- Phân nhịp: Trong một bản nhạc có những khi phải dừng lại một nhịp, có những khi phải dồn dập, lại có lúc nhịp nhàng khoan thai Quan trọng nhất là khi nói ta phải nhấn
3. Kỹ năng thuyết trình
3.4 Kỹ năng xử lý câu hỏi và kiểm soát sự lo lắng trong thuyết trình
a. Xử lý câu hỏi
Bí quyết rèn luyện sự tự tin khi giải đáp câu hỏi thuyết trình
1. Bạn bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi của người nghe là rất quan trọng.
Muốn vậy, sau khi hoàn tất bản dự thảo, bạn phải dự kiến những câu hỏi mà người nghe có thể hỏi và tìm lời giải đáp cho những câu hỏi đó. Nếu được, bạn nên nhờ bạn bè hay
đồng nghiệp phản biện trước cho bạn. Khi đã chuẩn bị kỹ, thực tế vẫn có những câu hỏi mà bạn chưa nghĩ đến nhưng thường không nhiều.
2. Đừng bao giờ cho phép hai hay nhiều người nói cùng một lúc, nếu khơng tình hình rất dễ vượt ra khỏi tầm kiểm sốt.
Bạn hãy thơng báo rõ bạn chỉ có thể trả lời từng câu hỏi. bạn cần tỉnh táo để tránh bị cuốn vào những câu hỏi dông dài về một khía cạnh nhỏ nào đó trong bài thuyết trình. Nhưng
nếu mọi người lại quan tâm đếnvấn đề này, bạn nên để vào cuối buổi thuyết trình (nếu cịn thời gian) thì hãy tiếp tục thảo luận.
3. Cần nhận biết và có cách ứng xử phù hợp với những kiểu câu hỏi khác nhau.
Có những câu hỏi chỉđể chứng tỏngười hỏi hiểu biết nhiều hơn bạn (có tính phơ trương),
có những câu hịi khơng hỏi trược tiếp mà nói vịng vo… Bạn nên lịch sự với những câu hỏi “phô trương” và gợi ý vào trọng tâm những câu hỏi vòng vo, chẳng hạn bạn nói đó là một ý rất hay, nó có trọng tâm về…. Nếu bạn gặp phải câu hỏi khó thật sự thì hãy cố
47
Có thể dùng thủ thuật trì hỗn, chẳng hạn như: uống nước, hắng giọng hay thậm chí lấy
mùi soa để lau mặt. Điều này giúp bạn tránh được thời gian trống khi chưa tìm đựợc câu trả lời thích hợp. trong tường hợp bạn không nắm rõ thông tin, không đủ dữ kiện để trả
lời hay bạn không thể trả lời được câu hỏi nào đó, thì hãy thẳng thắn thừa nhận điều này, thay vì cố gắng trình bày vịng vo, tránh né. Điều này cũng khơng có gì là q nghiêm
trọng vì bạn khơng thể biết hết mọi điều. Bạn có thể sử dụng một vài câu nói mẫu sau:
Hiện tơi khơng có câu trả lời nhưng tơi có thể tra cứu giúp anh (chị). Xin vui lịng cho tơi
địa chỉ, tôi sẽ liên lạc với anh (chị) sau.
Tôi cần suy nghĩ một chút. Chúng ta có thể trở lại câu hỏi này vào cuối buổi. Xin mời câu hỏi tiếp theo.
Thực sự khơng có câu trả lời đúng hoặc sai thật rõ ràng cho vấn đề này. Song cá nhân tôi cho rằng….
4. Cần lưu ý cảnh giác với những câu hỏi được chuẩn bị sẵn nhằm mục đích chỉ ra những
điểm yếu trong lập luận, nhằm hạ thấp uy tín của bạn và hạ thấp uy tín bài thuyết trình.
Đối với những câu hỏi kiểu này, bạn hãy chuẩn bị sẵn một số câu trả lới như: “Hôm nay, tôi không định đề cập đến cả khía cạnh đó của vấn đề…”, hay “Đây là vấn đề hoàn toàn tách biệt với chủ đề thuyết trình nên tơi khơng có đủ thời gian để thảo luận nó, tơi sẽ trả
lời riêng cho ….”. Những câu trả lời như vậy, tuy có vẻ lẩn tránh nhưng sẽ giảm bớt áp lực lên bạn.
