- Phân nhịp: Trong một bản nhạc có những khi phải dừng lại một nhịp, có những khi phải dồn dập, lại có lúc nhịp nhàng khoan thai Quan trọng nhất là khi nói ta phải nhấn
1. Giao tiếp văn phòng
1.2. Các nguyên tắc giao tiếp văn phòng
Vài nguyên tắc cơ bản nhất mang tính phổ biến chung cho mọi vị trí giao tiếp trong tổ chức. Những nguyên tắc anyf xuất phát từu hai tiền đề mọi người đều biết từ lâu:
Tiền đề 1: Hãy đối xử với mọi người giống như bạn muốn họ đối đãi mình như vậy. Tiền đề 2: Mỗi người đều quan trọng cả
- Luôn nghiêm túc trong giao tiếp: Dù giao tiếp với ai? Trong điều kiện ntn? Bàn bạc về
vấn đề gì? ở đâu? Bạn ln phải tập trung vào cơng việc, mục đích của cuộc giao tiếp. Khi đã hứa hẹn hợp đồng thì phải tập trung mọi năng lực có thể để thực hiện đúng những lời hứa, những thảo thuận. Phải giữ gìn và phát triển những mối quan hệ đã có trong mơi trường làm việc, liên quan đến nghề nghiệp. Hãy giúp đỡ đồng nghiệp trong tổ chức nếu
có thể.
- Hãy thận trọng trong giao tiếp: Phải phân định các mối quan hệ giao tiếp rạch ròi trong tổ chức, giao tiếp công vụ vào giao tiếp bạn bè. Bạn không nên xưng hô : cậu – tớ, mày- tao, ơng-tơi... với cấp trên của mình tại nơi cơng sở dù cấp trên là bạn thân của bạn. Bạn
72
chăng nên tiết lộ đời tư của mình quá nhiều trong tổ chức. Nó khơng giúp cho năng suất
lao động mà có lúc lại làm hại sự thành đạt của mình. Bạn khơng được tiết lộđời tư của ngừoi khác, người ta dễ cho bạn là moi móc, tọc mạch, gây bất lợi cho bạn.
- Cần biết tiết kiệm thời gian: Bạn luôn nhớ thời gian là tiền bạc. Không nên túm năm, tụm ba bàn tán những chuyện vô bổ. Khi cần trao đổi cơng việc thì gặp nhau, xong việc nên kết thúc và về vị trí của mình để làm việc. Hãy tận dụng thời gian để làm việc và giao tiếp có hiệu quả cao. Nếu mỗi người mỗi ngày lãng phí vài chục phút thfi thwoif gian lãng phí của tồn tổ chức (hàng chục, hàng trăm người) mỗi ngày là một con số khơng nhỏ.
- Bạn xây dựng cho mình là người có uy tín: Uy tín được thể hiện qua giao tiếp, bạn là
người có chun mơn, có tư cách và đáng tin cậy. Đây là một phẩm chất quan trọng giúp bạn thành đạt trong sự nghiệp của mình.
- Ln ăn mặc phù hợp: Khi chọn trang phục bạn cần đặt ra các câu hỏi sau: Bạn sắp tiếp ai, nhân dịp gì, tính chất của cuộc giao tiếp đó?... Bởi trang phục của nam giới khác xa trang phục của nữ giới, trang phục đi làm khác trang phục dự hội nghị, trang phục của
người béo khác trang phục của người gầy, trăng phục ngày thường khác lễ phục, trang phục mùa đông khác trang phục mùa hè... Tóm lại tùy từng hồn cảnh, cá nhân mà bạn chọn trang phục cho phù hợp với mình, với đối tượng giao tiếp.
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
1/ Bạn là nữ nhân viên văn phòng. Cửa văn phịng là cửa kính trong, xoay được hai chiều (vào trong ra ngoài) bạn vừa tới gần cửa. Bên trong sếp của bạn cùng đi ra đến đằng cửa. Bốn mặt nhìn nh au qua cửa, bạn xử sự ntn cho đung?
2/ Một hôm, bạn đi ăn trưa về và thấy cơ thư kí ngồi khóc trong văn phịng. Bạn xử sự ntn?
3/ Khi sếp nói với bạn 25/3 nộp báo cáo kế hoạch sản xuất, vì quên do nhiều việc nên 20/3 sếp đã đòi báo cáo. Đương nhiên là bạn chưa có. Sếp mắng bạn vì đã hẹn 19/3 nộp báo cáo mà 20/3 vẫn chưa có. Bạn ứng xử ra sao?