1 Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
2.5.1. Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác
Để chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hố trong chương trình cơng tác hàng quý, tháng. Văn phòng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó.
Việc liên hệ với nơi đồn cơng tác rất quan trọng; văn phòng chịu trách nhiệm liên hệ với nơi đồn cơng tác. Tuy nhiên không phải mọi chuyến đi công tác đều phải liên hệ trước mà tùy thuộc vào mục đích của chuyến đi. Nếu mục đích của chuyến đi công tác của UBDT là thanh tra, kiểm tra đột suất tình hình hoạt động của các vùng
tác thơng thường thì nhân viên văn phịng liên hệ trước để hai bên sắp xếp thời gian phù hợp nhất thuận lợi cho cả hai bên. Trong trường hợp chuyến đi công tác bị hủy hay thay đổi một số nội dung sau khi đã liên hệ với nơi công tác, nhân viên văn phịng của UBDT sẽ thơng báo lại cho cơ quan tiếp nhận bằng văn bản thể hiện sự không mong muốn của UBDTkhi hủy bỏ hay thay đổi chuyến đi công tác.
Trước mỗi chuyến đi, bộ phận đi công tác thường lập kế hoạch đi công tác. Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục đích, nội dung cơng việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện và kinh phí.
Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết. Nhưng sử dụng phương tiện giao thông cho mỗi chuyến đi cần tính đến nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi. Nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an tồn cho văn bản, kinh phí. Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ cũng như số lượng người đi nhiều hay ít.
Ngồi ra, bộ phận đi cơng tác cũng cần chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tham khảo và chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi đi công tác.
Chuyến đi cơng tác nào cũng phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu sử dụng về: Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, sửa chữa xe trên đường đi); ăn, ở trên đường đi và nơi đến công tác theo chế độ; bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); mua tặng phẩm, vật kỷ niệm cho cơ quan, địa phương nơi đến cơng tác (nếu có); kinh phí dự phịng.
Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi được duyệt, nếu được Uỷ ban giao, văn phịng thơng báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị - nơi đồn sẽ đến cơng tác. Nội dung thiết yếu nhất thơng báo gồm có: Tên đồn cơng tác, trưởng đồn và các thành viên; Nội dung và lịch làm việc; Thời gian đoàn bắt đầu đi từ cơ quan Ủy ban và dự kiến thời gian đến; Đăng ký việc ăn, nghỉ của đoàn; Những đề nghị khác để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đồn.
Nếu LĐUB đi cơng tác dài ngày, văn phịng ln chủ động tổ chức tốt các công việc như: thông báo và đôn đốc các bộ phận khẩn trương chuẩn bị và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Lãnh đạo Uỷ ban, tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo Uỷ ban để có ý kiến chỉ đạo cơng việc trong thời gian đi công tác.