6. Bố cục của khóa luận
2.1. Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib
2.1.2.1. Công tác bổ sung
Chức năng Modul bổ sung
Modul bổ sung là một công cụ hữu hiệu giúp quản lý các nguồn tài liệu đầu vào của cơ quan thông tin – thư viện, từ công tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhận lưu chiểu đến hoạt động trao đổi tài liệu như đặt mua, kế toán quỹ và trao đổ tài liệu giữa các cơ quan; theo dõi quy trình bổ sung từ lúc đặt mua đến khi được xếp lên giá.
Hình 2.2. Modul Bổ sung
Modul Bổ sung thực hiện các chức năng: - Đặt và theo dõi nhận tài liệu
- Quản lý quỹ bổ sung và nhà cung cấp - Kiểm soát báo trùng
- Phân bổ tài liệu - Báo cáo thống kê
- Tích hợp mã vạch và kiểm sốt số ĐKCB Thực trạng ứng dụng Modul Bổ sung
Vốn tài liệu của TT TT-TV ĐH GTVT có số lượng lớn, khá phong phú, đa dạng về loại hình và được bổ sung thường xun khi có điều kiện về kinh phí.
Nhà trường khơng định mức bổ sung hàng năm cho Thư viện. Tài liệu thường được bổ sung thuộc các diện: sách giáo trình, sách tham khảo, báo – tạp chí nội/ngoại, luận văn, luận án, NCKH,…và từ 3 nguồn chủ yếu là: nguồn mua, nguồn nộp lưu chiểu, nguồn tài trợ và tặng biếu.
+ Nguồn mua: chiếm hầu hết kinh phí, chủ yếu là tài liệu tiếng Việt, mua từ các NXB lớn như: Giao thông vận tải, Giáo dục, Khoa học kỹ thuật,… Tài liệu tiếng nước ngồi chỉ mua với số lượng rất ít (do hạn chế kinh phí) và chủ yếu là tài liệu bằng tiếng Anh.
+ Nguồn lưu chiểu: bao gồm các loại sách giáo trình, sách tham khảo…do Nhà trường xuất bản, luận án, luận văn, NCKH được bảo vệ tại trường.
+ Nguồn tài trợ, biếu tặng: toàn bộ sách ngoại văn của Thư viện được nhận từ các nguồn tài trợ chính như Quỹ Châu Á, Tổ chức Pháp ngữ Aufel, Hội đồng Anh, ĐH Đường sắt Matxcơva, ĐH Cầu đường Paris,…và do các cán bộ, giáo viên đi cơng tác, học tập ở nước ngồi mang về biếu tặng.
Quy trình thực hiện bổ sung
Việc ứng dụng CNTT vào quy trình bổ sung mang lại rất nhiều lợi ích, cơng việc bổ sung được tiến hành một cách nhanh chóng, dễ dàng, giảm được chi phí, thời gian, cơng sức cho cán bộ thư viện.
Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khác nhau TT TT-TV GTVT vẫn chưa triển khai hết các tính năng của modul Bổ sung, chưa ứng dụng CNTT trong thủ tục mua
bán, đặt và thanh toán điện tử. Bổ sung vẫn chủ yếu theo phương pháp truyền thống, mới chỉ áp dụng một số tính năng sau:
* Đơn đặt
- Các cán bộ bổ sung sẽ lên danh sách những ấn phẩm định mua, sử dụng chức năng đơn đặt và thực hiện các thao tác trên phần mềm để tạo yêu cầu bổ sung ấn phẩm (gồm có ấn phẩm định kỳ và ấn phẩm nhiều kỳ), duyệt yêu cầu và in danh sách các yêu cầu bổ sung.
- Trong quá trình tạo đơn đặt, phần mềm iLib còn cung cấp một khả năng rất quan trọng là tra trùng dữ liệu, giúp cán bộ bổ sung kiểm tra được ấn phẩm định đặt mua trước đó đã có trong thư viện hay chưa, tránh việc bổ sung thừa các tài liệu đã có đủ.
- Người cán bộ bổ sung hồn tồn có khả năng chỉnh sửa/xóa thơng tin về các ấn phẩm đặt mua, về chi tiết đơn đặt khi bị nhầm lẫn hoặc không cần thiết.
- Trung tâm đã xây dựng được nhiều mẫu đơn đặt đối với các loại tài liệu: sách giáo trình/sách tham khảo tiếng Việt, sách giáo trình/sách tham khảo tiếng nước ngồi, luận án, luận văn, NCKH,…
* Đơn nhận
- Tương tự như với đơn đặt, cán bộ thư viện sử dụng chức năng đơn nhận để tạo đơn nhận, nhập thông tin cho các ấn phẩm để được bổ sung về. Chọn chức năng Thêm sách tập hoặc Thêm sách lẻ, sau đó chon mẫu nhập một số thơng tin cho sách được bổ sung vào các trường trong MARC21 như: nhan đề tài liệu, tác giả, thông tin xuất bản, số trang, khổ cỡ, nơi lưu trữ,…
Sau đó, cán bộ thư viện tiến hành ĐKCB cho từng tài liệu. Số ĐKCB cho mỗi cuốn sách có ký hiệu riêng theo nơi sẽ lưu trữ tài liệu đó. Ví dụ:
Phịng mượn: KH là Mv.
Phòng đọc sách ngoại văn: KH là Dn, luận văn: Lv, luận án: La, nghiên cứu khoa học: NCKH.
Phòng đọc điện tử: KH là Dt.
* Thiết lập các tham số bổ sung
Cán bộ bổ sung sẽ tự tạo tham số bổ sung, bao gồm các tham số về nguồn bổ sung, nhà cung cấp, danh mục loại tiền. Từ đó, có thể dễ dàng kiểm tra được xuất xứ của tài liệu là mua, tài trợ, tặng biếu, hay nguồn lưu chiểu, các nhà cung cấp tài liệu thường xuyên cho thư viện, loại tiền thanh toán bằng tiền Việt hay bằng USD.
* Tra cứu – báo cáo công tác bổ sung
Tra cứu các báo cáo liên quan trong q trình bổ sung, từ đó tạo ra các báo cáo phục vụ cho công tác bổ sung như: báo cáo bổ sung tài liệu, báo cáo phân bổ kho, đơn đặt, đơn nhận,…nhanh chóng và dễ dàng.