- Phân nhịp: Trong một bản nhạc có những khi phải dừng lại một nhịp, có những khi phải dồn dập, lại có lúc nhịp nhàng khoan thai Quan trọng nhất là khi nói ta phải nhấn
3. Kỹ năng thuyết trình
3.1. Khái niệm và phân loại thuyết trình
Thuyết trình hay cịn gọi là diễn thuyết, là nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó một cách hệ thống.
Một số cách thuyết trình phổ biến:
- Dựa trên mục đích của họ: thơng tin, thuyết phục, phát động và giải trí. + Bài nói cung cấp thơng tin – Speaking to Inform
41
Một trong những bài nói phổ biến nhất của nói trước cơng chúng là bài nói cung cấp thơng tin. Mục đích chính của bài thuyết trình thơng tin là chia sẻ hiểu biết của một
người về một chủđề, nội dung, kiến thước với khán giả. Lý do của việc thực hiện một bài phát biểu cung cấp thơng tin là rất đa dạng. Ví dụ, bạn có thể được yêu cầu để hướng dẫn một nhóm đồng nghiệp về cách sử dụng phần mềm máy tính mới hoặc báo cáo với các nhà quản lý về dự án mới nhất … Một nhóm người dân địa phương muốn nghe về hoạt
động tình nguyện của bạn ở một thành phố khác trong thời gian nghỉ hè, hoặc bạn chia sẻ
kinh nghiệm của bạn về nấu ăn với cả lớp. Điểm chung của tất cả các ví dụ trên là chia sẻ
thơng tin về một chủ đề nào đó tới khán giả/ người nghe.
Một bài diễn thuyết cung cấp thơng tin có thể được sử dụng cho nhiều ngành nghề, chủ đề khác nhau. Bác sĩ thường có những bài diễn thuyết, trình bày về lĩnh vực chuyên môn của họ cho các sinh viên y khoa, các bác sĩ khác và các bện nhân của họ. Những
người giáo viên sẽ thấy họ nói chuyện, trình bày và trao đổi với các bậc phụhuynh cũng như với học sinh. Những người lính cứu hỏa sẽ diễn thuyết về việc làm sao để kiểm soát
ngọn lửa trong các đám cháy… Bài diễn thuyết cung cấp thông tin là một phần khá phổ
biến trong cuộc sống thường ngày. Bởi vậy, học cách nói hiệu quả đã trở thành một kỹ năng cần thiết trong thế giới ngày nay.
+ Bài nói thuyết phục / Speaking to Persuade
Một lý do phổ biến thứ hai cho các bài nói/ diễn thuyết trước công chúng/ khán giả
là để thuyết phục người đó. Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, chúng ta thường có những lúc sẽ phải thuyết phục, động viên, hoặc làm người khác thay đổi suy nghĩ của họ, có một hành động, hoặc xem xét lại quyết định của họ. Ví dụ như thuyết phục ai đó ủng hộ cho giáo dục âm nhạc trong trường tại địa phương của bạn, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của công ty bạn, hoặc tạo cảm hứng cho sinh viên trường để học tốt, tất cả
đều là việc liên quan, ảnh hưởng đến thay đổi suy nghĩ của người khác thông qua “một bài nói thuyết phục”
Đối với một số người, ví dụ như các quan chức dân cử, truyền tải một bài diễn
thuyết có sức thuyết phục là một phần quan trọng của việc đạt được và tiếp tục thành công trong sự nghiệp. Những người khác, trong các nghành nghề khác thì sự nghiệp được quyết định bởi sự thuyết phục khách hàng –khách hàng được trả tiền để nghe và để được thuyết phục ( bảo hiểm, bán hàng…). Sựảnh hưởng của các giễn giả, như Les Brown, đã
42
cho mọi người để họ có thể sống tốt hơn và suy nghĩ tích cực hơn. Brian Tracy, một diễn giả chuyên nghiệp , chuyên giúp đỡ các lãnh đạo doanh nghiệp để họ có thể làm việc hiệu quả hơn tại nơi làm việc.
Mặc dù việc nói trước cơng chúng là một cái gì đó bạn làm mỗi ngày hay chỉ một vài lần một năm, nhưng thuyết phục người khác lại là một nhiệm vụ đầy thử thách. Nếu bạn có thể phát triển các kỹ năng để thuyết phục một cách hiệu quả, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong cuộc sống cá nhân hay trong học tập và trong cơng việc
+ Bài nói phát động ( thúc đẩy) / Speaking to Actuate
Một bài nói ở cấp độ cao hơn của bài nói thuyết phục. Tại đây diễn giả ngoài việc
thuyết phục, thay đổi suy nghĩ, định kiến của người nghe về một chủ đề, sản phẩm nào
đó, diễn giả phải giúp thơi thúc khán giả thực hiện theo những gì vừa được nghe…/ Mục
đích của bài nghe là thuyết phục khán giả thực hiện, làm theo – có hành động cụ thể. Rất
ít người đã đạt được ” level” này – việc thuyết phục, thúc đẩy người khác làm theo hướng dẫn, ý kiến, sự thơi thúc của mình.
