3.2.1. Sơ đồ tổ chức
Bộ máy tổ chức của QTDTW chi nhánh Kiên Giang bao gồm Ban giám đốc (có Giám đốc và Phó Giám đốc), các phịng và các bộ phận chức năng được cơ cấu theo sơ đồ như sau:
Hình 1: Bộ máy tổ chức của QTDTW Chi nhánh Kiên Giang
3.2.2. Chức năng của từng phòng ban 3.2.2.1. Giám đốc Chi nhánh 3.2.2.1. Giám đốc Chi nhánh
Là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm chung về các hoạt động của Chi nhánh. Việc điều hành được thực hiện thông qua các chương trình cơng tác, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính, các báo cáo, tổ chức Hội nghị và thông qua trực tiếp các phòng nghiệp vụ, cán bộ nhân viên thuộc Chi nhánh.
3.2.2.2. Phó Giám đốc Chi nhánh
Là người tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh chỉ đạo, điều hành và giải quyết một hoặc một số nghiệp vụ chuyên môn theo sự phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả thực hiện các nhiệm vụ đó. Phó Giám đốc được tham gia bàn bạc tập thể các vấn đề quan trọng có liên quan đến tổ chức, nhân sự và hoạt động của Chi nhánh.
3.2.2.3. Các phịng chun mơn, bộ phận nghiệp vụ
Là đơn vị thực hiện các công việc cụ thể theo từng chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh. Quan hệ của Ban Giám đốc Chi nhánh với các phòng chuyên môn nghiệp vụ được thực hiện theo chế độ điều hành chun mơn trực tiếp.
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN – NGÂN QUỸ PHỊNG KIỂM TRA – NỘI BỘ PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
- Các trưởng phòng, trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm trước Phó Giám đốc phụ trách khối và Giám đốc Chi nhánh. Thành phần giúp việc cho trưởng phòng, trưởng bộ phận có các phó trưởng phịng phụ trách từng nghiệp vụ và thay mặt trưởng phòng giải quyết các cơng việc khi trưởng phịng đi vắng.
- Việc điều động, thuyên chuyển nhân sự của các phòng, bộ phận nghiệp vụ do Giám đốc quyết định cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ hoạt động của Chi nhánh. Các chức danh trưởng phịng, tổ trưởng tổ đại diện nếu có thay đổi, thuyên chuyển Giám đốc Chi nhánh báo cáo xin ý kiến của Tổng Giám đốc QTDTW xem xét quyết định.
a) Phòng kinh doanh:
- Lập kế hoạch tổng hợp nhu cầu vốn của các QTD cơ cở thành viên và khách hàng, nghiên cứu quan hệ cung - cầu về vốn tín dụng trên địa bàn để xây dựng kế hoạch nguồn vốn, sử dụng vốn theo định kỳ để trình Giám đốc Chi nhánh duyệt trước khi gửi Tổng Giám đốc và các nghiệp vụ QTDTW.
- Đề xuất ý kiến điều chỉnh kế hoạch, tăng giảm mức cho vay; tham mưu cho Giám đốc về mức lãi suất tiền gửi, cho vay theo từng thời kỳ cụ thể.
- Thẩm định và đề xuất mức cho vay cụ thể đối với từng QTD cơ sở thành viên và từng khách hàng; tiến hành lập thủ tục cho vay để trình Giám đốc ký duyệt; tổ chức việc lưu giữ hồ sơ tín dụng theo đúng quy định.
- Phải thường xuyên kiểm tra việc sử dụng vốn, đôn đốc thu hồi nợ khi đến hạn và đề xuất biện pháp xử lý đối với những trường hợp vi phạm hợp đồng tín dụng.
- Tổng hợp và lập báo cáo của các QTD cơ sở thành viên và khách hàng để có kế hoạch khai thác, sử dụng tại Chi nhánh và gửi về các nghiệp vụ QTDTW, Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước theo đúng nội dung và thời gian quy định.
- Có kế hoạch thông tin quảng cáo để thu hút khách hàng, khai thác triệt để nguồn vốn tiền gửi trong các tầng lớp dân cư và các tổ chức kinh tế để thường xuyên bảo đảm nguồn vốn bổ sung cho hoạt động tại Chi nhánh, kịp thời nắm bắt thông tin về khách hàng để bảo đảm hoạt động tín dụng có hiệu quả.
- Tư vấn, chăm sóc các QTD cơ sở thành viên tạo mối liên kiết hiệu quả hoạt động của hệ thống.
- Thực hiện các nghiệp vụ khác do Giám đốc giao.
b) Phịng kế tốn – ngân quỹ:
- Bộ phận kế toán:
+ Lập kế hoạch tài chính theo định kỳ đã quy định trình Giám đốc Chi nhánh duyệt trước khi gửi Tổng Giám đốc và các nghiệp vụ QTDTW.
+ Tham mưu cho Giám đốc về quản lý thu – chi nghiệp vụ và mua sắm các tài sản theo đúng chế độ của Nhà nước và phân cấp của QTDTW.
+ Tổ chức thực hiện cơng tác hoạch tốn kế toán, mở sổ nội bảng, ngoài bảng để theo dõi phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác các tình hình biến động vốn và tài sản phục vụ hoạt động của Chi nhánh đạt kết quả tốt.
+ Trực tiếp giao dịch với các QTD cơ sở thành viên và khách hàng.
+ Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng các con dấu nghiệp vụ của Chi nhánh theo quy định.
+ Mở và thực hiện các giao dịch trên tài khoản tiền gửi và thanh toán tại Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và các Ngân hàng Thương mại trên địa bàn. + Xây dựng và gửi báo cáo kế toán theo định kỳ cho QTD Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước thường xuyên tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách báo cáo kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
+ Quản lý, khai thác sử dụng và bảo mật các chương trình phần mềm máy tính theo quy định hiện hành.
+ Thực hiện các nghiệp vụ khác do Giám đốc giao. - Bộ phận ngân quỹ:
+ Trực tiếp thu – chi tiền mặt, nhập xuất các giấy tờ có giá và tài sản thế chấp của QTD cơ sở thành viên (nếu có) và khách hàng.
+ Tổ chức giao nhận vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá với các phịng giao dịch (nếu có) với Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng mà Chi nhánh có quan hệ giao dịch theo đúng chế độ quy định.
+ Phối hợp với bộ phận kế toán cùng lãnh đạo Chi nhánh thực hiện kiểm quỹ hàng ngày, kiểm kê kế toán hoặc đột xuất theo sự chỉ đạo của Giám đốc Chi nhánh.
+ Thực hiện quản lý quỹ nghiệp vụ, bảo quản kho theo quy định của ngành.
+ Thực hiện các nghiệp vụ khác do Giám đốc giao.
c) Phòng kiểm tra nội bộ:
- Kiểm tra việc thực hiện quy trình nghiệp vụ, chế độ quy định về quản lý kinh doanh, quản lý tiền tệ - kho quỹ… theo các văn bản chế độ của Nhà nước và QTDTW.
- Thực hiện kiểm tra theo nhu cầu của Giám đốc QTDTW Chi nhánh Kiên Giang.
- Giám sát việc chấp hành các quy định của Ngân hàng Nhà nước về an toàn hoạt động kinh doanh đối với hệ thống QTDTW.
- Đánh giá mức độ bảo đảm an toàn và kiến nghị với lãnh đạo Chi nhánh các biện pháp nâng cao khả năng an toàn trong quá trình hoạt động tại Chi nhánh.
- Báo cáo với lãnh đạo Chi nhánh về kết quả kiểm tra, nêu những kiến nghị về tình hình hoạt động của Chi nhánh.
- Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước và QTDTW về công tác kiểm tra tại Chi nhánh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
d) Phịng hành chính – nhân sự:
- Bộ phận nhân sự:
+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc bố trí, điều động, quản lý khen thưởng, khen thưởng và thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ cơng nhân viên của Chi nhánh theo ủy quyền của Tổng Giám đốc QTDTW.
+ Đề xuất về tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm cán bộ theo quy định của Nhà nước và quy chế tuyển dụng của Giám đốc QTDTW.
+ Tổ chức theo dõi, lưu trữ hồ sơ của cán bộ làm việc tại Chi nhánh.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. - Bộ phận hành chính:
+ Là bộ phận thường xuyên nhận công tác đánh máy, chuyển, nhận, lưu trữ và bảo mật công văn đi, đến của Chi nhánh đảm bảo an toàn và đúng thời gian quy định.
+ Phối hợp với các phòng chức năng, thực hiện việc mua sắm tài sản, phương tiện, công cụ làm việc, vật liệu văn phịng theo dự tốn được duyệt để phục vụ cho hoạt động tại Chi nhánh.
+ Tổ chức thực hiện cho các cuộc họp của Chi nhánh và tiếp khách đến làm việc tại Chi nhánh dưới sự chỉ đạo của Giám đốc.
+ Tổ chức quản lý, sử dụng và thường xuyên kiểm tra sửa chữa tài sản theo quy định của Chi nhánh đảm bảo cho hoạt động của Chi nhánh được thường xuyên liên tục.
+ Tổ chức cơng tác bảo vệ, phịng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn tài sản của đơn vị, chấp hành nội quy làm việc và vệ sinh môi trường. Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ vận chuyển tiền mặt, tài sản của đơn vị theo quy định và thực hiện nghiêm túc chế độ bảo vệ cơ quan đã được Chi nhánh ban hành.
+ Tổ chức bảo quản và sử dụng hợp pháp con dấu của Chi nhánh.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.