bản
Quốc hiệu và tiêu ngữ
Dịng trên: CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12pt đến 13pt, kiểu chữ đứng, đậm. Dòng iưởi: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13pt đến 14pt, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài dịng chữ.
Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày ĩng chữ in hoa, co chữ từ 12pt đến 13pt, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan chủ quản trực tiếp ghi dòng trên bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12pt đến 13pt, kiểu chữ đứng, không đậm. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn: ản ghi dòng dưới bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12pt đến 13pt, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ.
Số, kí hiệu văn bản
Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, kí hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13pt, kiểu chữ đứng,
sau từ “số” có hai dấu chấm; giữa số (ghi theo năm ban hành) và kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong kí hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-). Chẳng hạn, công văn số 17 của phòng Sau đại học, Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh sẽ được trình bày: Số: 17/ĐHSP-SĐH.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13pt đến 14pt, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy. Phải ghi rõ các chữ ngày, tháng, năm; không viết tắt bằng dấu gạch nối hoặc dấu gạch xiên. Ngày từ 1 đến 9, tháng 1 và tháng 2, khi viết phải thêm số “0” ở trước. Chẳng hạn, phải viết: Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2006 không viết: * Hà Nội 09-02-2006 hoặc *Hà Nội, ngày 9 tháng 2 năm 2006.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản (nghị định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, co chữ 14pt đến 15pt, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dun; văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14pt, kiểu chữ đứng, đậm, bên dưới trích yếu có đườn; kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ.
Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ viết tắt “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12pt đến 13pt, kiểu chữ đứng.
Nội dung văn bản
Dùng co chữ từ 13pt — 14pt, in thường, khi xuống dịng có thể lùi vào 1cm đến 1,27cm, khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đã: tối thiểu là 6pt, khóảng cách giữa các dịng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
Nơi nhận
Nơi nhận 1.Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản trình bày chữ in thường, cỡ chữ 14pt, kiểu chữ đứng. Sau “Kính gửi” có dấu hai chấm, nếu cơng văn gửi cho một cơ quan, tổ chức thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức được trình bày trên cùng một dịng; nếu công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch ngang, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối cùng có dấu chấm.
Nơi nhận 2. Chữ “Nơi nhận” được trình bày một dịng riêng, sau có dấu hai chấm, chữ in thường co chữ 12pt, kiểu chữ đậm, nghiêng. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức nhận văn bản trình bày bằng chữ in chường, cỡ chữ llpt, kiểu chữ đứng, tên mỗi cơ quan, tổ chức nhận vãn bản được trình bày trên
một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dịng có dấu chấm phẩy, riêng dịng cuối bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo vân bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) cược đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
Chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền
Các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.”, quyền hạn à chức vụ của người kí trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13pt đến 14pt, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người kí văn bản và học hàm, học vi (nếu có) trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13pt đến 14pt, kiểu chữ đứng, đậm.
Dấu của cơ quan, tổ chức
Đánh số trang văn bản ở chính giữa, trên đầu trang giấy, hoặc I góc phải cuối trang giấy, bằng chữ số Á Rập.
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định. (2) Năm ban hành. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định. (4) Địa danh. (5) Trích yếu nội dung quyết định. (6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan (Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Toà án nhân dân tối cao) hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) thì ghi chức vụ của người đứng đầu cơ quan hoặc chức danh nhà nước; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về Ủy ban nhân dân các cấp thì ghi ưỷ ban nhân dân (7) Các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (8) Nội dung của quyết định. (9) Quyền hạn, chức vụ của người kí như Bộ trưởng, Viện trưởng, Chánh án hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng (Chính phủ): đối với quyết định của Ưỷ ban nhân dân phải có chữ viết tắt “TM” vào trước tên Ưỷ ban nhân dân; trường hợp cấp phó được giao kí thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ki (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (11) Kí hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
(1) Thông tư Liên tịch hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, số: 55/2005/TT-BNV- VPCP. Hà Nội, 5 - 2005.