Thanh lý tài liệu là một phần của công tác phát triển vốn tài liệu. Những tài liệu cũ, nát, không có giá trị sẽ bị loại bỏ để tạo không gian cho tài liệu mới. Thanh lý tài liệu tiết kiệm kinh phí bảo quản và cải tiến việc truy cập thông tin. Bổ sung và thanh là một quá trình hai mặt tưởng chừng như đối lập nhau nhưng lại thống nhất với nhau nhằm tăng cường về số lượng và chất lượng của thư viện.
Công tác thanh lý tại Thư viện Trường THCS Dương Quỳ được tiến hành khoảng 2 đến 3 năm một lần. Những tài liệu thanh lý thường là sách, báo, tạp chí rách, nát không còn giá trị sử dụng và không thể phục hồi. Đầu năm 2010, Thư viện Trường đã dự trù thanh lý 23328 bản sách, báo, tạp chí lỗi thời. Sau đây là bảng thống kê các loại tài liệu được thanh lý.
S T T
Loại tài liệu
Trước thanh lý Sau thanh lý Sau thanh lý(%) 1 Giáo khoa T.Việt 20222 8694 43 2 Tham khảo T.Việt 3967 487 12
3 Văn học 341 74 22
4 Tiếng Pháp 1306 392 30
5 Tiếng Anh 2292 343 15
6 Tiếng Trung 313 69 22
7 Từ điển 1345 401 30
8 Báo – Tạp chí tiếng Việt 771 67 8
Bảng thống kê số 9: Số lượng tài liệu dự trù thanh lý
Với số lượng tài liệu thanh lý đã cho thấy sự quan tâm của Thư viện trong việc làm mới nguồn tin. Những tài liệu cũ nát, không còn giá trị sử dụng sẽ bị loại bỏ và thay vào đó là những loại tài liệu mới với nhu cầu tin cao, phù hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật trên thế giới. Chủ động và tích cực thanh lọc những tài liệu lỗi thời là một phương thức giúp Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đẩy mạnh hơn công tác phát triển nguồn tin trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
2.12 Kết qủa hoạt động trong công tác bổ sung vốn tài liệu của Thư viện Trường THCS Dương Quỳ.
Nhận thức được vai trò quan trọng trong công tác bổ sung vốn tài liệu, Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đã chú trọng đầu tư kinh phí và công sức cho hoạt động này. Thành quả mà công tác bổ sung vốn tài liệu đạt được trong những năm qua thể hiện ở số lượng cũng như chất lượng vốn tài liệu có trong Thư viện. Căn cứ vào bảng thống kê và biểu đồ hình cột chúng ta sẽ thấy được sự phát triển cụ thể của từng loại hình tài liệu có trong Thư viện Trường.
Năm Số lượng Số lượng Số đầu sách Số đầu báo,
sách báo, tạp chí tạp chí 2002 30865 820 1785 180 2003 31418 825 1538 187 2004 33912 829 1650 195 2005 36358 850 1875 195 2006 30655 875 2085 205 2007 40733 890 2529 220 2008 42678 908 4000 227 2009 44831 908 7386 250 Bảng thống kê số 10: Tình hình
số lượngsách, báo, tạp chí phát triển trong 8 năm
Biểu đồ 2.12.1: Tốc độ phát triển số lượng sách, số đấu sách 2002- 2009.
Biểu đồ 2.12.2: Tốc độ phát triển
số lượng và số đầu báo, tạp chí từ 2002-2009.
Tóm lại, trong nhiều năm qua, đặc biệt từ năm 2002 đến nay, dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ và ban Giám hiệu Nhà trường, Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đã có những bước phát triển về chất trong hoạt động nghiệp vụ nói chung và công tác phát triển vốn tài liệu nói riêng.
Nhìn vào số liệu được biểu diễn trên sơ đồ về tốc độ phát triển nguồn tài liệu ta thấy Thư viện Trường THCS Dương Quỳ không chỉ chú trọng đến việc phát triển vốn tài liệu về số lượng bản mà còn rất quan tâm đến phát triển loại hình và chất lượng nội dung tài liệu được bổ sung.
Có được những kết quả đó, có thể khẳng định rằng Thư viện Trường THCS Dương Quỳ dưới sự lãnh đạo sát sao, năng động của Ban giám hiệu,. Tập thể cán bộ thông tin thư viện ở đây đã phải khắc phục vượt qua nhiều khó khăn mà công tác phát triển vốn tài liệu thường gặp đó là:
- Khó khăn về tài chính còn nhiều hạn hẹp, thiếu tiền mặt, thiếu ngoại tệ...
