn, chiến lược kinh doanh, cổ phần của cơng ty…
Các văn ph
ịng chi
nhá
nh
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt
Ban tổng giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc B ộ ph ậ n k ho & B ãi xe P. Nghiê n cứ u và phát tri ể n P. V ậ n t ả i nộ i đ ịa P. Khai th uê h ả i q uan & Giao nh ậ n P. Kinh d oanh & Mark eting P. Ch ứ ng t ừ & DVKH P. K ế tốn tài chín h P. Hành ch ính nhâ n s ự BP. Khai thuê hải quan BP. Giao nhận BP. Đường biển BP. Hàng không
ASL U.S ASL Bình Dương
ASL Hải
Phịng ASL Hà Nội
Hội đồng quản trị: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra để thay mặt cổ đông tổ chức
thực hiện các vấn đề quan trọng của công ty.
Ban kiểm sốt: có nhiệm vụ kiểm sốt hoạt động kinh doanh của công ty.
Ban tổng giám đốc:
Quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty đúng với pháp luật.
Đại diện công ty ký kết và quản lý thực hiện các hợp đồng kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh và theo dõi hoạt động kinh doanh của các phịng nghiệp vụ. Thiết lập các chính sách về chế độ lao động, bồi dưỡng, đào tạo nhân viên.
Phó giám đốc: Chịu sự phân cơng của Tổng Giám đốc và hỗ trợ Tổng Giám đốc
trong các công việc quản lý điều hành.
Một số phòng ban nghiệp vụ chủ yếu:
Phòng khai thuê hải quan và giao nhận
Khai thuê hải quan, xin giấy phép hải quan và các công việc khác liên quan đến Hải quan. Thay mặt chủ hàng làm các nhiệm vụ: kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng, xin C/O và các loại hình dịch vụ khác.
Chịu trách nhiệm về các cơng việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không, làm thủ tục nhập hàng, xuất hàng cho các công ty khách hàng.
Phòng kinh doanh và Marketing
Bộ phận kinh doanh: Quan tâm khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới để giới thiệu, chào giá các lĩnh vực hoạt động dịch vụ của công ty. Tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến thủ tục gửi, nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Bộ phận Marketing: Định hướng chiến lược quảng bá kịp thời, phù hợp với nhu cầu của thị trường. Phối hợp với bộ phận Kinh doanh trong việc giao dịch khách hàng nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh.
Phòng chứng từ và DVKH
Cập nhật giá hàng Châu Á, Châu Âu, Sea FCL, LCL, Air định kỳ. Chịu trách nhiệm và làm thủ tục hải quan cho các lô hàng xuất đi Mỹ, Châu Âu, Châu Á.
Thu thập thông tin về lô hàng và cung cấp cho người vận tải. Cung cấp cho khách hàng các thơng tin về lịch trình của các lơ hàng.
Lấy Booking lịch tàu và thông báo cho các nhân viên kinh doanh. Phịng kế tốn tài chính
Lập bảng tổng kết tài sản và báo cáo tài chính hàng tháng, hạch toán thu chi, lời lỗ theo quy định, làm báo cáo thuế và đóng thuế.
Quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.
Kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc cơng ty, theo dõi phần thanh tốn cơng nợ, thanh tốn các hợp đồng, theo dõi các chứng từ hàng nhập – xuất, xuất hóa đơn và thu tiền khách hàng.
Phịng hành chính – Nhân sự
Chịu trách nhiệm các cơng tác hành chính, lắp đặt các trang thiết bị thông tin, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm, lập hồ sơ quản lý tài sản của cơng ty để tránh thất thốt.
