CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU
3.1.2. Tình hình hoạt ñộng của KienLongBank – Chi Nhánh Cần Thơ:
3.1.2.3. Tổ chức bộ máy hoạt ñộng tại ñơn vị:
a) Bộ máy tổ chức
Căn cứ cơ cấu tổ chức hoạt ựộng của Chi Nhánh, Sở Giao Dịch và các ựơn vụ trực thuộc Sở Giao Dịch và Chi Nhánh cấp 1 gồm: Phịng Kinh Doanh, Phịng Kế Tốn, Tổ Hành Chánh Quản Trị và Phòng Giao Dịch trực thuộc Chi Nhánh.
Tổng số nhân viên của Kienlong Bank Cần Thơ là 197 người, trong đó bao gồm: 1 Giám đốc Chi Nhánh, 1 Phó Giám đốc Chi Nhánh, 1 Phó Giám đốc Chi Nhánh kiêm Giám đốc Phòng Giao Dịch, 1 Trưởng Phòng Kinh Doanh Chi Nhánh, 1 Trưởng Phịng Kế Tốn, Các Giám đốc và Phó Giám đốc Phịng Giao Dịch, các Trưởng Bộ Phận, Tổ Trưởng và các nhân viên ở các bộ phận.
Hình 1: Sơ ựồ bộ máy hoạt ựộng tại KienLong Bank Ờ Chi Nhánh Cần Thơ
(Nguồn: Tổ Hành chánh Quản trị KienLong Bank Cần Thơ) b) Chức năng và nhiệm vụ của từng Phòng nghiệp vụ
Phòng Kinh doanh
Công tác tiếp thị
Quản lý thực hiện chỉ tiêu bán hàng theo dòng sản phẩm
- đánh giá tình hình thị trường và ựịa bàn ựịnh kỳ ựể phản hồi cho phòng Tiếp thị và tham mưu cho Ban Lãnh đạo Chi Nhánh.
- Thực hiện chỉ tiêu và lập kế hoạch bán hàng theo các sản phẩm cụ thể.
Tổ Thổm đổnh Phịng Kổ Toán Tổ HC-QT Phòng kinh doanh Phòng giao dổch Tổ KTKS nổi Bổ phổn Tắn dổng Trổ góp ngày Bổ phân Tắn dổng doanh nghiổp và cá nhân
Bổ phân Thanh Toán Quổc Tổ
Bổ phổn Xổ lý Giao dổch
Bổ phân Kổ toán tổng hổp
Bổ phân Ngân quổ P.GIÁM
ổổC GIÁM ổổC
- Tham mưu cho Ban lãnh ựạo Chi Nhánh giao, ựiều phối chỉ tiêu bán hàng cho các Phòng/Bộ phận tại Chi Nhánh.
- Hổ trợ các Phòng/Bộ phận tại Chi Nhánh thực hiện các chỉ tiêu bán hàng.
Tiếp thị và quản lý khách hàng
- Xây dựng, thực hiện kế hoạch tiếp thị khách hàng, trực tiếp tiếp thị khách hàng hoặc tiếp thị theo yêu cầu của các Phòng/Bộ phận tại Chi Nhánh.
- Triển khai thực hiện các chương trình, sự kiện quảng cáo cho các sản phẩm dịch vụ.
- Hướng dẫn, giới thiệu, tư vấn khách hàng về các sản phẩm dịch vụ. - Thu thập, tổng hợp và quản lý thông tin khách hàng phục vụ cho hoạt ựộng của tồn Chi Nhánh.
Chăm sóc khách hàng
- Theo dõi và triển khai thực hiện cơng tác chăm sóc khách hàng, triển
khai chương trình tập huấn, huấn luyện kỹ năng chăm sóc khách hàng cho các Phòng/Bộ phận tại Chi Nhánh
- Thu thập, tiếp nhận, xử lý và phản hồi thơng tin về các ý kiến đóng góp, khiếu nại, thắc mắc của khách hàng.
