- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại phòng Văn thư – Lưu trữ (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
- Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
+ Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng cơng việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
+ Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định.
- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an tồn, ngun vẹn và sử dụng đúng mục đích trong q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết cơng việc.
2.7.1. Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
Văn bản cuả văn phòng UBDT được quản lý tại phòngVăn thư - Lưu trữ của cơ quan. Bộ phận Văn thư - Lưu trữ có chức năng quản lý tồn bộ hoạt động hành chính của văn phịng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành, tập trung thống nhất của UBDT, Bộ trưởng, Chủ nhiệm. Việc quản lý văn bản của bộ phận Văn thư - Lưu trữ hiện nay đã và đang đảm bảo các yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy định cụ thể tại Điều 3 Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành.
Bảng 2.5 Bảng thống kê văn bản đến, văn bản đi của UBDT
Văn bản đến
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
7243 7569 9374
Văn bản đi
3000 3300 1599
Nguồn: Phòng Văn thư – Lưu trữ
Mỗi năm, văn thư tại phòng Văn thư – Lưu trữ tiếp nhận và phát hành hàng nghìn văn bản đến và văn bản đi. Năm 2018, văn thư tiếp nhận văn bản đến với 7243
trình,… Năm 2020, do cơ cấu mở rộng các phịng ban, các chính sách đổi mới và đặc biệt do sự bùng nổ dịch bệnh phức tạp, các lãnh đạo UBDT đã tiếp nhận một số lượng lớn văn bản đến để hướng dẫn, điều chỉnh q trình cơng tác và cũng như phát hành các văn bản đi đến các Vụ địa phương, các vùng DTTS nhằm đạt được mục đích tốt nhất.
2.7.2. Tổ chức giải quyết quản lý hồ sơ
Giải quyết công văn đến
Tất cả văn bản đến đều thơng qua phịng Văn thư để đăng ký vào sổ quản lý thống nhất. Quy trình diễn ra như sau:
Bảng 2.6 Quy trình quản lý văn bản đến tại Văn phịng UBDT
STT Hoạt động Trách nhiệm
1 Tiếp nhận văn bản đến Văn thư 2 Đăng ký văn bản đến Văn thư 3 Trình, chuyển giao văn bản
đến
Phòng Văn thư – Lưu trữ 4 Ký phiếu trình văn bản đến Phịng Văn thư – Lưu trữ
Lãnh đạo Văn phịng 5 Trình văn bản đến Phịng Hành chính – Thư
ký
6 Duyệt văn bản đến Lãnh đạo Uỷ ban Dân tộc 7 Ghi sổ theo dõi và cập nhật ý
kiến chỉ đạo vào phần mềm quản lý văn bản
Phòng Hành chính – Thư ký
8 Phân phối, chuyển giao văn bản
Phịng Hành chính – Thư ký
9 Xử lý văn bản đến Lãnh đạo các Vụ, đơn vị và chuyên viên trực thuộc Uỷ ban
Nguồn: Phòng Văn thư – Lưu trữ UBDT
• Tiếp nhận văn bản