- SDĐK tháng 11/
642 43.742.500 31/331/3 Kết chuyển chi phí
3.2.2 Hồn thiện tổchức vận dụng tàikhoản kế tốn bán hàng
Thứ nhất: Hồn thiện tổ chức kế tốn lập dự phịng phải thu khĩ địi.
Nợ phải thu khĩ địi là các khoản phải thu mà vì một lý do nào đĩ người nợ khơng cĩ khả năng thanh tốn đúng kỳ hạn và đầy đủ trong năm kế hoạch. Do Cơng ty thực hiện nhiều phương thức thanh tốn: thanh tốn ngay, thanh
tốn trả chậm... nên rất dễ xảy ra tình trạng thu hồi nợ chậm hoặc vì lý do nào đĩ mà Cơng ty khơng thu hồi được khoản nợ đĩ. Vì vậy để đảm nguyên tắc trận trọng trong kế tốn thì kế tốn phải trích trước các khoản dự phịng cho khoản nợ cĩ thể khơng thu hồi được vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, tránh trường hợp nợ khơng địi được trong kỳ lớn sẽ làm ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Việc lập dự phịng phải thu khĩ địi được thực hiện vào cuối niên độ kế tốn, trước khi lập các báo cáo tài chính. Mức lập dự phịng đối với nợ phải thu khĩ địi phải tuân theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp.
Căn cứ vào số dự phịng cịn lại trên số dư của TK139 so với số dự phịng cần phải trích lập cho năm tiếp theo.
Nếu số dự phịng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khĩ địi đã trích lập năm trước, thì Cơng ty phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm sau với số dư dự phịng đã trích lập năm trước, bút tốn ghi sổ:
Nợ TK 642: ‘Chi phí quản lý doanh nghiệp.’ Cĩ TK 139: “Dự phịng phải thu khĩ địi”
Nếu số dự phịng phải trích năm sau thấp hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khĩ địi, thì Cơng ty phải hồn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phịng đã trích lập năm trước với số dư dự phịng phải trích lập cho năm sau.
Nợ TK 139: “Dự phịng phải thu khĩ địi”
Các khoản nợ phải thu khĩ địi khi xác định thực sự là khơng địi được, được phép xố nợ. Cơng ty hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 139: “Số nợ xố sổ đã được lập dự phịng” Nợ TK 642: “Số nợ xố sổ chưa được lập dự phịng”
Cĩ TK 131: “Số nợ phải thu của khách hàng được xố” Cĩ TK 138: “Số nợ phải thu của khách hàng chưa được xố” Đồng thời ghi: Nợ TK 004: “Nợ khĩ địi đã xử lý”
Các khoản nợ phải thu sau khi đã cĩ quyết định xố nợ, Cơng ty vẫn phải theo dõi riêng trên sổ sách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục cĩ các biệp pháp thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí cĩ liên quan đến việc thu hồi nợ, Cơng ty hạch tốn vào thu nhập khác.
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Cĩ TK 711: Thu nhập khác.
Đồng thời ghi Cĩ TK 004: Số nợ được thu hồi.