Tổ chức và quản lý các công tác liên quan đến nhân sự như: tuyển dụng lao động, tiền lương, lưu trữ hồ sơ, bảo hiểm xã hội, đào tạo, thi đua khen thưởng, xây dựng văn hóa cơng ty…
2.1.3. Lĩnh vực hoạt động
Công ty chủ yếu kinh doanh ngành nghề trong lĩnh vực giao nhận vận tải như là: Đại lý Hải quan, đại lý giao nhận hàng hóa trong và ngồi nước, vận tải nội địa và quốc tế bằng đường biển, đường hàng không; đặc biệt vận chuyển đa phương thức nội địa và quốc tế. Công ty nhận ủy thác dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, khai báo và làm thủ tục Hải quan như một đại diện khai th Hải quan. Ngồi ra, cơng ty có các dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ giao nhận tích hợp 3PL, dịch vụ vận chuyển container bồn…
2.1.4. Chức năng hoạt động
– Là nhà vận tải đa phương thức, công ty cam kết đáp ứng nhu cầu vận chuyển tận nơi bằng dịch vụ vận tải đa phương thức nội địa và vận tải đa phương thức quốc tế.
– Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa như: việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng cho người chuyên chở để chuyên chở đến nơi quy định.
– Làm đại lý cho các hãng tàu, hãng hàng khơng trong và ngồi nước, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, kho bãi, thuê tàu…
– Tư vấn cho khách hàng về dịch vụ giao nhận, vận tải kho hàng, thủ tục Hải quan và các vấn đề khác có liên quan. Tùy theo yêu cầu của khách hàng, công ty sẽ thay mặt nhà xuất nhập khẩu lo liệu tồn bộ q trình vận chuyển hàng hóa qua các cơng đoạn cho đến tay người nhận hàng cuối cùng.
2.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty
Năm 2014 2015 2016
Doanh thu 123,876 143,991 156,871
Chi phí 63,325 67,652 70,132
Lợi nhuận trước thuế 60,551 76,339 86,739
Lợi nhuận sau thuế 48440.8 61071.2 69391.2
Biểu đồ về kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2014 đến năm 2016 cho thấy được công ty ASL là một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Doanh thu của công ty ổn định và tăng đều qua các năm. Doanh thu năm 2015 tăng 20,115 triệu đồng so với năm 2014, doanh thu năm 2016 tăng 12,880 triệu đồng so với năm 2015. Trong vòng 3 năm, công ty phấn đấu tăng doanh thu lên đến 32,995 triệu đồng (năm 2016 so với năm 2014). Theo đó lợi nhuận cũng tăng đều tương ứng với doanh thu.
(Đơn vị: Triệu đồng)
Bảng 2.3. Kết quả kinh doanh
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty ASL
0 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 140,000 160,000 180,000
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế
2014 2015 2016
Chú thích:
Những kết quả đó là bằng chứng cho thấy ban lãnh đạo và tập thể nhân viên đã nỗ lực không ngừng, cho dù có những giai đoạn khủng hoảng, nhưng tập thể ASL vẫn phấn đấu vượt qua được và thu lại được kết quả xứng đáng, khẳng định vị trí của cơng ty trong ngành Logistics tại Việt Nam và trên cả thế giới.
Qua nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, thêm vào đó là các mối quan hệ bền lâu với khách hàng đã tạo cơ hội cho công ty ASL vươn lên, tạo được niềm tin trong lòng khách hàng, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng, nâng cao độ phủ sóng góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty trong tương lai. Như vậy, để thành công như ngày hôm nay, công ty ASL đã và đang duy trì phương thức hoạt động đúng đắn, có tính thích nghi cao với điều kiện môi trường biến đổi như hiện tại.
2.2. Tổng quan về dịch vụ vận chuyển đường biển tại công ty
Với sự phát triển nhanh chóng của container hóa trong vận tải đường biển, trong nhiều năm qua, Công ty ASL đã chú trọng đầu tư hệ thống đại lý trải rộng trên các cảng biển khắp thế giới, đồng thời ký kết nhiều hợp đồng với các hãng tàu uy tín. Điều đó đã tạo địn bẩy thúc đẩy ASL trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container hàng đầu Việt nam cho các tuyến đi Bắc Mỹ, Châu Âu, Châu Á… Lĩnh vực hoạt động vận chuyển đường biển tại công ty nổi bật với các dịch vụ sau:
Dịch vụ vận chuyển container hàng xuất từ các cảng trong nước như Hồ Chí Minh, Hải Phịng… đi tất cả các cảng trên thế giới với giá cả cạnh tranh và lịch trình phù hợp, đặc biệt tới các cảng chính và các cảng nội địa của Hoa Kỳ và Canada như Los Angeles, Oakland, Chicago, Houston, Dallas, Newyork, Boston,… Vận chuyển các loại mặt hàng gồm quần áo, trang trí nội thất, nhựa, vải, thủy hải sản đơng lạnh … và đặc biệt là hàng nguy hiểm.
