Bổ sung vốn tài liệu là hoạt động khởi điểm cho sự phát triển của thư viện, công việc này được tiến hành trong suốt quá trình hình thành và phát triển của thư viện. Trong quá trình bổ sung thư viện cần áp dụng một số các hình thức bổ sung như bổ sung ban đầu, bổ sung hiện tại, bổ sung hoàn chỉnh.
Ngay từ khi mới thành lập Trường THCS Dương Quỳ (1967), Thư viện đã bắt tay vào công tác phát triển vốn tài liệu dưới hình thức bổ sung ban đầu (hình thức bổ sung bắt đầu xây dựng thư viện). Bổ sung khởi đầu có vai trò đặt nền móng xây dựng và tạo điều kiện cho các hoạt động của thư viện. Bổ sung khởi đầu sẽ quyết định cơ cấu, thành phần, số lượng cũng như chất lượng ban đầu của kho tài liệu thư viện. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng bạn đọc mà Thư viện xây
dựng cho được vốn sách hạt nhân của mình. Vốn sách hạt nhân bao gồm số lượng tối thiểu bắt buộc của những tài liệu có giá trị nhất về khoa học, nghệ thuật đáp ứng đúng quan điểm của Đảng và Nhà nước. Ngoài ra, nguồn tin bổ sung phải phù hợp với đặc điểm của Trường. Đây là vốn sách đặc biệt quan trọng của Thư viện vì nó là cơ sở để tồn tại của Thư viện trong thời kỳ mới thành lập.
Bổ sung ban đầu sẽ kết thúc khi Thư viện bắt đầu mở cửa phục vụ bạn đọc và bắt đầu cho hình thức bổ sung mới là bổ sung hiện tại. Bổ sung hiện tại được Thư viện Trường THCS Dương Quỳ tiến hành thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động cung cấp cho thư viện một khối lượng tài liệu lớn, cập nhật giúp thư viện luôn theo kịp bước tiến của thời đại, phản ánh được những chuyển biến của xã hội, những thành tựu mà con người đã đạt được. Sự phát triển của một thư viện nói chung đều phụ thuộc vào sự cập nhật tài liệu thường xuyên này. Đối tượng mà Thư viện hướng tới trong quá trình bổ sung hiện tại là những xuất bản phẩm trong năm và một vài năm trước đó, hiện vẫn bán trên thị trường. Bổ sung hiện tại phải thực hiện kịp thời để tránh tạo ra lỗ hổng trong vốn tài liệu của Thư viện. Đồng thời phải bổ sung những tài liệu có giá trị theo đúng chuyên ngành giáo dục của Nhà trường.
Ngoài việc bổ sung thường xuyên vốn tài liệu, Thư viện Trường THCS Dương Quỳ còn áp dụng hình thức bổ sung hoàn chỉnh (hoàn bị) nhằm bổ sung những sách thư viện cần nhưng còn thiếu hay những tài liệu đã có nhưng mất hoặc hỏng mà đang có yêu cầu sử dụng. Để bổ sung hoàn bị, xây dựng vốn tài liệu có chất lượng tốt Thư viện đã tiến hành nghiên cứu, lựa chọn lần hai nhằm tăng cường luân chuyển tài liệu ít sử dụng nhưng vẫn còn giá trị, giải phóng khỏi kho những tài liệu vô ích.
Để lựa chọn các tài liệu phù hợp trong quá trình bổ sung, Thư viện Trường THCS Dương Quỳ phải dựa trên một số các nguyên tắc như:
Đảm bảo tính Đảng trong thành phần vốn tài liệu; bổ sung thường xuyên có kế hoạch, chính sách cụ thể; căn cứ vào đặc điểm, chức năng của Thư viện. Chế độ chính trị – xã hội của đất nước là một trong những nhân tố tác động đến công tác bổ sung vốn tài liệu nên Thư viện đã đưa vào vốn tài liệu của mình những tài liệu phù hợp với quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam. Ngoài những Văn kiện của Đảng và Nhà nước, Thư viện còn quan tâm tới các tài liệu liên quan đến lĩnh vực kinh tế, ngoại giao để phục vụ cho giáo dục và đào tạo của Nhà trường.
Thực hiện tốt công tác bổ sung vốn tài liệu thông qua các hình thức và nguyên tắc chung Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đã phản ánh được những chuyển biến mới của xã hội và thành tựu mới của khoa học công nghệ và sự phát triển kinh tế trên thế giới.