- Khó khăn về trang thiết bị chưa có, thiếu điều kiện lưu giữ, bảo quản tài liệu đặc biệt.
- Khó khăn về cơ chế về chính sách thông tin, về khả năng chia sẻ nguồn tin trong nước và Quốc tế.
Chương III: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phát triển nguồn vốn tài liệu của Thư viện Trường THCS Dương Quỳ
3.1 Một số nhận xét chung công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện TrườngTHCS dương Quỳ
3.1.1 Những mặt đã đạt được
Hiện nay cùng với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước đòi hỏi các cấp, các ngành phải có những đổi mới phù hợp để phát triển. Đối với hệ thống các cơ quan thông tin thư viện, năm 2001 Pháp lệnh Thư viện có hiệu lực thi hành, đánh dấu một bước phát triển mới, một hướng đi mới cho hệ thống thư viện Việt Nam. Pháp lệnh Thư viện thông qua đã tạo cho ngành thông tin thư viện một tiếng nói riêng trên diễn đàn văn hóa chung của dân tộc. Cũng chính vì vây, hệ thống thư viện đang đứng trước nhiệm vụ mới quan trọng và không ít khó khăn.
Một trong những nhiệm vụ cấp bách của thư viện nói chung và Thư viện Trường THCS Dương Quỳ nói riêng là việc đổi mới nâng cao chất lượng vốn tài liệu. Thư viện cần phải xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại với chất lượng tốt phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của người dùng tin. Cùng với sự phát triển của hệ thống thư viện trong nước, Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đang ngày càng khẳng định được vị trí của mình - là một trong những thư viện phát triển trong hệ thống thư viện Việt Nam. Từ lúc thành lập Trường cho đến nay, trải qua bao thăng trầm Thư viện đã phát triển không ngừng, bằng việc ứng dụng tin học hoá vào hoạt động thông tin thư viện đã đem lại nhều thành tích đáng kể trong hoạt động thông tin thư viện nói chung và công tác bổ sung vốn tài liệu nói riêng.
- Nhà trường đã chú trọng đến việc đầu tư các hạng mục, nâng cấp cơ sở vật chất, thiết bị máy móc hiện đại phục vụ cho hoạt động thông tin -thư viện. Các phòng, ban đựơc bố trí hợp lý, thuận tiện cho công tác bổ sung, thống kê và phục vụ bạn đọc.
- Các nguồn bổ sung vốn tài liệu được chú trọng mở rộng và tăng cường về nội dung và số lượng bản. Ngoài các giáo trình đại cương, Thư viện còn cung cấp khá đầy đủ các sách tham khảo tiếng Việt và tiếng nước ngoài, đặc biệt là tiếng Anh.
- Kho tài liệu không chỉ phong phú, đa dạng với nhiều thể loại mà còn đảm bảo được giá trị thông tin, đảm bảo được tính chính xác, phạm vi bao quát nội dung, tần số sử dụng. Các tài liệu ở đây hầu hết được bổ sung thường xuyên theo kinh phí Nhà nước và một số nguồn tặng biếu cố định nên đảm bảo tính hiện đại của thông tin trong hệ thống Thư viện.
- Bằng việc ứng dụng tin học hoá trong hoạt động thư viện đã tạo một bước ngoặt mới cho sự phát triển Thư viện Trường. Hệ quản trị Thư viện tích hợp Greenstone đã phát huy nhiều tính năng như: biên mục,
quản lý kho, quản lý người dùng tin và tham số hệ thống, quản lý tin tức và bổ sung tài liệu. Những lợi ích mà Thư viện điện tử đem lại cho công tác bổ sung được thể hiện qua các mặt sau:
- Thứ nhất, Thư viện điện tử có thể tạo đơn đặt và đơn nhận ấn phẩm cho xuất bản phẩm riêng biệt.
- Thứ hai, Thư viện điện tử có chức năng tra cứu – báo cáo trong công tác bổsung đối với các đơn nhận và đặt.
- Thứ ba, thao tác với các đơn đặt và nhận ấn phẩm nhiều kỳ.
