1.2. Thực trạng quy định của pháp luật Việt Nam về chế định thành viên
2.2.3. Đánh giá việc đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện của thành viên độc lập
hội đồng quản trị
Nhƣ đã phân tích tại chƣơng 1 của khoá luận, mặc dù LDN năm 2014 đã đặt ra đƣợc hàng loạt các tiêu chuẩn, điều kiện quan trọng đối với thành viên độc lập HĐQT, nhƣng lại không quy định bất kỳ cơ chế nào để đánh giá việc đáp ứng các tiêu chuẩn này. Điều này dễ dẫn đến việc đặt ra các tiêu chuẩn, điều kiện của thành viên độc lập HĐQT chỉ mang tính hình thức mà khơng có hiệu quả trên thực tế. Tuy nhiên, đối với vấn đề này, hiện nay các quốc gia và các tổ chức khác trên thế giới đã đặt ra những cơ chế đánh giá việc đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện của thành viên độc lập HĐQT, thể hiện chủ yếu ở hai giai đoạn là tại thời điểm một cá nhân đƣợc bầu làm thành viên độc lập HĐQT trong thời gian cá nhân này giữ chức danh thành viên độc lập HĐQT.
2.2.3.1. Tại thời điểm được bầu làm thành viên độc lập hội đồng quản trị
Theo ASX103: “HĐQT hoặc ủy ban đề cử cần thường xuyên đánh giá sự độc lập của mỗi thành viên HĐQT khơng điều hành. Đánh giá đó nên được thực hiện […] vào khoảng thời gian HĐQT hoặc ủy ban đề cử xem xét các ứng cử viên để bầu hoặc bầu lại vào HĐQT”. Và để có đầy đủ căn cứ cho việc đánh giá này, “mỗi ứng cứ viên cho việc bầu cử thành viên HĐQT của CTNY phải cung cấp cho cơng ty tất cả các lợi ích, vị trí và mối quan hệ có thể ảnh hưởng đến sự độc lập của họ”104. Theo đó, việc đánh giá này thuộc thẩm quyền của HĐQT và uỷ ban đề cử. Bởi lẽ, đối với HĐQT, là cơ quan đại diện cho các cổ đông để thực hiện việc quản lý, điều hành CTCP, HĐQT phải có trách nhiệm hỗ trợ ĐHĐCĐ trong việc đánh giá các ứng cử viên HĐQT để ĐHĐCĐ thực hiện việc bầu cử những chức danh này. Trong khi đó, đối với uỷ ban đề cử, vì là một tiểu ban trực thuộc HĐQT để hỗ trợ HĐQT trong công tác nhân sự nên việc quy định thẩm quyền này cho uỷ ban đề cử là hoàn toàn hợp lý. Ngoài ra, để đảm bảo việc đánh giá này thực sự có hiệu quả, ASX cịn quy định nghĩa vụ cung cấp thông tin của ứng cử viên HĐQT. Những thông tin mà các ứng viên này phải cơng bố bao gồm tất cả các lợi ích, vị trí và mối quan hệ có thể ảnh hƣởng đến sự độc lập của họ. Việc phân tích và kiến nghị chi tiết
103
ASX Corporate Governance Council (2019), tlđd (17), Commentary to Recommendation 2.3.
45
đối với nghĩa vụ cung cấp thông tin của ứng viên thành viên độc lập HĐQT sẽ đƣợc trình bày tại mục 2.3.2.2 của khoá luận này.
2.2.3.2. Trong thời gian giữ chức danh thành viên độc lập hội đồng quản trị
Ngay tại phần mở đầu của quy định về những trƣờng hợp đánh giá sự độc lập của thành viên không điều hành HĐQT, Bộ quy tắc quản trị công ty của Anh đã quy định việc “HĐQT phải xác định trong báo cáo hàng năm những thành viên không điều hành HĐQT mà họ cho là độc lập”105. Cụ thể hoá cho quy định này,
The Guidance on Board Effectiveness (Hướng dẫn về hiệu quả của HĐQT) năm 2018 của Hội đồng Báo cáo Tài chính Anh quy định106: “HĐQT nên xem xét những
thành viên không điều hành nào là độc lập bằng việc xem xét các tình huống được quy định trong Điều 10 của Bộ quy tắc quản trị công ty. Thành viên không điều hành phải cung cấp cho HĐQT đầy đủ thông tin để cho phép HĐQT đánh giá tính độc lập của những thành viên này và thông báo cho HĐQT về bất kỳ thay đổi nào trong những trường hợp có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá”.
Với hƣớng quy định khá tƣơng đồng, ASX trƣớc hết quy định thành viên khơng điều hành HĐQT có nghĩa vụ thơng báo về tình trạng khơng cịn độc lập của mình. Theo đó107: “Nếu có sự thay đổi trong quyền lợi, vị trí hoặc mối quan hệ của
một thành viên khơng điều hành HĐQT có thể ảnh hưởng tới sự độc lập của họ, thành viên này nên thông báo cho HĐQT hoặc ủy ban đề cử sớm nhất khi có cơ hội”. Đồng thời, để đảm bảo tốt hơn việc đánh giá sự độc lập của các thành viên
không điều hành, ASX cũng quy định trách nhiệm thực hiện việc đánh giá này cho HĐQT và uỷ ban đề cử. Cụ thể108
: “HĐQT hoặc ủy ban đề cử cần thường xuyên đánh giá tính độc lập của mỗi thành viên HĐQT không điều hành. Đánh giá này nên được thực hiện ít nhất hàng năm […]. Trong trường hợp có sự thay đổi về quyền lợi, vị trí hoặc mối quan hệ của thành viên HĐQT không điều hành, việc đánh giá cần được thực hiện ngay khi có thể sau khi HĐQT hoặc ủy ban đề cử nhận thức được sự thay đổi”.
