4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
2.3.2. Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ
Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà có nhờ công ty ASL liên hệ hãng tàu để đặt chỗ cho lô hàng hay không. Công ty AB đã tự liên hệ hãng tàu MAERSK đặt chỗ nên công ty AB gửi Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ) cho nhân viên chứng từ.
Trường hợp nếu khách hàng có nhờ công ty ASL đặt chỗ cho lô hàng xuất khẩu. Nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp để liên hệ với hãng tàu hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến tàu chạy cũng như thế mạnh riêng trên các tuyến đường. Ví dụ như hãng tàu MAERSK có thế mạnh trên các tuyến đi châu Âu. Trong khi đó các hãng tàu Evergreen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi châu Á. Sau khi nhận được giá và lịch trình của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào đó để chào giá cho khách hàng. Sau khi đã thỏa thuận được được giá cả và thời gian tàu chạy, số lượng container, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành booking qua hãng tàu thì khi đó sẽ nhận được Lệnh đặt chỗ (Booking Note) hay còn gọi là Booking Confirmation của hãng tàu gửi qua. Nhân viên kinh doanh kiểm tra lại mọi thông tin trên Booking Note như: số Booking, tên tàu/số chuyến, cảng xếp hàng, cảng giao hàng số lượng container (dựa vào Sale Contract theo đúng yêu cầu của Shipper), bãi hạ, Shipping Instruction (DOC CUT - thời gian trễ nhất để công ty gửi SI cho hãng tàu lập Vận đơn đường biển), CY CUT.
Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi cho nhân viên phòng Giao nhận để sắp xếp đóng hàng và làm các thủ tục thơng quan xuất khẩu.