Bất kỳ một cơ quan thông tin thư viện nào đều muốn xây dựng cho thư viện mình một hệ thống vốn tài liệu lớn, phong phú về thể loại, đảm bảo về chất lượng. Để làm được điều này, đòi hỏi cán bộ thư viện phải năng động và nhạy bén trong việc tìm kiếm các nguồn tài liệu khác nhau.
Theo quyết đinh 178/CP của Hội đồng Chính phủ cũng đã đưa ra một số văn bản pháp lý về các nguồn bổ sung: “…ngoài các loại sách báo mới xuất bản, thư viện còn có nhiệm vụ bổ sung các loại sách quý cần thiết mà thư viện còn thiếu bằng cách sưu tầm trong nhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện…”
Nguồn bổ sung chủ yếu của Thư viện Trường THCS dương Quỳ bao gồm nguồn bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền.
Sơ đồ 8: Các nguồn bổ sung vốn tài liệu
Nguồn bổ sung NBS phải trả tiền NBS không phải trả tiền Sách Báo, Tạp chí Lưu chiểu Sao, chụp Trao đổi, tặng biếu
2.7.1 Nguồn bổ sung phải trả tiền
Hàng năm, Thư viện Trường THCS Dương Duỳ được cấp một khoản kinh phí khoảng hơn 120 triệu đồng để mua tài liệu. Đây chỉ là nguồn kinh phí tính theo trung bình hàng năm còn trên thực tế Thư viện không được cung cấp một khoảng kinh phí cụ thể trong một năm. Những tài liệu được bổ sung đều phụ thuộc vào danh mục tài liệu mà các Nhà xuất bản đưa đến dựa trên sự đồng ý của phòng giáo dục.
2.7.1.1 Nguồn mua sách
Sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong Thư viện (94,9%), sách ở đây bao gồm : sách giáo trình, sách tham khảo trong nước. Thư viện Trường THCS dương Quỳ bổ sung sách chủ yếu dựa vào hai cơ quan phát hành sách của nhà nước là Tổng Công ty Phát hành sách Trung ương và Công ty Thiết bị giáo dục 1 để đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc.
Các công ty phát hành sách sẽ gửi danh mục sách mới đến Thư viện Trường, cán bộ Thư viện sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của thư viện để lập ra danh mục các tài liệu dự kiến mua. Cán bộ bổ sung sẽ xem xét sổ đăng ký cá biệt và danh mục tài liệu trong cơ sở dữ liệu để xác định tài liệu này đã có chưa. Nếu có thì xem tình trạng tài liệu đó trong kho như thế nào, số lượng bao nhiêu cuốn. Sau đó lập danh sách các tài liệu cần mua kết hợp với nguồn kinh phí cho phép. Danh sách này sẽ được gửi đến cơ quan phát hành sách. Cán bộ bổ sung phải có trách nhiệm trong việc đảm bảo chất lượng sách.
Việc bổ sung tài liệu được thực hiện hàng năm theo nhu cầu người dùng tin và nguồn kinh phí cho phép vào khoảng trên 120 triệu/ năm. Là Thư viện của Trường THCS nên các sách được chú trọng là sách giáo khoa, các loại sách tham khảo, từ điển...
Đầu năm 2010, Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đã thực hiện một kế hoạch bổ sung tài liệu với số lượng là 5389 cuốn sách. Trong
đó, Thư viện đã bổ sung 2834 cuốn sách giáo khoa, 2060 bản sách tham khảo tiếng Việt và 512 bản truyên, truyện ngắn, truyện ký, tiểu thuyết...
2.7.1.2 Nguồn mua Báo – Tạp chí
Báo, tạp chí là những xuất bản phẩm định kỳ nên được Thư viện bổ sung đều đặn hàng năm. Thư viện Trường có vốn báo và tạp chí rất đa dạng, phong phú. Số lượng đầu báo, tạp chí Tiếng Việt là 71 loại. Kinh phí để đầu tư cho các loại báo, tạp chí ngoại ngữ vào khoảng 50 triệu/năm. Dựa vào nguồn kinh phí này Thư viện đã đặt mua theo số các loại báo, tạp chí: Tri thức trẻ, Thế giới mới, Khoa học và đời sống, Phụ nữ, Thanh niên, Hoa học trò, Thiếu nhi dân tộc, Nhân dân,… Hàng năm, với nguồn bổ sung phải trả tiền Thư viện Trường đã nâng dần số lượng tài liệu ngày càng phong phú đa dạng theo chiều hướng tăng dần. Số lượng tài liệu bổ sung trong 5 năm trở đã tăng lên đáng kể (xem bảng thống kê số 6 về số lượng sách, báo, tạp chí bổ sung từ năm 1999 đến năm 2003 Tr.38).
