- Tiếp nhận văn bản đến từ phòngVăn thư – Lưu trữ và trình tới Lãnh đạo Uỷ
2.7.3. Hoạt động lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý đều được giữ một bản gốc để lưu. Bản lưu dùng để làm căn cứ pháp lý và phục vụ cho việc kiểm tả khi cần thiết. Các văn bản lưu là văn bản gốc và được sắp xếp theo số, ký hiệu.
Văn bản lưu của UBDT được cán bộ văn phòng lưu trữ sắp xếp rất gọn gàng và khoa học nên rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản.
Hình 2.4 Bố trí sắp xếp lưu trữ hồ sơ tài liệu
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Văn bản lưu của UBDT được sắp xếp theo tên loại văn bản: mỗi một tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước. Văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau.
Tại văn phịng UBDT, tập lưu được hình thành vào cuối năm, cán bộ văn phịng trữ đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục và viết bìa tập lưu. Tập lưu văn bản được cán bộ văn phòng sắp xếp theo một trật tự nhất định sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá trong kho lưu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu tại UBDT là biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ của công tác Lưu trữ như: lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài liệu,… để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một loại phông, loại ra những tài liệu hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.
Bảng 2.8 Bảng thống kê thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu tại UBDT
Số ký hiệu hồ sơ
TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THỜI HẠN
BẢO QUẢN
01.VP Tập văn bản của cơ quan Trung ương quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, năm 2019
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi
hành 02.VP Hồ sơ về triển khai thực hiện Đề án 328a/QĐ-
UBDT ngày 14/06/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc
Vĩnh viễn
03.VP Hồ sơ về thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Vĩnh viễn 04.VP Hồ sơ về tổ chức lập hồ sơ hiện hành, năm
2019
10 năm
05.VP Tập Kế hoạch, Báo cáo của Ủy ban Dân tộc về công tác văn thư, lưu trữ, năm 2019
- Năm
- Tháng, quý
Vĩnh viễn 5 năm 06.VP Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của của Ủy ban
Dân tộc, năm 2019
Vĩnh viễn 07.VP Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của Văn phòng
Ủy ban Dân tộc, năm 2019
Vĩnh viễn 08.VP Sổ đăng ký văn bản đến của Ủy ban Dân tộc,
năm 2019
20 năm 09.VP Công văn trao đổi về văn thư, lưu trữ của Ủy
ban Dân tộc, năm 2019
10 năm
Nguồn: Phòng Văn thư – Lưu trữ