1 Nguyên tắc tổ chức cuộc họp
2.6. Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc 1Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan
Về nguyên tắc đón tiếp khách tại trụ sở của Uỷ ban dân tộc
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban tiếp công dân định kỳ vào ngày 15 hàng tháng tại trụ sở của UBDT. Nếu lịch tiếp công dân trùng vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ tết thì sẽ tiếp vào ngày làm việc tiếp theo.
Việc tiếp công dân phải được tiến hành tại địa điểm tiếp công dân của UBDT. Chánh Văn phịng Uỷ ban có trách nhiệm:
quan thuộc Chính phủ, lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương và các chức danh tương đương, các đoàn đại biểu và khách mời theo chương trình của Lãnh đạo Ủy ban.
- Khi có kế hoạch làm việc với khách, Văn phòng Ủy ban thống nhất với cơ quan khách về kế hoạch làm việc để báo cáo Lãnh đạo Ủy ban. Sau khi kế hoạch được duyệt, Văn phịng Ủy ban thơng báo các đơn vị được phân công chuẩn bị các điều kiện, nội dung; mời các đơn vị liên quan tham dự; kiểm tra đôn đốc và chịu trách nhiệm về công tác chuẩn bị; tổ chức việc đón tiếp; ghi danh sách đại biểu; phát tài liệu, ghi biên bản buổi làm việc.
- Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức tiếp và làm việc với lãnh đạo cơ quan công tác dân tộc ở địa phương, lãnh đạo các đơn vị ngang cấp về các nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền giải quyết của đơn vị hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Ủy ban.
- Tiếp khách khơng có lịch làm việc trước: Văn phịng Ủy ban tổ chức việc đăng ký và chỉ dẫn cho khách đến làm việc tại cơ quan Ủy ban. Trường hợp khách có nhu cầu làm việc với Lãnh đạo Ủy ban, Văn phòng Ủy ban báo cáo Lãnh đạo Ủy ban quyết định nội dung, thời gian tiếp, làm việc và thông báo cho khách biết.
- Tiếp người có uy tín trong đồng bào dân tộc thiểu số và tiếp đồng bào các dân tộc thiểu số thực hiện theo Quy chế riêng.
Một số hành vi cấm khi đến UBDT làm việc:
Mọi hành vi gấy rối an ninh, trật tự, chống đối người thi hành cơng vụ, gây bạo loạn tại phịng tiếp khách của UBDT: Mang, sử dụng vũ khí, chất độc, làm ảnh hưởng đến công việc và hoạt động tiếp khách; hút thuốc lá, uống rượu bia tại nơi làm việc của UBDT; tự ý, tùy tiện sử dụng tư trang thiết bị khi vắng mặt hay chưa được sự cho phép của cán bộ.
Về trang phục của cán bộ, công chức, chuyên viên tại UBDT
Khi tiếp, cán bộ tiếp công dân tại UBDT luôn mặc trang phục chỉnh tề, đeo thẻ và tự giới thiệu chức vụ của mình để người được tiếp biết.
Về hoạt động, nghiệp vụ của cán bộ khi tiếp khách, cơng dân.
Trong q trình tiếp khách, cơng dân cán bộ tại đây vừa lắng nghe, vừa ghi chép vào sổ theo dõi tiếp khách, công dân đầy đủ nội dung do khách, cơng dân trình bày. Nếu khiếu nại, tố cáo có căn cứ đúng thẩm quyền của UBDT thì tiếp nhận đơn, báo cáo cấp trên xem xét và giải quyết. Trong trường hợp khiếu nại, tố cáo không đúng thẩm quyền của UBDT thì cán bộ tại đây hướng dẫn nhiệt tình, cụ thể khách, cơng dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Cán bộ tiếp khách, cơng dân tại UBDT từ chối không tiếp với những trường hợp đã được kiểm tra, xem xét, xác minh đã có kết luận giải quyết của cơ quan có thẩm quyền; khơng tiếp những người đang trong tình trạng say rượu, tâm thần và những người vi phạm quy chế, nội quy của UBDT.
Đối với khách, công dân khi đến UBDT làm việc đều phải chấp hành đúng nội quy tại UBDT; xuất trình đầy đủ giấy tờ theo quy định; giữ thái độ tôn trọng và tuân thủ sự hướng dẫn của cán bộ tại UBDT; có ý thức bảo vệ tài sản nơi làm việc và để phương tiện đi lại đúng quy định. Khách đến làm việc, giải quyết công việc cá nhân, giải quyết các thủ tục hành chính được tiếp đón và giải quyết tại phịng tiếp khách.
Đối với khách đến giao dịch cơng tác sẽ được bố trí v phịng chờ, tại đây có bảng nội quy tiếp khách có nội dung ngắn gọn của UBDT để khách biết cần phải làm gì khi có việc để giao dịch. Nhân viên lễ tân trực niềm nở chào hỏi khách đến gặp ai, có hẹn trước hay chưa ,…Sau đó, nhanh chóng thơng báo chính xác về sự hiện diện của khách để cán bộ kịp thời đón tiếp khách.
Hình 2.3 Phịng tiếp khách, tiếp dân tại trụ sở UBDT
Nguồn: Tác giả tổng hợp