Thư viện Trường THCS Dương Quỳ không chỉ mua tài liệu ở Nhà Xuất bản Hà Nội mà còn bổ sung tài liệu ở một số nhà xuất bản khác như Nhà Xuất bản Đại học Quốc gia Hà nội, Nhà Xuất bản Thống kê, Nhà Xuất bản Thế Giới và một số tài liệu ở các trường đại học trong và ngoài nước… Phương thức bổ sung phải trả tiền có ưu điểm là chủ động về thời gian, không gian, nội dung tài liệu đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc hiệu quả và kịp thời.
Hình 2.7.1: Phòng đọc dành cho cán bộ, giáo viên trong trường 2.7.2 Nguồn bổ sung không phải trả tiền
2.7.2.1 Nguồn lưu chiểu
Nguồn lưu chiểu là số lượng nhất định của mỗi xuất bản phẩm mà mỗi Nhà xuất bản, nhà in hoặc cơ quan đứng ra xuất bản bắt buộc phải nộp cho cơ quan quản lý, các thư viện và được quy định bằng các văn bản pháp luật của Nhà nước (sắc lệnh 18-SL do Hồ Chủ Tịch ký ngày 31/1/1946).
Hàng năm, Trường THCS Dương Quỳ đã tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị, báo cáo khoa học cho cán bộ giáo viên và học sinh trong Trường. Tổ chức này được thực hiện nhằm nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo đồng thời cũng góp phần xây dựng nguồn vốn tài liệu nội sinh trong Thư viện ngày càng phong phú, đa dạng.
Thư viện Trường THCS Dương Quỳ đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình là lưu giữ, bảo quản nguồn vốn tài liệu một cách có hiệu quả. Đồng thời, với các nguồn lưu chiểu này, Thư viện Trường đã phát triển nguồn vốn tài liệu ngày càng phong phú, đa dạng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng.
Nguồn sao chụp chỉ được thực hiện khi có nhu cầu của bạn đọc. Thư viện thực hiện việc sao chụp chủ yếu là các loại sách quý, hiếm như các nguồn tặng biếu, các nguồn lưu chiểu, các tài liệu nước ngoài và tạp chí chuyên ngành…
2.7.2.3 Nguồn biếu tặng, trao đổi trong nước.
Nhận tài liệu thông qua đương tặng biếu là một kênh rất quan trọng, nó làm tăng số lượng đầu tên tài liệu trong bộ sưu tập của các thư viện hay cơ quan thông tin. Số lượng tài liệu thu thập được qua con đường tặng biếu thường chiếm tới 40-50 % tổng số tài liệu thu thập được. Tuy nhiên, chất lượng tài liệu thu nhận được thông qua con đường tặng, biếu không phải lúc nào cũng được như ý muốn. Việc hạ thấp các tiêu chuẩn để nhập các tài liệu tặng biếu sẽ dẫn đến việc làm tăng chi phí và xử lý kho. Chính vì vậy, việc tiếp nhận nguồn tài liệu này cũng phải được chọn lọc cẩn thận.
Trường THCS Dương Quỳ đã có điều kiện giao lưu với các cơ quan, ban nghành của đảng, các cấp chính quyền địa phương,.... Chính vì vậy, Thư viện Trường đã nhận được nhiều nguồn tài liệu tặng biếu, trao đổi trong và ngoài tỉnh.
Trường THCS Dương Quỳ là cái nôi đào tạo đội ngũ học sinh THCS khá đông đảo nhiều thế hệ nên hàng năm Thư viện Trường được gửi tặng một số lượng tài liệu khoảng 30 bản. Nguồn biếu tặng này chủ yếu là các công trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ.
Nguồn tặng biếu là nguồn tài liệu quý hiếm và số lượng ít nên Thư viện Trường THCS Dương Quỳ luôn bảo quản loại tài liệu này trong điều kịên tốt nhất. Đồng thời, Thư viện cũng đã tăng cường quan hệ, trao đổi với thư viện của các trường THCS Bảo Yên; Thư viện Trường tiểu học Dương Quỳ; Trung tâm Thông tin Thư viện Văn Bàn…
Hình 2.7.2: Giá sách, tài liệu được biếu tặng