Bằng việc ứng dụng tin học hoá trong hoạt động thông tin thư viện đã tạo điều kiện Thư viện Trường THCS Dương Quỳ có thể thường xuyên mở rộng quan hệ, giao lưu, hợp tác với các cơ quan thông tin trong nước và quốc tế để tạo thêm nhiều nguồn trao đổi, tặng biếu. Đây cũng là cơ hội để Thư viện có thể thực hiện chiến lược phát triển nguồn tin một cách hiệu quả hơn.
Nhờ những nỗ lực, cố gắng của các cán bộ Thư viện và sự quan tâm đầu tư đúng mức của Lãnh đạo Nhà trường, Thư viện trường THCS Dương Quỳ đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong việc đào tạo nguồn nhân lực, tri thức tương lai cho đất nước. Với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao cùng với lòng yêu nghề sâu sắc đã đưa Thư viện phát triển theo chiều hướng tích cực, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của người sử dụng.
3.1.2 Những mặt hạn chế
Mặc dù đã đạt được những thành công đáng kể song trên thực tế nguồn bổ sung vốn tài liệu của Thư viện THCS Dương Quỳ hiện nay vẫn còn tồn tại một số vấn đề:
- Vốn tài liệu của Trường rất đa dạng, phong phú tuy nhiên một số giáo trình đại cương vẫn không phục vụ đủ nhu cầu đông đảo bạn đọc, ví dụ như giáo trình: Toán học, Lịch sử, Hoá học,Vật lý, Tiếng anh,Văn học, Tin học,…
- Các sách mang tính chất giải trí như sách văn học còn rất hạn chế và ít được bổ sung. Mặc dù, sách tham khảo tiếng Việt chiếm số lượng khá lớn nhưng Thư viện vẫn không đáp ứng được nhu cầu bạn đọc vì hầu hết các loại tài liệu này quá lạc hậu, lỗi thời.
- Thư viện Trường vẫn chưa chủ động trong việc bổ sung vốn tài liệu, số lượng sách bổ sung hàng năm không đựơc thực hiện theo định kỳ nhất định mà nó chỉ được bổ sung khi có sự giới thiệu danh mục ấn bản phẩm của các Nhà xuất bản và các cơ quan phát hành sách.
- Kinh phí phục vụ cho công tác bổ sung vốn tài liệu còn quá eo hẹp và không được giới hạn cố định trong một khoản nhất định cho hoạt động thông tin thư viện trong một năm. Điều này đã gây khó khăn cho công tác bổ sung bởi những tài liệu được bổ sung hầu hết phụ thuộc vào sự xét duyệt của phòng giáo dục.
- Mặc dù đã triển khai hệ thống thư viện điện tử trong hoạt động thông tin nhưng cho đến hiện nay, số lượng loại hình tài liệu hiện đại vẫn còn rất hạn chế. Các loại băng từ, đĩa từ, đĩa quang hầu như không có và số lượng bạn đọc biết đến loại hình tài liệu này cũng rất ít.
3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Trường.
Trên cơ sở đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu các nguồn bổ sung vốn tài liệu của Thư viện TrườngTHCS Dương Quỳ, tôi xin đưa ra một số kiến nghị và giải pháp hy vọng sẽ đóng góp phần nào trong việc mở rộng nguồn khai thác mở rộng vốn tài liệu, nâng cao chất lượng nguồn tin của Thư viện Trường.
3.2.1 Vấn đề kinh phí
Hàng năm, lãnh đạo Nhà trường cần dành riêng một khoảng kinh phí nhất định cho hoạt động thông tin thư viện nói chung và công tác bổ sung vốn tài liệu nói riêng. Với nguồn kinh phí cụ thể, cán bộ Thư viện có thể chủ động hơn trong công tác bổ sung vốn tài liệu. Các loại
hình tài liệu sẽ được bổ sung đồng đều hơn. Những loại tài liệu mới, nhu cầu bạn đọc cao sẽ được bổ sung nhanh chóng.
Để đảm bảo hệ thống vốn tài liệu chất lượng cao, Thư viện Trường THCS Dương Quỳ cần kiến nghị lên cấp trên để tăng thêm nguồn kinh phí bổ sung. Hàng năm, Thư viện bổ sung khoảng trên 1000 tên sách, Báo, Tạp chí, với tổng kinh phí cần thiết đáp ứng cho nhu cầu bổ sung tài liệu của Thư viện vào khoảng 200 triệu đồng. Nhưng với nguồn kinh phí hiện tại vào khoảng trên 120 triệu đồng thì không đủ cho hoạt động tối thiểu của Thư viện. Điều này dẫn tới tình trạng tài liệu bị cắt giảm, hạn chế các nguồn tài liệu. Chính vì vậy, điều thiết yếu nhất cho công tác bổ sung tài liệu là tăng thêm nguồn kinh phí của Nhà nước.