Chức năng khác có liên quan khác
- Thực hiện thủ tục khi khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ và hướng
dẫn khách hàng ựến Quầy Giao Dịch. Hướng dẫn khách hàng bổ túc hồ sơ, tài liệu ựể hồn chỉnh hồ sơ.
- Thơng báo quyết ựịnh của Ngân Hàng ựến khách hàng liên quan ựến ựề nghị sử dụng sản phẩm dịch vụ của khách hàng.
- đôn ựốc khách hàng trả vốn lãi ựúng ựịnh kỳ.
- Xây dựng kế hoạch hành ựộng theo ựịnh kỳ tuần, tháng, quý. Theo dõi ựánh gắa tình hình thực hiện và ựề xuất cho Ban Lãnh đạo Chi Nhánh các biện pháp cải tiến, tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần, khắc phục khó khăn.
Cơng tác thẩm ựịnh
Thẩm ựịnh các hồ sơ cấp tắn dụng
- Phối hợp với các Phòng/Bộ phận tại Chi Nhánh trong quá trình tiếp xúc khách
hàng ựể xác minh tình hình sản xuất kinh doanh và khả năng quản lý của khách hàng. Nghiên cứu hồ sơ, phương án vay vốn và tài sản ựảm bảo của khách hàng.
- Phân tắch, thẩm ựịnh ựề xuất cấp tắn dụng và cơ cấu lại các hồ sơ cấp tắn dụng.
- Phối hợp Phòng Thẩm ựịnh của Ngân Hàng trong công tác thu thập hồ sơ, ựánh giá khách hàng.
- Báo cáo ựánh giá chất lượng thẩm ựịnh khách hàng tại Chi Nhánh.
Chức năng khác có liên quan đến thẩm ựịnh
- Thơng báo quyết ựịnh cấp tắn dụng hoặc không cấp tắn dụng cho bộ phận
tiếp thị Doanh Nghiệp và cá nhân.
- Chịu trách nhiệm chắnh trong việc kiểm tra sử dụng vốn ựịnh kỳ và ựột xuất sau khi cho vay.
- Xây dựng kế hoạch hành ựộng theo ựịnh kỳ tuần, tháng, quý. Theo dõi đánh giá tình hình thực hiện và ựề xuất cho Ban Lãnh đạo Chi Nhánh các biện pháp cải tiến, tăng cường chất lượng thẩm ựịnh.
Công tác quản lý tắn dụng Hỗ trợ cơng tác tắn dụng:
- Tiếp nhận và hoàn chỉnh thủ tục hợp ựồng tắn dụng, hợp ựồng bảo ựảm tiền vay, thủ tục ựăng ký giao dịch ựảm bảo. Tiếp nhận tài sản bảo ựảm, thực hiện các công việc khác có liên quan đến hoạt động tắn dụng.
- Hỗ trợ và thực hiện các nghiệp vụ liên quan ựến L/C xuất nhập khẩu; Nhờ thu xuất nhập khẩu; Nhờ thu trơn. Thực hiện các báo cáo về công tác thanh toán quốc tế cho Tổ Thanh Toán Quốc Tế.
Kiểm soát tắn dụng:
- Kiểm soát lại hồ sơ cấp tắn dụng và phản hồi lại cho Ban Lãnh đạo Chi Nhánh những vấn ựề chưa ựúng quy ựịnh (nếu có).
- Hồn chỉnh hồ sơ và lập thủ tục giải ngân, thu phắ (nếu có): Hợp ựồng tắn dụng, hợp ựồng bảo ựảm, giấy nhận nợ, tiếp nhận bản chắnh giấy tờ sở hữu tài sản bảo ựảm và các giấy tờ có liên quan.
- Lập thủ tục giải chấp tài sản bảo ựảm: Kiểm sốt tình hình dư nợ trước khi lập giấy giải chấp; hoàn trả bản chắnh giấy tờ sở hữu tài sản ựảm bảo cho khách hàng
Quản lý nợ:
- Quản lý danh mục cho vay, bảo lãnh theo danh mục ngành nghề kinh
doanh, loại hình cho vay, hạn mức tắn dụng ... theo chắnh sách tắn dụng của Ngân hàng trong từng thời kỳ và ựề xuất biện pháp thìch hợp ựể hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả.
