2.1.2.3. Tổ chức cơng tác kế tốn
Hình thức kế tốn sử dụng tại Viện Công Nghệ Xây Dựng Cầu đường Phía Nam là hình thức Chứng Từ Ghi Sổ.
Cơng việc kế tốn được thực hiện trên phần mềm kế tốn, cơng tác làm sổ, tính giá thành và in ra các bảng biểu đều có sự trợ giúp của máy tính.
Việc sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán kế toán. Giá trị cơng trình dở dang áp dụng theo giai đoạn xây lắp hồn thành.
Kế tốn trƣởng (trƣởng phịng) Kế tốn tổng hợp (phó phịng) Kế tốn giá thành Kế toán tiền mặt, tiền lƣơng, tạm ứng Kế tốn tín dụng
thanh tốn, cơng nợ Thủ quỹ
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ hạch tốn kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ
Theo hình thức trên thì tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được ghi vào sổ chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế tốn các nghệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái theo từng nghiệp cụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên tất cả các định khoản và tạo lập các sổ sách đều được thưc hiện trên máy tính theo chu trình sau:
Ghi chú:
- Ghi hàng ngày: - Ghi cuối quý: - Đối chiếu: CHỨNG TỪ GỐC Sổ Chi Tiết Sổ Quỹ Chứng Từ Ghi Sổ Bảng Tổng Hợp Chi Tiết Sổ Đăng Ký CTGS SỔ CÁI
Bảng Cân Đối Tài Khoản
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ quy trình cơng tác kế tốn trong hệ thống kế toán máy
Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành phân loại chứng từ, định khoản (xử lý nghiệp vụ) sau đó nhập chứng từ vào máy, tồn bộ dữ liệu kế toán được xử lý tự động trên máy: vào sổ Nhật ký chung, sổ Chi tiết tài khoản, Sổ cái, sổ Tổng hợp tài khoản, các bảng kê và các Báo cáo kế toán.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TỐN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI VIỆN
2.2.1. Kế toán doanh thu
2.2.1.1. Nội dung
Trong thời gian qua, nguồn doanh thu chủ yếu của Viện là:
- Tư vấn: Đấu thầu, lập dự án đầu tư, quản lý dự án, khảo sát, thiết kế, thẩm tra, thẩm định thiết kế và dự tốn các cơng trình giao thơng, thuỷ lợi, dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật; đánh giá tác động môi trường trong cơng trình xây dựng, giao thơng.
- Tư vấn giám sát, khảo sát địa chất cơng trình, thí nghiệm, kiểm định chất lượng các cơng trình giao thơng, thuỷ lợi, dân dụng, cơng nghiệp và hạ tầng kỹ thuật.
Nghiệp vụ phát sinh
Xử lý nghiệp vụ
Nhập chứng từ
Máy thực hiện in các sổ sách liên quan: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái, sổ chi tiết
- Bảng cân đối tài khoản - Báo cáo kế toán
In tài liệu và lưu giữ
- Tư vấn kiểm tra, chứng nhận sự phù hợp về chất lượng cơng trình xây dựng theo Luật định.
2.2.1.2. Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán
Chứng từ sử dụng:
Trong cơng tác kế tốn doanh thu, chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch tốn là: Hóa đơn thuế GTGT, phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng...
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng: Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào bán ra, tờ khai thuế GTGT...
Tài khoản kế toán sử dụng:
Để hạch toán doanh thu và thuế GTGT, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng TK 131 – Phải thu của khách hàng
Sổ sách kế toán
- Các sổ chi tiết được sử dụng: sổ chi tiết bán hàng và cung cấp dịch vụ, ...
- Các sổ tổng hợp có: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản chi phí, doanh thu...