Những bài nói dạng này thường khơng dựa theo dữ liệu thực tế. Diễn giả thường
đánh ” đòn” tâm lý vào người nghe để người nghe đồng cảm với suy nghĩ, hồn cảnh của diễn giả.
+ Bài nói giải trí / Speaking to Entertain
Nói giải trí liên quan đến một loạt các phát biểu trong nhiều dịp, sự kiện khác nhau, từ giới thiệu đến chúc mừng đám cưới, để trình bày và nhận giải thưởng, để khen ngợi
hay trước/sau các buổi lễ nghi tưởng niệm…
Như với bài nói có sức thuyết phục và nhiều thơng tin, có các chun gia, các nhà
lãnh đạo tôn giáo để các diễn viên hài, người kiếm sống/ được trảđể truyền tải các bài nói mang tính giải trí. Như bất cứ ai đã từng xem một buổi lễ trao thưởng trên sóng truyền
hình thì với một bài nói mang tính giải trí là nó cũng địi hỏi sự chuẩn bị kỹ lượng, tìm hiểu về khán giả, đối tượng cũng như đưa ra một câu chuyện. Bài nói có thể là một bài
nói có chút hài hước, một chút cảm động, một chút cảm hứng – phụ thuộc vào sự kiện để
tạo được dấu ấn trong lòng người nghe.
- Hoặc chia theo lĩnh vực:
Thuyết trình trong quản lý: Họp báo, phổ biến văn bản, thơng tin Thuyết trình trong giải trí: Dẫn chương trình, Kể chuyện, Diễn tấu/hài
43
Thuyết trình trong kinh doanh: Giới thiệu sản phẩm/dự án; Báo cáo kết quả kinh doanh;
Chiến lược phát triển/Kế hoạch kinh doanh
Thuyết trình trong học tập, giảng dạy, nghiên cứu;
3.2. Đặc điểm của bài thuyết trình
....................
3.3. Các bước thuyết trình B1. Xác định mục tiêu cụ thể
Mục tiêu của bạn không chỉ là làm một bài thuyết trình tốt. Một bài thuyết trình là
phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó là những điều bạn muốn người
nghe thực hiện sau khi nghe nhũng thông tin do bạn cung cấp. Nếu bạn vẫn còn mơ hồ,
chưa xác định được mình mong muốn người nghe sẽ làm gì sau khi nghe, thuyết trình, bạn sẽ khơng có được sự tập trung và nhất quán cần thiết để thể hiện tốt bài thuyết trình của mình.
Nên nhớ rằng, khi một vấn đề được trình bày bằng văn bản thì dù văn bản có được viết một cách rời rạc, khơng mạch lạc, người đọc vẫn có thể đọc lại hai, ba lần để nắm bắt vấn
đề. Nhưng khi bạn làm thuyết trình bằng miệng, người nghe sẽ khó có dịp nghe lại những gì bạn nói. Vì vậy, bạn phải trình bày sao cho người nghe hiểu ngay được những vấn đề muốn chuyển tải.
Mục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết phục người nghe mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hay sử dụng thông tin do doanh nghiệp cung cấp để giải quyết một vấn
đề nào đó của họ. Khi đã xác định xong mục tiêu, hãy in mục tiêu đó ra một miếng giấy nhỏ, dán nó lên màn hình máy tính và nhìn đến mục tiêu này khi soạn thảo nội dung của bài thuyết trình nhằm tránh đi lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục.
B2. Gây sự chú ý của người nghe
Khi nghe thuyết trình, người nghe thường có có rất nhiều suy nghĩ trong đầu và cả nhiệm vụ của bạn là phải làm cho họ tập trung chú ý đến những gì bạn nói. Người nghe chỉ có khoảng thời gian có hạn để nghe. Vì vậy, bạn cần phải quan tâm tới những “điềm nóng” của bài thuyết trình đểnó tránh làm cho người nghe bị mất tập trung vào chủđề chính.
Để gây được sự chú ý của người nghe, bạn có thể tham khảo ý kiến của những thuyết trình đã làm thuyết trình cho nhóm người này, qua đó hiểu được những tính cách, đặc
44
thơng tin về người nghe, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho bài thuyết trình. Một bài thuyết
trình được xem là có hiệu quả và có sức thuyết phục khi nó vừa đạt được mục đích của
người nói vừa đáp ứng được những nhu cầu của người nghe. B3. Thể hiện sự nhiệt tình đối với vấn đề mà bạn đang trình bày
Khi trình bày về một sản phẩm hay dịch vụ, bạn phải có niềm tin rằng sản phẩm hay dịch vụ đó có thể giúp người nghe vẫn quyết một số vấn đề của họ. Nên nghĩ rằng nhiệm vụ
của bạn là làm cho người nghe chấp nhận những thông điệp của bạn để phục vụ cho những lợi ích của chính họ.