- Theo dõi và báo cáo cho Ban Lãnh đạo Chi Nhánh về tình hình thu vốn, lãi của Chi nhánh và diễn biến của từng món vay.
- Kiểm sốt chặt chẽ tình hình nợ gia hạn, nợ quá hạn, ựề xuất các biện pháp cụ thể ựể giảm thiểu nợ quá hạn, nợ không thu ựược lãi. đề xuất biện pháp thực hiện thu nợ ựối với các khoản nợ trể hạn, nợ quá hạn, nợ xấu.
- Thực hiện các báo cáo ựịnh kỳ và ựột xuất tình hình nợ ựến hạn trong 10 ngày kế tiếp; nợ trể hạn; nợ ựược gia hạn; nợ quá hạn ựến 03 tháng, 06 tháng, 09 tháng, 12 tháng, trên 12 tháng; danh mục cho vay theo ngành nghề, theo loại khách hàng, theo lãi suất, theo hạn mức và một số báo cáo khác có liên quan ựến tắn dụng.
- Lập kế hoạch nợ quá hạn, kế hoạch dự phòng rủi ro và theo dõi thực hiện. - Lưu trữ, bảo quản bản chắnh hợp đồng tắn dụng, hợp ựồng bảo lãnh, giấy nhận nợ, giấy gia hạn nợ và các giấy tờ liên quan khác.
- Tổ chức lưu trữ toàn bộ các bản sao hồ sơ cấp tắn dụng ựang lưu hành, ựã tất toán và các hồ sơ từ chối cho vay ựể tham khảo, cung cấp khi có yêu cầu.
- Thông báo nhắc nợ nội bộ cho nhân viên tắn dụng ựể nhân viên tắn dụng thông báo lại cho khách hàng.
Các bộ phận có liên quan khác: Ớ Bộ phận trả góp ngày:
Thực hiện và chịu trách nhiệm chắnh trong các nghiệp vụ cho vay trả góp ngày. Lập các chứng từ giải ngân, thu nợ, thu lãi tiền vay theo ựúng quy ựịnh cho vay trả góp ngày. Chịu trách nhiệm về các số liệu do mình tạo lập và cập nhật vào hệ thống, chương trình của Ngân Hàng. Kiểm tra hồ sơ phát vay, ựịnh mức dư nợ, hạn mức phát vay của cộng tác viên.
Quản lý nhập, xuất tài sản thế chấp của các nghiệp vụ cho vay trả góp ngày. Quản lý và cấp phát sổ theo dõi trã góp ngày, phiếu chi cho cộng tác viên tắn dụng. Quản lý, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ vay vốn của cộng tác viên tắn dụng, bảo đảm khơng bị thất thoát, mất mát, hư hỏng. Theo dõi, bàn giao hồ sơ tất toán nợ ựúng hạn, trước hạn. Báo cáo số liệu phát sinh liên quan ựến các nghiệp vụ trả góp ngày cho cấp có thẩm quyền.
Ớ Bộ phận Thanh tốn Quốc tế:
Thực hiện cơng tác tiếp thị ựể phát triển khách hàng, phát triển thị phần, chăm sóc và hướng dẫn khách hàng về tất cả các vấn ựề có liên quan ựến thanh toán quốc tế, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, phắ dịch vụ và các vấn ựề khác.
Xử lý các vấn ựề có liên quan ựến L/C xuất nhập khẩu: nhờ thu xuất nhập khẩu, nhờ thu trơn (nếu có ). Kinh doanh mua bán ngoại tệ phục vụ nhu cầu thanh toán xuất nhập khẩu. Chuyển tiền nhanh trong và ngoài nước, chuyển tiền phi mậu dịch theo ựúng quy ựịnh, quy chế về kinh doanh ngoại hối của Ngân Hàng.
Thực hiện nghiệp vụ thu ựổi ngoại tệ tiền mặt, séc du lịch và thanh toán các loại thẻ quốc tế.
Tổ chức quản lý và lưu giữ hồ sơ thanh toán quốc tế, lập các chứng từ kế tốn có liên quan, chịu trách nhiệm về các số liệu do mình tạo lập và cập nhật vào hệ thống, chương trình của Ngân Hàng. Thực hiện báo cáo theo quy ựịnh của Ngân Hàng và theo yêu cầu của người có thẩm quyền.
Triển khai và tham gia thực hiện các phần công việc trong các quy trình có liên quan. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng Kinh doanh - Tắn dụng và Ban Giám đốc.
Phịng Kế tốn
Chức năng:
- Quản lý cơng tác kế tốn tại Chi Nhánh - Quản lý công tác an toan kho quỹ
+ Thu, chi và xuất
+ Kiểm ựếm, phân loại, đóng bó tiền theo qui ựịnh. + Bốc xếp, vận chuyển tài sản
Nhiệm vụ:
- Quản lý công tác kế toán tại Chi Nhánh
+ Hướng dẫn, kiểm tra công tác hạch toán tại Chi Nhánh và các ựơn vị trực thuộc Chi Nhánh.
+ Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán và kiểm soát các hoạt ựộng thanh toán trong nội bộ, toàn Chi Nhánh, giữa Chi Nhánh ựối với các ựơn vị khác trong hệ thống Ngân Hàng và giữa các Chi Nhánh thanh toán trực tiếp với các Ngân Hàng khác.
+ Tiếp nhận kiểm tra và tổng hợp số liệu kế toán phát sinh hàng ngày, tháng, quắ, năm của các ựơn vị trực thuộc.
+ Chịu trách nhiệm hậu kiểm kịp thời chứng từ kế toán tại Chi Nhánh do các ựơn vị trực thuộc Chi Nhánh thực hiện. đề xuất các giải pháp xử lý các trường hợp sai sót.
+ Lưu trữ và bảo quản kho, chứng từ kế tốn theo qui định. + đầu mối tiếp nhận các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra.
+ Xác ựịnh kế hoạch chi phắ ựiều hành và quản lý chi phắ điều hành toàn Chi Nhánh.
+ Quản lý số dư tài khoản của toàn Chi Nhánh, tại các Ngân Hàng và tài khoản các Ngân Hàng khác tại Chi Nhánh phục vụ cho giao dịch liên Ngân Hàng.
+ Quản lý ựiều hoà thanh khoản toàn Chi Nhánh và các ựơn vị trực thuộc. + Lập các chứng từ kế tốn có liên quan đến cơng việc do phịng ựảm trách. + Tổng hợp kế toán kinh doanh tài chắnh hàng tháng, năm của toàn Chi Nhánh do phòng nghiệp vụ và các ựơn vị trực thuộc, xây dựng, lập kế hoạch tài chắnh, theo dõi, tổng hợp các phân tắch, ựánh giá tình hình thực hiện kế hoạch theo ựịnh kỳ của toàn Chi Nhánh và các ựơn vị trực thuộc. Thực hiện báo cáo số liệu hàng tháng, quắ, năm theo yêu cầu.
- Quản lý cơng tác an tồn kho quỹ:
+ Thực hiện thu chi tiền mặt, ngoại tệ, tài sản quắ và các giấy tờ có giá. + Nhập, xuất các tài sản ựược ựảm bảo theo qui ựịnh.
+ Bốc xếp các tài sản lên xuống các phương tiện vận chuyển theo qui ựịnh.
+ Quản lý, theo dõi, giám sát qui trình vận chuyển tài sản.
+ Thực hiện kiểm tra tồn quỹ hàng ngày, theo ựịnh kỳ và ựột xuất theo qui ựịnh.
+ Lưu trữ, bảo quản tài sản trong kho theo ựúng qui ựịnh.
+ Thực hiện các công tác nhằm ựảm bảo tuyệt ựối an toàn kho quỹ theo qui ựịnh.
* Bộ phận xử lý giao dịch:
- Thực hiện công tác tiếp thị, thu thập ý kiến ựóng góp của khách hàng, ựề xuất cho Giám ựốc Chi Nhánh các biện pháp cải tiến nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần.
- Thực hiện các nghiệp vụ tiền gửi thanh toán và các dịch vụ khác có liên quan ựến tài khoản tiền gửi thanh toán theo yêu cầu của khách hàng, các nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm, các nghiệp vụ kế toán tiền vay, chuyển tiền nhanh nội ựịa, chi trả kiều hối, chuyển tiền phi mậu dịch, quy ựổi ngoại tệ, séc và các loại thẻ quốc tế; các nghiệp vụ về thẻ , các nghiệp vụ liên quan ựến vốn cổ phần, thu chi tiền mặt... Thực hiện công tác tiếp thị, thu thập ý kiến ựóng góp của khách hàng, ựề xuất cho Giám đốc Chi Nhánh các biện pháp cải tiến nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần.
- Thực hiện các tác vụ mua bán vàng phục vụ cho hoạt ựộng huy ựộng, cho vay và hoạt ựộng kinh doanh của ựơn vị theo qui ựịnh của Ngân Hàng.
- Lập các chứng từ kế toán liên quan do bộ phận ựảm trách. - Hướng dẫn và giới thiệu tất cả các sản phẩm của Ngân Hàng.
- Tư vấn cho khách hàng trong việc sử dụng các sản phẩm của Ngân Hàng. - Thực hiện các thủ tục ban ựầu khi khách hàng sử dụng các sản phẩm và hướng dẫn khách hàng ựến quầy giao dịch liên quan.
- Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin khách hàng phục vụ cho hoạt ựộng của chi nhánh.
Tổ Hành Chánh Quản trị:
- Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lưu trữ văn thư. - đảm nhận công tác lễ tân, hậu cần cho Chi Nhánh,
- Thực hiện mua sắm, tiếp nhận, quản lý, phân phối các loại tài sản, vật phẩm liên quan ựến hoạt ựộng của Chi Nhánh.
- Chủ trì việc kiểm kê tài sản, tham mưu, theo dõi thực hiện chi phắ điều hành trên cơ sở ựã ựược duyệt
- Chịu trách nhiệm tổ chức và theo dõi kiểm tra cơng tác áp tải tiền, bảo vệ an ninh, phịng cháy chữa cháy và bảo ựảm tuyệt ựối an toàn cơ sở vật chất trong và ngoài giờ làm việc.
- Quản lý hệ thống kho hàng cầm cố của Ngân Hàng và nhân sự phụ trách kho hàng cầm cố.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự hàng năm căn cứ kế hoạch mở rộng mạng lưới và kết quả ựịnh biên của Chi nhánh.
- Phối hợp với phòng nhân sự tại Hội Sở trong việc tuyển dụng nhân sự tại Chi Nhánh.
- Quản lý các vấn ựề nhân sự liên quan ựến luật lao ựộng: hợp ựồng lao ựộng, nghỉ phép tại Chi Nhánh.
- Chịu trách nhiệm chắnh trong việc kiểm tra tắnh tuân thủ chấp hành nội qui, qui chế, qui định có liên quan ựến nhân sự trong tồn Chi nhánh.
Thẩm ựịnh tài sản:
Chịu trách nhiệm trong việc thu thập, ựiều tra và quản lắ những thông tin nhằm thẩm ựịnh và phòng ngừa rủi ro tắn dụng, thẩm ựịnh các khoản vay theo quy ựịnh, tổ chức thẩm tra công tác thẩm ựịnh của các Chi Nhánh trực thuộc, thực hiện chế độ thơng tin báo cáo theo quy ựịnh.
Phòng Giao dịch:
Các Phòng giao dịch là các ựơn vị trực thuộc Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Kiên Long Ờ Chi Nhánh Cần Thơ. Các Phịng Giao Dịch có con dấu riêng, ựược phép thực hiện một phần nội dung hoạt ựộng của Chi nhánh Cần Thơ theo sự ủy quyền của Giám ựốc Chi Nhánh Cần Thơ.
3.2. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT đỘNG KINH DOANH CỦA KIENLONG BANK Ờ CHI NHÁNH CẦN THƠ