Cũng như nhiều hoạt động khác, tuyển dụng là một quy trình kinh doanh, một tập hợp các hoạt động biến nguồn vào thành nguồn ra. Quy trình này gắn liền với các thông tin về yêu cầu mô tả công việc, đơn xin việc của những ứng viên khác nhau, sự cân nhắc, chọn lọc giữa các ứng viên tài năng, và cuối cùng là quyết định ứng viên phù hợp để đưa vào bộ máy hoạt động của công ty. Trong thời gian qua, Pharbaco đã xây dựng được một quy trình tuyển dụng bao gồm 7 bước và thực hiện theo đúng quy trình nay. Song, bên cạnh một số bước đã làm tốt, vẫn còn một số bước còn nhiều nhược điềm nên kết quả tuyển dụng vẫn chưa được tốt. Do đó, để thực hiện tốt hơn nữa các bước này nhằm hoàn thiện hơn công tác tuyển dụng của Công ty, em xin đề xuất một số ý kiến sau đây:
2.1.1. Xác lập nhu cầu tuyển dụng
Toàn bộ công tác về nhân sự đều giao cho phòng Tổ chức hành chính đảm nhiệm, điều này là chưa tốt vì phòng này không có trình độ chuyên môn trong công tác tuyển chọn, do đó, Công ty nên có hội đồng tuyển dụng, nhóm này bao gồm những người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong tuyển dụng nhân sư. Họ sẽ chịu trách nhiệm về chuyên môn cũng như nội dung của các bước tuyển dụng. Như thế sẽ giúp Công ty định danh công việc cần tuyển dụng được tốt hơn. Ngoài ra, các phòng ban trong Công ty cũng nên có sự phối kết hợp trong quá trình thực hiện công việc để có sự nhất quán. Trong bước xác lập nhu cầu tuyển dụng, hội đồng tuyển dụng này phải tiến hành định danh công việc, giúp xác định nhu cầu tuyển dụng. Công ty nên có ngân sách kết hợp với mục tiêu, phương hướng của mình để có được kế hoạch tuyển dụng. Công việc cần tuyển là trong ngắn hạn hay dài hạn, ổn định hay không để ban Giám đốc quyết định điều chuyển nội bộ, thuê mướn lao động hay tuyển mới vì quyết định tuyển mới hay không không chỉ dựa vào kế hoạch của đơn vị mà phải tính đến hiệu quả mang lại cho Công ty. Khi định danh công việc cần nắm rõ mục đích của việc tuyển dụng, cần xác định những kĩ năng và cá tính phù hợp với yêu cầu của công việc và tổ chức, cần tìm hiểu những trách nhiệm và nhiệm vụ chính liên quan đến công việc, những yêu cầu cơ
bản cần thiết về trình độ học vấn và kinh nghiệm để thực hiện công việc, những đặc điểm cá nhân cần phải có.
Lập kế hoạch cụ thể từng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng: Công ty nên yêu cầu các phòng ban lập kế hoạch cụ thể miêu tả công việc cần tuyển khi có nhu cầu tuyển dụng rồi chuyển đến hội đồng tuyển dụng xem xét và đăng thông báo tuyển dụng với vị trí tuyển dụng đó. Kế hoạch tuyển dụng cần được thiết kế một cách khoa học và tổng hợp được các yêu cầu và bổ sung vào các vị trí còn trống. Căn cứ vào bản kế hoạch này cũng giúp cho hội đồng tuyển dụng có thể xác định được khoảng thời gian nào sẽ cần cho vị trí nào, số lượng là bao nhiêu để lên kế hoạch tuyển dụng và tiến hành xây dựng các yêu cầu công việc cũng như mô tả công việc cho phù hợp với vị trí cần tuyển. Như thế sẽ tuyển được thực chất đúng người tài hơn.
Xây dựng bản tiêu chuẩn công việc và bản mô tả công việc: sau khi đã hiểu được yêu cầu cho vị trí tuyển dụng, cần lập ra một bảng mô tả công việc. Đây là bảng mô tả sơ lược về công việc, các chức năng cần thiết, giờ giấc và các phẩm chất cần phải có. Bảng mô tả này giúp giải thích công việc cho cả ứng viên tiềm năng lẫn bất kì người tuyển dụng nào dùng để xác định các ứng viên. Trên thực tế, Pharbaco chưa thực hiện việc phân tích công việc một cách khoa học, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng chỉ đưa ra bản yêu cầu nhân viên ở một vị trí công việc, yêu cầu về trình độ chuyên môn, giới tính. Những yêu cầu đó là cần thiết nhưng chưa đủ để có thể tuyển dụng được đúng người cho công việc. Một bảng mô tả công việc cần được viết rõ ràng và có định hướng theo kết quả có thể tạo sự khởi đầu tốt cho mối quan hệ với nhân viên và mục tiêu của Công ty. Bảng này cần có:
- Chức danh công việc, bộ phận làm việc và tên tổ chức. - Các trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc.
- Nhà quản lí phụ trách tuyển dụng và nhà quản lí báo cáo trực tiếp. - Tóm tắt nhiệm vụ, trách nhiệm và mục tiêu công việc.
- Lương bổng, giờ giấc và địa điểm làm việc. - Các đặc điểm học vấn và kinh nghiệm cần thiết. - Các đặc điểm cá nhân cần thiết.
Tùy từng công việc cụ thể mà có những yêu cầu riêng. Điều này sẽ giúp cho việc tuyển dụng đươc chính xác và phù hợp với công việc hơn.
2.1.2. Lập kế hoạch tuyển dụng
Xây dựng kế hoạch chương trình chủ động cho công tác tuyển dụng: hiện tại Công ty tuyển dụng nhân sự chỉ dựa trên nhu cầu phát sinh nên mang tính thụ động.
Như thế sẽ dẫn đến tình trạng bị động trong việc thu hút ứng cử viên, do nhu cầu cần gấp nên các bước trong nhu cầu tuyển dụng diễn ra nhanh hơn nên chất lượng tuyển dụng của từng bước sẽ không đảm bảo. Do đó, 15 ngày trước quý/năm mới, các bộ phận, phòng ban trong toàn Công ty có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm/quý tói với các chi tiết cụ thể nhất, gửi Bản kế hoạch về hội đồng tuyển dụng. Các phòng ban chịu trách nhiệm về kế hoạch đã đưa ra. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu tuyển dụng và liên hệ trước với các nguồn cung ứng lao động để xác định khả năng đáp ứng, thuận tiện khi có yêu cầu tuyển dụng thực tế. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch tuyển dụng như sau:
- Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
- Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo).
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
- Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng đối tượng để bố trí người có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn).
- Thời gian phỏng vấn.
- Trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng.
Xây dựng yêu cầu về năng lực, trình độ, kĩ năng của ứng viên dự tuyển: ứng với mỗi vị trí tuyển dụng cần đưa ra các yêu cầu khác nhau. Về năng lực, ứng viên phải có năng lực giải quyết các vấn đề cơ bản, tối thiểu trong công việc được giao, mang lại lợi ích cho Công ty. Về trình độ, ứng viên tối thiểu phải tốt nghiệp các trường trung cấp hoặc cao đẳng, còn đại học và trên đại học thì cần được xem xét và ưu tiên hơn cho những vị trí tuyển dụng như cán bộ quản lí, lãnh đạo. Còn về mặt kĩ năng, cần đưa ra các yêu cầu riêng đối với từng vị trí tuyển dụng như: đối với nhân viên quản lí thì cần kĩ năng giải quết vấn đề, lập kế hoạch, giao tiếp tốt ... đối với nhân viên kế toán thì cần kĩ năng tính toán, lập bảng biểu và phân tích...
Chuẩn bị thông tin, tài liệu về yêu cầu những thông tin cần có trong hồ sơ tuyển dụng của ứng viên, xây dựng biểu mẫu là Phiếu tham dự tuyển dụng dành cho ứng cử viên, giúp nhà tuyển dụng nhìn nhận, so sánh các ứng cử viên theo một trình tự nhất định, rõ ràng, giúp cho việc sơ tuyển hay tiến hành được mạch lạc, dễ theo
dõi và đánh giá hơn. Chuẩn bị phiếu đánh giá ứng cử viên cho từng bài kiểm tra hay phiếu đánh giá tổng hợp các kĩ năng của ứng cử viên.
Chuẩn bị các bài thi viết, trắc nghiệm hay các bài thi mô phỏng tình huống và các câu hỏi tuyển dụng cơ bản xoay quanh và bám sát vào các tiêu chí tuyển dụng.
Chuẩn bị thông báo tuyển dụng.
Chuẩn bị thư mời ứng viên tham gia tuyển dụng, thư thông báo tuyển dụng, ...
Dự tính các khoản chi phí cho mỗi lần tuyển dụng, Công ty cần cân đối lại cơ cấu chi phí tuyển dụng để công tác này được tiến hành kĩ lưỡng và tránh lãng phí cho Công ty.
2.1.3. Thông báo
Hiện tại việc thông báo tìm người của Công ty chưa đủ rộng để có thể thu hút nhiều ứng cử viên. Công ty nên đa dạng hóa các kênh giao dịch trên thị trường lao động, tạo điều kiện cho các giao dịch trực tiếp giữa các công ty và người lao động để thông tin được cung cấp một cách nhanh chóng đến nhiều đối tượng. Các kênh như Công ty tuyển dụng, quảng cáo trên báo chí, giới thiệu từ nhân viên của Công ty, hội chợ việc làm, tại trường và qua internet. Song, Công ty nên dựa vào yêu cầu và tính chất của công việc mà sử dụng hình thức thông báo thích hợp để tránh lãng phí cho chi phí quảng cáo. Nếu tuyển nhân viên vào vị trí đơn giản như bảo vệ, bộ phận môi trường thì Công ty chỉ cần thông báo qua các nhân viên trong Công ty giới thiệu, còn vị trí quản lí thì có thể đăng trên báo chí, internet hay truyền hình.
2.1.4. Nhận hồ sơ
Thời gian thu nhận hồ sơ của Công ty hơi ngắn nên số lượng hồ sơ nhận được có thể chưa đạt số lượng cần thiết để tổ chức thi tuyển. Do đó, Công ty nên đưa ra thời gian thu nhận hồ sơ dài hơn. Trong vòng này, cũng nên xem xét những điểm khác biệt tinh tế giữa các ứng viên đủ điều kiện như: số năm kinh nghiệm, nền tảng kĩ thuật hay quản lí... Sau đó, triển khai một danh sách các ứng cử viên triển vọng nhất. Khi xét duyệt hồ sơ, cần đánh dấu để chỉ ra những điểm yếu và điểm mạnh của từng hồ sơ để có thể lọc ra được những hồ sơ phù hợp với vị trí tuyển dụng nhất.
Công ty nên đưa vào bước sơ tuyển các bài trắc nghiệm. Việc sử dụng bài trắc nghiệm trong quy trình tuyển dụng nhân sự ở các công ty ngày càng trở nên phổ biến vì tính tiện lợi và chính xác của nó.
Công ty nên sử dụng nhiều hình thức trắc nghiệm, tùy vào các vị trí công việc mà sử dụng từng loại bài trắc nghiệm khác nhau. Ví dụ như đối với kế toán thì cần tinh thần trách nhiệm cao, khả năng xử lí lượng thông tin lơn, khả năng ghi nhớ con số tốt, khả năng làm việc với cường độ và năng suất cao. Còn đối với người quản lí thì cần óc tư duy chiến lược và óc phân tích, khả năng ứng xử linh hoạt, quyết đoán và dám chịu trách nhiệm về những quyết định của mình, khiếu làm việc với khách hàng và khả năng chỉ đạo cấp dưới.
Công ty có thể sử dụng các loại trắc nghiệm như:
Trắc nghiệm tâm lí: qua bài trắc nghiệm này, nhà tuyển dụng có thể hiểu được thái độ ứng xử của ứng viên như hướng nội, hướng ngoại, kiên nhẫn hay nóng nảy,...
Trắc nghiệm chỉ số thông minh: đánh giá mức độ phát triển trí tuệ và trình độ học vấn của ứng viên, có thể kiểm tra cấu trúc trí tuệ theo các đặc điểm về tư duy dược học, y học, toán học, ngôn ngữ. Ngoài ra còn có thể xác định đặc điểm trí nhớ, tốc độ của trí nhớ và khả năng chú ý của mỗi người.
Trắc nghiệm đặc tính cá nhân và sở thích: xác định những phẩm chất, đặc điểm riêng của từng người, khả năng thích nghi. Có những bài trắc nghiệm còn có thể xác định được động lực của một ứng viên, cho biết điều gì làm họ tích cực hơn và thúc đẩy họ làm việc.
Trắc nghiệm trình độ chuyên môn: kết quả của bài trắc nghiệm này sẽ cho biết trình độ hiểu biết và kĩ năng chuyên môn của từng vị trí công việc
Hoàn thiện hơn bước phỏng vấn: phỏng vấn tuyển dụng không chỉ tìm hiểu thêm về trình độ, kĩ năng của ứng viên mà còn quan sát, tìm hiểu kĩ năng giao tiếp, tính cách của ứng viên. Một cuộc phỏng vấn thường có 3 giai đoạn: phần mở đầu, phần chính, phần kết thúc.
Phần mở đầu:
Mục tiêu là làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái, tự tin hơn trong phần tiếp theo bằng cách pha thêm chút ít hài hước, khen ngợi người được phỏng vấn một số lĩnh vực kinh nghiệm trước đây của họ, bày tỏ quan điểm chung của người tuyển dụng với các ứng viên.
Phần chính:
Trong phần này cần đánh giá khả năng, kĩ năng, kiến thức và kinh nghiệm của ứng viên rồi so sánh chúng với bảng mô tả công việc. Áp dụng hệ thống câu hỏi dựa trên hồ sơ xin việc, xác định các điểm tương đồng và các cách xử sự phù hợp với mẫu hồ sơ lí tưởng. Dùng những câu hỏi dựa trên tình huống để xác định xem ứng viên thường có xu hướng xử lí tình huống như thế nào. Có thể hỏi các ứng viên về cách họ xử lí những tình huống tương tự như vậy trước đây. Công ty nên đặt các câu hỏi tự đánh giá đòi hỏi các ứng viên phải suy nghĩ về năng lực và kĩ năng tương tác cá nhân của họ, các câu hỏi về thành tích yêu cầu cung cấp bằng chứng về những khả năng đã được chứng minh của ứng viên giúp người tuyển dụng biết lí do và cách thức mà sự việc đã được thực hiện, đồng thời thể hiện mức độ tham gia của ứng viên trong những thành quả trước đây. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần có các câu hỏi so sánh bộc lộ khả năng lập luận và phân tích của ứng viên, những câu hỏi buộc ứng viên phải suy nghĩ về một chủ đề lớn, chọn câu trả lời và tổ chức suy nghĩ của mình. Cuối cùng, các nhà tuyển dụng nên ghi chú trong quá trình phỏng vấn. Những ghi chú này sẽ giúp nhớ lại các dữ kiện quan trọng về ứng viên.
Phần kết thúc:
Nhà tuyển dụng cần có lời cám ơn đã đến dự buổi phỏng vấn. Ngoài ra cần giải thích cách thức và thời điểm ứng viên sẽ được thông báo về các cuộc phỏng vấn tiếp theo hoặc các quyết định, tùy theo chính sách của công ty và mối quan tâm của mình đối với ứng viên đó. Người tuyển dụng cũng cần hỏi xem liệu ứng viên có muốn đặt câu hỏi nào không, đặc biệt là những câu hỏi có thể ảnh hưởng đến quyết định của người đó trong việc tham gia các bước tiếp theo của quy trình phỏng vấn. Và khi trả lời ứng viên thì phải trả lời thẳng thắn các câu hỏi đó. Nếu đã hết thời gian phỏng vấn, nên mời ứng viên gọi lại cho mình sau đó nếu có thắc mắc thêm.
Một cuộc phỏng vấn thành công là cuộc phỏng vấn mà tạo cho ứng viên nói một cách trung thực nhất về bản thân họ, về các công việc quá khứ của họ. Vì thế, Công ty nên bồi dưỡng để tạo được đội ngũ phỏng vấn viên ngày càng có kinh nghiệm hơn.
Sau khi đã phỏng vấn tất cả ứng viên, người tuyển dụng phải đánh giá khách quan từng người, có thể lập một ma trận đánh giá ứng viên gồm các phần như kinh
giá trước đây và chấm điểm cho từng phần rồi cộng gộp lại để so sánh các ứng viên.
Phụ lục 4: Bảng 16 – Đánh giá của bộ phận phỏng vấn
2.1.6. Thử việc
Sau khi phỏng vấn xong, ứng viên được chọn sẽ bước qua thời gian thử việc để doanh nghiệp có thể xác định được mình đã chọn được đúng người hay chưa. Để