2.6 Kế hoạch, chính sách và quy trình bổ sung vốn tài liệu
Để thực hiện công tác bổ sung vốn tài liệu mỗi cơ quan thông tin thư viện nên lập cho mình kế hoạch bổ sung hàng quý, hàng năm trên cơ sở diện bổ sung. Tuỳ thuộc vào nhiệm vụ chức năng của thư viện mà kế hoạch bổ sung chia ra: kế hoạch bổ sung hiện tại và kế hoạch bổ sung tương lai.
Kế hoạch bổ sung hiện tại là kế hoạch được bổ sung hàng quý, hàng năm của thư viện dựa trên cơ sở diện bổ sung. Kế hoạch bổ sung hiện tại phải xác định được nguồn bổ sung, ngân sách chi phí cho mỗi bộ phận của kho, dự kiến số lượng tên sách và bản bổ sung cho các bộ phận kho của thư viện.
Kế hoạch bổ sung tương lai (từ 5 năm trở lên) xác định mục tiêu chủ yếu và kết quả cần đạt tới của công tác bổ sung.
Nếu kế hoạch bổ sung cho biết chiến lược phát triển của thư viện trong tương lai thì chính sách bổ sung xác định những nguyên tắc, phạm vi, tiêu chuẩn bổ sung của thư viện. Để xây dựng được vốn tài
liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại với chất lượng tốt thì không thể bổ sung ồ ạt các tài liệu có trên thị trường mà phải tiến hành lựa chọn cân nhắc kỹ càng từng loại tạp chí, từng cuốn sách. Cơ sở của việc lựa chọn đó là các nguyên tắc lựa chọn tài liệu được thể hiện trong chính sách lựa chọn tài liệu. Những nguyên tắc này dựa trên chức năng chuyên ngành của từng loại thư viện.
Một chính sách phát triển nguồn tin phải bao quát được vấn đề sau: - Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của thư viện, nêu lên bản chất và phạm vi của nguồn tin, tư liệu mà thư viện đang có ý định xây dựng.
- Đưa ra những hướng bổ sung ưu tiên cũng như mức độ bổ sung cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể.
- Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu cũng như các tiêu chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho tư liệu các tài liệu không còn phù hợp nữa.
- Đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn tin, kể cả trong trường hợp có biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác phát triển nguồn, làm giảm ảnh hưởng chủ quan của cá nhân khi lựa chọn tài liệu.
- Dựa vào chính sách bổ sung vốn tài liệu cán bộ thư viện có thể xác định được nguồn tài liệu, điều chỉnh các phương thức tiếp nhận tài liệu, sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí được cấp, duy trì sự hợp tác về tài liệu giữa các cơ quan thông tin, thư viện…
Lựa chọn tài liệu bổ sung là một hoạt động mang tính chất trí tuệ cao đòi hỏi khă năng và trình độ chuyên môn của người làm công tác bổ sung. Việc xem xét tài liệu về phương diện nội dung không thể tiến hành được nếu không có trình độ và sự hiểu biết nhất định.
Để lựa chọn được loại hình tài liệu phục vụ cho công tác bổ sung Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đã phải dựa trên các tiêu chuẩn
nhất định. Về mặt chất lượng nguồn tài liệu bổ sung phải được xác định bằng các giá trị tư tưởng, khoa học, nghệ thuật, thực tiễn và sự phù hợp về trình độ, tâm lý của đối tượng người dùng tin.
Về mặt số lượng để thống nhất lượng tài liệu bổ sung cán bộ thư viện phải dựa vào nhu cầu bạn đọc và nguồn kinh phí cho phép sao cho phù hợp nhất. Nếu tài liệu bổ sung nhiều quá sẽ gây lãng phí, tốn kém ngược lại số lượng tài liệu hạn chế sẽ không đáp ứng nhu cầu bạn đọc. Cán bộ thông tin phải căn cứ vào quy luật lỗi thời thông tin để lựa chọn tài liệu sao cho thông tin luôn phù hợp với sự phát triển của thế giới. Để thiết lập các loại hình tài liệu bổ sung cán bộ nghiệp vụ không chỉ đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, thời gian mà các tiêu chuẩn về ngôn ngữ, tiêu chuẩn giá cả, tiêu chuẩn địa lý cũng được quan tâm.
Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đã xây dựng kế hoạch bổ sung dựa trên cơ sở tìm hiểu các tài liệu liên quan đến chuyên ngành đào tạo của Trường và nhu cầu của độc giả. Cơ sở chủ yếu quyết định quá trình bổ sung tài liệu là mục lục giới thiệu sách hàng quý của các Nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách. Để xây dựng được một hệ thống tài liệu bổ sung cán bộ Thư viện phải xác định được loại hình, nội dung, chủ đề, ngôn ngữ tài liệu. Tài liệu phải bao quát các lĩnh vực chuyên ngành đào tạo của Nhà trường, đáp ứng lợi ích của người dùng tin và đảm bảo tính cập nhật thông tin.
Để thực hiện kế hoạch, chính sách bổ sung Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đã tiến hành bổ sung vốn tài liệu theo quy trình sau:
Sơ đồ số 7: Quy trình lập danh sách tài liệu mới và kế hoạch bổ sung
1. NXB gửi danh mục tài liệu mới đến cơ quan thông tin 1’. NXB gửi danh mục tài liệu mới đến Lãnh đạo Nhà trường 2. Cán bộ Thư viện sẽ lập ra danh sách các tài liệu dự mua. 3. Danh sách gửi đến Lãnh đạo nhà trường
4. Ban giám hiệu nhà trường xin kinh phí từ phòng giáo dục. 5. Phòng giáo dục gửi danh mục tài liệu mua đến NXB
Quy trình bổ sung nguồn tin được thực hiện bắt đầu từ danh mục tài liệu của các Nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách. Họ sẽ đưa danh sách các tài liệu mới cho cán bộ thư viện Trường và lãnh đạo Nhà trường. Cán bộ thư viện chuyên thực hiện công tác nghiệp vụ sẽ xem xét các loại tài dựa trên ý kiến của các cán bộ thông tin thư viện trong Trường và nhu cầu tin của độc giả. Cán bộ nghiệp vụ thông tin thư viện sẽ lập ra danh sách các tài liệu dự kiến mua gửi lên ban giám hiệu trường. Hiệu trưởng xem xét số lượng, nội dung cũng như nguồn kinh phí cho phép để bổ sung loại hình loại tài liệu này. Danh sách các tài liệu dự kiến mua sẽ được gửi lên phòng giào dục để xét duyệt và xin kinh phí. Các tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của cán bộ, sinh viên
Nhà xuất bản Cán bộ thư viện
Cán bộ thư viện lập danh sách tài liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
dự mua Lãnh đạo nhà
trường xin kinh phí 1 Phòng giáo dục 5 3 1' 2 4
trong Trường và phạm vi kinh phí cho phép sẽ được duyệt, gửi đến Nhà xuất bản và kế hoạch bổ sung vốn tài liệu đã được hoàn thành.
Phát triển vốn tài liệu là một quá trình phức tạp mang tính chất chủ quan cao, một kế hoạch toàn diện và một chính sách bằng văn bản sẽ làm cho quá trình này được triển khai thực hiện đạt hiệu quả cao.
2.7 Các nguồn bổ sung vốn tài liệu
Bất kỳ một cơ quan thông tin thư viện nào đều muốn xây dựng cho thư viện mình một hệ thống vốn tài liệu lớn, phong phú về thể loại, đảm bảo về chất lượng. Để làm được điều này, đòi hỏi cán bộ thư viện phải năng động và nhạy bén trong việc tìm kiếm các nguồn tài liệu khác nhau.
Theo quyết đinh 178/CP của Hội đồng Chính phủ cũng đã đưa ra một số văn bản pháp lý về các nguồn bổ sung: “…ngoài các loại sách báo mới xuất bản, thư viện còn có nhiệm vụ bổ sung các loại sách quý cần thiết mà thư viện còn thiếu bằng cách sưu tầm trong nhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện…”
Nguồn bổ sung chủ yếu của Thư viện Trường THCS dương Quỳ bao gồm nguồn bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền.
Sơ đồ 8: Các nguồn bổ sung vốn tài liệu
Nguồn bổ sung NBS phải trả tiền NBS không phải trả tiền Sách Báo, Tạp chí Lưu chiểu Sao, chụp Trao đổi, tặng biếu
2.7.1 Nguồn bổ sung phải trả tiền
Hàng năm, Thư viện Trường THCS Dương Duỳ được cấp một khoản kinh phí khoảng hơn 120 triệu đồng để mua tài liệu. Đây chỉ là nguồn kinh phí tính theo trung bình hàng năm còn trên thực tế Thư viện không được cung cấp một khoảng kinh phí cụ thể trong một năm. Những tài liệu được bổ sung đều phụ thuộc vào danh mục tài liệu mà các Nhà xuất bản đưa đến dựa trên sự đồng ý của phòng giáo dục.
2.7.1.1 Nguồn mua sách
Sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong Thư viện (94,9%), sách ở đây bao gồm : sách giáo trình, sách tham khảo trong nước. Thư viện Trường THCS dương Quỳ bổ sung sách chủ yếu dựa vào hai cơ quan phát hành sách của nhà nước là Tổng Công ty Phát hành sách Trung ương và Công ty Thiết bị giáo dục 1 để đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc.
Các công ty phát hành sách sẽ gửi danh mục sách mới đến Thư viện Trường, cán bộ Thư viện sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của thư viện để lập ra danh mục các tài liệu dự kiến mua. Cán bộ bổ sung sẽ xem xét sổ đăng ký cá biệt và danh mục tài liệu trong cơ sở dữ liệu để xác định tài liệu này đã có chưa. Nếu có thì xem tình trạng tài liệu đó trong kho như thế nào, số lượng bao nhiêu cuốn. Sau đó lập danh sách các tài liệu cần mua kết hợp với nguồn kinh phí cho phép. Danh sách này sẽ được gửi đến cơ quan phát hành sách. Cán bộ bổ sung phải có trách nhiệm trong việc đảm bảo chất lượng sách.
Việc bổ sung tài liệu được thực hiện hàng năm theo nhu cầu người dùng tin và nguồn kinh phí cho phép vào khoảng trên 120 triệu/ năm. Là Thư viện của Trường THCS nên các sách được chú trọng là sách giáo khoa, các loại sách tham khảo, từ điển...
Đầu năm 2010, Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đã thực hiện một kế hoạch bổ sung tài liệu với số lượng là 5389 cuốn sách. Trong
đó, Thư viện đã bổ sung 2834 cuốn sách giáo khoa, 2060 bản sách tham khảo tiếng Việt và 512 bản truyên, truyện ngắn, truyện ký, tiểu thuyết...
2.7.1.2 Nguồn mua Báo – Tạp chí
Báo, tạp chí là những xuất bản phẩm định kỳ nên được Thư viện bổ sung đều đặn hàng năm. Thư viện Trường có vốn báo và tạp chí rất đa dạng, phong phú. Số lượng đầu báo, tạp chí Tiếng Việt là 71 loại. Kinh phí để đầu tư cho các loại báo, tạp chí ngoại ngữ vào khoảng 50 triệu/năm. Dựa vào nguồn kinh phí này Thư viện đã đặt mua theo số các loại báo, tạp chí: Tri thức trẻ, Thế giới mới, Khoa học và đời sống, Phụ nữ, Thanh niên, Hoa học trò, Thiếu nhi dân tộc, Nhân dân,… Hàng năm, với nguồn bổ sung phải trả tiền Thư viện Trường đã nâng dần số lượng tài liệu ngày càng phong phú đa dạng theo chiều hướng tăng dần. Số lượng tài liệu bổ sung trong 5 năm trở đã tăng lên đáng kể (xem bảng thống kê số 6 về số lượng sách, báo, tạp chí bổ sung từ năm 1999 đến năm 2003 Tr.38).
Thư viện Trường THCS Dương Quỳ không chỉ mua tài liệu ở Nhà Xuất bản Hà Nội mà còn bổ sung tài liệu ở một số nhà xuất bản khác như Nhà Xuất bản Đại học Quốc gia Hà nội, Nhà Xuất bản Thống kê, Nhà Xuất bản Thế Giới và một số tài liệu ở các trường đại học trong và ngoài nước… Phương thức bổ sung phải trả tiền có ưu điểm là chủ động về thời gian, không gian, nội dung tài liệu đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc hiệu quả và kịp thời.
Hình 2.7.1: Phòng đọc dành cho cán bộ, giáo viên trong trường 2.7.2 Nguồn bổ sung không phải trả tiền
2.7.2.1 Nguồn lưu chiểu
Nguồn lưu chiểu là số lượng nhất định của mỗi xuất bản phẩm mà mỗi Nhà xuất bản, nhà in hoặc cơ quan đứng ra xuất bản bắt buộc phải nộp cho cơ quan quản lý, các thư viện và được quy định bằng các văn