3.2.2 Chú trọng bổ sung các loại tài liệu đặc thù cho đối tượng người dùng tin của Thư viện.
Thư viện cần phải khắc phục tình trạng học chay cho học sinh bằng việc đầu tư một khoản kinh phí cho việc bổ sung các sách giáo trình đại cương và các máy chiếu, máy tính, băng từ, đĩa từ. Đây là loại hình tài liệu cung cấp những kiến thức cơ bản cho sinh viên, có nhu cầu cao và được sử dụng thường xuyên nên việc đáp ứng đầy đủ loại hình này là rất cần thiết.
Thư viện vẫn chưa chú trọng tới việc bổ sung các tài liệu mang tính chất giải trí hay những loại tài liệu mang tính chất xã hội. Mặc dù là trường THCS nhưng việc bổ sung các loại hình tài liệu này là điều rất cần thiết vì nó có thể mở rộng vốn kiến thức và sự hiểu biết của bạn đọc.
3.2.3 Mở rộng nguồn bổ sung và hình thức bổ sung
Bổ sung vốn tài liệu không chỉ dừng lại ở việc trao đổi, tặng biếu hay mua từ các nhà xuất bản, Thư viện cần thông qua mạng thông tin toàn cầu Internet để tìm kiếm những nguồn tin phục vụ cho công tác bổ
sung. Trên thế giới có nhiều nhà cung cấp sách, báo qua mạng như: Amazo.com, Willson…
3.2.4 Chú trọng bổ sung các tài liệu phi giấy
Ngoài các tài liệu truyền thống, Thư viện cần đẩy mạnh công tác bổ sung những tài liệu hiện đại như: băng từ, đĩa từ, đĩa CD-ROM, microfilm, microfich… Những tài liệu này tuy chưa được sử dụng rộng rãi nhưng cũng cần được bổ sung để độc giả có điều kiện làm quen với các loại hình tài liệu mới và phát huy thế mạnh của Trường.
3.2.5 Các giải pháp hỗ trợ khác.
Việc tìm kiếm và bổ sung vốn tài liệu là trách nhiệm của mỗi cán bộ trong Thư viện. Do vậy, Thư viện cần phải thường xuyên lập kế hoạch điều tra xác định cụ thể nhu cầu của bạn đọc, xây dựng chiến lược ngắn hạn và dài hạn để thực hiện đúng chức năng của thư viện là phục vụ nhu cầu tin bạn đọc một cách đầy đủ và hiệu quả nhất.
Những nguồn tài liệu tặng biếu có giá trị, do chỉ có một hoặc hai bản nên Thư viện cần có các hình thức sao chụp và có những biện pháp bảo quản thích hợp.
Các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường THCS dương Quỳ được trang bị tương đối đầy đủ về trang thiết bị cơ sở vật chất. Vì vậy, Thư viện cũng cần có dự án xây dựng kho mở để phục vụ bạn đọc một cách tốt hơn.
Cán bộ thông tin thư viện trong Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đều được đào tạo theo đúng chuyên ngành. Song, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay Nhà trường cũng cần tạo điều kiện cho cán bộ Thư viện nâng cao trình độ chuyên môn và thông qua các lớp nâng cao nghiệp vụ, các dự án hay các chương trình giới thiệu những tiến bộ khoa học kỹ thuật trong thư viện…
Thư viện Trường THCS Dương Quỳ cần tăng cường hơn nữa quan hệ hợp tác với thư viện của các trường, các cơ quan,tổ chức, thư viện
trong và ngoài tỉnh để mở rộng hơn nữa nguồn bổ sung vốn tài liệu. Thu hút các nguồn trao đổi tặng biếu đảm bảo tính đa dạng, phong phú cho kho tài liệu của mình.
Có thể nói, những tồn tại trên đây đều có nguyên nhân chủ quan và khách quan. Để làm tốt công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu Thư viện Trường THCS Dương Quỳ cần được sự quan tâm hơn nữa của các cấp Lãnh đạo cũng như sự cố gắng của của tập thể cán bộ Thư viện