Dịch vụ vận chuyển container nội địa từ các cảng Hồ Chí Minh – Hải Phịng– Đà nẵng với chi phí vận chuyển hợp lý và đúng thời gian theo yêu cầu của khách hàng.
Dịch vụ vận chuyển container hàng nhập từ các cảng trên thế giới về Hồ Chí Minh, Hải Phịng, Đà Nẵng theo các phương thức giao hàng đa dạng khác nhau.
Bên cạnh đó, cơng ty ASL ln sẵn sàng đồng hành, chia sẻ kinh nghiệm và cung cấp cho các nhà xuất khẩu về các quy định, thông tin cần thiết tại cảng đến, đồng thời thực hiện công việc tư vấn cho các nhà nhập khẩu các chính sách và các quy định liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.
Bước Cơng việc Đơn vị thực hiện
2.3.1 Tiếp nhận yêu cầu và ký kết hợp đồng dịch vụ Nhân viên kinh doanh 2.3.2 Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ Nhân viên kinh doanh 2.3.2 Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ Nhân viên kinh doanh 2.3.3 Kéo cont rỗng và đóng hàng Nhân viên phòng vận tải
2.3.4
Làm thủ tục hải quan:
- Khai hải quan điện tử
- Đăng ký tờ khai hải quan tại cảng (Luồng
xanh thì bỏ qua bước này)
- Báo hun trùng (đối với đồ gỗ) - Thanh lý tờ khai, vào sổ tàu
Nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường (Nhân viên phòng giao nhận)
2.3.5 Giao hàng cho hãng tàu và nhận vận đơn
đường biển Nhân viên chứng từ
2.3.6 Xin giấy chứng nhận xuất xứ Nhân viên phòng Giao nhận 2.3.7 Lưu và chuyển hồ sơ Nhân viên chứng từ
Dựa trên một hợp đồng dịch vụ hải quan giữa công ty ASL và công ty AB về lô hàng đồ nội thất xuất khẩu kinh doanh nguyên container, thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu theo FCL bằng đường biển sẽ được trình bày như sau đây:
2.3.1. Tiếp nhận yêu cầu và ký kết hợp đồng dịch vụ
Bước ban đầu, để có được một hợp đồng dịch vụ hải quan, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn, lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng và chào giá dịch vụ cho khách hàng. Khi khách hàng đã chấp nhận giá của dịch vụ và các thỏa thuận thì hai bên sẽ bắt đầu ký kết hợp đồng. Vì cơng ty AB là khách hàng quen thuộc lâu năm và thường xuyên có các lơ hàng xuất đi nên cơng ty đã ký kết hợp đồng dài hạn với công ty ASL. Khi cơng ty AB có nhu cầu xuất hàng hóa, đại diện cơng ty AB sẽ liên lạc trực tiếp với nhân viên phịng Giao nhận của cơng ty ASL thông qua email hoặc điện thoại.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán giữa công ty AB và công ty XY, công ty AB đã ủy thác cho cơng ty ASL thay mặt mình làm thủ tục Hải quan và các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất này. Công ty AB sẽ gửi bộ chứng từ liên quan bao gồm Sale Contract (Hợp đồng ngoại thương), Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) và Packing List (Chi tiết đóng gói hàng hóa) yêu cầu làm thủ tục khai thuê hải quan thông quan. Ở bộ chứng từ khách hàng gửi, cần có sự nhất qn ở những thơng tin sau:
Bảng 2.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty ASL
Số Invoice, số hợp đồng và số Packing List: 29542 Ngày Invoice và ngày Packing List: 12/05/2017
Tên và địa chỉ công ty người bán: Công ty AB, Việt Nam.
