6. Bố cục của khóa luận
2.1. Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib
2.1.2.2. Công tác biên mục
Biên mục là một trong các modul chính, vơ cùng quan trọng của phần mềm iLib.
Phân hệ này cung cấp các qui tắc biên mục nhất quán, các tiêu chuẩn biên mục, mô tả theo các tiêu chuẩn quốc tế; hỗ trợ tối đa các công cụ cho cán bộ biên mục như phân loại, định từ khóa,…
Các chức năng chính của modul Biên mục
- Biên mục theo MARC21: Cho phép tạo mới, sửa, sao chép, xóa các biểu ghi hiện có, tùy biến thêm bớt các trường mô tả theo đúng khổ mẫu MARC21.
- Hỗ trợ công tác biên mục theo tiêu chuẩn và qui tắc mô tả khác như: ISBD, AACR2, TCVN.
- Khả năng quản lý và mô tả nhiều loại tài liệu: sách, báo – tạp chí, luận văn, luận án, bản đồ, tài liệu nghe nhìn,…
- Trao đổi, xuất nhập dữ liệu dựa trên khổ mẫu MARC21 và tiêu chuẩn ISO2709.
- Biên mục sao chép qua Z39.50 của các thư viện khác.
- Kiểm soát tính nhất qn trong q trình xác lập các điểm truy cập như tác giả, chủ đề.
Công tác biên mục tại Trung tâm * Tạo worksheet nhập tin
Trung tâm đã phối hợp với Công ty CMC xây dựng các worksheet nhập tin dựa trên MARC21 sao cho phù hợp với đặc điểm riêng của kho tài liệu của mình.
Ví dụ: Worksheet nhập tin đối với loại tài liệu sách lẻ, bao gồm các trường thông tin chính sau:
001. Mã số biểu ghi
005. Ngày hiệu đính lần cuối
008. Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định 020. Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế 041$a. Ngôn ngữ tài liệu
044$a. Mã nước xuất bản 082. Phân loại
100. Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân 110. Tiêu đề mơ tả chính – tác giả tập thể 111. Tiêu đề mơ tả chính – tên hội nghị
242$a. Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch) 245. Nhan đề và thông tin trách nhiệm
246$a. Nhan đề bổ sung, nhan đề ngồi bìa 250$a. Lần xuất bản
260. Thơng tin xuất bản 300. Mô tả vật lý
490. Tùng thư 500$a. Phụ chú
504$a. Phụ chú thư mục 505$a. Phụ chú phần tập
600. Tên người là chủ đề (Tiêu đề mô tả bổ sung) 610. Tên cơ quan là chủ đề (Tiêu đề mô tả bổ sung) 650. Đề mục chủ đề/Từ khóa kiểm sốt
651. Từ khóa địa danh 653$a. Từ khóa tự do 691$a. Chủ đề
700. Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả cá nhân 710. Tiêu đề mô tả bổ sung – Tác giả tập thể 852. Nơi lưu giữ
886. Trường thơng tin về Marc nước ngồi 910. Thơng tin nội bộ
* Các hình thức biên mục tại Trung tâm
- Biên mục gốc (còn gọi là biên mục tại chỗ): là quá trình tạo biểu ghi thư mục trên cơ sở mơ tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các Format nhập dữ liệu có sẵn đã được quy định trong phần mềm mà thư viện sử dụng.
Quy trình cơ bản của biên mục gốc, bao gồm:
+ Xử lý tiền máy: cán bộ biên mục tiến hành mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin (worksheet) đối với từng loại tài liệu cụ thể, kiểm soát tính thống nhất. Quy tắc mơ tả được Trung tâm áp dụng là tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD và AACR2.
+ Sau xử lý tiền máy là nhập các chỉ thị trường, mã trường con và các dữ liệu thư mục vào máy tính theo đúng quy trình.
+ Hiệu đính biểu ghi trên máy: kiểm tra lại tất cả các thông tin dữ liệu đã nhập, chỉnh sửa, xóa các thơng tin nhầm lẫn, sai hoặc không cần thiết.
+ Đưa dữ liệu lên máy chủ để tra cứu, có thể in kết quả dạng phiếu hoặc thư mục khi cần.
- Biên mục sao chép
Biên mục sao chép là việc sao chép các biểu ghi thư mục của các thư viện khác chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục Z39.50, qua hệ thống mạng hoặc các vật mang tin khác như đĩa từ, đĩa CD mà không cần phải biên mục lại từ đầu, chỉ bổ sung thêm các yếu tố đặc thù của thư viện mình để tạo biểu ghi mới cho phù hợp.
