5. Đề nghị:
2.3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC
2.3.3.1 Quy trình tuyển dụng
Khi các phịng ban hoặc các cơng ty con có nhu cầu về nguồn nhân lực hoặc cần mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ thì các phịng ban trong cơng ty sẽ gửi phiếu yêu cầu tuyển dụng cho phòng nhân sự, lúc này phòng nhân sự sẽ phê duyệt và đệ trình lên Ban Giám Đốc chờ Ban Giám Đốc xét duyệt
Khi Ban Giám Đốc xét duyệt xong chuyển xuống cho phòng nhân sự và yêu cầu tuyển dụng cho lƣợng nhu cầu nhân sự cần thêm này. Kế hoạch tuyển dụng bao gồm việc thu hút nguồn nhân lực, tuyển chọn nhân viên.
Sau khi tuyển đƣợc số lao động theo yêu cầu của các phòng ban hoặc các cơng ty con thì phân bổ về phịng để tảm thử việc.
Nguồn: Phịng nhân sự Cơng ty Cổ Phần Giáo Dục Đại Trường Phát Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực tại Cơng ty
Bước Sơ đồ 1 2 3 Không đạt 4 5 6 7 Không đạt 8 Đánh giá Xác định nhu cầu Tuyển dụng chính thức Thử việc Phỏng vấn vịng 2 Thơng báo tuyển dụng
Thu nhận/nghiên cứu hồ sơ
Bước 1: Xác dịnh nhu cầu
Các phòng ban phải xây dựng kế hoạch sử dụng lao động, nâng cao chất lƣợng đội ngũ hàng năm.
Phòng nhân sự thống kê lại số lƣợng lao động cần tuyển kết hợp với chỉ tiêu của Công ty mẹ đƣa ra. Phòng nhân sự sẽ lập kế hoạch gửi Giám đốc phê duyệt và ra thông báo tuyển dụng
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng Công ty sẽ đang thông báo tuyển dụng lên wedsite của công ty. Nội dung thông báo gồm:
- Số lƣợng và chức danh ( chuyên ngành) cần tuyển - Địa chỉ và điều kiện làm việc
- Điều kiện của ngƣời tham gia ứng tuyển - Địa điểm và thời gian nhận hồ sơ
- Yêu cầu về nội dung thi của từng chức danh Các nguồn tuyển dụng
- Tuyển dụng nội bộ: bao gồm những nhân viên trong nội bộ Công ty. Biện pháp này giúp cho Cơng ty tìm ra các ứng viên tốt nhất phù hợp với một vị trí cần tuyển, phát triển nghề nghiệp, phát triển chuyên môn. Đồng thời tạo điều kiện gia tăng lịng trung thành của nhân viên, khơng tốn chi phí cao - Tuyển dụng tại các trƣờng trung cấp, Đại học. Tuy nhiên, những ứng viên
này đều chƣa có kinh nghiệm thực tế nên khi tham gia vào thực tế công việc thƣờng không đạt nhƣ mong muốn. Do đó, việc tuyển chọn cần phải cân nhắc kỹ để lực chọn ra đƣợc những ứng viên phù hợp
- Do nhân viên giới thiệu: đây là nguồn ứng viên từ bên ngoài tốt và rất quan trọng nhƣng tại Cơng ty nguồn ứng viên này rất ít. Đó là do Cong ty chƣa có tổ chức thơng báo rộng rãi trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các ứng viên không biết đƣợc thông báo tuyển dụng
Bước 3: Thu nhận/ nghiên cứu hồ sơ
Sau khi nhận yêu cầu từ các phòng ban trong cơng ty, phịng nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ và lọc hồ sơ. Việc thu nhận hồ sơ sẽ dừng khi đã thu nhận đƣợc đủ hồ sơ nhƣ dự tính. Trong q trình thu nhận hồ sơ sẽ xếp phân loại hồ sơ theo các vị trí mà các ứng cử viên đăng kí.
- Đơn xin việc: Trong mỗi đơn này có các phần: họ và tên, ngày tháng năm sinh, trình độ, kinh nghiệm trƣớc đây, các ứng cử viên phải điền đầy đủ thông tin vào đó.
- Ảnh và số CMND - Phiếu khám sức khỏe
- Các văn bằng, chứng chỉ photo công chứng
- Sơ yếu lý lịch cá nhân: Nêu tóm tắt lí lịch, hồn cảnh cá nhân và gia đình. Phịng tổ chức hành chính sẽ nghiên cứu các hồ sơ sau khi đã thu nhập và loại dần các hồ sơ không đạt yêu cầu.
Khi nhận hồ sơ tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét lại hồ sơ, yêu cầu ứng viên đến bổ sung các thông tin cịn thiếu (nếu có). Đến khi có yêu cầu cần tuyển dụng từ các phòng, phòng nhân sự sẽ xem xét, tìm kiếm những ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển để liên hệ và chuẩn bị cho công tác cần tuyển chọn.
