4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.3.5. Giải pháp 5: Nâng cao quy trình làm thủ tục Hải quan có hiệu quả
Cở sở của giải pháp
Ngày nay nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng nhiều. Trong quy trình giao nhận, khâu làm thủ tục Hải quan từ việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ đến thanh lý tờ khai, vô sổ tàu là rất quan trọng, nhưng đôi khi cũng mắc phải những lỗi lầm, sai
sót. Khắc phục sai sót đó đồng nghĩa với việc đảm bảo q trình lưu thơng hàng hóa diễn ra sn sẻ, nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận, tăng độ tin cậy của khách hàng.
Điều kiện thực hiện
- Để đảm bảo công việc khơng chậm trễ, cần có sự liên kết giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường. Nhân viên chứng từ phải báo ngay cho nhân viên hiện trường khi đã có Booking Note, tờ khai hải quan, mã vạch hoặc phải thông báo trước cho nhân viên hiện trường biết những lô hàng nào mà khách hàng cần gấp để họ hoàn thành với khả năng nhanh nhất. Trưởng phịng hoặc phó phịng cần kiểm sốt chặt chẽ sự phối hợp giữa nhân viên chứng từ và hiện trường.
- Khắc phục sai sót của nhân viên chứng từ:
+ Nhân viên chứng từ phải cẩn thận trong từng thao tác, kiểm tra kỹ các chứng từ mà khách hàng gửi qua, nhanh nhẹn khắc phục các tình huống cho một số sai sót có thể xảy ra.
+ Nhân viên chứng từ không được tự áp mã HS hay định mức, mà phải lấy thông tin này từ khách hàng. Trước khi khai tờ khai chính thức cần phải gửi tờ khai nháp qua cho khách hàng bằng email và phải nhận được sự xác nhận của khách hàng bằng email là mọi thông tin trên tờ khai đã đúng, sau đó nhân viên chứng từ mới lên tờ khai chính thức. Ngồi ra, nhân viên chứng từ hoặc các bộ phận khác cần tư vấn cho khách hàng cách áp mã HS để giảm thiểu tiền thuế thấp nhất…
+ Nhân viên chứng từ phải thường xuyên kiểm tra mail hay bất cứ phương tiện liên lạc với khách hàng nào để cập nhật kịp thời những thay đổi hay thông tin nào của khách hàng. Như vậy, nhân viên chứng từ lập tức giải quyết thắc mắc của khách hàng và có thể nhận được chứng từ mà khách hàng gửi qua nhanh chóng nhất đảm bảo khơng để chậm trễ hàng hóa của khách hàng.
- Khắc phục sai sót của nhân viên hiện trường:
+ Khi đi thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, nhân viên hiện trường cần cẩn thận kiểm tra lại các thông tin trên tờ khai, nên mang theo Booking Note khi đi thanh lý để đối chiếu. + Nhân viên hiện trường cần sắp xếp công việc phải làm một cách hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian, tránh những sự cố xảy ra gây chậm trễ quy trình và ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của công ty.
Kết quả đạt được
Công việc làm thủ tục hải quan trở nên nhanh chóng và tránh những sai sót, tiết
kiệm thời gian và chi phí chỉnh sửa.
- Tránh tình trạng đền hợp đồng.
- Giảm thiều tối đa mức chi phí cho khách hàng và cho cơng ty, làm khách hàng hài lòng, thu hút nhiều đơn hàng khác.
- Tăng chất lượng dịch vụ của công ty ASL và chất lượng dịch vụ của khách hàng.