Hiện nay, do nhiều nguyên nhân khác nhau, Thư viện chưa tham gia vào hệ thống các thư viện có hợp tác về biên mục. Hình thức biên mục sao chép có được sử dụng nhưng rất hạn chế, chỉ mang tính chất tham khảo.
Trong q trình biên mục đối với các tài liệu tiếng Việt, cán bộ thư viện thường tham khảo tới các biểu ghi từ Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Tp. HCM. Đối với các tài liệu tiếng nước ngoài thường tham khảo từ Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Pháp, Thư viện Bảo tàng Anh,…
- Phân loại tài liệu:
Hiện nay TT TT-TV ĐHGTVT đang sử dụng bảng phân loại DDC 14 (bản rút gọn) để phân loại tài liệu. Các ký hiệu phân loại chính là căn cứ để tổ chức mục lục phân loại, sắp xếp tài liệu theo nội dung trong hệ thống kho mở của Thư viện.
- Định từ khóa:
Hiện nay, trong q trình xử lý thơng tin Trung tâm đang sử dụng phương pháp định từ khóa tự do. Việc dùng bộ từ khóa khơng có kiểm sốt dễ dẫn tới tình trạng khơng nhất quán khi xử lý cùng một đối tượng thơng tin, bị bỏ sót tin, nhiễu tin…
- Kiểm sốt tính thống nhất trong q trình biên mục tài liệu
Kiểm sốt tính thống nhất trong q trình biên mục tài liệu là quá trình đảm bảo sự nhất quán khi tạo lập một điểm truy nhập dựa theo các quy tắc mô tả, các khung đề mục chủ đề hay bộ từ khóa có kiểm sốt, từ điển từ chuẩn.
Bên cạnh việc thống nhất áp dụng các quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế, Thư viện đã ban hành các quy định nghiệp vụ cụ thể (như các quy định về cách lập tiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân, quy định về cách viết tắt…) khi mơ tả tài liệu.
Ví dụ: Quy định về cách viết tắt trong trường 260. Thông tin xuất bản:
+ Viết tắt nơi xuất bản là tên thủ đô và các thành phố lớn: Hà Nội = H., Thành phố Hồ Chí Minh = Tp. HCM.,…
+ Viết tắt tên NXB có 4 từ trở lên: Giao thông vận tải = GTVT., Khoa học kỹ thuật = KHKT., Chính trị Quốc gia = CTQG….
+ Khơng viết tắt đối với tên các NXB có 2 – 3 từ: Xây dựng, Thống kê, Giáo dục,…
- Tính đến tháng 12/2011, Thư viện ĐHGTVT đã tiến hành biên mục được tổng số khoảng hơn 18.962 biểu ghi thư mục, trong đó:
+ CSDL sách: 14.971 biểu ghi
+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi
+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi + CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi
2.1.2.3. Công tác lƣu thông và quản lý bạn đọc
Lưu thông cũng là một trong những phân hệ quan trọng của phần mềm iLib. Cho phép quản lý nghiệp vụ về mượn/trả tài liệu và quản lý thông tin về bạn đọc của Thư viện.
Hình 2.4. Modul Lưu thơng và Quản lý bạn đọc
Các tính năng cơ bản của Modul lƣu thông
- Quản lý việc mượn trả tài liệu - Quản lý bạn đọc
- Quản trị tham số
- Báo cáo thống kê mượn/trả - Tích hợp mã vạch…
Thực tế ứng dụng modul Lƣu thông tại Trung tâm
- Mƣợn/trả tài liệu
Cùng với việc ứng dụng CNTT, việc quản lý quản lý lưu thông tài liệu bằng máy tính điện tử được Trung tâm triển khai từ tháng 5/2002.
Trung tâm đã triển khai dịch vụ cho mượn về nhà đối với phịng mượn giáo trình và sách tham khảo. Bạn đọc được mượn tài liệu về nhà trong một khoảng thời gian nhất định theo đúng quy định và chính sách lưu thơng của Thư viện.
Nhờ hỗ trợ của công nghệ mã vạch và kết quả xử lý thơng tin tự động hóa đã cho phép tự động hóa q trình lưu thơng tài liệu. Các thủ tục, thao tác trong q trình lưu thơng tài liệu như: việc ghi mượn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trước khi cho mượn, theo dõi q trình mượn/trả…
Ngồi ra, phần mềm iLib còn hỗ trợ quản lý các cơng việc khác có liên quan đến q trình lưu thơng và quản lý tài liệu như: theo dõi tài liệu quá hạn, gia hạn tài liệu, thống kê bạn đọc, gửi thơng báo thu hồi tài liệu, khóa thẻ bạn đọc,…
- Quản lý bạn đọc
Bạn đọc đến Thư viện đều được làm thẻ thư viện, mức phí 50.000Đ/thẻ. Các thao tác làm thẻ bạn đọc đều được thực hiện trên máy tính. Mỗi bạn đọc cần cung cấp một ảnh chụp, được scan lên máy tính và xử lý bằng phần mềm Photo Canvas V1.10. Các thông tin cần thiết cho một thẻ bạn đọc được nhập vào máy tính nhờ phần mềm tích hợp iLib.