Các hồ sơ đạt yêu cầu sẽ đƣợc gọi điện để phỏng vấn vòng 1, các hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ đƣợc lƣu tữ lại
Bước 4: Phỏng vấn vịng 1
Cơng ty sẽ chia làm 2 đối tƣợng. Với những vị trí tuyển dụng là cấp lãnh đạo, quản lý thì sẽ phỏng vấn qua 2 vịng cịn với những vị trí nhƣ kế tốn hay nhân viên bán hàng, nhân viên đặt hàng… Sẽ tiến hành phỏng vấn sơ bộ vòng 2.
Đồi với tất cả các hồ sơ đƣợc lọt vào vòng này. Trƣởng phòng nhân sự sẽ phỏng vấn tất cả ngƣời này và sẽ phân loại vào phỏng vấn sâu. Trƣởng phòng nhân sự sẽ loại bỏ dần các hồ sơ không đạt.
Nếu đã đầy đủ về số lƣợng thì phịng nhân sự sẽ thông báo ngày biết kết quả và ngày giờ đến phỏng vấn lần 2. Cịn nếu khơng đủ hồ sơ thì phải tổ chức chọn thêm hồ sơ để đủ về số lƣợng theo nhƣ kế hoạch tuyển dụng đã đề ra.
Những câu hỏi mà phịng nhân sự thƣờng đƣa ra: - Vì sao Anh/Chị nộp đơn vào chức vụ này? - Anh chị có nhận xét gì về Cơng ty chúng tơi?
- Điều gì thích thú nhất trong cơng việc mà Anh/Chị muốn xin làm? - Điều gì khiến Anh/Chị kích thích nhất trong cơng việc?
- Theo Anh/Chị cơng việc này có u cầu địi hỏi gì khơng?
- Anh/Chị dự định sẽ tổ chức việc thực hiện công việc nhƣ thế nào? - Những quyền hành, số liệu nào Anh/Chị muốn có tại sao?
Bản dữ liệu ứng viên sẽ đƣợc trƣởng phòng nhân sự yêu cầu nhân viên điền vào trƣớc khi phỏng vấn.
Bước 5: Phỏng vấn vịng 2
Khi đã có danh sách phỏng vấn vòng 1, danh sách này sẽ đƣợc đƣa lên cho giám đốc nhân sự và phó giám đốc trực tiếp phỏng vấn. Giám đốc hay phó giám đốc sẽ có sẵn một loạt các câu hỏi hay bài thi trắc nghiệm cho các ứng cử viên này. Qua quá trình này sẽ chọn ra đƣợc những ngƣời có thiện chí với cơng ty, làm việc nhiệt tình và chất lƣợng với cơng việc của cơng ty.
Những câu hỏi mà giám đốc hay phó giám đốc nhân sự đƣa ra cho các ứng viên đậu vào vịng 2 đó là:
- Mức lƣơng khởi đầu và mức lƣơng hiện nay của Anh/Chị là bao nhiêu? Vui lịng giải thích?
- Tổng thu nhập hiện nay của Anh/Chị là bao nhiêu? - Vì sao Anh/Chị lại bỏ cơng việc cũ?
- Anh/chị có nhận xét gì về cơng ty cũ của Anh/chị? Những điểm mạnh và điểm yếu?
- Điều gì Anh/chị thích và khơng thích cơng ty cũ?
- Hãy kể cho chúng tôi nghe về những nơi các Anh/chị đã làm việc, tên công việc, thời gian, nội dung, chức vụ?
- Anh/chị đạt đƣợc những giải thƣởng nào liên quan đến công việc? - Anh/chị có thể làm những cơng việc nào ở công ty chúng tôi? - Những kinh nghiệm cũ giúp gì cho cơng việc mới?
- Hãy kể về những thành công lớn nhất trong công việc của Anh/chị?
- Anh/chị có thƣờng xun hồn thành cơng việc với chất lƣợng và thời gian đúng hạn không?
- Anh/chị dự định sẽ làm những việc gì trong ngày đầu tiên làm việc trong doanh nghiệp?
- Làm thế nào để thực hiên một công việc cụ thể? - Xử lý một tình huống cụ thể?
- Anh/chị vui lòng nhận xét về bản thân của Anh/chị?
- Những ƣu thế của Anh/chị so với ứng viên khác? Đâu là điểm mạnh và điểm yếu của Anh/chị?
- Những điều Anh/chị muốn kể cho chúng tôi biết về Anh/chị? - Dự định của Anh/chị trong tƣơng lai?
- Ƣớc muốn lớn nhất của Anh/chị trong nghề nghiệp là gì?
- Nếu đƣợc nhận vào làm trong doanh nghiệp, Anh/chị có mong đợi hoặc đề nghị gì với doanh nghiệp?
Sau tất cả các bƣớc trên, công ty sẽ thống nhất và đƣa ra kết quả cho phòng nhân sự. Nếu các ứng viên đƣợc giữ lại quá ít, khơng đủ u cầu của việc tuyển dụng thì cơng ty sẽ nhận tiếp hồ sơ và bắt đầu thực hiện theo các quy định trên.
Bước 6: Thử việc
Đây đƣợc coi là giai đoạn thử việc của công ty, diễn ra trong 2 tháng và nhận đƣợc lƣơng thử việc của công ty.
Mỗi nhân viên khi làm thử việc tại cơng ty khơng có nghĩa đã là nhân viên chính thức mà qua thời gian thử việc, nếu khơng làm tốt rất có thể họ sẽ phải rời khỏi công ty. Cho nên giai đoạn này rất quan trọng, họ phải nổ lực, cố gắng hết sức để hồn thành cơng việc có chất lƣợng hiệu quả, họ ln có tinh thần trách nhiệm cao.
Để đào tạo các nhân viên mới này tốt, công ty luôn tạo điều kiện cho họ làm việc hịa nhập với khơng khí làm việc chung trong cơng ty.
Cơng ty ln cử những ngƣời có kinh nghiệm làm việc tại các công ty theo dõi hƣớng dẫn ngƣời mới làm việc của họ. Qua sự chỉ đạo, hƣớng dẫn, tạo điều kiện từ phía những ngƣời lao động trong cơng ty, ngƣời mới có thể hạn chế đƣợc các sai lầm có thể gặp phải và tự tin hơn với những công việc khác đƣợc giao.
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, trƣởng phòng nhân sự sẽ cùng với tổ trƣởng, trƣởng các bộ phận hay giám đốc quyết định tiếp nhận lao động chính thức hay không tiếp nhận họ. Nếu tiếp nhận ngƣời lao động sẽ tiếp tục làm việc tại công ty với cƣơng vị là một nhân viên chính thức. Cịn trƣờng hợp ngƣời mới không tiếp nhận là nhân viên chính thức thì trƣởng phịng nhân sự và cấp trên quản lí trực tiếp ngƣời mới đó sẽ giải thích rõ những sai lầm của họ để thấy rõ đƣợc mình khơng đƣợc nhận vì lí do gì. Và phịng nhân sự sẽ giữ lại hồ sơ và các tài liệu có liên quan đến họ để khi cần hợp tác, công ty sẽ xem xét tới họ. Nhờ quá trình làm việc tốt, các nhân viên đƣợc tiếp nhận chính thức sẽ đƣợc thông báo và giám đốc hay ngƣời đƣợc giám đốc ủy quyền sẽ lập ra quyết định tiếp nhận, điều động và quyết định lƣơng cho nhân viên mới, kết thúc thời gian thử việc của họ.
Bước 7: Đánh giá
Để đánh giá các ứng viên một cách tồn diện và chính xác nhất, mỗi ứng cử viên sẽ đƣợc đánh giá trên một bảng đánh giá. Bảng đánh giá này sẽ là một sự kết hợp cho điểm theo các tiêu chí, chỉ tiêu ở các vịng phỏng vấn trƣớc đó để chọn ra
số ngƣời có đủ tiêu chuẩn nhất, chính xác nhất để làm việc trong cơng ty theo các vị trí đã tuyển.
Cơng ty sẽ thành lập hội đồng đánh giá gồm giám đốc hoặc phó giám đốc, trƣởng phịng nhân sự những ngƣời trực tiếp phỏng vấn ứng viên. Ngoài ra là một số cán bộ chuyên môn đang phụ trách, lãnh đạo vị trí cần tuyển. Từ đó sẽ đƣa ra các thông tin, kết hợp lại và đánh giá lựa chọn để đƣa ra quyết định tuyển dụng.
Trƣờng hợp, ừng viên ừng tuyển vào chức vụ nhƣng trong q trình thử việc lại khơng thích hợp với cơng việc ứng tuyển mà phù hợp với công việc khác thì phịng nhân sự sẽ giữ lại hồ sơ của ừng viên.
a) Tuyển dụng chính thức
Kết thúc thời hạn thử việc, Giám đốc ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên. Trƣớc tiên cơng ty sẽ kí hợp đồng thời vụ dƣới một năm với ứng viên. Nếu hồn thành cơng việc thì cơng ty tiếp tục kí hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 đến 3 năm. Sau mỗi hạn hợp đồng thì trƣởng các đơn vị tiến hành đánh giá về khả năng hồn thành cơng việc, sức khoẻ, tính chấp hành nội qui… để quyết định có kí tiếp hợp đồng lao động với các ứng viên hay khơng và nếu kí tiếp thì kí hợp đồng lao động có kì hạn hay khơng có kì hạn.