- Tiếp nhận văn bản đến từ phòngVăn thư – Lưu trữ và trình tới Lãnh đạo Uỷ
ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN 3.1 Đánh giá chung
3.1. Đánh giá chung
Trong thời gian thực tập tại UBDT em đã học hỏi được rất nhiều điều, thấy được công tác văn phịng trong cơ quan có vai trị rất quan trọng. Qua tìm hiểu và qua thời gian thực tập em xin đưa ra một số nhận xét về cơng tác hành chính của cơ quan như sau:
Ưu điểm:
- Cách bố trí phịng làm việc và trang thiết bị tại UBDT khá hợp lý. Mơ hình nhà làm việc của UBDT gồm 1 tòa nhà 21tầng với các phòng ban riêng lẻ, các phịng làm việc được bố trí phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi giữa lãnh đạo với nhân viên.
+ Văn phòng cũng chú trọng tới việc sắp xếp, bố trí nhân sự đội ngũ cán bộ, chuyên viên làm việc trong văn phịng một cách khoa học, hợp lý, phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc của văn phịng. Mỗi người phụ trách theo từng mảng cơng việc khơng bị chồng chéo, lộn xộn.
+ Đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phịng chun nghiệp, hiện đại, ln đổi mới, sáng tạo và làm việc đầy hiệu quả
+ Chuyên viên văn phịng tại UBDT có niềm đam mê cơng việc sâu sắc, ln biết học hỏi và hồn thiện trong q trình làm việc. Tác phong chuẩn, lời nói thân thiện và dễ tạo cho mọi người đến cơ quan cảm thấy đây là một mơi trường chung của mọi người.
+ Nhìn chung quy trình giải quyết cơng việc văn phịng của UBDT khá đơn giản và có tính thống nhất, quy củ, đi từ cấp dưới lên cấp trên khiến cho việc giải quyết cơng việc có tính chặt chẽ cao.
+ Quy trình cơng việc được chuẩn hóa nên việc tìm kiếm và thu thập thông tin liên quan đến công việc là hết sức dễ dàng.
+ Cán bộ, chuyên viên am hiểu sâu sắc vị trí, cơng việc nên việc giải quyết các vấn đề liên quan được diễn ra nhanh chóng và chính xác cao.
+ Quy trình giải quyết cơng việc văn phịng rất chi tiết và dễ dàng thực hiện. + Quy trình giải quyết cơng việc được thẩm định, mang tính chun mơn hóa cao
+ Tổ chức hội họp có quy trình, quy củ. Hầu hết các cuộc họp, hội nghị đều được diễn ra theo đúng kế hoạch đã chuẩn bị. Chuẩn bị kế hoạch chi tiết, đầy đủ, tính tốn thời gian chương trình chính xác, thơng tin xác thực, căn cứ rõ ràng. Đại biểu, khách mời đến đầy đủ, đúng giờ.
+ Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo đã có sự phân chia theo mục đích chuyến đi để chuẩn bị tốt. Cơng tác lập kế hoạch chu đáo, xác định nội dung rõ ràng trước khi đi, kiểm soát thời gian tốt. Nhân viên lập kế hoạch là người có trình độ chun mơn cao, có kinh nghiệm.
Nhược điểm:
Số lượng nhân sự tại bộ phận Văn thư – Lưu trữ cịn ít, nếu chun viên văn thư cơ quan nghỉ, đi tập huấn, học tập, khơng có mặt tại cơ quan thì cơng tác hoạt động sẽ khơng được giải quyết ngay.
Phịng Văn thư đôi khi phải đảm nhiệm quá nhiều công việc cùng một lúc, mà chỉ được bố trí 4 chuyên viên một khu vực lớn nên sẽ gây ra sự q tải trong cơng việc.
Phịng Văn thư được đặt tại tầng 1, vì vậy trong giờ làm việc hay bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn của phương tiện, cơng trình đang thi cơng.
Trang thiết bị của văn phòng dù được mua sắm đầy đủ nhưng máy photo chưa đáp ứng được về chất lượng, khi photo hay bị kẹt giấy, bị đen.
3.2. Các đề xuất hoàn thiện
Sau khi đánh giá chung về nghiệp vụ văn phịng thì chúng ta cần đưa ra những đề xuất hồn thiện cho cơng tác văn phòng tại UBDT như sau:
- Về hoạt động văn phòng:
+ Tích cực nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ, năng lực cán bộ, công chức về cơng tác văn phịng giúp cho hoạt động của văn phòng đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính nhà nước trong thời kỳ hội nhập tồn cầu.
+ Tăng cường cơng tác đào tạo, ứng dụng tin học vào cơng tác văn phịng để đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc.
+ Thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức cơ quan.
- Về công tác văn thư, lưu trữ:
+ Tăng cường chỉ đạo, sự quan tâm của lãnh đạo và hồn thiện hệ thống văn bản quản lý cơng tác văn thư.
+ Cơng tác văn thư là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của khối văn phòng cơ quan vậy mà hiện nay UBDT đang thiếu nhân sự. Đề xuất và xin thêm nhân sự cho văn phịng để chia sẻ bớt cơng việc với văn thư cơ quan.
- Về tổ chức nhân sự:
+ Bố trí nhân sự đội ngũ cán bộ, nhân viên làm việc trong văn phòng một cách khoa học, hợp lý, phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc của văn phòng. Mỗi người phụ trách theo từng mảng công việc không bị chồng chéo, lộn xộn.
+ Nhà trường cần đào tạo chuyên sâu các môn chuyên ngành cho sinh viên để sinh viên có nền tảng kiến thức lý thuyết để áp dụng vào thực tế công việc sau này.
+ Nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên được tiếp xúc với thực tế, với mơi trường làm việc của văn phịng nhiều hơn nữa.
+ Nhà trường có thể tổ chức cho sinh viên được đi thực tế, quan sát công việc để trau dồi những kiến thức lý thuyết đã học trên lớp.
+ Ngồi các mơn chun ngành, nhà trường cần chú trọng đào tạo sinh viên nắm chắc kiến thức về tin học và ngoại ngữ.
→ Từ đó, người học sẽ nắm được bản chất công việc tránh được sự lúng túng khi bước vào công việc thực tế sau này.
Kết Luận
Trong quá trình kiến tập tại Trụ sở UBDT, em đã được mọi người trong phòng Văn thư giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để hoàn thành bản báo cáo này. Qua thời gian kiến tập, em đã bổ sung được nhiều kiến thức thực tế và nắm vững hơn về lý thuyết chuyên ngành Quản trị văn phịng, từ đó nhận thức được tầm quan trọng của quá trình làm việc thực tế tại các Cơ quan Nhà nước cũng như doanh nghiệp đối với
sinh viên chuẩn bị ra trường. Đây chính là điều kiện để sinh viên như em tìm hiểu sâu hơn những kiến thức mà chỉ có qua cơng tác thực tế mới có được.
Với những nội dung được trình bày trong báo cáo, trên cơ sở những hiểu biết của mình em đã cố gắng phản ánh trung thực nhất tình hình hoạt động của Uỷ ban Dân tộc. Do trình độ thực tế, nhận thức thiếu sót của bản thân và thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp, nên báo cáo này cũng khơng tránh khỏi những sai sót và hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy (cơ) để em có kiến thức đầy đủ hơn và rút kinh nghiệm cho sau này.