Tên và địa chỉ công ty người mua: Công ty XY, Norway.
Tên hàng, mô tả hàng, số lượng: Furniture, nos (Đồ nội thất bằng gỗ), 178 PCS
(178 cái).
Tổng thành tiền: 19992 USD
Tên cảng chất hàng: HOCHIMINH PORT Tên cảng dỡ hàng: STAVANGER, NORWAY Nơi hạ bãi: CÁT LÁI, TP.HCM
Số lượng container dự kiến: 01 Điều kiện giao hàng: FOB
2.3.2. Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ
Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà có nhờ cơng ty ASL liên hệ hãng tàu để đặt chỗ cho lô hàng hay không. Công ty AB đã tự liên hệ hãng tàu MAERSK đặt chỗ nên công ty AB gửi Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ) cho nhân viên chứng từ.
Trường hợp nếu khách hàng có nhờ cơng ty ASL đặt chỗ cho lơ hàng xuất khẩu. Nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp để liên hệ với hãng tàu hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến tàu chạy cũng như thế mạnh riêng trên các tuyến đường. Ví dụ như hãng tàu MAERSK có thế mạnh trên các tuyến đi châu Âu. Trong khi đó các hãng tàu Evergreen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi châu Á. Sau khi nhận được giá và lịch trình của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào đó để chào giá cho khách hàng. Sau khi đã thỏa thuận được được giá cả và thời gian tàu chạy, số lượng container, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành booking qua hãng tàu thì khi đó sẽ nhận được Lệnh đặt chỗ (Booking Note) hay còn gọi là Booking Confirmation của hãng tàu gửi qua. Nhân viên kinh doanh kiểm tra lại mọi thông tin trên Booking Note như: số Booking, tên tàu/số chuyến, cảng xếp hàng, cảng giao hàng số lượng container (dựa vào Sale Contract theo đúng yêu cầu của Shipper), bãi hạ, Shipping Instruction (DOC CUT - thời gian trễ nhất để công ty gửi SI cho hãng tàu lập Vận đơn đường biển), CY CUT.
Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi cho nhân viên phịng Giao nhận để sắp xếp đóng hàng và làm các thủ tục thơng quan xuất khẩu.
2.3.3. Kéo cont rỗng và đóng hàng
Nhân viên chứng từ xác nhận thời gian đóng cont, thời gian đóng hàng phù hợp với kế hoạch của khách hàng rồi liên hệ phòng Vận tải nội địa để sắp xếp thời gian xin hãng tàu duyệt lệnh cấp container rỗng để đóng hàng theo đúng thời gian kế hoạch của khách hàng.
Nhân viên phòng vận tải sẽ đem đem 2 bản Booking Note đến phòng điều độ của hãng tàu tại Cát Lái để xin duyệt lệnh cấp container. Sau khi đã đổi được lệnh duyệt cấp cont và có được vị trí nhận container, nhân viên hiện trường đến văn phòng điều độ của hãng tàu ở cảng Cát Lái để nhận seal (chì) sau đó giao cho nhân viên tài xế đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng với phịng thương vụ cảng và kéo container rỗng vận chuyển về kho của cơng ty AB để đóng hàng.
Khi tài xế lấy được cont/seal, có được tare weight, max payload… sẽ chụp hình gửi về cho phịng điều độ, khách hàng sẽ cung cấp SI cho hãng tàu.
Sau khi đóng hàng xong, tài xế sẽ chở container có hàng hạ bãi tại đúng cảng chờ xếp hàng theo trên Booking Confirmation.
2.3.4. Làm thủ tục Hải quan
2.3.4.1. Khai hải quan qua phần mềm điện tử
Dựa vào Booking Note và bộ chứng từ, nhân viên chứng từ phòng Giao nhận sẽ tiến hành khai báo hải quan qua phần mềm khai báo điện tử ECUS5 – VNACCS. Khi