1.2.1. Xác lập nhu cầu tuyển dụng
Hàng năm, sau khi ban Giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh của những năm tới, Pharbaco sẽ tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần tuyển
dụng. Vào đầu năm, các phòng ban sẽ nhận được công văn đề nghị đánh giá nhu cầu cần tuyển dụng, trưởng các phòng ban xem xét và đánh giá nhu cầu tuyển dụng ở đơn vị mình. Trong quá trình đó, phụ trách đơn vị xem xét khả năng của các nhân viên trong đơn vị mình để đánh giá xem có cần thêm người không? Cần bao nhiêu và cho vị trí nào? Yêu cầu về trình độ, kỹ năng,... Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, trưởng các bộ phận đưa ra yêu cầu tuyển dụng và trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt. Sau khi phê duyệt, Tổng Giám đốc sẽ giao cho phòng Tổ chức hành chính chuẩn bị và xác lập nhu cầu tuyển dụng lao động.
Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của Giám đốc, Phòng Tổ chức hành chính đề nghị và của các bộ phận sử dụng.
Các bộ phận căn cứ nhu cầu công việc, lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung:
+ Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì.
+ Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ứng được về: trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.
+ Số lượng người cần tuyển dụng.
+ Loại lao động là chính thức hay thời vụ. + Thời gian cần nhân sự.
Sau đó, chuyển nhu cầu tuyển dụng cho Trưởng phòng Tổ chức hành chính, Trưởng phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm lập sơ bộ kế hoạch tuyển dụng, đưa ra ý kiến thảo luận với các bộ phận có nhu cầu, nếu thấy hợp lý thì trình Giám đốc duyệt.
Như thế, việc xác định nhu cầu lao động của Công ty dựa vào yêu cầu, khối lượng công việc và nhu cầu sản xuất ở từng bộ phận, phòng ban trong Công ty nên có tính chính xác khá cao.
Bảng 8 – Nhu cầu tuyển dụng của các phòng, bộ phận của Công ty
Bộ phận 2006 2007 2008 2009 2010 Phòng kế hoạch 1 2 3 1 3 Phòng đảm bảo chất lượng 0 1 3 2 2 Phòng nghiên cứu phát triển 2 0 4 2 2 Phòng kinh doanh 4 4 10 2 4 Phòng kiểm nghiêm 1 1 5 0 1
Phòng tổ chức hành chính 4 2 7 2 3
Phòng tài chính kế toán 0 1 3 2 1
Phân xưởng thuốc bột tiêm 6 4 15 5 5
Kho 4 0 6 3 4
Phân xưởng viên 10 6 20 15 10
Phân xưởng tiêm 6 2 17 9 5
Phân xưởng cơ điện 5 2 12 7 5
Tổng 43 25 105 50 55
Nói chung, các bộ phận, phòng của Công ty đã tiến hành xác lập nhu cầu tuyển dụng dựa vào nhu cầu sản xuất trong bộ phận mình qua mỗi kì tuyển dụng. Trong những năm gần đây ta thấy, các phân xưởng có nhu cầu tuyển nhân viên mới nhiều hơn, đây là các bộ phận có lao động trực tiếp nhiều nhất, thường là các lao động có trình độ dược sĩ cao đẳng, trung cấp, công nhân kĩ thuật. Các bộ phận này tuyển thêm lao động vào để mở rộng sản xuất, nhất là vào năm 2008, khi cơ sở mới Sóc Sơn đi vào hoạt động thì cần phải có thêm nhiều lao động mới. Còn các lao động gián tiếp ở các văn phòng thì nhu cầu tuyển thêm ít hơn , thường yêu cầu nhân viên có trình độ dược sĩ đại học hoặc trên đại học và các cử nhân thuộc các ngành kinh tế quản lí.
1.2.2. Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi xác lập nhu cầu tuyển dụng, Pharbaco sẽ căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng sẽ được trưởng phòng Tổ chức hành chính lập và gửi Giám đốc phê duyệt.
Kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung:
- Số lượng, điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
- Nơi cung cấp nguồn nhân lực: thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo…
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng: thường trong các kì tuyển dụng, Công ty sẽ tiếp nhận hồ sơ trong vòng 1 tháng, sau đó tổng hợp tất cả các hồ sơ lại và sàng lọc hồ sơ.
- Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động, tùy theo từng đối tượng để bố trí người có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn.
- Thời gian phỏng vấn: Công ty sẽ dành ra khoảng 3 – 5 ngày tùy theo lượng hồ sơ được vào phỏng vấn nhiều hay ít.
- Trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm cả chi phí tuyển dụng. Nếu Giám đốc chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm của Giám đốc có sự trình bày của phòng Tổ chức hành chính để thống nhất kế hoạch.
Như vậy, việc lên kế hoạch tuyển dụng công ty đã vạch được rõ ràng các bước cần phải làm và khá chi tiết.
1.2.3. Thông báo tuyển dụng
Dựa vào kế hoạch tuyển dụng, phòng Tổ chức hành chính thực hiện theo các nội dung yêu cầu trong kế hoạch tuyển dụng, bao gồm các công việc như: liên hệ nơi đăng thông báo, chuyển thông tin đăng tuyển dụng, thanh toán…Bên cạnh hình thức sử dụng các bản thông báo tuyển dụng ban hành trong nội bộ công ty thì Trưởng phòng Tổ chức hành chính thường có chính sách tuyển mộ tại các nguồn có sẵn bên ngoài như liên hệ trực tiếp với các trường đào tạo để đăng ký tuyển mộ dựa vào mối quen biết giữa Công ty và nhà trường.
Bảng 9 – Một số trường liên hệ đăng ký tuyển mộ
Tên Địa chỉ Vị trí cần tuyển
Đại học Dược Hà Nội 13-15 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Dược sĩ đại học
Học viện Quân Y 104, Phùng Hưng, Hà Đông, Hà Nội
Dược sĩ đại học
Trung cấp Y Hà Nội Láng Hạ, Hà Nội Dược sĩ trung cấp
Đại học Lao Động Xã Hội
Cầu Giấy, Hà Nội Kế toán, quản trị, nhân viên bảo hiểm
Đại học Kinh Tế Kĩ Thuật Công Nghiệp
456 Minh Khai, Hà Nội Kế toán, quản trị
Ở khâu này, việc thiết kế các bản thông báo ở Công ty còn nhiều bất cập, vì hiện nay tại Công ty mới chỉ có các Bản mô tả công việc cho một số chức danh công việc, nó chưa đầy đủ và còn thiếu một số các chức danh mới vì đây là Bản mô tả đã được làm từ lâu chưa có sự làm mới và bổ sung thêm. Điều này gây khó khăn cho người làm tuyển dụng trong việc thiết kế thông báo và ảnh hưởng đến tính chính xác của bản thông báo.
Nhìn vào bản thông báo của Công ty ta thấy trong bản thông báo của Công ty mới nêu được số lượng lao động cần tuyển, và yêu cầu cần tuyển nhưng chưa nêu được chính xác vị trí lao động cần tuyển, thông tin về mô tả công việc, ngoài ra Công ty chưa nêu ra rõ ràng mức lương và các đãi ngộ của Công ty.
Trong bản thông báo, Công ty đã nêu rõ vấn đề ưu tiên cho nam giới sẽ dễ dẫn đến việc tạo cảm giác mất công bằng trong việc lựa chọn ứng viên và tạo cho các ứng viên không có cảm tình với Công ty trong việc phân biệt giới tính.
Ưu điểm của việc Trưởng phòng Tổ chức hành chính thường có chính sách tuyển mộ tại các nguồn có sẵn bên ngoài như liên hệ trực tiếp với các trường đào tạo để đăng ký tuyển mộ dựa vào mối quen biết giữa Công ty và nhà trường là đã giúp tiết kiệm chi phí và thời gian tìm kiếm bên ngoài, tránh một số lượng lớn hồ sơ đăng ký ồ ạt gây khó phân loại và xử lý.
Tuy nhiên, đối với các phương pháp tuyển mộ mà Công ty đang áp dụng này cũng dẫn đến tình trạng mất cơ hội tìm kiếm được nhân tài giỏi về dự tuyển và tính công bằng trong việc phân loại hồ sơ không được cao. Vì đối với hồ sơ là người quen của cán bộ nhân viên trong Công ty sẽ được ưu tiên hơn mà chưa chắc năng lực của những người đó đã tốt bằng những ứng cử viên bên ngoài.
Phụ lục 1: Mẫu thông báo tuyển dụng của Công ty
1.2.4. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Trưởng phòng Tổ chức hành chính và trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng có nhiệm vụ tiến hành và xử lý hồ sơ của các ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chưa đủ thì đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ.
Theo quy định của Công ty thì hồ sơ xin việc gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh ,các văn bằng chứng chỉ đào tạo, giấy chứng nhận sức khỏe.
Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng Tổ chức hành chính tiến hành kiểm tra lựa chọn các ứng viên thông qua hồ sơ. Công ty tuyển chọn hồ sơ chủ yếu theo tiêu chí về trình độ chuyên môn thông qua các chứng chỉ, văn bằng và hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ. Sau đó, phòng Tổ chức hành chính lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm phỏng vấn hay thi tuyển với ứng viên.
Bảng 10 – Tỉ lệ hồ sơ được chọn vào vòng phỏng vấn
Năm 2006 2007 2008 2009 2010 Tổng số hồ sơ dự tuyển 115 137 124 104 100 Số hồ sơ được vào vòng phỏng vấn 68 72 110 70 66 Tỉ lệ hồ sơ được vào vòng 59.1 52.6 88.7 67.3 66
Nhìn vào bảng ta thấy, tỉ lệ vào vòng phỏng vấn của các ứng viên là khá cao, khoảng 60% số hồ sơ dự tuyển, tức là cứ 10 hồ sơ nộp cho Công ty thì có 6 hồ sơ được chọn là có đủ tiêu chuẩn, cho thấy các ứng viên nộp hồ sơ vào Công ty phần nhiều đã tự thấy được năng lực, trình độ của bản thân mà ứng cử vào các vị trí Công ty đang cần. Song trong năm 2008, do Công ty đang cần nhiều lao động để mở rộng sản xuất mà số lượng hồ sơ dự tuyển lại không tăng nhiều nên tỉ lệ được chọn vào vòng tiếp theo là rất cao 88.7% nghĩa là cứ 10 người nộp hồ sơ thì có gần 9 bộ hồ sơ được vào vòng trong. Có tình trạng này là do năm này Công ty chưa chú ý nhiều đến việc đăng thông báo tuyển dụng nên nhiều người không biết đến thông tin này.
Trong giai đoạn này, Công ty cũng chưa chú trọng đến việc xác lập rõ tỷ lệ tuyển chọn. Điều này gây khó khăn trong công tác phân loại các ứng cử viên. Ngoài ra, ở vòng này nên có một bộ phận riêng để phân loại các hồ sơ vì ở khâu này chưa thực sự nhất thiết phải có sự tham gia của cả trưởng phòng Tổ chức lẫn trưởng bộ phận, việc phân loại này có thể ủy quyền cho một cán bộ có kinh nghiệm trong vấn đề này phân loại dựa vào các tiêu chí mà Công ty đã đưa ra.
1.2.5. Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển
Công ty sẽ chia làm 2 đối tượng:
* Với những vị trí tuyển dụng là cấp lãnh đạo, quản lý thì sẽ phỏng vấn qua 2 vòng
Vòng 1: Phỏng vấn sơ bộ:
Đối với tất cả các hồ sơ được lọt vào vòng này, trưởng phòng Tổ chức hành chính sẽ phỏng vấn tất cả các ứng viên này và sẽ phân loại vào phỏng vấn sâu hay thi tuyển. Trưởng phòng Tổ chức hành chính sẽ loại bỏ dần các hồ sơ không đạt.
Nếu đã đủ về số lượng thì phòng Tổ chức hành chính sẽ thông báo thời gian, địa điểm để công bố kết quả và phỏng vấn. Nếu không đủ hồ sơ thì phải tổ chức chọn thêm hồ sơ để đảm bảo về số lượng theo như kế hoạch tuyển dụng đề ra.
Vòng 2: Phỏng vấn sâu:
Khi đã có danh sách phỏng vấn lần hai thì danh sách này sẽ được đưa lên cho Giám đốc và Phó Giám đốc trực tiếp phỏng vấn. Giám đốc hay Phó Giám đốc sẽ có sẵn một loạt các câu hỏi hay bài thi trắc nghiệm cho các ứng cử viên này. Quá trình này sẽ chọn ra được những người có thiện chí, nhiệt tình và phù hợp với công việc của Công ty.
* Với những vị trí như kế toán hay công nhân lao động sẽ tiến hành phỏng vấn sơ bộ và thi tuyển.
Vòng 1 : Phỏng vấn sơ bộ như đối với lao động quản lý ở trên. Vòng 2: Thi tuyển.
Công ty sẽ dựng lên một bài thi tuyển để có thể đánh giá thực chất và kiểm tra kiến thức, tay nghề của các ứng viên. Bài thi dành cho lao động gián tiếp với các vị trí như kế toán, quản lý sẽ thiên về kiến thức, kỹ năng làm việc của một người kế toán, hoặc có các bài thi trắc nghiệm về ứng xử dành cho những người làm quản lý. Bài thi vào vị trí lao động trực tiếp sản xuất thường là bài thi thực hành, thi tay nghề. Qua hình thức thi tuyển này, Công ty sẽ chọn ra người có năng lực thực sự.
Để thuận lợi cho việc phỏng vấn, Công ty cũng sử dụng những mẫu phỏng vấn, các bài thi trắc nghiệm được soạn sẵn trong từng trường hợp cụ thể. Cán bộ phỏng vấn cũng có thể linh hoạt sử dụng các câu hỏi phù hợp với từng ứng viên cụ thể để kiểm tra kỹ hơn các ứng viên.
Ngoài ra, nếu cần tuyển một lượng lớn lao động vào làm việc thì Công ty sẽ thành lập một hội đồng phỏng vấn để đảm bảo tính công bằng và khách quan trong tuyển dụng, có thể tìm được người có năng lực thực sự.
Thành phần phỏng vấn của Công ty gồm:
• Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng.
• Chuyên gia, cán bộ kỹ thuật liên quan.
• Ban giám đốc Công ty ( nếu cần).
• Trưởng phòng Tổ chức hành chính ( nếu cần).
Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá và thông tin trong cuộc họp, đưa ra ý kiến đánh giá thống nhất. Kết thúc quá trình này, cán bộ phòng Tổ chức hành chính sẽ đưa các kết quả đánh giá về ứng cử viên lên Giám đốc.
Bảng 11 – Thành phần phỏng vấn của Công ty
Vị trí phỏng vấn tuyển chọn Ban phỏng vấn
- Nhân viên khối văn phòng
- Kỹ sư chuyên môn, trưởng nhóm, nhân viên phân xưởng…
- Trưởng phòng TCHC
- Trưởng/phó phòng phụ trách bộ phần yêu cầu tuyển dụng
- Cán bộ phòng TCHC
- Chuyên gia, cán bộ kỹ thuật liên quan
- Cán bộ quản lý: Trưởng/phó phòng, kế toán trưởng, quản đốc phân xưởng…
- Tổng Giám đốc - Trưởng phòng TCHC
- Cán bộ phòng TCHC: Ghi chép và thống kê thông tin từ buổi phỏng vấn
Tại Pharbaco, trong quá trình phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn của Công ty luôn chú ý sao cho các ứng viên cảm thấy tự tin và được coi trọng và chú ý điều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hướng. Pharbaco cũng tạo điệu kiện để các ứng viên có cơ hội đặt câu hỏi cho hội đồng phỏng vấn. Thông qua quá trình phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng quát về ứng viên như: trình độ, tính tình, quan niệm sống, sự năng động, mục đích khi hợp tác với Công ty.
Bảng 12 – Tỉ lệ hồ sơ qua vòng phỏng vấn
Năm 2006 2007 2008 2009 2010
Hồ sơ được vào vòng phỏng vấn
68 72 110 70 66
Hồ sơ được chọn vào thử việc
43 25 105 50 55
Tỉ lệ hồ sơ được chọn vào thử việc (%)
63.2 34.7 95.5 71.4 83.3
Nhìn vào bảng ta thấy tỉ lệ số ứng viên qua vòng phỏng vấn là khá cao ở mức khoảng 65% tức là cứ 10 người vào đến vòng phỏng vấn thì có 6.5 người được chọn vào thử việc tại Công ty. Điều này có nghĩa là các ứng viên sau khi được chọn ở khâu sàng lọc hồ sơ cũng đã có những điều kiện cần thiết để vào làm tại Công ty.
Công ty đã có sự phân loại khá rõ các đối tượng tuyển dụng để đưa ra các phương pháp tuyển dụng khác nhau nhằm tránh mất thời gian và tiền bạc cho các