Phần mềm iLib cịn hỗ trợ tối đa cho cán bộ thư viện trong công tác quản lý bạn đọc. Quản lý thông tin cá nhân bạn đọc, bao gồm: Số thẻ, Họ tên, Ngày sinh, giới tính, địa chỉ, đơn vị cơng tác, khoa, lớp, trường, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn,…
- Tra cứu mƣợn/trả
Khi mượn/trả tài liệu, thông tin về người mượn trả sẽ được hiển thị trên màn hình máy tính. Trong giao diện tra cứu bạn đọc, cán bộ thư viện có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như: số thẻ, họ tên bạn đọc,…nắm rõ được tình trạng mượn/ trả tài liệu của bạn đọc, từ đó có thể in thẻ đọc, gia hạn thẻ, rút thẻ, cập nhật bạn đọc mới hoặc xóa thẻ bạn đọc đã có.
- Báo cáo thống kê mƣợn trả
Với phần mềm iLib, công tác thống kê về lượt bạn đọc, danh sách bạn đọc đang mượn sách, danh sách mượn quá hạn đều được thống kê một cách tự động và có thể in kết quả một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác.
- Tích hợp mã vạch
Song song với việc tạo khuôn dạng thẻ bạn đọc là in mã vạch cho thẻ nhằm mục đích kiểm tra, quản lý, phân loại bạn đọc thông qua các vạch của mã vạch.
Khi bắt đầu in mã vạch, iLib sẽ cung cấp một giao diện bao gồm các thông tin như: khoảng in, kiểu in, chiều cao, chiều rộng, hướng quay, số hàng,…
Hình 2.5. Giao diện tra cứu OPAC
Modul tra cứu OPAC cho phép khả năng truy cập mục lục trực tuyến thông qua giao diện truy nhập cơng cộng. NDT có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, chế độ khác nhau, hỗ trợ tìm kiếm theo các tốn tử. Ngồi ra, bạn đọc có thể tra cứu liên thư viện thông qua giao thức Z39.50.
Modul OPAC cịn có chức năng cho phép đăng ký mượn tài liệu qua mạng và xem thông tin người dùng, xem tình trạng mượn/trả tài liệu, xin gia hạn qua mạng và bảo mật, thông báo sách mới, trợ giúp NDT, góp ý cho thư viện.
Thực tế ứng dụng modul OPAC tại Trung tâm
Hiện nay, TT TT-TV ĐHGTVT đã xây dựng được rất nhiều CSDL, gồm : sách lẻ, sách tập, sách tiếng Việt, sách tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, báo – tạp chí đóng quyển, luận văn, luận án, NCKH…
Bạn đọc có thể tra cứu trực tuyến từ xa thông qua mạng Internet, truy cập vào địa chỉ
http://opac.utc.edu.vn/opac/
* Tra cứu tìm tin
OPAC cung cấp các mức tra cứu tìm kiếm thơng tin sau: - Tra cứu cơ bản
- Tra cứu biểu thức
- Tra cứu nâng cao
- Tra cứu Z39.50
Các tốn tử và quy tắc kết hợp tìm kiếm: OPAC cho phép bạn đọc sử dụng các tốn tử AND, OR, NOT để tìm kiếm thơng tin.
+ Toán tử AND: Sử dụng toán tử này khi ta muốn tìm những thơng tin thỏa mãn đồng thời các điều kiện tìm kiếm đã nêu ra.
+ Tốn tử NOT: Kết quả của việc sử dụng toán tử này là sự loại bỏ những tài liệu có chứa điều kiện cần loại trừ mặc dù tài liệu đó vẫn thỏa mãn tài liệu muốn tìm kiếm.
+ Tốn tử OR: Có thể mở rộng phạm vi tìm kiếm hơn, có nghĩa là một tài liệu được tìm thấy nếu nó thỏa mãn một trong các điều kiện tìm kiếm đã nêu.
- Tra cứu cơ bản
Là cách tìm kiếm đơn giản, trực quan giúp bạn đọc có thể truy xuất nhanh đến một tài liệu hay đơn vị thơng tin mình cần. NDT chỉ cần nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trường dữ liệu do chương trình đã mặc định sẵn.
Bạn đọc muốn tìm kiếm tài liệu, vào menu [Tra cứu] trong màn hình chính của OPAC; Chọn loại tài liệu cần tra cứu, nếu bạn đọc khơng chọn loại tài liệu thì chương trình sẽ mặc định sử dụng màn hình tra cứu chung dành cho tất cả các loại tài liệu có trong CSDL; Nhập tiêu chí tìm kiếm: Tên sách (hay cịn gọi Nhan đề chính), Tác giả, Năm xuất bản,…vào trường tương ứng (bạn đọc không cần phải nhập đầy đủ các trường dữ liệu).
Ví dụ 1: Tìm tất cả các tài liệu thỏa mãn điều kiện : Tên sách có chứa thuật ngữ “cầu bê tơng cốt thép” và có năm xuất bản là 2008.
Hình 2.6. Kết quả tìm kiếm ví dụ 1
- Tra cứu biểu thức
Đây là chức năng thiết kế dành cho người dùng nâng cao, bằng những lệnh tìm kiếm do Oracle cung cấp người dùng có thể nhập vào câu lệnh tìm kiếm theo ý muốn của mình.
Cú pháp của biểu thức tìm kiếm:
(thuật ngữ tìm tin_1 WITHIN fxxxn) BOOLEAN (thuật ngữ tìm tin_2 WITHIN fxxxn) BOOLEAN (thuật ngữ tìm tin_3 WITHIN fxxxn) BOOLEAN (thuật ngữ tìm tin_n WITHIN fxxxn)
Giải thích:
+ Thuật ngữ tìn tin: Là từ hoặc cụm từ bạn đọc muốn tìm kiếm.
+ WITHIN: Là tốn tử tìm tin, nó nằm giữa cụm từ muốn tìm và trường muốn tìm.
+ fxxx: Là tên nhãn trường con trong MARC21.
+ BOOLEAN: Là tốn tử tìm tin, có thể là AND, OR hoặc NOT. + Dấu ngoặc đơn ở đây chỉ mức độ ưu tiên trong việc tìm kiếm.
Cách tìm kiếm: Từ trang chủ của màn hình OPAC, bạn đọc chọn menu [Tra cứu biểu thức].Trong phần Nội dung tra cứu, nhập biểu thức cần tra cứu, sau đó nhấn
nút <Tìm kiếm>
Ví dụ 2: Tìm kiếm tất cả các cuốn sách có nhan đề là Xây dựng nền đường ô tô và tác giả là Nguyễn Quang Chiêu. Biểu thức tìm là: (Xây dựng nền đƣờng ô tơ WITHIN f245a) AND (Nguyễn Quang Chiêu)
Hình 2.8. Kết quả ví dụ 2
- Tra cứu nâng cao
Ngồi các trường trong tìm kiếm cơ bản, OPAC cịn đưa ra một số trường khác hoặc có thể kết hợp điều kiện tìm kiếm trên một trường nhằm tăng thêm điểm truy cập đến tài liệu cũng như tìm chính xác một tài liệu nào đó.
Để tra cứu tài liệu, bạn đọc chọn menu [Tra cứu nâng cao], sau đó điền thơng tin vào các trường cần thiết và tiến hành tìm kiếm.
Hình 2.9. Màn hình tra cứu nâng cao
Ví dụ 3: Tìm tất cả các tài liệu có các tiêu chí sau: + Từ khóa 1: Sổ tay
+ Từ khóa 2: Đường ơ tơ + Năm xuất bản: 1994 Tiến hành tìm kiếm như sau:
+ Lựa chọn loại tài liệu hoặc chương trình tự mặc định là <Tra cứu chung>
+ Chọn trường Từ khóa và gõ điều kiện thứ nhất là: Sổ tay
+ Chọn trường Từ khóa tiếp theo và gõ điều kiện thứ hai là: Đường ô tô + Chọn trường năm xuất bản và gõ điều kiện tìm kiếm là: 1994
+ Chọn toán tử Boolean là AND để liên kết điều kiện tìm kiếm cho 3 trường trên.
+ Chọn nút <Tìm kiếm> để tiến hành tìm kiếm.
Hình 2.10. Kết quả ví dụ 3
- Tra cứu Z39.50
Cho phép bạn đọc từ màn hình của OPAC có thể tra cứu trực tiếp đến các CSDL của các thư viện trong và ngoài nước khác.
Bạn đọc chọn menu [Tra cứu Z39.50], sau đó nhập các điều kiện tìm kiếm
trong các trường dữ liệu và dùng các toán tử để thu hẹp hay mở rộng phạm vi tìm kiếm nhằm cho việc tìm kiếm được chính xác hơn.