Bí quyết giải đáp câu hỏi của khán giả sau khi thuyết trìnhBí quyết giải đáp câu hỏi của khán giả sau khi thuyết trình
Trong suy nghĩ của người nghe, bạn là người đóng vai trị hịa giải nếu giữa những người nghe xảy ra tranh luận. Đối với trường hợp này, bạn hãy cố gắng giảm bớt sự căng thẳng,
đảm bảo với mọi người ai cũng có cơ hội được phát biểu và lập lại trật tự càng sớm càng tốt. Nhắc mọi người nhớ lại mục đích của buổi thuyết trình để đưa họ trở lại đúng hướng
đi của bạn. Hãy chứng tỏ cho mọi người thấy bạn có kỹ năng thuyết trình tốt bằng cách
kiểm sốt được tình hình.
Sau đây là một số lời khuyên khi xử lý các câu hỏi
- Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thơng tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước những vấn đềđược hỏi.
48
- Sự căng thẳng có thể khiến bạn vội vã trả lời. Vì thế hãy bình tĩnh suy nghĩ trước khi
đưa ra câu trả lời.
- Nếu cần, hãy đề nghịngười hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi. - Nên trả lời từng câu hỏi một.
- Cho dù giọng điệu hay ý định của người hỏi thiếu thiện chí. Bạn cũng nên cố gắng giữ bình tĩnh và tạo sự ơn hịa.
- Nếu người đặt câu hỏi tỏ ra rụt rè, bạn hãy khen ngợi và khích lệ họ.
- Chú ý tránh bị lơi kéo vào những cuộc tranh cãi với người hỏi, mặc dù ý kiến của họ khơng hồn tồn được chấp nhận.
Một số mẫu câu hữu ích khi trả lời câu hỏi sau khi thuyết trình (có thể áp dụng cho bài thuyết trình tiếng Anh)
1. Phần mởđầu
Ngay trong phần mở đầu của bài thuyết trình và nói trước công chúng, sau khi chào hỏi và giới thiệu qua bài thuyết trình: những đầu mục chính trong bài thuyết trình, thời gian thuyết trình, bạn hãy nói rõ bạn sẽ xử lý với các câu hỏi và thắc mắc như thế nào: sẽ trả
lời ngay trong khi thuyết trình hay để tất cả các câu hỏi tới cuối buổi thuyết trình mới trả
lời?
2. Gợi ý đặt câu hỏi
Nếu phần cuối cùng của buổi thuyết trình là phần hỏi và trả lời thì trước hết, bạn phải đề nghị khán giả đặt câu hỏi. Hãy dùng một sốcâu như:
(Cảm ơn các bạn đã chú ý lắng nghe và bây giờ tôi sẵn sàng trả lời thắc mắc của các bạn).
(Tôi xin dừng bài nói tại đây. Cảm ơn sự có mặt của các bạn và tôi xin sẵn sàng trả lời thắc mắc của các bạn).
Khi khán giả đặt câu hỏi sau khi thuyết trình, bạn có thể nhắc lại câu hỏi hoặc diễn đạt lại câu hỏi theo một cách khác. Đây là một mẹo nhỏ mà bạn có thể áp dụng vì nó khơng những giúp bạn có thể hiểu rõ câu hỏi hơn mà cịn giúp bạn có thêm chút ít thời gian để
suy nghĩ cho câu trả lời của mình nữa. Điều này đặc biệt hữu ích đối với những câu hỏi dài và phức tạp. Thêm vào đó việc nhắc lại câu hỏi cũng giúp bạn chắc chắn được rằng
49
mình hiểu đúng ý người hỏi và những người khác cũng nghe rõ câu hỏi. Bạn có thể dùng những câu như:
• Thank you. So you would like further clarification on our strategy? (Cảm ơn. Bạn muốn hiểu cặn kẽ hơn chiến lược của chúng tơi phải khơng?)
• That’s an interesting question. How are we going to get the 20% increase? (Đó quả là một câu hỏi thú vị. Vậy làm thế nào đểchúng tôi đạt mức tăng trưởng 20%?)
• Thank you for asking. What is our plan for next year? (Cảm ơn câu hỏi của ơng. Ơng muốn biết kế hoạch trong năm tới của chúng tơi là gì ư?)
3. Xử lý tình huống sau khi được hỏi
Sau khi bạn đã trả lời câu hỏi thì bạn phải kiểm tra xem liệu người đặt ra câu hỏi đó có
hài lịng với câu trả lời của bạn hay khơng bằng cách nói:
• Do you satisfy with my answer? (Liệu bạn đã hài lòng với câu trả lời của tơi chưa?) • Does this answer your question? (Đó có phải là câu trả lời cho câu hỏi của bạn chưa?)
• I hope this explains the situation for you. (Tơi hy vọng lời giải thích này phù hợp với
tình huống mà bạn đưa ra).
• I hope this was what you wanted to hear. (Tôi hy vọng đó là những gì mà bạn muốn nghe).
Cịn nếu bạn khơng biết câu trả lời thì sao?