Hãy thể hiện nhiệt tình qua giọng nói, cử chỉ và biểu hiện của gương mặt trong lúc trình
bày. Khi người nghe cảm thấy sự chân thành ở bạn và đánh giá bạn thật sự hiểu được khó
khăn của họ, mong muốn giúp đỡ họ, chắc chắn họ sẽ lắng nghe bạn.
B4. Đi thẳng vào câu kết luận
Đó là một cách làm ngược với trình tự thơng thường. Nhưng với thời gian thuyết trình có hạn, đây cũng là cách thuyết trình có hiệu quả nhất. Do vậy, khi trình bày một vấn đề, bạn
nên đi thẳng vào câu kết luận để gây sự chú ý cho người nghe, sau đó mới đi vào phân tích, chứng minh cho kết luận đó.
B5. Làm thử thuyết trình
Nếu có điều kiện, tốt nhất bạn nên thử thuyết trình trước một nhóm người đóng vai nhũng người nghe. Qua những cuộc thử nghiệm như vậy, bạn sẽ rèn được kỹ năng trình bày vấn đề của mình, dự đoán được những câu hỏi, những ý kiến phản hồi mà người nghe có thể đưa ra và chuẩn bị trước câu trả lời.
B6. Phân tích sau thuyết trình
Năm bước trên diễn ra trước hay trong khi làm thuyết trình, cịn bước cuối cùng này diễn ra ngay sau khi kết thúc cuộc diễn thuyết. Đó là một sự đánh giá mang tính cảm nhận trực quan về hiệu quả của bài thuyết trình, về khả năng đạt được mục tiêu đã định. Chẳng hạn, nếu mục tiêu của thuyết trình là bán sản phẩm hay dịch vụ thì sau khi thuyết trình, bạn
nên xác định ngay khả năng doanh nghiệp bán được hàng nhiều hay ít. Việc phân tích này
sẽ giúp bạn kịp thời nắm bắt được cơ hội đến sau cuộc thuyết trình. - Các phần của bài thuyết trình:
45
Mở bài: phần mở bài bao giờ cũng quan trong nhất. Theo nghiên cứu của các chun gia thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho khán giả bằng các hành vi phi ngôn ngữ, và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn tượng với khán giả bằng những nội dung chúng ta nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không phục thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên này và cách ta thu hút sự chú ý của họ.
Để gây ấn tượng ngay từ phút đầu tiên bạn phải nắm được tâm lý khán giả. Nguyên tắc
đầu tiên là phải biết tập trung sự chú ý của khán giả. Chuyển họ từ trạng thái làm việc riêng sang trạng thái lắng nghe ta. Đây chính là điểm mấu chốt của việc điều khiển đám đông, ta phải biết cách khán giả về trạng thái đó là chuẩn bị lắng nghe bài thuyết trình của
ta bằng một số cách phổ biến sau: - Dùng ví dụ, minh họa.
- Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủđề.
- Dùng các câu hoặc tình huống gây sốc. Ta có thể đưa ra các câu nói hoặc tình huống
ngược lại với vấn đề khán giả đang quan tâm để gây sự chú ý.
- Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn giúp ta có thế thu hút được sự chú ý của thính giả.
- Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự đồng cảm của thính giả.
- Một hài hước hay làm thu hút sự chú ý của thính giả.
Sau khi thu hút sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo là cho họ biết mục
đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó, và giới thiệu khái qt những nội dung chính và lịch trình. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình.
Thân bài: Phần thân bài là phần truyền đạt nội dung, bạn phải lựa chọn đâu là thông tin bắt buộc khán giả phải biết, đâu là thơng tin cần biết và nên biết, sau đó sắp xếp chung theo thứ tự ưu tiên: bắt buộc, cần và nên. Tránh đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết có thể gây phản ứng ngược lại làm khán giả rối trí khơng nhớ được gì.
Kết bài: Phần này chúng ta sẽ tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và cũng chính là thơng điệp cuối cùng ta gửi đến khán giả. Bạn có thể tham khảo ba cách sau:
46
Thông báo trước khi kết thúc: Ta sẽ thể hiện bằng những cụm từ như: Tóm lại..., để kết thúc, tơi tóm tắt lại... hoặc trước khi chia tay, tơi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày...
Tóm tắt điểm chính: Với cách này ta sẽ tóm tắt lại những điểm chính giúp khán giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình.
Thách thức và kêu gọi: Một lần nữa ta nhấn mạnh lại thông điệp muốn truyền đạt tới thính giả và các cam kết để thực hiện thơng điệp đó. Trong phần này ta có thể dùng một sốđộng từ mạnh để hơ khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng... hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗtay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay.