2.3. Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu FCL mặt hàng máy in phun kỹ thuật số. FCL mặt hàng máy in phun kỹ thuật số.
2.3.1. Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
VINH NAM PHÁT là một khách hàng lâu năm của Lê Gia Logistics và hai bên
đã có ký kết một hợp đồng nguyên tắc từ trước. Lúc bấy giờ, VINH NAM PHÁT có
lơ hàng Hạt nhựa nguyên sinh cần nhập khẩu về Việt Nam.
VINH NAM PHÁT liên hệ trực tiếp nhân viên sales của Lê gia Logisics thường hay làm việc, cung cấp các thông tin để thỏa thuận về giá cả dịch vụ mặt hàng nhập
Nhân viên sales sẽ dựa vào bảng giá của công ty, xem xét thông tin lô hàng nhập, thời gian hàng đến và giao hàng dự kiến, với kiến thức và kinh nghiệm của
mình sẽ báo giá dịch vụ cho khách hàng.
Nhận được phản hồi đồng ý từ khách hàng, nhân viên sales lập một mail báo
giá để xác nhận. Nhưng VINH NAM PHÁT yêu cầu gửi bảng báo giá đã ký đóng dấu
để xác nhận. Nhân viên Sales lập bảng báo giá trình Giám đốc ký đóng dấu 2 bản và chuyển phát nhanh sang cho VINH NAM PHÁT. VINH NAM PHÁT ký đóng dấu
xác nhận báo giá, giữ 1 bản và gửi lại cho Lê Gia Logistics. Lê Gia Logistics sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan và vận chuyển lô hàng trước thời gian đã thỏa thuận.
Mọi thông tin, báo giá và việc xác nhận đều thực hiện qua mail, không dùng lời
nói để xác nhận để hạn chế tranh chấp về mặt pháp lý. Nhân viên Sales cần rèn luyện
kỹ năng và kiến thức để đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhanh và chính xác nhất.
Nhân viên sales nên tìm kiếm những khách hàng tiềm năng lâu dài và nguồn hàng ổn
định như VINH NAM PHÁT, cần hạn chế những khách hàng nhỏ lẻ chỉ mang tính thời vụ mà không mang lại lợi nhuận cao.
2.3.2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng
VINH NAM PHÁT scan toàn bộ chứng từ và gửi mail cho nhân viên bộ phận chứng từ của Lê Gia Logistics. Nhân viên chứng Lê Gia Logistics từ sẽ kiểm tra chứng từ, thơng báo chỉnh sửa nếu có sai sót và tiến hành khai báo hải quan điện tử
trên phần mềm ECUS5 VINACCS.
•Với lơ hàng nhập khẩu này bộ chứng từ bên VINH NAM PHÁT cung cấp bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Contract No.VN/1804/2348455Ngày 29/03/2018)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice No.600251653). - Phiếu đóng gói (Detailed Packing List).
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading No. APLU057889792 Ngày
19/04/2018).
•Đây là bộ chứng từ căn bản để mở tờ khai. Ngồi ra, có thêm các giấy tờ sau:
- Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng (Certificate of qulity and
quantity);
- Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of analysis);
- Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hải (Certificate of Marine Insurance)
•Tùy từng trường hợp mà có thể thêm các giấy tờ sau:
- Đối với trường hợp hàng hố phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật. Cần có giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước
có thẩm quyền: 01 bản (là bản gốc nếu nhập khẩu một lần hoặc bản sao khi nhập khẩu nhiều lần)
- Giấy đăng ký kiểm tra của nhà nước về chất lượng hàng hoá hoặc giấy
thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền cấp: 01 bản gốc (trường hợp hàng hoá nhập khẩu buộc phải kiểm tra nhà nước về chất lượng).
- Hóa đơn thanh tốn cước phí: 01 bản gốc (nếu hợp đồng bán theo giá
FOB, FCA…).
Các nhân viên giao nhận cần kiểm tra kĩ lưỡng tính chính xác, đồng nhất và hợp
lệ của các chứng từ nhằm phục vụ tốt cho cơng tác nhập khẩu hàng hóa. Các giấy tờ
trên nếu là bản sao thì phải được người đứng đầu tổ chức kinh doanh ủy quyền xác
nhận, ký tên và đóng dấu. Người xác nhận ký tên, đóng dấu chịu trách nhiệm trước
pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này. Chi tiết các chứng từ cần kiểm tra
như sau:
Kiểm tra bộ chứng từ:
Sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ thì Nhân viên chứng từ của công ty Lê Gia
Logistics sẽ tiến hành kiểm tra. Việc kiểm tra chứng từ đòi hỏi độ chính xác cao, nhân
viên chứng từ cầnthận trọng trong khâu này nếu không sẽ phát sinh những vấn đề rắc
rối ảnh hưởng đến việc khai Hải quan điện tử và nhận hàng. Các chứng từ phải trùng khớp, thống nhất với nhau. Nếu trong quá trình kiểm tra, Nhân viên chứng từ phát hiện sai sót thì phải báo ngay cho khách hàng để điều chỉnh lập tức.
