2.3.6. Làm thủ tục hàng tại cảng.
•Lấy phiếu giao nhận container (phiếu EIR).
Nhân viên giao nhận đến Thương vụ cảng Cát Lái tiến hành đóng phí nâng hạ (Liff on/Liff off) và in phiếu Xuất nhập bãi (Lấy phiếu giao nhận container – phiếu EIR).
Nộp 1 bản gốc D/O, ghi mã số thuế lên D/O để nhân viên Thương vụ xuất hóa đơn.
Trường hợp làm qua Forwarder thì phải nộp 1 bản gốc D/O House (do công ty
Forwarder phát hành) và 1 bản gốc D/O master (do hãng tàu phát hành) để nhận phiếu
xuất nhập bãi.
Sau khi hoàn tất phí nâng hạ tại Thương vụ, nhân viên Thương vụ sẽ xuất hóa
trên phiếu xuất nhập bãi cho chính xác. Mỗi container sẽ có 1 phiếu xuất nhập bãi để
tiến hành đi lấy hàng vì vậy nhân viên giao nhận phải giữu cẩn thận, tránh tình trạng thất lại vào tay kẻ xấu.
•Đối chiếu Manifest
Trước khi xuống thanh lý Hải quan cổng nhân viên giao nhận cần lên phòng Hải
quan giám sát tại lầu 1 để đối chiếu Manifest.
Bộ chứng từ đối chiếu manifest:
- Tờ khai hải quan (01 bản gốc và 01 bản sao y)
- Mã vạch (01 bản gốc và 01 bản sao y) - Vận đơn đường biển (01 bản sao y)
Dựa vào thông tin trên chứng từ Hải quan sẽ đối chiếu Manifest, sau đó trả lại tờ khai và mã vạch bản gốc.
•Thanh lý Hải quan cổng
Sau khi nhận được tờ khai thông quan nhập khẩu và đối chiếu Manifest, nhân viên giao nhận tiến hành tới bộ phận thanh lý hàng nhập khẩu container ở cổng B (cảng Cát Lái).
Bộ chứng từ thanh lý hàng nhập bao gồm:
- Tờ khai hải quan thông quan (01 bản gốc và 01 bản sao y);
- Mã vạch.
Hải quan thanh lý sẽ tiến hành kiểm tra và nhập dữ liệu trên hệ thống, sau đó trả lại tờ khai bản chính và mã vạch có dấu “Hàng đã qua khu vực giám sát”.
2.3.7. Kéo container về kho và giao hàng cho khách hàng
Nhân viên giao nhận liên hệ và giao phiếu xuất nhập bãi, phiếu hạ rỗng và biên
bản giao hàng kí nhận giữa hai bên cho tài xế để tiến hành cho xe vào cảng, kéo
container về kho Vinh Nam Phát tại địa chỉ Lô III – 3D đường số 11, KCN Tân Bình,
quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh.
Lưu ý: Phải ký xác nhận nhận hàng của tài xế, tránh tình trạng bị mất hàng hoặc
2.3.8. Trả vỏ container và lấy tiền cược container
Sau khi giao hàng về kho riêng của khách, tài xế sẽ tiến hành trả container rỗng
về địa điểm được ghi trên giấy hạ rỗng. Ở đây địa điểm hạ rỗng là ICD Sotrans.
Nhân viên giao nhận lên văn phòng hãng tàu APL Việt Nam (tại tầng 10 Tòa
nhà Minh Long) để nhận lại tiền cược. Thời gian trả tiền cược container sáng trước
11 giờ, chiều trước 16 giờ từ thứ 2 đến thứ 6 (tùy hãng tàu quy định).
Nhân viên giao nhận xuất trình: CMND (Photo, gốc để đối chiếu), Giấy giới thiệu cơng ty, phiếu EIR-giấy xác nhận tình trạng container có dấu xác nhận của Hải
quan điều độ và giấy cược container. Sau đó ký xác nhận và nhận lại tiền cược
container.
2.3.9. Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi làm thủ tục hải quan và giao hàng cho khách hàng xong, nhân viên giao
nhận tiến hành lập bảng kê chi phí để đề nghị nhà nhập khẩu thanh tốn phí dịch vụ
và phí chi hộ.
Ngồi cơng việc giao nhận thì nhân viên giao nhận cần phải làm bộ hồ sơ quyết toán đểgởi đến người nhập khẩu.
Bộ chứng từ thanh tốn gồm:
•Phiếu đề nghị thanh tốn (Debit note);
•Hố đơn dịch vụ: bản gốc;
•Bảng kê chi hộ và bảng kê cước vận chuyển;
•Tờ khai hải quan và mã vạch: bản gốc;
•Các chứng từ khác có liên quan.
Tất cả các loại hố đơn gốc có liên quan: biên lai thu phí và lệ phí, hố đơn giá trị gia tăng.
Nhân viên giao nhận sẽ gửi mail cho nhà nhập khẩu để kiểm tra nội dung các
chứng từ thanh toán, nếu khơng có gì sai sót nhà nhập khẩu sẽ tiến hành thanh toán
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY LÊ GIA
LOGISTICS TRONG THỜI GIAN TỚI
3.1. Thuận lợi và khó khăn của cơng ty Lê Gia Logistics trong q trình giao nhận hàng hóa ngun container FCL nhập khẩu bằng đường biển. giao nhận hàng hóa nguyên container FCL nhập khẩu bằng đường biển.
3.1.1. Thuận lợi của cơng ty Lê Gia Logistics.
Được thể hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau nhưng trong phạm vi báo cáo này
thì chỉ tập trung vào điểm mạnh bản thân nguồn lực của doanh nghiệp hiện có và quy trình xử lý lô hàng giao nhận nhập khẩu hàng nguyên container bằng đường biển là
chủ yếu. Thơng qua q trình thực tập, tìm hiểu thơng tin, thực trạng hoạt động kinh
doanh cơng ty thì điểm mạnh cơng ty được cụ thể hóa như sau:
•Giám đốc điều hành có kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức sâu rộng về lĩnh
vực Logistics, đặc biệt là ngành giao nhận (có hơn 20 năm kinh nghiệm chuyên ngành
và trải qua nhiều vị trí lãnh đạo chủ chốt tại nhiều cơng ty như: OVCL Vietnam…). •Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, ham học hỏi, năng lực tốt và tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc, nhạy bén trong q trình xử lý thơng tin, lô hàng và khả năng nắm bắt thông tin khá nhanh nhạy.
•Sự phối hợp giữa các phịng ban khá nhịp nhàng dẫn đến sai sót, các loại rủi
ro được tối thiểu hóa nhanh chóng. Một phần do tất cả những lô hàng giao nhận do công ty đảm nhận có yêu cầu hay nhu cầu Shipper khá cao nên địi hỏi phải có sự
phối hợp nhịp nhàng để sai sót, rủi ro, thơng tin sai lệch ít nhất có thể. Ngồi ra thì
giám đốc và nhân viên có sự tơn trọng lẫn nhau về khía cạnh công việc lẫn cuộc sống cá nhân nên sự thỏa mãn trong cơng việc hay một khía cạnh nào đó được tối đa hóa
một cách tương đối.
•Mơi trường làm việc khá thoải mái và chuyên nghiệp, bầu khơng khí thân thiện và được trang bị đầy đủ mọi thiết bị cần thiết cho nhu cầu công việc. Những nhân tố này tạo nên hiệu suất làm việc cho tất cả nhân viên được phát huy tối đa và hiệu quả
•Cung cấp đa dạng loại hình giao nhận: Ngồi dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất,
nhập khẩu và nội địa thì Lê Gia Logistics cịn cung cấp các dịch vụ khác như: dịch vụ gom hàng, các dịch vụ kèm theo như xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy kiểm định động vật thực vật, chứng nhận hun trùng,…
•Tốc độ phát triển khá cao, tuy tài chính khá hạn chế nhưng sử dụng khá hiệu quả trong việc đầu tư và phát triển liên tục (về mặt sản lượng và lô hàng thực hiện). Điều đó thể hiện tiềm năng phát triển sau này trở thành một trong những công ty hàng đầu về cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải tại Việt Nam nói chung và TPHCM nói
riêng.
•Tuy mới thành lập nhưng do nhiệt huyết, sự năng động của đội ngũ nhân viên thì chỉ trong vịng 2 năm cơng ty đã tạo được lượng khách hàng tiềm năng và quen thuộc khá nhiều. Về quan hệ đối tác thì cơng ty cũng đã tạo ấn tượng tốt với nhiều đối tác trong ngành có liên quan (các hãng Carrier khác nhau về đường biển, đường bộ và đường sắt, các Forwarder, các hãng Airlines như các Freighters, hải quan, đại
lý giao nhận, kho bãi, phân phối, các công ty về giải pháp phần mềm Logistics và
nhân sự, các ngân hàng, đặc biệt là các Shipper về sản phẩm nội thất, rau củ quả, phân bón, đồ chơi trẻ em các loại, sản phẩm vệ sinh chăm sóc cá nhân và nhiều loại hàng
lạnh khác nhau,…)
3.1.2. Khó khăn của công ty Lê Gia Logistics
Các điểm yếu được chi tiết hóa như sau:
•Hiện cơng ty vẫn chưa có một hệ thống KPI (chỉ số đánh giá thực hiện công việc) cụ thể. Điều này gây khó khăn cho việc đánh giá một cách xác thực về hiệu suất
làm việc của nhân viên.
•Mặc dù có đội ngũ nhân viên trẻ, đầy nhiệt huyết, tuy rất nhanh nhạy trong
công việc nhưng vì chưa va chạm với các trường hợp đặc biệt, khó xử lý trong ngành nên một số nhân viên cịn gặp nhiều khó khăn.
•Nếu doanh nghiệp muốn có nhu cầu mở rộng kinh doanh thì cần phải tuyển dụng, đào tạo thêm nhân viên. Mặt khác về nhân sự là do đa phần nhân viên có tuổi
đời khá trẻ nên khả năng xử lý, giải quyết các vấn đề khi có phát sinh mâu thuẫn trong
cơng việc vẫn còn rất hạn chế, mặc dù sự nhiệt huyết, tính học hỏi của họ khá cao. •Hoạt động Marketing cịn chưa hiệu quả: Mặc dù đã có website nhưng Công
ty vẫn chưa đẩy mạnh việc cập nhật các thông tin chuyên ngành và thời sự lên trang Web của mình nhiều. Chưa tận dụng được kênh Thương mại điện tử này để truyền thong quảng bá cho hình ảnh của Cơng ty.
•Chi phí th ngồi dịch vụ cịn cao. Có một số dịch vụ Cơng ty buộc phải thuê ngoài như là xe tải, xe đầu kéo để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Đơi lúc các nhà xe đưa ra mức giá khá cao làm tăng khoản chi phí của Cơng ty.
3.2. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.3.2.1. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ: 3.2.1. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ:
Một là:
•Tiến hành việc xây dựng lại website chính hiện nay của cơng ty bằng việc sử dụng các thiết kế hiện đại nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ các thông tin về cơng ty và các loại hình dịch vụ giao nhận mà công ty đang cung cấp. Nên thuê các công ty chuyên
xây dựng website để đạt hiệu quả cao hơn và chun nghiệp hơn.
•Liên kết, giới thiệu hình ảnh công ty trên các báo, tạp chí chuyên ngành
Logistics như tạp chí Vietnam Logistics của Hiệp hội Logistics Việt Nam, Thời báo kinh tế Sài Gịn…
•Cơng ty có thể sử dụng công cụ Google Adwords nhằm giới thiệu công ty và các loại hình dịch vụ giao nhận mà cơng ty đang kinh doanh vào trong những từ khóa tìm kiếm đầu tiên khi khách hàng tra cứu trên mạng.
Hai là:
•Ban lãnh đạo Cơng ty cử một số nhân viên ưu tú tham gia các khóa đào tạo
chuyên sâu về ngành nghề, hoặc các hội thảo về các lĩnh vực Logistics, xuất nhập khẩu,… để từ đó các nhân viên có thể có được một lượng kiến thức được một lượng kiến thức được cập nhật mới nhất nhằm ứng dụng vào trong cơng việc một cách hiệu quả.
•Cơng ty cần tạo điều kiện cho các nhân viên sau khi đã được tham gia các khóa huấn luyện, đào tạo chia sẻ lại kiến thức cũng như những bài học kinh nghiệm rút ra được sau các khóa huấn luyện đó.
Ba là:
•Ban lãnh đạo cơng ty cần đưa ra một lịch họp cụ thể cho mỗi tháng để toàn thể nhân viên cùng nhau chia sẻ góp ý sau đó rút kinh nghiệm cho cơng việc của mình.
•Trong buổi họp cũng cần khen thưởng những cá nhân đã hoàn thành tốt công
việc và rút kinh nghiệm đối với những nhân viên nào cịn gặp khó khăn.
Bốn là:
•Cơng ty nên tìm kiếm nhiều nguồn dịch vụ th ngồi khác nhau để khơng bị tình trạng nhà xe nâng giá như hiện nay. Hoặc yêu cầu các bên khi hợp tác phải cam
kết mức giá giữ ổn định trong một khoảng thời gian nhất định.
3.2.2. Kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ
3.2.2.1. Một số kiến nghị đối với nhà nước
Nhà nước cần hoàn thiện Hệ thống Luật kinh tế nói chung và Luật kinh doanh
Xuất nhập khẩu nói riêng, cần phải tiến hành triệt tiêu các văn bản pháp luật: không ổn định, không rõ ràng, khơng đầy đủ, khơng đảm bảo.
Khi có sự thay đổi về các biểu thuế cũng như có các quy định khác thì Bộ Tài Chính và các cấp có thẩm quyền khác cần nhanh chóng phổ biến những thay đổi này
để giúp doanh nghiệp nắm rõ và thực hiện đúng.
Cần đẩy mạnh công tác đầu tư và xúc tiến thương mại với nước ngoài, tổ chức thường xuyên các chương trình: hội chợ triển lãm hàng hóa của Việt Nam ở trong và
ngoài nước tạo điều kiện cho các doanh nghiệp quảng bá sản phẩm của mình. Đồng
thời đây cũng là hoạt động kêu gọi đầu tư nước ngoài nhằm thúc đẩy hoạt động XNK
phát triển.
Ngành Hải quan cần tạo điều kiện thuận lợi hơn để doanh nghiệp tiến hành các
thủ tục thơng quan cho hàng hóa, bỏ đi những thủ tục rườm rà khơng cần thiết, cũng như cần phải thay đổi đội ngũ cán bộ Hải quan khơng có năng lực. Bên cạnh đó,
ngành Hải quan cần có các biện pháp để hạn chế tối đa các tiêu cực, nâng cao phẩm
chất đạo đức, văn hóa cho cán bộ Hải quan.
3.2.2.2. Hiệp hội doanh nghiệp Logistics Việt Nam – VLA.
Không ngừng phối hợp hoạt động của các thành viên nhằm bảo vệ lợi ích và quyền lợi trong các mặt liên quan tới lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, tạo điều kiện
xây dựng các mối quan hệ hợp tác, liên kết, hỗ trợ và giúp đỡ nhau giữa các thành viên trong Hiệp hội nhằm thúc đẩy hoạt động giao nhận của các hội viên.
Hiệp hội cần phải tận dụng mọi điều kiện, phương tiện, tổ chức các buổi hội thảo, chuyên đề nhằm giúp các hội viên nâng cao và cải tiến chất lượng trong lĩnh vực giao nhận, nắm bắt kịp thời các yêu cầu ngày càng cao của bạn hàng và đối tác.
Hiệp hội cần đại diện cho quyền lợi của cộng đồng các doanh nghiệp Việt Nam về lĩnh vực giao nhận kho vận trong các quan hệ kinh doanh và hợp tác quốc tế.
Hiệp hội cần giúp đỡ các hội viên trong việc đào tạo, bổ túc, nâng cao trình độ nghiệp vụ trong hoạt động giao nhận kho vận để đáp ứng yêu cầu của các đối tác
KẾT LUẬN
Thương mại quốc tế ngày càng phát triển, với xu thế toàn cầu hóa. Giao nhận
hàng hóa xuất nhập khẩu là một khâu vơ cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng tồn
cầu hóa ngày nay. Và đặt biệt là giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển, đang chiếm tỷ trọng lớn trong ngành giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Việt
Nam.
Trong bối cảnh của một nền kinh tế thế giới năng động, luôn biến đổi và cạnh tranh ngày cảng khốc liệt, công ty sẽ gặp phải khơng ít khó khăn, thách thức. Để đứng
vững và khơng ngừng phát triển, cơng ty cần có những chiến lược thay đổi phù hợp. Đây là bài tốn khó khơng chỉ riêng cho Lê Gia Logistics mà còn cho tất cả các công
ty giao nhận ở Việt Nam. Tuy mới thành lập 10 năm, hoạt động trong ngành giao nhận vận tải, Công ty Lê Gia Logistics đã tận dụng những lợi thế cũng như áp dụng những chiến lược và chính sách đúng đắn, cơng ty đang ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường giao nhận.
Trong bài thu hoạch thực tập tốt nghiệp của mình, em đã nghiên cứu về cơ cấu
tổ chức bộ máy, quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại
công ty và rút ra được kết luận sau:
•Cơ cấu tổ chức bộ máy cơng ty không quá rườm rà lại rất linh hoạt giúp cho
q trình hoạt động của cơng ty diễn ra một cách sn sẻ và hiệu quả.
•Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tỉ mỉ rõ ràng.
Mọi vấn đề cần thiết cho nhập khẩu một lơ hàng được trình bày chi tiết trong từng bước. Với quy trình này cơng ty sẽ khơng mất nhiều thời gian cho việc hướng dẫn
các nhân viên mới trong quá trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển qua đó tiết kiệm đáng kể chi phí đào tạo cho cơng ty.
•Sản lượng cũng như doanh thu xuất nhập khẩu năm 2018 đều có xu hướng