Từ những phân tích trên, có thể nhận thấy một điểm khá tƣơng đồng giữa LDN năm 2014 với những quy định này về việc yêu cầu thành viên độc lập HĐQT phải thông báo ngay cho HĐQT hoặc uỷ ban đề cử về tình trạng khơng cịn đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện về sự độc lập của mình. Tuy nhiên, khác với Việt Nam,
105
Financial Reporting Council (2018), tlđd (1), Điều 10.
106 Financial Reporting Council (2018), The Guidance on Board Effectiveness 2018 (Hướng dẫn về hiệu quả
của HĐQT) năm 2018, Điều 102, https://www.frc.org.uk/getattachment/61232f60-a338-471b-ba5a- bfed25219147/2018-Guidance-on-Board-Effectiveness-FINAL.PDF, truy cập ngày 11/5/2020.
107
ASX Corporate Governance Council (2019), tlđd (17), Commentary to Recommendation 2.3.
46
ngoài việc đặt ra cho các thành viên độc lập nghĩa vụ thông báo, các quốc gia này còn quy định trách nhiệm thực hiện các đánh giá sự độc lập của thành viên này đối với HĐQT hoặc uỷ ban đề cử. Cụ thể, HĐQT hoặc uỷ ban đề cử phải thực hiện việc đánh giá này hằng năm trong các báo cáo của mình hay thậm chí theo quy định của ASX, việc đánh giá cịn phải đƣợc thực hiện ngay khi phát hiện có sự thay đổi về quyền lợi, vị trí hoặc mối quan hệ của thành viên độc lập HĐQT. Có thể thấy, việc quy định trách nhiệm này cho HĐQT và uỷ ban đề cử là hết sức cần thiết, tránh tình trạng tiếp nhận thơng tin một chiều từ phía các thành viên độc lập và góp phần đánh giá tốt hơn việc đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện của các thành viên này. Từ đó, kết quả của cơng tác đánh giá sẽ là căn cứ để ĐHĐCĐ quyết định liệu thành viên độc lập này có nên tiếp tục phục vụ trong HĐQT hay không hay phải tiến hành bầu chọn thành viên độc lập mới.
Xét thấy, để khắc phục những khoảng trống trong việc đảm bảo sự độc lập của thành viên độc lập HĐQT, LDN nên tiếp cận lại vấn đề này theo hƣớng bổ sung quy định về cơ chế đánh giá của HĐQT đối với việc đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện của thành viên độc lập HĐQT và nghĩa vụ báo cáo kết quả đánh giá trong những báo cáo thƣờng niên của HĐQT trình ĐHĐCĐ. Từ đó, tạo ra cơ sở đối với tiểu ban nhân sự, tiểu ban hỗ trợ hoạt động của HĐQT CTNY trong vấn đề nhân sự, có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ này khi đƣợc phân cơng, giao phó.
Trên cơ sở các phân tích về việc đảm bảo sự độc lập của thành viên độc lập HĐQT tại thời điểm họ đƣợc bầu làm thành viên độc lập HĐQT cũng nhƣ trong thời gian họ giữ chức danh này, tác giả có kiến nghị đối với vấn đề này nhƣ sau: bổ sung quy định về nghĩa vụ đánh giá việc đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện của thành viên độc lập HĐQT đối với HĐQT. Cụ thể: bổ sung khoản 3a Điều 151 LDN năm 2014 nhƣ sau:
“HĐQT phải thực hiện đánh giá việc đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện của thành viên độc lập HĐQT như sau:
a) Thực hiện đánh giá việc đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện đối với các ứng viên thành viên độc lập HĐQT và kết quả của việc đánh giá phải được công bố rõ ràng trước khi ĐHĐCĐ biểu quyết bầu thành viên HĐQT.
b) Thực hiện đánh giá việc đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện đối với thành viên độc lập HĐQT và phải trình bày chi tiết, rõ ràng trong báo cáo hoạt động của HĐQT trình ĐHĐCĐ thường niên”.
47
Hiện nay, LDN năm 2014 khơng có bất kỳ quy định cụ thể nào về quyền và nghĩa vụ của thành viên độc lập HĐQT. Nhƣ đã phân tích ở chƣơng 1, sự thiếu vắng của những quy định này gây ra rất nhiều khó khăn cho q trình áp dụng chế định thành viên độc lập trên thực tế. Chẳng hạn nhƣ các thành viên độc lập sẽ không biết đƣợc mình có những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể nào và từ đó dẫn đến việc khơng thể xác định đƣợc các thành viên này có thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình hay khơng hay thậm chí khi xảy ra sai phạm thì cũng khơng có cơ sở để xử lý những thành viên này.