Thứ hai: Hồn thiện tổ chức kế tốn lập quỹ dự phịng hàng tồn kho
Cơng ty nên lập quỹ dự phịng giảm giá hàng tồn kho để cĩ thể giảm các thiệt hại xuống mức thấp nhất. Về mặt kinh tế cũng như tài chính, quỹ dự phịng cho phép Cơng ty luơn thực hiện được nguyên tắc hạch tốn tài sản theo chi phí gốc lại vừa cĩ thể ghi nhận trên các báo cáo tài chính của mình. Mặt khác, quỹ dự phịng cịn tạo lập cho Cơng ty một quỹ tiền tệ để đủ sức khắc phục trước các thiệt hại cĩ thể xảy ra trong kinh doanh, nĩ cịn cĩ thể được nhìn nhận như một đối sách tài chính cần thiết để duy trì hoạt động của Cơng ty. Dự phịng giảm giá hàng tồn kho được lập thơng qua : Tài khoản 159 “Dự phịng giảm giá hàng
Tài khoản này cĩ nội dung phản ánh và kết cấu như sau: TK159
TK 159 được mở chi tíêt
theo từng loại hàng tồn kho, cách
thức hạch tốn như sau:
+ Cuối nỉên độ kế tốn,
so sánh số dự phịng năm cũ
cịn lại với số dự phịng cần lập cho niên độ kế tốn năm tới, nếu số dự phịng cịn lại lớn hơn số dự phịng cần lập cho niên độ mới, kế tốn tiến hành hồn nhập số chênh lệch lớn hơn bằng cách ghi giảm giá vốn hàng bán
Nợ TK159 : Hồn nhập dự phịng cịn lại Cĩ TK632: Ghi giảm giá vốn hàng bán
Ngược lại, nếu số dự phịngcịn lại nhỏ hơn số dự phịng cần lập cho niên độ mới, kế tốn tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn
Nợ TK632 : Ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ trong kì
Cĩ TK159 : Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
+Trong niên độ kế tốn tiếp theo, nếu hàng tồn kho khơng bị giảm giá, đã bán thì ngồi bút tốn phản ánh giá trị hàng tồn kho đã bán, kế tốn cịn phải hồn nhập số dự phịng giảm giá đã lập của các loại hàng tồn kho này bằng bút tốn:
Nợ TK159 : Hồn nhập dự phịng cịn lại Cĩ TK632 : Ghi giảm giá vốn hàng bán
+Cuối niên độ kế tốn tiếp theo, so sánh số dự phịng năm cũ cịn lại với số cần lập cho niên độ kế tốn mới và ghi các bút tốn trích lập hoặc hồn nhập như trên.
Việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải dựa trên nguyên tắc chỉ trích lập dự phịng cho số hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính cĩ giá trị thường thấp hơn giá trị ghi sổ
Hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Dư cĩ: dự phịng giảm giá hàng tồn kho hiện cịn
Mức dự phịng cần
lập cho năm tới =
Số hàng tồn kho cuối niên độ x Mức giảm giá hàng hố Trong đĩ 3.2.3 Hồn thiện vận dụng sổ sách kế tốn bán hàng
Thứ nhất : Hồn thiện tổchức kế tốn bán hàng theo dõi cơng nợ
Ngồi những khách hàng tức thời mua hàng với phương thức thanh tốn trực tiếp, cơng ty cần cĩ cả danh sách theo dõi các bạn hàng thường xuyên , quen thuộc hợp tác làm ăn lâu dài với cơng ty. Số khách này chiếm phần lớn số lượng khách hàng của cơng ty, điều này đã đặt cho bộ phận kế tốn của cơng ty trách nhiệm nặng nề là thường xuyên phải theo dõi kiểm tra một lượng tài sản khá lớn của mình đang trong quy trình thanh tốn. Cơng ty đã tìm ra và hồn thiện các biện pháp thích hợp từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi nợ. Cơ chế bán hàng của cơng ty là cơ chế mở, luơn coi khách hàng là trung tâm,do đĩ khách hàng đến mua hàng được phục vụ nhanh chĩng đảm bảo các thủ tục nhanh gọn, phù hợp với nền kinh tế thị trường.
Thứ hai : Hồn thiện tổ chức kế tốn hàng bán bị trả lại
Xuất phát từ những hạn chế đã nêu đối với cơng tác hạch tốn hàng bán bị trả lại, cơng ty nên mở sổ với cơng chi tiết theo dõi các khoản hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ, dù trị giá hàng bán bị trả lại là rất bé cĩ khi khơng phát sinh nhưng kế tốn vẫn nên theo dõi chi tiết của sản phẩm nào bị trả lại để cĩ phương hướng điều chỉnh về sau, thực hiện giảm thiểu hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ.
Thứ ba: Hồn thiện tổ chức kế tốn mở sổ nhật ký
Cơng ty nên mở thêm sổ nhật ký bán hàng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau( nếu khách hàng thanh tốn trực tiếp cũng cĩ thể phản ánh vào sổ này)
Mức giảm giá
hàng hố = Đơn giá ghi sổ -
Đơn giá thực tế trên thị trường
♦ Một số ý kiến khác:
Trong cơ chế thị trường cạnh tranh như hiện nay nếu doanh nghiệp nào hiểu biết, nhậy bén thì đĩ là động lực thúc đẩy doanh nghiệp làm ăn cĩ hiệu quả và đứng vững trên thị trường cịn ngược lại doanh nghiệp cĩ thể bị thua lỗ, thậm chí đi đến phá sản. Vì vậy, mọi hoạt động của doanh nghiệp phải hướng vào giành thế cạnh tranh. Người làm kế tốn phải hiểu rằng tổ chức tốt cơng tác là nhiệm vụ của mình nhằm cung cấp những thơng tin kịp thời, đáng tin cậy cho các nhà quản lý. Muốn vậy cần phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ hơn giữa người làm kế tốn và ngưịi phụ trách Marketing nhằm tạo ra những chiến lược sản phẩm, giá cả…Hơn thế nữa, trong những năm tới khi mà xu hướng khu vực hố, tồn cầu hố diễn ra mạnh mẽ, nhiều sản phẩm của nước ngồi vào xâm lấn thị trường tiêu dùng trong nước thì cơng ty cần phải đa dạng hố phương thức bán hàng như mở thêm đại lý ở nhiều nơi, tìm kiếm thị trường ở ngoaì nước, áp dụng các khoản chiết khấu cho khách hàng mua với số lượng lớn và thanh tốn sớm so với qui định theo tỉ lệ % nhất định hoặc cĩ thể giảm bớt giá và chấp nhận các khoản làm giảm trừ doanh thu nếu như vì quan hệ lâu dài, áp dụng chính sách giá cả hợp lý.
Cơng ty cần nắm vững quy hoạch, kế hoạch phát triển của Nhà nước, nắm bắt nhanh nhạy các yêu cầu của thị trường để cĩ thể ra những quyết định kinh doanh một cách đúng đắn, hợp lý, và đúng thời điểm thuận lợi nhất. Cơng ty cần phải tìm cho mình những phương thức quảng cáo riêng kết hợp với truyền thống. Cơng ty cần đầu tư thêm chi phí cho việc nghiên cứu các hình thức quảng cáo. VD như:
+ Phiếu mua hàng: Trong các cuộc điều tra, các hội chợ, nhằm nghiên cứu nhu cầu thị trường tại các cửa hàng hay các khu vực dân cư thì nhân viên điều tra cĩ thể tặng cho các đối tượng được điều tra các phiếu mua hàng của cơng ty. Với hình thức này người cĩ phiếu mua hàng cĩ thể được hưởng một sự ưu đãi đặc biệt như giảm giá, được tặng quà, được thêm hàng,… Làm như vậy sẽ khuyến khích được khách hàng mua nhiêu sản phẩm của cơng ty.
+ Treo giải thưởng: Giải thưởng là hình thức tạo cơ may mà người tiêu dùng cĩ thể nhận được, đĩ cĩ thể là mĩn tiền mặt hoặc một hiện vật, một chuyến đi chơi hay thăm quan. Nĩ sẽ tạo quan tâm thích thú của khách hàng mua nhiều sản phẩm của cơng ty hơn.
Ngồi những điều nĩi trên thì cơng ty cần hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn và bán hàng:
+ Điều quyết định đến chất lượng của tổ chức cơng tác kế tốn vẫn là các nhân viên kế tốn nên việc hồn thiện đầu tiên là bộ máy kế tốn ở cơng ty.
+ Cơng ty cần cĩ những biện pháp cụ thể để nâng cao trình độ của nhân viên kế tốn cả về nghiệp vụ kiến thức về máy vi tính như: bỏ ra chi phí đào tạo lại, thường xuyên cho kế tốn tham dự các lớp huấn luyện mới và tuyển dụng các nhân viên cĩ trình độ. Ngồi ra cĩ thể vài năm một lần các kế tốn viên đổi phần hành của mình cho người khác qua đĩ mọi người sẽ cĩ một tầm nhìn khái quát hơn về kế tốn, hiểu sâu sắc từng phần hành của cơng việc đồng thời khi quay trở lại cơng việc cũ họ sẽ làm tốt hơn. Việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn cũng tạo đièu kiện cho cơng ty sớm hồn thiện được phần mềm kế tốn của cơng ty.
+ Cơng ty cũng cần phải hồn thiện lực lượng bán hàng vì cĩ thể nĩi đây được coi là “ bộ mặt “đại diện cho cơng ty, ấn tượng của khách hàng đối với cơng ty tốt hay xấu là một phần tác động của lực lượng bán hàng. Nhân viên bán hàng phải cĩ khả năng trả lời đầy đủ, chính xác những thơng tin về hàng hố bán ra như: chủng loại, mẫu mã, cách sử dụng, giá cả…Chính vì vậy cơng ty nên tổ chức các lớp dạy nghiệp vụ bán hàng cĩ nghệ thuật.
KẾT LUẬN
Kế tốn cho đến nay quả là một cơng cụ cực kỳ quan trọng trong quản lý kinh tế của doanh nghiệp. Kế tốn nĩi chung và đặc biệt là kế tốn quản trị nĩi riêng đang ngày càng phát huy mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp nắm bắt và theo kịp sự phát triển của thị trường. Với mỗi doanh nghiệp, mỗi loại hình kinh tế, kế tốn đã và đang được hiện đại hố từng bước để thúc đẩy sự phát triển trong nền kinh tế hiện đại.
Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện doanh nghiệp sử dụng máy vi tính là một xu hướng tất yếu và thực tế nĩ đã nâng tầm phát triển của kế tốn lên một thời kỳ mới.
Tổ chức kế tốn bán hàng là một phần hành hết sức quan trọng. Những thơng tin mà nĩ cung cấp cho các nhà quản lý vơ cùng quý giá để từ đĩ các nhà quản lý cĩ thể lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.
Qua một thời gian kiến tập tại cơng ty cổ phần phát triển khoa học và cơng nghệ ứng dụng Miền Duyên Hải, chúng em đã bước đầu làm quen với cơng việc của một người kế tốn, tìm hiểu được các hình thức tổ chức cũng như phương pháp hạch tốn của cơng ty, đặc biệt đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức kế tốn bán hàng ở đơn vị. Cĩ thể nĩi những thành tựu mà cơng ty đạt được như hiện nay là phần khơng nhỏ của cơng tác kế tốn tài chính. Tuy nhiên cĩ những bước phát triển mạnh mẽ hơn địi hỏi cơng ty phải tăng cường cơng tác quản lý, tổ chức kịp thời cơng tác kế tốn nhằm phục vụ cĩ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Vì thời gian thực tập cĩ hạn, vốn kiến thức khoa học cịn ít, nên đề án của chúng em khơng tránh khỏi những sai sĩt…Kính mong được sự gĩp ý của các thầy cơ giáo trong bộ mơn kế tốn, cùng tồn thể các thầy cơ giáo trong trường Đại Học Hải Phịng và các cán bộ trong cơng ty.
Cuối cùng chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Vũ Hùng Quyết, ban giám đốc cùng các phịng ban và các anh chị ở phịng kế tốn trong cơng ty cổ phần phát triển khoa học và cơng nghệ ứng dụng Miền Duyên Hải đã giúp đỡ chúng em hồn thành đề án này. Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn!