4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.2 Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
3.3.1. Giải pháp 1: Ổn định cơ cấu nhân sự, nâng cao trình độ chun mơn cho
nhân viên.
Cơ sở của giải pháp
Nhân sự là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tồn bộ quy trình giao nhận. Muốn nâng cao hiệu quả của quy trình thì phải cải thiện chất lượng nhân sự tại cơng ty. Trước tình hình cạnh tranh của ngành Logistics trên thị trường hiện nay, đòi hỏi nguồn nhân lực cho ngành ngày càng nhiều. Tuy nhân viên tại cơng ty chun nghiệp nhưng số lượng đó vẫn cịn hạn chế. Vì vậy, nâng cao trình độ chun mơn và các kỹ năng cần thiết cho nhân viên để công việc đạt được hiệu quả cao hơn. Khi trình độ tay nghề được nâng cao thì đồng thời chi phí phát sinh trong quy trình khi xảy ra sai sót cũng được giảm, mang lại chất lượng quy trình, giúp cơng ty phát triển mạnh hơn.
Điều kiện thực hiện
Nâng cao tiêu chuẩn tuyển dụng
Công ty ASL cần phải sàng lọc kĩ càng trong khâu tuyển dụng nhân viên, nên tuyển dụng những nhân viên có lịng u nghề, ham học hỏi, nhiệt tình với cơng việc và phải có kiến thức về chun mơn. Cụ thể:
+ Với vị trí nhân viên chứng từ u cầu phải có chun mơn thật sự, khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, đại lý trong và ngồi nước, thành thạo vi tính và ngoại ngữ để tránh những sai sót trong khâu làm bộ chứng từ, gây chậm trễ trong việc giao hàng.
+ Với những nhân viên kinh doanh trực tiếp tiếp xúc với khách hàng thì ngồi trình độ chun mơn, anh văn giao tiếp, họ phải có khả năng giao tiếp tốt, có mối quan hệ tốt với hãng tàu, khả năng thuyết phục và đàm phán với khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty.
+ Với vị trí nhân viên hiện trường, ngồi kiến thức chun mơn, nhân viên giao nhận cần có sức khỏe, đam mê cơng việc và có mối quan hệ với hải quan để thuận lợi hơn trong vấn đề làm thủ tục hải quan.
Công ty lưu ý nên tuyển dụng những sinh viên đã thực tập tốt tại công ty vì dù gì họ cũng có thời gian làm quen với mơi trường văn hóa của cơng ty, thuận lợi hơn cho việc đào tạo, trao dồi kỹ năng và cũng tiết kiệm được chi phí và thời gian đào tạo.
Về phía nhân viên phải có kế hoạch định hướng rèn luyện cho bản thân. Nhất là đối với nhân viên kinh doanh thường ở giai đoạn đầu khơng tìm được khách hàng nên nhanh chán nản cơng việc, vì vậy địi hỏi phải có kiên nhẫn và u thích nghề.
Nâng cao chất lượng đào tạo
Nguồn nhân lực trẻ có ưu điểm là tiếp thu nhanh, sáng tạo trong quá trình học việc, dễ dàng đạt được kết quả tốt. Công ty phải truyền được lửa đam mê cho nhân viên, tạo điều kiện và nguồn động lực để nhân viên tham gia vào các khóa đào tạo để nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng hóa. Những nhân viên trong cơng ty giỏi nghiệp vụ và kiến thức chuyên môn cần giảng và truyền đạt lại những kiến thức, kinh nghiệm cho nhân viên trẻ, nhân viên mới vào làm việc nhằm giúp nhân viên nhanh thích nghi với cơng việc và nâng cao nghiệp vụ.
Để động viên tinh thần và kích thích sự phát triển về chun mơn, kỹ năng và trình độ ngoại ngữ của nhân viên, công ty nên tổ chức các cuộc thi kiểm tra và trao giải thưởng cho nhân viên đạt thành tích. Cơng ty cũng phải chú ý sắp xếp cho nhân viên tham gia các buổi hội thảo hoặc giao lưu về nghiệp vụ giao nhận để họ hiểu rõ hơn tổng quát toàn bộ giao nhận vận tải và có cơ hội tích lũy kinh nghiệm, mở rộng mối quan hệ để thuận lợi cho việc tìm kiếm đối tác cho cơng ty.
Riêng về các ban lãnh đạo và các trưởng phòng cần thường xuyên cập nhật các thông tư và luật định liên quan mới nhất để truyền đạt lại cho nhân viên, tạo điều kiện cho việc giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, tránh các sai lầm và các phát sinh chi phí do làm trái quy định của pháp luật.
Kết quả đạt được
Cơ cấu nhân sự của công ty ổn định, giảm trường hợp “nhảy việc” của những nhân viên mới, nhất là với các sinh viên mới ra trường.
Các nhân viên trong cơng ty và trong mỗi phịng ban sẽ phối hợp làm việc với nhau
ăn ý hơn.
Kỹ năng nghiệp vụ được nâng cao, tránh được các rủi ro khi làm chứng từ cũng
như xử lý được các tình huống ngồi ý muốn.
Phát huy được năng lực của mỗi cá nhân trong cơng ty, duy trì được đội ngũ nhân viên với tinh thần làm việc cao giúp tăng năng suất hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc.
Môi trường làm việc của công ty ngày càng được cải thiện, thu hút được nhiều nhân tài.
3.3.2. Giải pháp 2: Nâng cấp cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị
Cơ sở của giải pháp:
Cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cũng là một trong những yếu tố thúc đẩy hoạt động giao nhận diễn ra có hiệu quả. Trang bị phương tiện đầy đủ thiết bị sẽ rút ngắn được quy trình làm hàng và tiết kiệm chi phí th ngồi.
Điều kiện thực hiện:
- Công ty cần chuẩn bị nguồn vốn lớn và có kế hoạch chiến lược đầu tư rõ ràng, hợp lý, tránh trường hợp đầu tư không hiệu quả.
- Công ty cần đầu tư thêm thiết bị văn phòng ở mỗi phòng ban như: máy in, máy scan… để đáp ứng được nhu cầu in chứng từ nhiều. Nâng cấp máy tính để tránh tình trạng giật, đứng máy gây ảnh hưởng đến kết quả công việc. Sử dụng bản quyền của các phần mềm quản lý và các phần mềm bảo mật để tránh những lỗi của phần mềm.
- Đầu tư thêm máy phát điện để khắc phục sự cố mất điện tại công ty (hiện tại tồn cơng ty chỉ sử dụng 1 máy phát điện nên hạn chế năng suất làm việc).
- Ngoài ra, về hệ thống kho bãi cũng cần được nâng cấp và mở rộng diện tích để vừa đáp ứng được nhu cầu lưu hàng tại kho vừa đáp ứng được nhu cầu thuê kho bãi của khách hàng.
Kết quả đạt được:
Tăng năng suất làm việc, quy trình làm chứng từ diễn ra nhanh chóng, kịp thời.
Tiết kiệm được chi phí th ngồi và có thêm lợi nhuận từ dịch vụ cho thuê kho
bãi.
Khách hàng yên tâm và hài lòng hơn đối với dịch vụ công ty cung cấp, giúp công ty có thêm uy tín đứng vững hơn trên thị trường.
3.3.3. Giải pháp 3: Mở rộng mối quan hệ với các hãng tàu
Cơ sở của giải pháp
Trong lĩnh vực giao nhận, hãng tàu là một đối tác quan trọng góp phần tạo nhiều sự thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thực hiện quy trình giao nhận. Mỗi hãng tàu khác nhau có ảnh hưởng khác nhau đến giá cả và chất lượng dịch vụ của công ty. Tạo dựng mối quan hệ thân thiết với các nhà vận tải để hưởng được giá cước ưu đãi, tạo ra
sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, hoặc có chiến lược để hưởng lợi nhuận từ mức giá ưu đãi đó.
Điều kiện thực hiện
Công ty phải đề ra các chế độ đãi ngộ đặc biệt khi tuyển dụng và đào tạo nhân viên có kinh nghiệm lâu năm và kỹ năng đàm phán.
Công ty chuẩn bị kỹ về việc đàm phán với hãng tàu, đề cử người có trình độ cao, khả năng giao tiếp tốt, có kinh nghiệm trong việc đàm phán, thuyết phục.
Công ty cần đẩy mạnh việc ký kết hợp tác với các hãng tàu lớn để trở thành đối tác và trực tiếp thương lượng về giá cả và kế hoạch đặt chỗ với hãng tàu. Đơi khi có thể được hưởng ưu đãi với các tuyến vận tải đường biển.
Công ty phải đảm bảo được lượng hàng đi ổn định để tạo được niềm tin với hãng tàu là cơng ty ASL sẽ gắn bó lâu dài với nhiều đơn hàng theo định kỳ, mang lại lợi nhuận cho cả công ty và hãng tàu.
Kết quả đạt được
- Lượng hàng xuất đi được nhiều và ổn định hơn.
- Giảm chi phí vì khơng cần phải qua bên trung gian khi có yêu cầu với các hãng tàu.
- Được hưởng những đãi ngộ đặc quyền từ hãng tàu, mang lại thuận lợi cho quy trình giao nhận hàng hóa.
- Cung cấp kịp và phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá cả tốt.
3.3.4. Giải pháp 4: Nâng cao hiệu quả quá trình lấy cont rỗng và đóng hàng
Cơ sở của giải pháp
Khâu lấy cont rỗng và đóng hàng rất quan trọng đối với yêu cầu bảo quản hàng hóa của khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển trên biển. Ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hàng hóa của khách hàng.
Mỗi loại hàng khác nhau yêu cầu loại container tiêu chuẩn khác nhau và quy định đóng hàng vào container cũng khác nhau.
Điều kiện thực hiện
+ Phịng vận tải cần thơng báo cho tài xế tiêu chuẩn những cont đạt yêu cầu phù hợp với từng loại hàng, chẳng hạn đối với loại hàng thực phẩm hay đồ gỗ cần đóng trong cont mới, sạch sẽ…
+ Tài xế cần có kinh nghiệm khi kiểm tra container, kiểm tra cẩn thận, kỹ càng tình trạng container: sàn, vách, nóc, góc trong, bên ngồi… Container phải sạch và nguyên vẹn, đủ khả năng đi biển.
- Điều động xe kịp thời gian: lệnh cấp container rỗng cần được gửi đến tài xế sớm
để họ xác định vị trí kho bãi và sắp xếp xe đi cho kịp thời gian đóng hàng của khách hàng.
- Giảm sai sót trong khâu đóng hàng:
+ Có kế hoạch đóng hàng vào container cho từng đơn hàng.
+ Nhân viên hiện trường phải nghiêm túc và tập trung khi làm việc tại cảng hay tại nơi đóng hàng.
+ Khi phát hiện bao bì đóng gói bị hư, rách phải báo ngay cho khách hàng. Kiểm tra trọng lượng hàng hóa xem có chính xác với các chứng từ hay không.
+ Nhân viên hiện trường phải khéo léo và linh động giải quyết các tình huống phát sinh.
Kết quả đạt được
- Lấy được cont tốt, không cần sửa chữa, vệ sinh cont, giảm thời gian và chi phí phát sinh.
- Giảm các chi phí như: chi phí neo đậu rơ-mooc, chi phí tăng ca,…
- Đóng hàng đúng tiến độ. Tránh tổn thất hàng hóa và sai sót về trọng lượng hàng hóa thực tế, nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Quy trình giao nhận đúng thời gian, hàng hóa đi đúng lịch trình. Từ đó có thời gian để hồn thành những công việc của nhiều lô hàng khác.
- Chất lượng hàng hóa của khách hàng được đảm bảo an tồn, làm cho khách hàng hài lịng.
3.3.5. Giải pháp 5: Nâng cao quy trình làm thủ tục Hải quan có hiệu quả
Cở sở của giải pháp
Ngày nay nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng nhiều. Trong quy trình giao nhận, khâu làm thủ tục Hải quan từ việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ đến thanh lý tờ khai, vô sổ tàu là rất quan trọng, nhưng đôi khi cũng mắc phải những lỗi lầm, sai
sót. Khắc phục sai sót đó đồng nghĩa với việc đảm bảo q trình lưu thơng hàng hóa diễn ra sn sẻ, nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận, tăng độ tin cậy của khách hàng.
Điều kiện thực hiện
- Để đảm bảo cơng việc khơng chậm trễ, cần có sự liên kết giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường. Nhân viên chứng từ phải báo ngay cho nhân viên hiện trường khi đã có Booking Note, tờ khai hải quan, mã vạch hoặc phải thông báo trước cho nhân viên hiện trường biết những lô hàng nào mà khách hàng cần gấp để họ hoàn thành với khả năng nhanh nhất. Trưởng phịng hoặc phó phịng cần kiểm sốt chặt chẽ sự phối hợp giữa nhân viên chứng từ và hiện trường.
- Khắc phục sai sót của nhân viên chứng từ:
+ Nhân viên chứng từ phải cẩn thận trong từng thao tác, kiểm tra kỹ các chứng từ mà khách hàng gửi qua, nhanh nhẹn khắc phục các tình huống cho một số sai sót có thể xảy ra.
+ Nhân viên chứng từ không được tự áp mã HS hay định mức, mà phải lấy thông tin này từ khách hàng. Trước khi khai tờ khai chính thức cần phải gửi tờ khai nháp qua cho khách hàng bằng email và phải nhận được sự xác nhận của khách hàng bằng email là mọi thơng tin trên tờ khai đã đúng, sau đó nhân viên chứng từ mới lên tờ khai chính thức. Ngoài ra, nhân viên chứng từ hoặc các bộ phận khác cần tư vấn cho khách hàng cách áp mã HS để giảm thiểu tiền thuế thấp nhất…
+ Nhân viên chứng từ phải thường xuyên kiểm tra mail hay bất cứ phương tiện liên lạc với khách hàng nào để cập nhật kịp thời những thay đổi hay thông tin nào của khách hàng. Như vậy, nhân viên chứng từ lập tức giải quyết thắc mắc của khách hàng và có thể nhận được chứng từ mà khách hàng gửi qua nhanh chóng nhất đảm bảo khơng để chậm trễ hàng hóa của khách hàng.
- Khắc phục sai sót của nhân viên hiện trường:
+ Khi đi thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, nhân viên hiện trường cần cẩn thận kiểm tra lại các thông tin trên tờ khai, nên mang theo Booking Note khi đi thanh lý để đối chiếu. + Nhân viên hiện trường cần sắp xếp công việc phải làm một cách hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian, tránh những sự cố xảy ra gây chậm trễ quy trình và ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của công ty.
Kết quả đạt được
Công việc làm thủ tục hải quan trở nên nhanh chóng và tránh những sai sót, tiết
kiệm thời gian và chi phí chỉnh sửa.
- Tránh tình trạng đền hợp đồng.
- Giảm thiều tối đa mức chi phí cho khách hàng và cho cơng ty, làm khách hàng hài lòng, thu hút nhiều đơn hàng khác.
- Tăng chất lượng dịch vụ của công ty ASL và chất lượng dịch vụ của khách hàng.
3.3 Kiến nghị
3.3.1. Kiến nghị với Nhà nước
Đào tạo nguồn nhân lực ngành logistics nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu nhân lực cho ngành, thúc đẩy chương trình đào tạo các chun gia logistics có kỹ năng ứng dụng và triển khai các thực hành quản trị logistics và chuỗi cung ứng theo kịp các nước công nghiệp phát triển.
Thông báo về việc điều chỉnh giá xăng dầu sớm hơn để doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời giá dịch vụ phù hợp với hồn cảnh nhằm tối thiểu chi phí vận tải nội địa.
Đầu tư xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng để thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa nội địa cũng như việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Xây dựng nâng cấp hệ thống cảng bãi tại Việt Nam. Áp dụng công nghệ thông tin vào việc trao đổi dữ liệu trong lĩnh vực hàng hải.
Hoàn thiện hệ thống pháp luật về giao nhận một cách đồng bộ và nhất quán, phù hợp với tình hình giao nhận hàng hóa xuất khẩu hiện nay và trên thế giới. Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực làm cản trở cho các doanh nghiệp. Thực hiện các chính sách ưu đãi về thuế VAT, thuế thu nhập tương ứng với tỉ lệ hàng hóa.
3.3.2. Kiến nghị với các cơ quan ban ngành
Đối với Tổng cục Hải quan
Có những biện pháp ngăn chặn những tiêu cực xảy ra khi doanh nghiệp khai thủ tục hải quan, làm cho quy trình đóng hàng vào container gây mất thời gian của doanh nghiệp. Ảnh hưởng đến nhiều doanh nghiệp đồng thời cũng làm tăng nạn tham nhũng tại nước ta.