Hãy xử trí một cách khơn ngoan bằng cách đố lại những khán giả trong hội trường khi đó; hoặc bạn cũng có thể nhờ ai đó trả lời hộ bạn; hay tốt hơn hết là bạn nên thừa nhận rằng mình khơng biết câu trả lời. Khơng ai có thể biết tất cả mọi thứ nên khán giả sẽ thơng cảm cho bạn vì bạn chưa biết. Tuyệt đối khơng nên đưa ra câu trả lời mà chính bạn cũng khơng biết liệu nó có chính xác hay không. Nếu bạn không thểđưa ra câu trả lời ngay lập tức, bạn có thể xin phép đưa ra câu trả lời vào lúc khác bằng cách liên lạc lại với khán giả
đưa ra câu hỏi đó qua email hoặc điện thoại, v.v. - Mẹo cần biết khi giải quyết câu hỏi:
Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi ( sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay bất cứ lúc nào ) phù hợp với buổi thuyết trình hơm đó. Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một.
50
Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và bình tĩnh tìm một câu trả lời tích cực.
Nếu bạn khơng biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tơi chưa có câu trả lời, bạn có thể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy nhiên , chỉ làm điều này
1 đến 2 lần thôi.
Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu người đó.
b. Kiểm sốt sự lo lắng
Đi tìm nguyên nhân khiến bạn thiếu tự tin khi thuyết trình
Việc chưa thật sự tự tin khi thuyết trình trước cơng chúng, sự căng thẳng đến mức quên hết tất cả những gì chuẩn bị như nội dung, kỹ năng thuyết trình chỉ vì những áp lực là chuyện rất bình thường. Tại sao bạn lại gặp những khó khăn như thế? Đểrõ hơn, chúng ta
hãy tham khảo 5 nguyên nhân dẫn đến nỗi sợhãi khi nói trước đám đơng sau đây:
1. Do di truyền từngười thân
Chứng bệnh “run khi đứng trước đám đơng” này cũng có thể là do di truyền từ người thân của bạn. Bạn chỉ cần ăn uống điều độ, ngủđủ giấc, tập thể dục… giúp não bộ ổn định và lấy lại sự tự tin.
2. Sự mất cân bằng về serotonin trong não khiến bạn sợ hãy và ngại giao tiếp
Bạn chỉ cần điều trị tâm lý bằng cách tập nói trước gương, tập trị chuyện với vài người
trước khi thuyết trình trước đám đơng. Ngồi ra bạn cũng có thể đến gặp bác sĩ tâm lý để
họ giúp bạn thoát khỏi chứng bịrun khi đứng trước đám đông nhé! 3. Do tác động của mơi trường
Một số người có khả năng thích nghi kém nên khi đến sống hay làm việc tại một mơi
trường mới thì có thể mắc chứng “run khi đứng trước đám đơng” này. Bạn có thể uống thuốc chống lo âu, trầm cảm…
4. Sự thiếu tự tin khi đứng trước đám đông, căng thẳng quá mức khiến bạn “bị run khi
đứng trước đám đơng”
Có thể do bạn chuẩn bị chưa kỹ lưỡng, tự ti về ngoại hình của mình, sợ thất bại, sợ bị chỉ trích, sợngười khác xem thường mình, sợthua kém…
51
Chính những nỗi sợ trên đã làm bạn rất căng thẳng nên bạn thiếu hẳn sự tự tin trong kỹ năng thuyết trình. Xem thêm: Làm sao để tự tin?
5. Chưa quen với áp lực
Ví dụ bạn sợ bị thầy cô gọi lên trả bài, lúc đó có bao ánh mắt đổ dồn về phía mình…
Trong những tình huống như thế bạn hãy biến bị động thành chủ động, hãy học bài thật kỹ và chủ động xung phong lên trả bài xem sao.
Với sự chuẩn bị kỹlưỡng từ trước thì chắc chắn phần trình bày của bạn sẽ trơi trải, nó là
động lực để bạn tiếp tục phát huy và dần dần bạn sẽ khơng cịn cảm thấy run sợ khi đứng
trước đám đông nữa, bạn sẽ thấy điều này là hết sức bình thường vì bạn đã quen rồi.
- Hãy áp dụng các kỹ năng thuyết trình sau để khắc phục chứng run sợ trước đám đông!
1/ Tận dụng mọi cơ hội.
Kỹ năng nói là một trong nhiều kỹ năng sống nhờ rèn luyện mà thành. Để nói chuyện
được tự tin hơn, bạn cần thường xuyên tận dụng mọi cơ hội khi giao tiếp, chủ động khơi
gợi chủ đề và nói ra quan điểm của bạn. Dần dần tích tiểu thành đại, kinh nghiệm từ
những buổi nói chuyện đó sẽ giúp bạn có một bộsưu tập phong phú, giúp bạn tăng cường khả năng tự tin hơn. (lời khuyên hữu ích để học hỏi là bạn nên giao tiếp với những người thành đạt, nhiều kinh nghiệm hơn mình từđồng nghiệp hay cả Sếp của bạn).
2/ Chuẩn bị sớm và kỹ lưỡng.
Đối với nhiều người, việc đứng trước đám đông (hay thậm chí chỉ vài người thân quen) dù chỉ nói vài lời ngắn gọn cũng có thể gây cảm giác lo lắng và run sợ khơng khác gì việc
đứng nói với một bài đã soạn sẵn.
Theo một số nghiên cứu, việc chuẩn bị, tập dượt kỹlưỡng bài trình bày sẽ giúp giảm đến 75% cảm giác run sợ trước đám đơng. Vì vậy bạn nên đầu tư thời gian và cơng sức để
chuẩn bị bài trình bày là cách hữu hiệu giảm thiểu lo lắng và nâng cao sự tự tin trước đám đơng.
52
Khơng có người nghe nào đánh giá bạn là người tự tin khi thấy ngôn ngữ cơ thể của bạn
căng cứng với những cử chỉ, động tác giống hệt như … Robot.
Để giải quyết điều này, trước khi bước ra trình bày, bạn hãy hít thở sâu bng lỏng cơ thể (dùng phương pháp thở Yoga). Các cử chỉ hành động phải dứt khoát, hãy đứng thẳng người, hai chân vững vàng trên mặt đất, giao tiếp với mọi người bằng mắt và thường xuyên mỉm cười.
Kỹnăng thuyết trình: Làm sao để tựtin nói trước đám đơng?
Kỹnăng thuyết trình: Làm sao để tựtin nói trước đám đơng?
4/ Chuẩn bị tâm lý trước những tình huống bất ngờ.
Thỉnh thoảng, trong buổi nói chuyện bạn sẽ rơi vào những tình huống “khó đỡ” khơng lường trước được. cho dù tình huống đó là gì thì trước bưổi trình bày bạn cũng cần chuẩn
bịtâm lý để giữ được bình tĩnh, hãy đặt ra một vài cách để xử lý và giải quyết những tình huống đó.
5/ Đừng sợ người nghe “ăn thịt” bạn.
Bạn nên hiểu rằng, mọi người đang ngồi nghe bạn nói chứ khơng phải đang rình rập để tân cơng “ăn thịt” bạn. Thực ra họ muốn lắng nghe những lời hướng dẫn của bạn để phục vụ cho nhu cầu của họ, bạn là người họ cần và tin tưởng.
Vì thế, dù trong lịng bạn có thấy lo sợ đến đâu thì bạn cũng nên làm ngược lại, cố thể
hiện một phong thái tự tin trước đám đông để chiếm được cảm tình ban đầu của người nghe. Dưới đây là một số bí quyết thuyết trình hiệu quả:
Đứng về phía người nghe: Hãy coi người nghe như bạn bè, như vậy sẽ bớt căng thẳng
hơn.
Hãy đam mê: Càng say mê với các ý tưởng, nội dung mình trình bày, bạn càng có sức mạnh và dễ dàng đưa cảm xúc vào bài nói của mình, khi đó cảm giác lo lắng hay run sợ
trước đám đông sẽ cháy rụi dưới ngọn lửa đam mê của bạn.
Thể hiện sự hưng phấn: Tập trung vào những vấn đề quan trọng, ước muốn truyền đạt, chia sẻ đến người nghe sẽ giúp bạn bớt nghĩ về bản thân, và đây là cách hữu hiệu đẩy lùi nỗi sợ.
53
Hãy nhớ: Bạn là người nắm rõ vấn đề trình bày hơn người nghe, vì vậy họ mới cần bạn
hướng dẫn và ngồi nghe bạn. Bạn hãy tin điêu đó để khơng cịn cảm giác lo lắng sợ hãi nữa.
6/ Đừng sợ làm trò cười
Bạn thường run sợ trước đám đơng bởi vì bạn ln nghĩ rằng mình có thể sẽ phạm một lỗi nào đó chẳng hạn như nói vấp, lặp lại, quên chữ này sót chữ kia ..v..v… Tuy nhiên,
người nghe luôn thông cảm, không bao giờ họ địi hỏi bạn hồn hảo. Điều họ muốn thấy là việc bạn xử lý những lỗi đó như thế nào cho tốt, cho hay.
7/ Chuẩn bị nội dung thuyết trình thật kỹ lưỡng
Sợ mắc lỗi khi thuyết trình là nỗi sợ dễ vượt qua nhất bởi vì bạn hồn tồn nắm thế chủ