Kiểm tra hợp đồng:
Hợp đồng ngoại thương là chứng từ cơ sở để đối chiếu với các chứng từ khác,
vì vậy nhân viên chứng từ sẽ phải xem xét thật kĩ các thông tin và điều khoản trên hợp đồng như: số và ngày hợp đồng, mặt hàng, xuất xứ, số lượng, chất lượng, cách đóng gói, bao bì, điều khoản về giao hàng, thanh tốn, thơng tin nhà nhập khẩu, xuất khẩu… Hợp đồng VINH NAM PHÁT cung cấp gồm những thơng tin:
•Số và ngày của hợp đồng: VN/1804/2348455 Ngày 29/03/2018;
•Tên nhà xuất khẩu: SABIC ASIA PACIFIC PTE LTD;
•Địa chỉ nhà xuất khẩu: ONE TEMASEK AVENUE, #06-01 MILLENIA
TOWER, SINGAPORE 039192.
•Tên nhà nhập khẩu: CƠNG TY CỔ PHẦN MÀNG BAO BÌ VINH PHÁT
(VINH NAM PHAT PACKAGING FILMS JOINT STOCK COMPANY);
•Địa chỉ nhà nhập khẩu: LÔ III – 3D, ĐƯỜNG SỐ 11, KCN TÂN BÌNH, QUẬN TÂN PHÚ, TP. HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM.
•Mơ tả hàng hóa: HẠT NHỰA NGUYÊN SINH CHÍNH PHẨM: LINEAR
LOW DENSITY POLYETHYLENE (LLDPE), HÀNG MỚI 100%. •Số lượng: 74250 MTS;
•Đơn giá: 1200 USD;
•Tổng giá tiền: 89100 USD;
•Điều kiên giao hàng: CIF HOCHIMINH PORT, VIETNAM (INCOTERMđ
2010).
ãPhng thc thanh tn: L/C;
ãCng xp hng: Cảng Singapore.
•Cảng dở hàng: Cảng Cát Lái;
•Số container: 03.
Dựa trên hợp đồng, nhân viên phòng chứng từ tiến hành kiểm tra các chứng từ
khác như Invoice, Packing list, C/O, Bill of Lading. Đây là các chứng từ cần thiết cho
ngay để đảm bảo tính chính xác của chứng từ, cũng như đảm bảo tiến độ của việc nhận hàng.
Kiểm tra Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Đối với Vận đơn đường biển (Bill of Lading), nhân viên cần phải xem xét các
thông tin như: thông tin shipper, consignee, notify party, tên tàu, số chuyến, cảng bốc,
cảng dỡ, thông tin hãng tàu đến lấy lệnh, mặt hàng, số lượng, dung tích, khối lượng, vận đơn sạch (clean on board) hay khơng.
•Tên người gửi hàng: SABIC ASIA PACIFIC PTE LTD
•Địa chỉ người gửi hàng: ONE TEMASEK AVENUE, #06-01 MILLENIA
TOWER, SINGAPORE 039192
•Tên người nhận hàng: TO ORDER OF ASIA COMMERCIAL BANK, PHU LAM BRANCH.
•Với vận đơn này hàng sẽ được giao theo lệnh của Ngân hàng TMCP Á Châu,
Chi nhánh Phú Lâm. Trước khi lên lấy lệnh giao hàng (D/O), cần phải cầm vận đơn lên ngân hàng để bên ngân hàng ký hậu vào mặt sau của vận đơn mới có thể nhận
hàng được.
•VINH NAM PHÁT sẽ cung cấp vận đơn đã ký hậu để NM SHIPPING đi lấy
lệnh. Cần kiểm tra mặt sau của vận đơn đã được ký đóng dấu của ngân hàng TMCP
Á Châu hay chưa).
•Người nhận thơng báo: CƠNG TY CỔ PHẦN MÀNG BAO BÌ VINH PHÁT
(VINH NAM PHAT PACKAGING FILMS JOINT STOCK COMPANY)
•Địa chỉ: LƠ III – 3D, ĐƯỜNG SỐ 11, KCN TÂN BÌNH, QUẬN TÂN PHÚ,
TP. HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM. •Số điện thoại: 84-8-5444 2351;
•Số fax: 84-8-5444 2353;
•Thơng báo hàng đến sẽ được gửi đến VINH NAM PHAT theo địa chỉ ghi bên trên.
•Tên tàu, số chuyển: ST GREEN V.061N; •Cảng xếp hàng: Cảng Singapore;
•Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái.
•Số Container/Seal:
- CAXU9324642/163481 - CMAU4854234/163619 - TCNU9806712/163487
•Loại kiện hàng: 74250 MTS (2970 BAO)
•CY-CY (container yard – container yard: giao từ bãi container đến bãi
container).
•3x40’GP (3 container 40 feet loại cont thường) •Khối lượng và thể tích: 75885KGS/150 CBM
•FREIGHT PREPAID: Cước trả trước (nhập giá CIF nên nhà xuất khẩu thuê tàu và trả cước phí).
•FCL/FCL: (Full container loading – Full container loading) hình thức nhận – giao hàng ngun container.
•Mơ tả hàng hóa: