•Vận đơn có 3 bản, phát hành ngày 19/04/2018;
•Ngày hàng lên tàu: 19/04/2018;
•Vận đơn sạch, có đóng dấu ON BOARD và ký đóng dấu của hãng tàu.
Kiểm tra Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
•Ngày hóa đơn: 19/04/2018
•Người gửi hàng/ người nhận hàng phải lần lượt trùng với Người xuất khẩu/ người nhập khẩu trên hợp đồng thương mại.
•Địa chỉ 2 bên: Trùng với hợp đồng thương mại.
•Cảng xếp hàng: Cảng Singapore. •Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh. •Số Container/Seal: - CAXU9324642/163481 - CMAU4854234/163619 - TCNU9806712/163487
•Mơ tả hàng hóa: về tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá đều phải trùng khớp
như trên hợp đồng. Chúng ta cũng nên tính lại các đơn giá cũng như tổng giá để chắc chắn rắng các số liệu chính xác 100%.
Kiểm tra phiếu đóng gói (Packing List):
Thơng thường số và ngày của Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing list) đều trùng nhau. (Số: 600251653 Ngày 19/04/2018). Nếu khơng trùng thì ngày trên Phiếu đóng gói phải sau ngày của hóa đơn.
Tên và địa chỉ của Shipper/ Consignee phải trùng với Hợp đồng (Sales
Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice);
Các thơng tin như: cảng bốc/ dỡ, số container, điều kiện giao hàng đều phải
trùng khớp với Hợp đồng (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial
Invoice).
Thơng tin hàng hóa cũng phải khớp 100%, đặc biệt trên Phiếu đóng gói (Packing list) chúng ta cần lưu ý đến số lượng kiện hàng, ở đây là 2970BG (BAGS) thông tin
cần có để có thể khai HQĐT.
Kiểm tra Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O: Certificate of Origin)
Lơ hàng này xuất xứ tại Ả Rập, sử dụng C/O form B: hàng xuất khẩu sang tất
Khi kiểm tra C/O cần các lưu ý thông tin như: thông tin nhà nhập khẩu, xuất khẩu xuất xứ, ngày tàu đi, tên tàu, số chuyến, cảng đến, số lượng, chất lượng, cách đóng gói, bao bì, nhãn hiệu, điều khoản về giao hàng, thanh toán, tiêu chuẩn xuất xứ, trị giá FOB, số hóa đơn thương mại, có đóng dấu của công ty xuất khẩu và Cục Xuất
– Nhập và Kiểm dịch thực vật, ngày phát hành sau ngày tàu chạy phải đánh dấu vào issued retroactively ở ô số 13. Để giấy chứng nhận xuất xứ hợp lệ các nội dung trên
cần chính xác tuyệt đối.
Thơng tin trên C/O gốc đặc biệt rất quan trọng vì nếu sai thì chúng ta phải nhờ Shipper sửa lại mà Shipper thì ở Singapore nên việc chỉnh sửa sẽ mất rất nhiều thời gian chưa kể đến trường hợp phải tốn thêm các chi phí phát sinh cho việc lưu kho bãi
chờ thơng quan hàng hóa. Nếu thơng tin trên C/O không trùng khớp với các chứng từ
khác trong bộ Hồ sơ để làm TTHQ thì rất có thể Consignee sẽ không được giảm thuế
đồng nghĩa với việc C/O đó cũng khơng được chấp nhận. Các thơng tin trên C/O:
•Tên và địa chỉ của Shipper/ Consignee phải trùng khớp với tên trên Hợp đồng (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói
(Packing list)…
•Ngày cấp C/O: 19/04/2018, ngày cấp C/O thường phải sau ngày tàu chạy tức là sau ngày phát hành vận đơn. Nhưng cũng có trường hợp C/O được cấp trước ngày tàu chạy. Ví dụ là trường hợp trùng vào dịp lễ tết hoặc Shipper phải chắc chắn rằng ngày tàu chạy là không thay đổi (Ngày tàu chạy ở ô số 3). Trường hợp tàu bị trễ trên C/O xuất hiện sự sai lệch về ngày tàu chạy thì sự sai lệch đó chỉ được chấp nhận tối
đa là 3 ngày. Cách tốt nhất và ít gặp rủi ro nhất thì Shipper nên xin C/O vào sau ngày
tàu chạy hoặc cùng với ngày tàu chạy. •Ngày tàu chạy: 19/04/2018;
•Tên tàu số chuyến: ST GREEN 061N phải khớp với Tên tàu số chuyên trên BL.
•Cảng xếp hàng: Cảng Singapore;
•Ngồi ra chúng ta cịn phải kiểm tra về thơng tin hàng hóa trên C/O: tên hàng, quy cách, số lượng từng mặt hàng phải khớp với PC, INV, PKL. Trên C/O thường sẽ
dẫn chiếu số INV nên chúng ta cũng cần phải kiểm lại. C/O gốc phải có chữ kí và đóng dấu mộc đỏ của Shipper: “SABIC ASIA PACIFIC PTE LTD” và quan trọng là chứng nhận của Cơ quan có thẩm quyền ở nước người bán, C/O có nhiều trang thì phải có dấu mộc giáp lai.
Kiểm tra Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (Certificate of Quanlity and
Quantity)
Nhân viên chứng từ kiểm tra các thông tin trong giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm là chính xác và hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn của nước sản xuất hoặc
các tiêu chuẩn quốc tế.
Kiểm tra Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance)
Nhân viên chứng từ kiểm tra Giấy chứng nhận Bảo hiểm hàng hóa với những
chi tiết hàng hóa như sau:
•Số chứng nhận bảo hiểm: SABSIN123664;
•Tên người được bảo hiểm: SABIC ASIA PACIFIC PTE LTD; •Giá trị bảo hiểm và tiền tệ: 98010.00 USD;
•Tên tàu, số chuyển: ST GREEN V.061N; •Cảng xếp hàng: Cảng Singapore;
•Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái.
•Mã ký hiệu hàng hóa và số lượng:
- Mã ký hiệu hàng: LLDPE218 NJ của 74,250 tấn; - Số lượng bản gốc: 2 bản;
- Số thư tín dụng: PHL0418ILS289141;
- Số đơn đặt hàng: 2348455.
•Ngày bắt đầu bảo hiểm: 01/06/2017; •Ngày kết thúc bảo hiểm: 31/05/2018;
•Giấy chứng nhận bảo hiểm đã được ký và đóng dấu bởi nhà xuất khẩu Sabic
Kiểm tra Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis)
Nhân viên chứng từ kiểm tra Giấy chứng nhận phân tích bao gồm: •Ngày: 19/04/2018
•Số đơn đặt hàng: 2348455;
•Số vận đơn: APLU057889792;
•Ngày bốc hàng lên tàu: 19/04/2018; •Tên tàu, số chuyến: ST GREEN V.061N; •Số L/C: PHL0418ILS289141;
•Ngày phát hành L/C: 04/04/2018; •Hàng hóa: LLDPE 218NJ.
•Số lượng: 74,250 tấn;
•Chất lượng: Hồn hảo.
Kiểm tra Thơng báo hàng đến (Arrival Notice)
•Thơng báo hàng đến sẽ được chuyển phát nhanh qua cho VINH NAM PHÁT
từ văn phòng đại lý hãng tàu APL tại Việt Nam là CÔNG TY TNHH APL VIỆT
NAM. Thường thì việc nhận được thơng báo hàng đến sẽ trước một hoặc hai ngày so
với ngày tàu cập cảng nhằm thông báo cho nhà nhập khẩu và các bên liên quan chuẩn bị cho việc làm thủ tục và nhận hàng. Chứng từ này sẽ được đối chiếu thơng tin dựa
trên Bill of Lading.
•Sau đó, Cơng ty VINH NAM PHÁT gửi bản sao về Giấy thông báo hàng đến
tới công tyLê Gia Logistics. Trên thông báo hàng đến thể hiện đầy đủ các thông tin
liên quan đến lô hàng. Nội dung thể hiện trên Thơng báo hàng đến gồm có: - Số vận đơn: 057889792
- Người gửi hàng: SABIC ASIA PACIFIC PTE LTD;
- Địa chỉ: ONE TEMASEK AVENUE, #06-01 MILLENIA TOWER,
SINGAPORE 039192;
- Người nhận hàng: NGÂN HÀNG TMCP Á CHÂU, CHI NHÁNH PHÚ
- Người được thông báo hàng đến: CƠNG TY CỔ PHẦN MÀNG BAO BÌ
VINH NAM PHÁT.
- Địa chỉ: LÔ III – 3D, ĐƯỜNG SỐ 11, KCN TÂN BÌNH, QUẬN TÂN
PHÚ, TP. HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM. - Tên tàu, số chuyến: ST GREEN V.061N - Cảng xếp hàng: SINGAPORE PORT
- Cảng dỡ hàng: HOCHIMINH (CATLAI), VIETNAM
- Nơi giao hàng: HOCHIMINH (CATLAI), VIETNAM
- Ngày tàu chạy: 19/04/2018 - Ngày tàu đến: 22/09/2018
•Nhân viên giao nhận cần chú ý đến thời hạn lệnh để làm thủ tục thơng quan hàng hóa lấy cont ra khỏi cảng kịp thời.
Kiểm tra tính hợp lệ của Bộ chứng từ:
Việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ là rất quan trọng, giúp cho người giao nhận
hình dung được lơ hàng, tránh sai sót khi làm thủ tục và bảo vệ quyền lợi khách hàng khi có những tình huống bất ngờ xảy ra.
Sau khi đã kiểm tra xong Bộ chứng từ nếu có sai xót thì nhân viên Bộ phận chứng từ sẽ phải báo ngay cho khách hàng để có hướng giải quyết phù hợp. Nếu là
sai các lỗi nhỏ như lỗi chính tả thì u cầu khách hàng sửa lại. Nhưng nếu là những sai xót lớn như tên hàng trên C/O không khớp với trên hợp đồng, hoặc số lượng kiện khơng khớp với Phiếu đóng gói thì cần báo cho Shipper để sửa kịp thời.
Lưu ý: Vẫn có trường hợp Yêu cầu của Người mua hàng là chỉ cần C/O cho một của lô hàng nên số lượng trên C/O có thể khơng khớp với số lượng trên Phiếu đóng gói và các chứng từ có liên quan. Nhưng bắt buộc rằng số lượng hàng trên C/O chỉ được phép nhỏ hơn hoặc bằng số lượng hàng trên Phiếu đóng gói. Để xin được
C/O với lượng hàng ít hơn như vậy thì Shipper cần phải bổ sung thêm công văn nộp kèm Bộ chứng từ xin C/O.
Riêng đối với Bộ chứng từ này thì tất cả các thơng tin đã khớp với nhau, việc tiếp theo của nhân viên bộ phận chứng từ cần làm là giao Bộ chứng từ này cho nhân
viên giao nhận đọc hiểu và chờ sau khi nhận được giấy báo hàng đến từ APL thì sẽ
tiến hành khai HQĐT.
Đọc hiểu chứng từ (Nhân viên giao nhận):
Sau khi nhân viên chứng từ kiểm tra xong thì bộ chứng từ sẽ được chuyển cho nhân viên giao nhận trực tiếp phụ trách lô hàng này. Nhân viên giao nhận sẽ tiếp nhận
bộ chứng từ để đọc – hiểu và phân tích bộ chứng từ để xác định được các công việc cần thực hiện cho việc hồn thành lơ hàng.
Nhân viên giao nhận cần hiểu các nội dung cần thiết của lơ hàng này:
•Nhà nhập khẩu: Cơng ty Cổ phần Màng bao bì Vinh Nam Phát (VINH NAM PHAT PACKAGING FILMS JOINT STOCK COMPANY).
•Địa chỉ: LƠ III – 3D, ĐƯỜNG SỐ 11, KCN TÂN BÌNH, QUẬN TÂN PHÚ,
TP. HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM. •Mã số thuế: 0303547345;
•Nhà xuất khẩu: SABIC ASIA PACIFIC PTE LTD;
•Địa chỉ: ONE TEMASEK AVENUE, #06-01 MILLENIA TOWER,
SINGAPORE 039192;
•Tên hàng hóa: HẠT NHỰA NGUN SINH CHÍNH PHẨM: LINEAR LOW DENSITY POLYETHYLENE (LLDPE)
•Số lượng: 2,970 Bags - đóng trong 3 container 40feet, dựa vào Packing list.
•Khối lượng hàng hóa: Gross: 75,885 KGS. Số khối: 150 CBM.
•Ngày tàu chạy: 19/04/2018 – căn cứ trên Bill
•Ngày tàu cập bến dự kiến 22/04/2017 – thông thường hàng từ SINGAPORE
về có thời gian đi từ 2-3 ngày, để biết chính xác ngày ta có thể gọi điện lên hãng tàu đọc số vận đơn đường biển, nhân viên hãng tàu sẽ cung cấp cho chúng ta ngày cập cảng của lơ hàng.
•Cảng xuất: SINGAPORE PORT
•Cảng nhập: trên vận đơn đường biển cảng giao hàng là “HO CHI MINH
•Tên tàu, chuyến: ST GREEN V.061N •Số container, số seal:
- CAXU9324642/163481; - CMAU4854234/163619; - TCNU9806712/163487.
•Bên cạnh đó nhân viên giao nhận cần tiến hành tính các chi phí phải nộp:
- Phí chứng từ hàng nhập – DO fee; - Phí vệ sinh cont – Cleaning fee; - Phụ phí xếp dỡ - THC fee;
- Phí đăng kí kiểm dịch.
•Các chi phí có thể phát sinh trong q trình làm hàng: - Lệ phí, phí làm hàng tại hải quan;
- Phí gia hạn lệnh; - -…
Sau khi tính tốn chi phí nhân viên giao nhận sẽ ứng tiền từ kế toán trước khi đi làm hàng.
2.3.3. Khai báo thủ tục hải quan điện tử
Thủ tục hải quan là cơ sở pháp lý để xác định hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế nhập khẩu. Sau khi tổng hợp được tất cả những thông tin về lô hàng, nhân viên chứng từ sẽ lên tờ khai hải quan điện tử cho lô hàng nhập khẩu.
Đối với lô hàng này cũng vậy, Lê Gia Logistics sẽ lên tờ khai hải quan điện tử
trên phần mềm ECUS5VNACCS. Sau khi tiến hành khai báo xong sẽ in ra 1 bản để
tiến hành bước đăng ký Hải quan, kiểm tra chứng từ.
Công việc lên tờ khai sẽ được tiến hành cụ thể như sau:
•Bước 1: Đăng nhập hệ thống (khởi động chương trình ECUS5/VNACCS), Chọn thông tin tài khoản của VINH NAM PHÁT.