2.2.1.3. Quy trình kế tốn
Sơ đồ 2.5. Quy trình kế tốn doanh thu
2.2.1.4. Minh họa nghiệp vụ kế toán phát sinh
Chứng từ gốc, hóa đơn, phiếu thu, giấy báo có
Sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 511
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Ghi hàng ngày: - Ghi cuối quý:
Ngày 02/12/2012 xuất hóa đơn thực hiện dịch vụ Thí nghiệm cơng trình xây dựng cầu Bản, Quốc lộ 57, tỉnh Bến Tre thuộc dự án tín dụng ngành GTVT để cải tạo mạng lưới đường quốc gia gói thầu số B2 – 33 trị giá 48,690,000đ (đã bao gồm 10% thuế GTGT) theo hóa đơn ký hiệu PN/11P số 0000554 cho cơng ty Cổ phần Cầu 11 Thăng Long, đã thu bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ 1121 48,690,000
Có 5113 44,263,636 Có 3331 4,426,364
Ngày 07/12/2012 xuất hóa đơn thực hiện Khảo sát thiết kế cải tạo nâng cấp Quốc lộ 53 đoạn Km 67, Km 114 tỉnh Trà Vinh, xây dựng đoạn Km 103+300, Km 113+956 và xây dựng mới cầu Lệ Đá trị giá 422,742,143 (đã bao gồm thuế GTGT) theo hóa đơn ký hiệu PN/11P số 0000559 cho công ty Cổ phần Đầu Tư Thương Mại và Xây Dựng Giao Thông 1, đã thu bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ 1121 422,742,143
Có 5113 384,311,039 Có 3331 38,431,104
Bảng 2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra ngày 02/12/2012 VIỆN CƠNG NGHỆ XÂY DỰNG CẦU ĐƢỜNG PHÍA NAM VIỆN CƠNG NGHỆ XÂY DỰNG CẦU ĐƢỜNG PHÍA NAM
Mã số thuế: 0301481120
Địa chỉ: 237 Quốc lộ 13, P. 26, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 35110993
Email: vibrobis@gmail.com
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số:
01GTKT2/001
Liên 1: Lưu Ký hiệu: PN/11P
Ngày 02 tháng 12 năm 2012 Số: 0000554
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Cầu 11 Thăng Long
Địa chỉ: 134 Phạm Văn Đồng, Xuân Đỉnh, Từ Liêm, TP. Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản Mã số thuế: 01 - 00105951
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Thí nghiệm cơng trình xây dựng Cầu Bản, Quốc lộ 57, tỉnh Bến Tre thuộc dự án tín dụng ngành GTVT để cải tạo mạng lưới đường quốc gia gói
thầu số B2 – 33
44,263,636
Cộng tiền hàng 44,263,636
Thuế suất: 10% Tiền thuế
GTGT: 4,426,364
Tổng cộng tiền thanh toán: 48,690,000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu, sáu trăm chín mươi ngàn đồng chẵn
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
Nguồn: Phịng kế tốn (2012)
Bảng 2.2. Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra ngày 07/12/2012 VIỆN CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG CẦU ĐƢỜNG PHÍA NAM VIỆN CƠNG NGHỆ XÂY DỰNG CẦU ĐƢỜNG PHÍA NAM
Mã số thuế: 0301481120
Địa chỉ: 237 Quốc lộ 13, P. 26, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 35110993
Email: vibrobis@gmail.com
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT2/001
Liên 1: Lưu Ký hiệu: PN/11P
Ngày 07 tháng 12 năm 2012 Số: 0000559
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu Tƣ Thƣơng Mại và Xây Dựng Giao Thông 1
Địa chỉ:548 Nguyễn Văn Cừ, Q. Long Biên, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản Mã số thuế: 01 - 00104132
ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Khảo sát thiết kế cải tạo nâng cấp Quốc lộ 53 đoạn Km 67, Km 114 tỉnh Trà Vinh, xây dựng đoạn Km 103+300, Km
113+956 và xây dựng mới cầu Lệ Đá
384,311,039
Cộng tiền hàng 384,311,039
Thuế suất: 10% Tiền thuế
GTGT: 38,431,104
Tổng cộng tiền thanh toán: 422,742,143
Số tiền viết bằng chữ:Bốn trăm hai mươi hai triệu, bảy trăm bốn mươi hai ngàn, một
trăm bốn mươi ba đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
Bảng 2.3. Sổ cái TK 5113
VIỆN CƠNG NGHỆ XÂY DỰNG CẦU ĐƢỜNG PHÍA NAM
SỔ CÁI TK 5113 Tháng 12/2012 Chứng từ Nội dung TK Số phát sinh Ngày Số chứng từ đối ứng Nợ Có 02/12 0000554 Thí nghiệm cơng trình xây dựng Cầu Bản, Quốc lộ 57, tỉnh Bến Tre thuộc dự án tín dụng ngành GTVT để cải tạo mạng lưới đường quốc gia gói thầu số B2 – 33
112 44,263,636
….
07/12 0000559
Khảo sát thiết kế cải tạo nâng cấp Quốc lộ 53 đoạn Km 67, Km 114 tỉnh Trà Vinh, xây dựng đoạn Km 103+300, Km 113+956 và xây dựng mới cầu Lệ Đá 112 384,311,039 .... 31/12 KC/T12
Kết chuyển doanh thu
cuối kỳ 911 21,329,937,957 Cộng số phát sinh tháng 12/2012 21,329,937,957 21,329,937,957 Nguồn: Phịng kế tốn (2012) 2.2.2. Kế tốn chi phí 2.2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.2.1.1. Nội dung
Giá vốn hàng bán là giá thành sản phẩm của từng cơng trình, từng dịch vụ mà Viện đã hồn thành bao gồm toàn bộ các chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung liên quan đến cơng trình, dịch vụ đó.
2.2.2.1.2. Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán chi tiết
Tài khoản kế toán sử dụng:Kế toán theo dõi khoản giá vốn trên TK 632. Sổ sách kế toán
- Sổ chi tiết TK 632 - Chứng từ ghi sổ TK 632 - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản
2.2.2.1.3. Quy trình kế tốn
Do Viện không tổ chức đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ, ở các tháng đều khơng có chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ và cuối kỳ, nên tồn bộ chi phí sản xuất trong kỳ được coi là giá thành sản xuất và đưa vào tài khoản 154, với tên gọi là “chi phí sản phẩm dở dang”. Khi cung cấp dịch vụ, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ chứng từ ghi sổ. Tồn bộ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ đó sẽ được kết chuyển từ TK 154 vào TK 632.
Sơ đồ 2.6. Quy trình kế tốn giá vốn hàng bán
2.2.2.1.4. Minh họa nghiệp vụ kế tốn phát sinh
Ngày 02/12/2012 xuất hóa đơn thực hiện dịch vụ Thí nghiệm cơng trình xây dựng cầu Bản, Quốc lộ 57, tỉnh Bến Tre thuộc dự án tín dụng ngành GTVT để cải tạo mạng lưới đường quốc gia gói thầu số B2 – 33 trị giá 48,690,000đ (đã bao gồm 10% thuế GTGT) theo hóa đơn ký hiệu PN/11P số 0000554 cho công ty Cổ phần Cầu 11 Thăng Long, đã thu bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ 632 30,460,356
Có 154 30,460,356
Hoá đơn GTGT Sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 632
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Ghi hàng ngày: - Ghi cuối quý:
Ngày 07/12/2012 xuất hóa đơn thực hiện Khảo sát thiết kế cải tạo nâng cấp Quốc lộ 53 đoạn Km 67, Km 114 tỉnh Trà Vinh, xây dựng đoạn Km 103+300, Km 113+956 và xây dựng mới cầu Lệ Đá trị giá 422,742,143 (đã bao gồm thuế GTGT) theo hóa đơn ký hiệu PN/11P số 0000559 cho công ty Cổ phần Đầu Tư Thương Mại và Xây Dựng Giao Thông 1, đã thu bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ 632 264,466,716
Có 154 264,466,716
2.2.2.2. Kế tốn chi phí bán hàng
Vì đặc thù hoạt động của Viện là nghiên cứu khoa học, dịch vụ tư vấn khoa học và cơng nghệ nên khơng phát sinh chi phí bán hàng nên phịng kế tốn khơng theo dõi chi phí bán hàng tại Viện
Bảng 2.4. Sổ cái TK 632
VIỆN CƠNG NGHỆ XÂY DỰNG CẦU ĐƢỜNG PHÍA NAM SỔ CÁI TK 632 Tháng 12/2012 ĐVT: VNĐ Chứng từ Nội dung TK Số phát sinh Ngày Số chứng từ đối ứng Nợ Có 02/12 0000554
Thí nghiệm cơng trình xây dựng Cầu Bản, Quốc lộ 57, tỉnh Bến Tre thuộc dự án tín dụng ngành GTVT để cải tạo mạng lưới đường quốc gia gói thầu số B2 – 33
154 30,460,356
......
07/12 0000559
Khảo sát thiết kế cải tạo nâng cấp Quốc lộ 53 đoạn Km 67, Km 114 tỉnh Trà Vinh, xây dựng đoạn Km 103+300, Km 113+956 và xây dựng mới cầu Lệ Đá
154 264,466,716
….
07/12 KC/T12 Kết chuyển giá vốn trong
tháng 911 14,678,358,244
Cộng số phát sinh tháng
2.2.2.3. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.2.3.1. Nội dung
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh, điều hành doanh nghiệp như: lương và các khoản phụ cấp của bộ phận quản lý, đồ dùng văn phịng, chi phí tiếp khách, tiền nước, tiền điện thoại, tiền internet,…
2.2.2.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán chi tiết
Chứng từ sử dụng:
- Bảng phân bổ tiền lương, BHXH
- Chứng từ gốc ( hàng hóa, dich vụ mua vào) - Phiếu xuất kho
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ - Hóa đơn
- Phiếu chi
Tài khoản kế tốn sử dụng:
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Sổ sách kế toán
- Chứng từ ghi sổ TK 642 - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản
2.2.2.3.3. Quy trình hạch tốn
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, kế tốn ghi nhận vào sổ nhật ký chung. Sau đó các số liệu được chuyển vào các số cái tổng hợp các TK trên sổ nhật ký chung.
Cuối tháng kế tốn kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 2.7. Quy trình kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.2.3.4. Minh họa nghiệp vụ kế toán phát sinh
Ngày 01/12/2012 căn cứ hóa đơn ký hiệu HT/11P số 00002966 của doanh nghiệp tư nhân Thương Mại Hữu Thanh, chi phí xăng dầu cho bộ phận quản lý là 1,114,500đ (đã bao gồm thuế GTGT 10%), đã trả bằng tiền mặt.
Nợ 642 1,013,182 Nợ 1331 101,318
Có 1111 1,114,500
Ngày 11/12/2012 căn cứ hóa đơn ký hiệu AA/13P số 0000411 của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đức Trí Vi NA, chi phí văn phịng phẩm để sử dụng cho văn phòng là 18,173,000đ (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), đã trả bằng tền gửi ngân hàng.
Nợ 642 18,173,000 Nợ 133 1,817,300
Có 112 19,990,300
Ngày 31/12/2012 căn cứ vào bảng lương tiền lương phải trả cho nhân viên ở bộ phận quản lý tháng 12/2012 là 115,700,000 và trích các khoản theo lương.
Nợ 642 115,700,000 Có 334 115,700,000 Nợ 642 24,297,000 Có 3383 19,669,000 Có 3384 3,471,000 Có 3389 1,157,000 Bảng lương, hóa đơn GTGT, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ,...
Sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 642
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý:
Bảng 2.5. Hóa đơn GTGT đầu vào ngày 01/12/2012
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: HT/11P
Ngày 01 tháng 12 năm 2012 Số: 0002966
Đơn vị bán hàng: DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN THƢƠNG MẠI HỮU THÀNH Mã số thuế: 3400794419
Địa chỉ: KP3, Thị trấn Tân Minh, Huyện Hàm Tân, Tỉnh Bình Thuận Điện thoại: (062) 387914
Tài khoản: 0621003823425 tại Ngân hàng Vietcombank - Phòng giao dịch Lagi Tên đơn vị: Viện Công Nghệ Xây Dựng Cầu Đƣờng Phía Nam
Mã số thuế: 0301481120
Địa chỉ: 237 Quốc lộ 13, P. 26, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
STT Tên hàng hóa,
dịch vụ Đơn vị tính
Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền
Dầu Lít 50 20,263.6 1,013,182
Cộng tiền hàng 1,013,182
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 101,318
Tổng tiền thanh toán 1,114,500
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu một trăm mười bốn ngàn năm trăm đồng.
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Bảng 2.6. Hóa đơn GTGT đầu vào ngày 11/12/2012
CƠNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐỨC TRÍ VINA
Mã số thuế: 0310083581
Địa chỉ: 159/6 Bạch Đằng, Phƣờng 2, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 39976601
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 11 tháng 12 năm 2012
Tên đơn vị: Viện Cơng Nghệ Xây Dựng Cầu Đƣờng Phía Nam Địa chỉ:237 Quốc lộ 13, P. 26, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn
giá Thành tiền 1 Giấy 70A3 R 80 102,000 8,160,000 2 Giấy 80A4 R 150 55,000 8,250,000 3 Bút TL 027 C 80 2,500 200,000 4 Bút xóa TL C 12 16,000 192,000