CHƯƠNG 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢNGHIÊN CỨU
2.1. Giới thiệu tổng quan vềCông ty TNHH Một Thành Viên Gia Ngân
2.1.1. Khái quát về Công ty
Tên cơng ty : CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN GIA NGÂN.
Địa chỉ: Lô T38 Khu quy hoạch biệt thựQL 1A Tự Đức, phường An Tây, Thành phốHuế, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
Mã sốdoanh nghiệp: 3300515453.
Ngành kinh doanh: Phân phối sữa Vinamilk. Người đại diện pháp luật: Phan Kim Khánh. Giấy phép kinh doanh: 3301586545.
Số điện thoại: 0234.3886.588 – 0234.3600.456. Email: dntngianganhue@gmail.com.
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH MTV Gia Ngân tiền thân là DNTN Gia Ngân được thành lập ngày 03 tháng 12 năm 2007 theo giấy phép kinh doanh số310.100.1680 do SởKếHoạch và Đầu Tư tỉnh Thừa Thiên Huếcấp. Với sốvốn ban đầu là 1.918.000 đồng, gồm cán bộ nhân viên, thịtrường hoạt động chủyếu là bờnam Sông Hương. DNTN Gia Ngân được chuyển đổi loại hình từDoanh nghiệp tư nhân sang Cơng ty TNHH MTV Gia Ngân vào ngày 05/05/2017.
Công ty TNHH MTV Gia Ngân là nhà phân phối sữa Vinamilk: phụtrách nhóm ABCDEG (sữa bột, sữa đặc sữa tươi, sữa chua, nước ép, kem). Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực phân phối sữa Vinamilk, Gia Ngân đang ngày càng phát triển và lớn mạnh nhờsựcốgắng và nỗlực không ngừng của đội ngũ nhân viên nhiệt tình và tận tụy với công việc. Trong hiện tại và tương lai, cơng ty đã vàđang khơng ngừng hồn thiện và mở rộng hệ thống phân phối của mìnhđể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
- Phân phối các sản phẩm của Vinamilk phục vụnhu cầu người tiêu dùng. - Hạch tốn độc lập và có kếhoạch kinh doanh cao.
- Phụtrách cung cấp các sản phẩm Vinamilkởthịtrường bờnam Sông Hương của Thành phốHuế.
2.1.3.2. Nhiệm vụ
- Thực hiện tốt nhiệm vụphân phối mà Công ty Vinamilk giao cho với kếhoạch kinh doanh hằng năm và mục tiêu đặt ra của mình.
- Xây dựng và thực hiện kinh doanh, nâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, tựbù đắp chi phí, trang trải vốn.
- Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độquản lý tài sản, tài chính, tiền lương.
- Không ngừng nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nâng cao hiệu quảkinh doanh, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụvà giảm thiểu chi phí.
- Làm tốt cơng tác quản lý lao động, đảm bảo công bằng xã hội.
- Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tếmà doanh nghiệp đã ký kết với các chủ đầu tư và khách hàng.
Giám đốc
Phịng kinh doanh Phịng kế tốn Vận tải
Quản lý phịng kinh doanh Kế tốn trưởng
Nhân viên kinh doanh Kế tốn cơng nợ Nhân viên giao hàngNhân viên bốc xếp
Kế toán nội bộ Thủkho, thủquỹ
Sơ đồ5 : Cơ cấu tổchức của Cơng ty TNHH MTV Gia Ngân
(Nguồn: Phịng kinh doanh Công ty TNHH MTV Gia Ngân)
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: là người đứng đầu cơng ty, kiểm sốt mọi hoạt động của công ty trong
khuôn khổcho phép của cơng ty sữa Vinamilk.
Quản lý phịng kinh doanh:chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, tuyển dụng đội ngũ
nhân viên bán hàng. Xây dựng kếhoạch kinh doanh nhằm đạt mục tiêu doanh số, tối ưu quy trình bán hàng, báo cáo kết quảkinh doanh cho giám đốc.
Kếtoán trưởng: quản lý hoạt động bộphận kếtoán, giám sát việc quyết toán, đảm
bảo tính hợp pháp trong sổsách kếtốn, lập báo cáo tài chính, tham gia phân tích và dự báo các xu hướng tương lai của Công ty.
Kếtốn (bao gồm kếtốn cơng nợvà nội bộ): làm việc dưới sự điều hành của kế
Chịu trách nhiệm làm việc với các cơ quan thuế, hạch tốn các hóa đơn chứng từ, thu hồi công nợ, lập báo cáo tổng hợp, thống kê và phân tích sốliệu liên quan đến hoạt động cơng ty và trình lên giámđốc vềkết quảlãi lỗcủa cơng ty sau mỗi tháng, quý, năm.
Thủquỹ: chịu trách nhiệm thu tiền từnhân viên bán hàng hoặc nhân viên giao hàng,
giao nộp, kiểm tra và quản lý tiền trước khi bàn giao cho kếtoán.
Thủkho: bảo quản sản phẩm của Vinamilk theo quy định của nhà sản xuất, kiểm
soát hàng xuất nhập kho, kiểm tra hàng tồn, lập báo cáo định kỳ.
Nhân viên bán hàng (sale): thực hiện giới thiệu, cung cấp các sản phẩm sữa
Vinamilk đến khách hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chăm sóc khách hàng cũ. Nghiên cứu phát triển hệthống bán hàng, thiết lập và duy trì mối quan hệvới khách hàng của công ty. Báo cáo doanh thu, báo cáo cơng việc cho trưởng phịng.
Nhân viên giao hàng, bốc xếp: chịu trách nhiệm vận chuyển, giao hàng đến khách
hàng theo các tuyến quy định, đồng thời phải tựquản lý hàng hóa của mình và cơng nợ nắm đượcởngồi thịtrường.
Ngồi ra cịn có các nhân viên trưng bày, nhân viên lấy đơn hàng là nhân viên của Vinamilk phân bổcho các nhà phân phối nhằm hỗtrợcho nhà phân phối thực hiện tốt công tác bán hàng. Mọi hoạt động kinh doanh của nhà phân phối và nhân viên thịtrường của Vinamilk đều dưới sựkiểm soát của giám sát kinh doanh là Kiểm soát viên giám sát. Bộphận nhập liệu (DFD) có nhiệm vụghi nhận các đơn hàng hàng ngày trên máy tính, là người liên lạc trực tiếp với công ty sản xuất và là người tiếp nhận các thơng tin vềcác chương trình khuyến mãi, giảm giá hay các chính sách áp dụng trong tháng.
2.1.4.Đ ặc điểm hàng hóa kinh doanh của Cơng ty TNHH MTV Gia Ngân
Hiện nay, Công ty TNHH MTV Gia Ngân phân phối nhiều mặt hàng của Vinamilk, các chủng loại sản phẩm được thểhiện dưới bảng sau:
Bảng 1: Đặc điểm sản phẩm kinh doanh của cơng ty TNHH MTV Gia Ngân
Nhóm Chủng loại Loại sản phẩm Số lượng mặt hàng Đơn vịtính Quy cách (đvt/thùng) A Sữa bột Dielac(mama, alpha,Optimum, alpha
Gold, Grow, Pedia)
82 Lon/hộp 24/12/48
B Sữa đặc Ơng Thọ, Ngơi sao
Phương Nam 12 Lon/hộp 48/12
C Sữa tươi
Sữa tươi tiệt trùng, sữa tươi thanh
trùng, sữa tươi
57 Hộp/túi 12/48/180
D Sữa chua Vinamilk, Proby, Nha
đam, SuSu, Probeauty 22 Hộp/vĩ12/4 8
E Nước ép
Nước đóng chai Vfersh, Nước chanh
muối Icy
13 Hộp/chai 12/24/48
G Kem Kem Vinamilk
Kem Twins cows 49 Hộp/ly 10/12/30/24
(Nguồn: Phịng kinh doanh Cơng ty TNHH MTV Gia Ngân)
Các sản phẩm do công ty phân phối đều là các sản phẩm của Vinamilk, hầu hết là các sản phẩm sữa hoặc liên quan đến sữa với chủng lại đa dạng và phong phú đápứng hầu hết nhu cầu của khách hàng (nhóm ABCDG). Chiếm tỷtrọng cao là sữa bột và sữa tươi của Vinamilk bởi vì hầu như nhu cầu sửdụng sữa chiếm khá nhiềuởmọi người. Kinh tế người dân ngày càng phát triển kéo theo nhu cầu vềsức khỏe cũng như đầu tư vềmặt dinh dưỡng lẫn tầm vóc ngày càng cao, đó cũng là nguyên nhân mà hai mặt hàng này có nhu cầu ngày càng lớn của cơng ty. Bên cạnh đó, cơng ty khơng ngừng đápứng tốt nhất
Công ty TNHH MTV Gia Ngân Nhà bán lẻ( đại lý, cửa hàng) Người tiêu dùng
nhu cầu ngày càng cao của khách hàng vềmột sốcác sản phẩm khác như sữa đặc, sữa chua, nước ép, kem.
2.1.5. Tình hình phân phối sữa Vinamilk tại Công ty TNHH MTV Gia Ngân
2.1.5.1. Kênh phân phối sữa Vinamilk
Sơ đồ6: Kênh phân phối của công ty
Công ty TNHH MTV Gia Ngân phân phối sữa Vinamilk theo một hình thức duy nhất từtrước đến nay là kênh cấp một: bán hàng qua đại lý. Nhân viên bán hàng tìm kiếm và thu hút các cá nhân, đơn vị đápứng đầy đủcác tiêu chí đểlàm đại lý bán hàng chính theo các địa bàn (chủyếu là bờNam Sông Hương). Các đại lý trực tiếp nhận hàng của công ty, bán lẻ đến tận tay người tiêu dùng các sản phẩm của Vinamilk, việc đặt hàng thông qua gặp mặt trực tiếp hoặc qua điện thoại. Đây là hình thức phân phối đơn giản, khá phổbiến và dễbắt gặp hiện nay.
Việc lưu thông sản phẩm thông qua khâu trung gian là các nhà bán lẻnày áp dụng với những sản phẩm có giá trịthấp, sản phẩm tiêu dùng hàng ngày và sửdụng hình thức phân phối rộng rãi. Cơng tyđã lựa chọn hình thức phân phối phù hợp với sản phẩm tiêu dùng hàng ngày của Vinamilk, giúp sản phẩm được phân phối rộng rãi và lưu chuyển nhanh hơn đến tay người tiêu dùng.
Các đại lý bán hàng có thểtrảtiền trước hoặc sau khi nhận hàng đãđặt, nhưng thường là trảsau khi đã nhận hàng đểtránh sai sót, rủi ro, nhầm lẫn vềhàng hóa, tài chính. Cơng ty làm việc trực tiếp với các đại lý của mình, sauđó các đại lý muốn lựa chọn hình thức bán hàng nào là tùy ý.
2.1.5.2 .Tình hình tổ chức phân phối sữa Vinamilk
Khách hàng của Công ty TNHH MTV Gia Ngân chủyếu tập trungởbờNam sông Hương, sốlượng khách hàng của Công ty là khoảng hơn 800 cửa hàng lớn, nhỏ.
Đối tượng khách hàng của Cơng ty được chia thành các nhóm theo những tiêu chí nhất định nhưng chủyếu là dựa vào doanh sốbình quân mua hàng tháng của các đại lý này. Việc phân chia khách hàng giúp cơng ty dễdàng quản lý, có các chính sách khuyến mãi, chăm sóc phù hợp tùy vào đối tượng khác nhau. Có thểphân chia khách hàng của cơng ty thành các nhóm như sau:
Cửa hiệu bán lẻnhỏ: có doanh sốbình qn mua hàng nhỏhơn hoặc bằng 30 triệu đồng/ tháng. Sốlượng nhóm này chiếm tỉtrọng lớn, gần 2/3 sốlượng khách hàng của công ty, sốlần ghé thăm của nhân viên chào hàng là 3 lần/ tuần.
Cửa hiệu bán lẻlớn: có doanh sốbình qn mua hàng từ30 đến 50 triệu đồng/ tháng, chiếm hơn 20% sốlượng khách hàng của công ty, sốlần ghé thăm của nhân viên chào hàng là 3 lần/ tuần. Tuy chiếm với tỷtrọng nhỏhơn nhóm trên nhưng đây là nhóm khách hàng chủlực của doanh nghiệp với mức độtiêu thụsản phẩm cao.
Nhóm khách hàng khác là các đơn vịhoạt động kinh doanh trên địa bàn tỉnh như các trường tiểu học, mầm non, các quán cà phê,...
Bảng 2: Các nhóm khách hàng của cơng ty
Nhóm khách hàng
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh
2018/2017 2019/2018 Số lượng % Số lượng % Số lượng % +/_ % +/_ % Lẻnhỏ(1) 445 64,6 458 63 469 62,1 13 2,9 11 2,4 Lẻlớn(2) 186 27 203 28 219 28,7 17 9,1 16 7,9 Nhóm khác(3) 58 8,4 65 9 75 9,4 7 12,1 10 15,4 Tổng 689 100 726 100 763 100 37 5,4 37 5,1
(Nguồn: Phịng kinh doanh Cơng ty TNHH MTV Gia Ngân)
Sốlượng khách hàng của công ty trong 3 năm từ2017 – 2019 tăng rõ rệt qua các năm, tốc độtăng trưởng tầm khoảng 5% phần nào cho thấy mức độbao phủthịtrường càng ngày càng tăng, mức độtăng trưởng kháổn định. Sốlượng và tỷtrọng các nhóm
khách hàng đều tăng qua các năm, tuy nhiên ta thấy có sựtăng trưởng vềsốlượng nhóm khách hàng (1) đang có xu hướng giảm theo thời gian, thay vào đó thì tỉtrọng tăng trưởng các nhóm khác đang có xu hướng tăng lên theo thời gian. Sốlượng khách hàng nhóm (1) vẫn chiếm phần lớn( hơn 50% )tổng sốlượng khách hàng của công ty. Xu hướng đơ thị hóa khiến cho sốlượng khách hàng nhóm (1) đang tăng chậm lại vì các qn tạp hóa nhỏ lẻ đang dần được thay thế. Cùng với xu hướng các trường mầm non hay các quán cà phê đang nởrộ, sốlượng khách hàng nhóm (3)đang tăng trưởng tốt. Nhìn chung, sốlượng khách hàng của công ty đang dịch chuyển sang nhóm (2) và (3) khá tốt, đó là dấu hiệu tốt cho cơng ty bởi vì khách hàng thuộc hai nhóm này là khách hàng chủlực của cơng ty và có đóng góp khá nhiều vào doanh thu của cơng ty.
2.1.5.3. Chính sách phân phối sữa Vinamilk
Chính sách phân phối nhằm quyết định khối lượng hàng hóa sẽ được tiêu thụthông qua hoạt động mua bán của trung gian. Bên cạnh đó, cịn tổchức vận hành mạng lưới trung gian đểkết hợp nhịp nhàng hoạt động tiêu thụhàng hóa phù hợp với từng biến động trên thịtrường. Có thểbao gồm nhiều yếu tốnhư đápứng tốt sản phẩm (giá và chất lượng), yếu tốvềcon người (nghiệp vụbán hàng), dịch vụ( trước, trong và sau bán), chiết khấu,.... Mỗi cơng ty sẽcó chính sách phân phối phù hợp với đặc điểm hàng hóa, khách hàng hay khảnăng của công ty. Công ty Cổphần sữa Việt Nam (Vinamilk) đòi hỏi rất cao đối với các đối tác phân phối sản phẩm của công ty, phải mang đến cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm tốt nhất. Là một công ty phân phối các sản phẩm của Vinamilk, Gia Ngân hiển nhiên đápứng đầy đủcác điều kiện trên. Một sốchính sách phân phối của Gia Ngân như sau:
Cung cấp hàng hóa
Trong hoạt động phân phối, nhiệm vụcơ bản nhất của cơng ty là cungứng hàng hóa đúng thời gian, địa điểm, sốlượng và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, nhân viên của cơng ty phải kịp thời giới thiệu các sản phẩm mới đápứng kịp thời nhu cầu của các đại lý.
Một sốnhóm sản phẩm như sữa thanh trùng, kem,.. khá nhạy cảm với nhiệt độbảo quản sản phẩm cũng như thời gian và cách thức vận chuyển, vì vậy hàng hóa nhập vềkho ln được tính tốn cẩn thận. Hàng nhập vềsau sẽ được bán sau khi đã bán hết sốhàng nhập lần trước, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hay giảm chất lượng sản phẩm.
Chính sách cung cấp sản phẩm được Gia Ngân thực hiện rất tốt, sản phẩm sẽ đến tay các đại lý không quá 24 giờkểtừkhi đặt hàng. Phương thức đặt hàng linh hoạt tùy vào khách hàng, có thể đặt hàng trực tiếp qua nhân viên bán hàng hoặc gọi vào số điện thoại được cung cấp bởi nhà phân phối, ln có tổng đài viên trực và trảlời điện thoại ngay lập tức. Gia Ngân luôn muốn nhữngđiều tốt nhất đến với khách hàng của mình và cốgắng đápứng nhu cầu một cách nhanh chóng.
Các sản phẩmđược cung cấp bởi Gia Ngân ln bán đúng giá, tránh tình trạng bán phá giá do cam kết chặt chẽvới nhà sản xuất ngay từ đầu. Luôn cập nhật thông tin vềsản phẩm, đặc biệt là giá đểthông tin trước cho các đại lý vềviệc tăng giá trong các đợt hàng tiếp theo, tránh cho khách hàng khỏi bịbỡngỡ. Sản phẩm được giao tận nơi khi khách hàng đặt mua sản phẩm sữa Vinamilk với sốlượng cần thiết.
Nghiệp vụbán hàng
Đội ngũ nhân viên của Gia Ngân luôn được đào tạo kỹlưỡng vềnghiệp vụ, kỹnăng theo những yêu cầu bắt buộc đến từphái nhà sản xuất. Mỗi nhân viên luôn được đào tạo kỹ đểnắm rõ sản phẩm một cách tốt nhất, kĩ năng cần thiết đểchào hàng, chốt sale. Bên cạnh đó, khi có sản phẩm mới hay các chương trình bán hàng, khuyến mãiđặc biệt thì nhân viên đều được hướng dẫn chi tiết, nắm rõ cách thức thực hiện. Cơng ty ln có chính sách đãi ngộtốt đểkhuyến khích, động viên tinh thần đội ngũ nhân viên kinh doanh.
Mỗi nhân viên bán hàng được cung cấp áo đồng phục có nhãn hiệu Vinamilk, sim điện thoại nội bộ, bìa cặp da, mũ bảo hiểm có biểu tượng Vinamilk khi làm việc ngoài thị trường. Mỗi nhân viên sẽphụtrách một khu vực thịtrường nhất định, nắm rõ tình hình tiêu thụsản phẩm Vinamilk, giải quyết các vấn đềphát sinh, nắm rõ hàng tồn, tình hình thực hiện các chương trình( khuyến mãi, giảm giá, trưng bày,....),... Các nhan viên sẽtư
vấn, giúp đỡcác đại lý đang gặp trục trặc, vấn đềmột cách thích hợp. Khi có chương trình khuyến mãi tăng giá, nhân viên sẽgửi thơng tin cho các đại lý đểhọkịp thời thay đổi đảm bảo hiệu quảviệc mua bán.
Một trong những cách thức thu hút khách hàng chú ýđến sản phẩm của mìnhđó là cách trưng bày, sắp xếp. Tại Gia Ngân, các nhân viên bán hàng thường xuyên hỗtrợhoạt động trưng bày đối với các sản phẩm mới, hoạt động dùng thử, khuyến mãi.Đây là một trong những kỹnăng cần thiết của nhân viên bán hàng, trưng bày hàng hóa giúp thu hút người tiêu dùng, dễdàng quản lý hàng tồn, tăng giá trịthẩm mỹcho sản phẩm, tạo hình ảnh tốt cho doanh nghiệp và sản phẩm trong mắt khách hàng và người tiêu dùng. Bên cạnh đó, trưng bày giúp người tiêu dùng dễdàng nhận biết và lựa chọn sản phẩm cũng như tìm hiểu thơng tin giá cả.
Tồn bộcác thơng tin, hoạt động xuất nhập kho,...đều được thực hiện trên hệthống máy tính nội bộ. Việc cập nhật mọi thơng tin về đơn hàng, xuất nhập kho, khuyến mãi, giảm giá đều được chia sẻtrên hệthống DMS nội bộcông ty. Nhân viên bán hàng dễ dàng nắm bắt mọi thông tin đểtư vấn và bán hàng cho các đại lý.
Quan hệcá nhân
Với kinh nghiệm hơn 13 năm trong ngành phân phối, việc tạo dựng các mối quan hệ lâu bền là điều tất yếu. Hiểu rõ tầm quan trọng của quan hệcá nhân, Gia Ngân ln tạo