6. Bố cục của khóa luận
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ Barcode
2.2.1. Giới thiệu về công nghệ Barcode
Cơng nghệ Barcode là gì?
Barcode (mã vạch) là phương pháp mã hóa thơng tin bằng các vạch đen và trắng có độ rộng thay đổi, có thể được nhận dạng và giải mã bởi các thiết bị đọc mã vạch (Barcode scanner). Các dữ liệu sau khi giải mã dưới dạng các chữ số và ký tự có thể nhập dễ dàng vào máy tính để sử dụng trong các CSDL dùng cho quản trị và tra cứu thơng tin, các q trình tự động hóa quản lý.
Lịch sử phát triển và ứng dụng của công nghệ Barcode
Mã vạch bắt đầu được áp dụng vào thực tế công tác thông tin thư viện ở những nước công nghiệp phát triển, đặc biệt là ở Hoa Kỳ và Pháp khoảng đầu những năm 1980, nhất là sau khi chỉ số ISBN (International Standard Book Number) và ISSN (International Standard Serial Number) được tạo lập, để kiểm soát nguồn sách báo trên phạm vi tồn thế giới và có liên quan chặt chẽ với q trình tin học hố thư viện.
Vào cuối những năm 1980, một số nước thành viên của hệ thống IBSN đã đạt tới trình độ mới trong việc tổ chức đối thoại trên máy và kiểm tra điện tử việc thực hiện các đơn hàng. Các mã số đã được cải tiến thành dạng đọc trên máy. Mã vạch được phản ánh trên nhiều loại hàng hố, trong đó có cả xuất bản phẩm của nhiều nước.
Ở nhiều nước, mã vạch đã dùng làm ký hiệu của các kiện sách gửi qua bưu điện. Chẳng hạn như ở Mỹ có tiêu chuẩn về mã vạch thơng tin trên các kiện sách, trong đó ghi rõ ISBN, giá, số lượng bán, kiểu bìa, số lượng đặt, số đơn đặt. Các hệ thống đặt sách từ xa trên cơ sở mã vạch đầu tiên được hoạt động ở Cộng hoà Liên bang Đức vào giữa những năm 1980. Hệ thống đặt sách từ xa là một tổ hợp các hệ thống điện tử kiểm tra các kho, nghiên cứu nhu cầu bạn đọc, hệ thống đơn đặt của các công ty phát hành sách và các thư viện chuyển đến nhà xuất bản. Cơ sở của nó là sự liên lạc trực tiếp của máy tính đầu cuối với các nguồn thơng tin thư mục.
Ở Pháp, hệ thống tự động hố cơng tác thư mục sách phát hành và đơn đặt từ xa có thiết bị dùng để thống kê tất cả các thao tác và chuẩn bị nhãn có ghi mã vạch. Nhãn được dán hoặc gài vào sách. Nhãn của những sách đã bán được người bán giữ lại để nghiên cứu giải quyết vấn đề bổ sung mặt hàng, mã vạch tự động tái hiện trên ISBN.
Vào cuối những năm 1980, các thư viện thuộc trường Đại học Tổng hợp ở bang Alantic Hoa Kỳ đã áp dụng mã vạch để kiểm sốt q trình xuất tài liệu có liên quan đến sử dụng mục lục công cộng online (OPAC). Cũng trong thời gian này, ở Châu Mỹ Latinh, nhiều cơ quan ISBN quốc gia trong đó có Brazil, Chile đã có những nỗ lực đáng kể trong việc nghiên cứu áp dụng mã vạch hoá chỉ số này.
Ở Anh, thư viện trường Đại học Tổng hợp Cambrit có hệ thống kiểm tra tự động việc sử dụng kho được cấu tạo từ 56 terminal và các thiết bị dị tìm mã vạch, các thiết bị này được nối với các hệ thống mục lục điện tử và hệ thống chuẩn bị dữ liệu. Những xu hướng tương tự cũng xuất hiện ở nhiều nước khác. Nhiều thư viện ở Ấn Độ và các nước Đông Nam Á cũng đã sử dụng mã vạch trong công tác phục vụ bạn đọc.
Đối với các thư viện ở nước ta, việc áp dụng mã vạch trong lưu thông tài liệu đang được áp dụng một cách rộng rãi. Đầu tiên phải kể đến đó là Trung tâm thơng tin Tư liệu khoa học và Công nghệ Quốc gia là đơn vị đi đầu trong việc sử dụng mã vạch, kế đến là các thư viện thuộc các trường Đại học Giao thông vận tải, Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Sư phạm kỹ thuật, Đại học Nông lâm ....
Các thư viện đã sử dụng các hệ thống để lưu trữ và truy nhập thông tin về bạn đọc và tài liệu có liên quan đến việc cho mượn tài liệu. Phần mềm của hệ thống này sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in trên các nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông và thẻ đọc của người mượn.
2.2.2. Ứng dụng Barcode tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải
TT TT-TV ĐHGTVT đã ứng dụng công nghệ mã vạch từ khá sớm, đồng thời với q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào các hoạt động của Thư viện.
Để ứng dụng công nghệ mã vạch đòi hỏi hệ thống mạng thư viện phải hoàn chỉnh, hệ quản trị CSDL, trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dùng về mã vạch (máy đọc, máy in mã vạch).
TT TT-TV ĐHGTVT có hệ thống mạng cục bộ, hệ quản trị CSDL hoàn chỉnh với đầy đủ các thiết bị chuyên dùng cần thiết, nên việc ứng dụng công nghệ mã vạch được thực hiện một cách dễ dàng, thuận lợi. Trung tâm hiện đã ứng dụng công nghệ mã vạch vào các công tác: in mã vạch và quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc, mượn/trả bán tự động.
- In mã vạch và quản lý tài liệu
Thư viện có CSDL chứa đựng các thơng tin về tài liệu như là tên sách, tác giả, mã số của sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất bản...sẽ được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo như trong cơ sở dữ liệu.
Việc phân chia mã vạch áp dụng cho từng kho và từng loại tài liệu. Mỗi mã vạch có độ dài chạy tối đa là 7 chữ số, phần đầu có ký hiệu là các chữ cái khác nhau theo ký hiệu của từng kho và từng loại tài liệu.
Ví dụ: Sách tiếng Việt của Phòng đọc: Dv.0001234 Sách tiếng Việt của Phòng mượn: Mv.0000544 Sách ngoại văn : Dn.0005678
Luận văn : Lv.0008766 Luận án : La.0005433
In mã vạch dán vào sách cho từng kho, mã vạch được dán vào bìa trước của mỗi cuốn sách.
Cán bộ thư viện tiến hành quét mã vạch tương ứng với biểu ghi dữ liệu sách trong CSDL, sử dụng chương trình 3M Pad Converison và máy quét mã vạch, tích hợp với phần mềm iLib và công nghệ RFID để đưa tài liệu vào lưu thơng và kiểm sốt tài liệu.
- Quản lý bạn đọc
Chức năng quản lý bạn đọc được tích hợp trong phần mềm iLib. Trước hết phải có các thơng tin về bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp... Cán bộ thư viện sẽ tiến hành nhập dữ liệu cho từng độc giả vào CSDL theo biểu mẫu. Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng thời được mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc.
Ảnh của mỗi sinh viên sẽ được quét qua máy scan lưu vào một CSDL, mỗi ảnh sẽ được lưu một tên tập tin, chính là mã vạch của thẻ sinh viên.
Ví dụ: Sinh viên VŨ XN HƯNG có thẻ thư viện mã vạch 1006067 thì ảnh của sinh viên này được lưu trên CSDL có tên tập tin: 1006067.jpg và hệ thống sẽ dị tìm tập tin hình này tương ứng với mã vạch thẻ thư viện để gán vào thẻ.
- Quản lý mƣợn/trả bán tự động
Khi bạn đọc mượn tài liệu cán bộ thư viện sẽ thực hiện các thao tác nghiệp vụ như sau:
+ Đưa thẻ bạn đọc vào máy đọc mã vạch, trên màn hình máy tính sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin về bạn đọc.
+ Đưa tài liệu mà bạn đọc muốn mượn vào máy quét để quét mã vạch tài liệu. + Mặc định thời gian mượn và nhập dữ liệu mượn vào CSDL.
Máy tính sẽ lưu tồn bộ thơng tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn...
Đối với việc trả tài liệu cũng thực hiện tương tự các thao tác trên, nhưng ở chức năng trả sách và tương ứng chức năng nhập dữ liệu trả là có thể xóa dữ liệu mượn đối với bạn đọc đó.
Máy tính sẽ tự động đánh dấu số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả sách... Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình trạng chưa có người mượn. Cán bộ thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn đọc cũng như là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn là bao nhiêu…